管理学第二章工作分析

1、第二章 工作分析,抽屉式管理,含义：抽屉式管理是世界上流行的一种新的管理方法。顾名思义，抽屉即办公桌上的抽屉。抽屉式管理是一种通俗形象的管理术语，在现代化管理理论中，也叫做职务分析,抽屉式管理的步骤和方法： 第一步，由企业管理科牵头，组织一个由各个部门组成的职务分析小组。 第二步，对职务分析小组进行短期培训，以掌握抽屉式管理的概念和内涵。 第三步，围绕企业的总体目标，生产经营指标，根据业务对口，编制业务科室职责权限范围。 第四步，分层次进行管理人员。职务分析，按职、责、权、利四者的统一，制定管理人员职务说明或职务规范。 第五步，制定必要的考核奖惩制度，与职务分析”法配套执行,导入案例,一名机床

2、操作工不小心将大量液体洒在了机床周围的地板上。车间主任叫他将液体清扫干净，操作工拒绝执行，理由是岗位说明书中没有清扫的条文。车间主任顾不上查看岗位说明书原文，便找来一名服务工清扫。但服务工同样拒绝，理由也和操作工一样。车间主任威胁要将其解雇，服务工勉强同意，但干完话之后却向公司进行了投诉。有关人员看了投诉之后，审阅了三类人员的岗位说明书：机床操作工、服务工、勤杂工。操作工的岗位说明书上明确规定：操作工有责任保持车床的清结，使之处于可操作状态，但未提及清扫地板；服务工的岗位说明书规定：服务工有责任以各种方式协助操作工，如领取原料和工具，随叫随到，及时服务 ，但没有包括清扫工作；勤杂工的岗位说明书

3、中确实包含了各种清扫内容，但他的工作时间是从正常的下班后开始的,工作分析是人力资源管理的基石,一、工作分析概念,二、工作分析的方法,三、工作说明书的编写,一、工作分析概述,1、工作分析的含义 通过收集与分析多种相关信息，确定组织中各个工作职务的目的、任务、职责、权利、隶属关系、工作条件、任职资格的过程。 其结果形成职务说明书： 工作描述（job description） 工作规范（job specification,2、工作分析的主要问题,第一个问题,3、工作分析中的术语,4、工作分析的程序,发展趋势 反馈影响,1）、准备阶段 明确工作分析的意义、目的、方法、步骤； 向有关人员宣传、解释； 与

4、工作分析有关工作的员工建立良好的人际关 系，并使他们做好良好的心理准备； 组成工作小组，以精简、高效为原则； 确定调查和分析对象的样本，同时考虑样本的 代表性； 把各项工作分解成若干工作元素和环节，确定 工作的基本难度,2）、调查阶段 编制各种调查问卷和提纲； 灵活运用各种调查方法，如面谈法、问卷法、 观察法、参与法、实验法、关键事件法等等； 广泛收集有关工作的特征以及需要的各种数据； 重点收集工作人员必需的特征信息； 要求被调查的员工对各种工作特征和工作人员特征的重要性和发生频率等作出等级评定,3）、分析阶段 仔细审核已收集到的各种信息； 创造性地分析、发现有关工作和工作人员的关键成分； 归

5、纳、总结出工作分析的必需材料和要素； 编制工作描述、工作规范,4）、完成阶段 根据对资料的分析，编写工作说明书。 对整个工作分析过程进行总结，找出其中成功的经验和存在的问题，以利于以后更好地进行工作分析。 将工作分析的结果运用于人力资源管理以及企业管理的相关方面，真正发挥工作分析的作用,二、工作分析的方法,问卷法 观察法 访谈法 工作实践法(参与法) 关键事件法,1、问卷法 利用已编制的问卷，要求被试者填写，来获取有关工作的信息，是一种快速而有效的方法。 一般岗位分析问卷 1. 职务名称 _。 2. 比较适合任此职的性别是 _（请选择，下同）。 A. 男性 B. 女性 C . 男女均可。 3.

6、 最合适任此职的年龄是_。 20岁以下 B. 2130岁 C. 3140岁 D. 4150岁 E. 51岁以上 4. 能胜任此职的文化程度是_。 A.初中以下 B.高中、中专 C.大专 D.本科 E.研究生以上 5. 此职的工作地点在_。 A.本地市区 B.本地郊区 C.外地市区 D.外地郊区 E.其他,4. 能胜任此职的文化程度是_。 A.初中以下 B.高中、中专 C.大专 D.本科 E.研究生以上 5. 此职的工作地点在_。 A.本地市区 B.本地郊区 C.外地市区 D.外地郊区 E.其他 6. 此职的工作主要在_（指75以上的时间）。 A.在室内 B.在室外 C.室内外各一半 7. 任此

7、职者的一般智力最好在_。 A.90分以上 B.7089分 C.3069分 D.1029分 E.9分以下 8. 此职工作信息来源主要是_。 A.书面材料（文件，报告，书刊杂志，各种材料等等） B.数字材料（包含各种数据，图表，财务数据的材料） C.图片材料（设计草图，照片，X照片，地图等等） D.模型装置（模型，模式，模板等等） E.视觉显示（数学显示，信号灯，仪器等等） F.测量装置（气压表，气温表等各种表具） G.人员（消费者，客户，顾客等等,案例：推销员岗位分析问卷 说明以下职责在你工作中的重要性（最重要的打10分，最不重要的 打0分，标在右侧的横线上）。 1. 和客户保持联系_。 2.

8、接待好每一个客户_。 3. 详细介绍产品的性能_。 4. 正确记住各种产品的价格_。 5. 拒绝客户不正当的送礼_。 6. 掌握必要的销售知识_。 7. 善于微笑_。 8. 送产品上门_,9、参加在职培训_。 10.把客户有关质量问题反馈给有关部门_。 11.准备好各种推销工具_。 12.每天拜访预定的客户_。 13.在各种场合推销本企业产品_。 14.讲话口齿清楚_。 15.思路清晰_。 16.向经理汇报工作_。 17.每天总结自己的工作_。 18.每天锻炼身体_。 19.和同事保持良好关系_。 20.自己设计一些小型促销活动_。 21.不怕吃苦_,2、关键事件法,关键事件是指对实际工作中特

9、别有效或无效的工作者行为的简短描述。当大量的这类小事例收集起来以后，按照他们所描述的工作领域进行归纳分类，最后就会对实际工作的要求有一个非常清楚的了解。 关键事件法的优点是，能直接描述人们在工作中的具体活动，因此，可以揭示工作的动态性。由于所研究的行为可以观察和衡量，所以，这种方法获得的资料适用于大多数工作分析,举例：销售工作的15种关键行为 善于把握客户定货信息和市场信息； 密切注意市场需求的瞬间变化； 善于与销售部门的管理人员交流信息； 善于与生产部门的管理人员和执行人员交流信息； 对上级和客户忠诚，讲信用； 能够说到做到； 坚持为客户服务，了解和满足客户的要求； 积极收集产品的售后反馈信

10、息； 向客户宣传企业的其他产品； 积极扩大企业的销售额及市场占有率； 不断掌握新的销售技术和方法； 在新的销售途径方面有创新精神； 维护公司形象，树立企业良好声誉； 结清帐目； 工作态度积极主动,3、观察法 在工作现场运用感觉器官或其他工具、观察员工的实际工作运作，用文字或图表形式记录下来，来收集工作信息的一种方法。 操作原则 观察的工作应相对静止 适用于大量标准化的、周期短的体力活动为主的工作 要注意工作行为样本的代表性 观察人员不应干扰被观察者的工作 不适用于以智力活动为主的工作 观察前要有详细的观察提纲和行为标准 观察法的观察提纲,岗位分析观察提纲 被观察者姓名：_ 日期：_ 观察者姓名

11、：_ 观察时间：_ 工作类型：_ 工作部门：_ 观察内容： 1.什么时候开始正式工作？_。 2.上午工作多少小时？_。 3.上午休息几次？_。 4.第一次休息时间从_到_。 5.第二次休息时间从_到_。 6.上午完成产品多少件_。 7.平均多少时间完成一件产品_。 8.与同事交谈几次_。 9.每次交谈约_分钟。 10.室内温度_度。 11.抽了几支香烟？_。 12.喝了几次水？_。 13.什么时候开始午休？_。 14.出了多少次品？_。 15.搬了多少原材料？_。 16.噪音分贝是多少？ _,4、访谈法通过与员工和管理者的访谈，可以获取更多的细节和更准确的信息。一般有三种访谈的方式 （1）与该

12、工作的主管人员进行访谈 （2）与从事该工作的每个员工交谈 （3）与从事相同工作的员工群体进行交谈,访谈法的评价,优点： 一是既可以获得标准化工作的信息，也可以获得非标准化工作的信息； 二是既可以获得体力工作的信息，也可以获得脑力工作的信息； 三是由于工作者本身也是自己行为的观察者，因此，他可以提供外人不易观察到的情况。 缺陷： 一方面，工作分析者要接受专门的有关面谈技巧方面的训练，这种方法耗时也很多，因此，成本较高； 另一方面，由于工作者的不肯合作和工作分析者问一些含糊不清的问题，往往导致收集到的信息失真,5、工作实践法 工作实践法也称参与法，它是指工作分析人员通过直接参与某项工作，从而细致地

13、、深入地体验、了解、分析工作的特点和要求。 工作实践法的优点：当一些有经验的员工，由于不善于表达，或并不了解自己完成任务的方式等原因，无法提供有效的工作分析信息时，工作分析者的亲自参与可以获得第一手的工作分析信息。 工作实践法的缺点：比如对于一些危险的工作，就不适合用这种方法来收集信息；另外，对于现代企业中许多高度专业化的工作，工作分析者往往由于不具备从事某项工作的知识和技巧，因此无法参与实践,6、工作日志法（自我观察,工作日志法（Participant Diary）：通过任职者在规定时限内，按时间顺序，实时、准确记录工作中的每一项活动与任务的工作信息收集方法。从而提供一幅非常完整的工作图景.

14、 （1）优点：若运用得好，能获得大量的、更为准确的信息；前期直接成本小. （2）缺点：信息凌乱、难以准确把握，整理工作复杂，容易影响工作的正常进行，加大员工工作的负担；也存在夸大自己工作重要性的倾向，不宜保证内容的真实性。 适用范围：在缺乏工作文献和人手相对紧张时使用，能保留原是工作信息。对于核心关键岗位或稳定性差的工作不宜使用,工作日志填写实例5月29日 工作开始时间8：30 工作结束时间17：30,三、工作说明书的编写,1、工作说明书的内容,工作描述,一）、工作描述 工作描述也称岗位说明或工作说明，是指用书面形式对组织中各类岗位的工作性质、工作任务、工作职责与工作环境等所做的统一要求。其主

15、要功能： 1、让员工了解工作概要； 2、建立工作程序与工作标准 3、阐明工作任务、责任与职权； 4、为员工聘用、考核、培训、薪酬等提供依据,工厂设备科科长的工作描述 职位名称：设备科科长 直接上级：分管生产的副厂长 岗位代码：ME012 (1)主要工作内容：与生产部门合作，负责全厂设备的维护和保养；生产中出现各种事故或意外时，建议和批准用于各种抢修项目的预算支出和拨款；与其他管理部门合作，确认施工质量和标准检修费用；根据工厂的有关规定，对本部门员工实施奖惩；根据工作需要，可随时调用3吨和1吨的铲车各一辆。 (2)工作条件：50以上的时间在室外工作；经常受气候的影响，现场工作条件比较差，有毒、有

16、害气体以及噪声对身体健康有一定的影响。一年中有5的工作日出差在外。工作地点：本市。 (3)社会环境：设备科有副科长一名，科员三名。需要经常交往的部门是生产部、财务部和工程部。 (4)聘用条件：每周工作40小时，国定假日放假；基本工资1 200元，职务津贴每月100元；本岗位为企业中的中层管理岗位，可晋升为副厂长或厂长,二）工作规范 工作规范也称工作说明书，是指任职者要胜任该项工作必须具备的资格和条件，其主要内容包括： 一般要求：包括年龄、性别、学历、工作经验 生理要求：包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度 心理要求：包括观察能力、集中能力、记忆能力、理解能力、学习能力、解决

17、问题能力、创造性、数学计算能力、语言表达能力、决策能力、交际能力、性格、气质、兴趣、爱好、态度、事业心、合作性、领导能力等等,案例 企业销售部经理工作说明书 职务名称：销售部经理 年龄：2640岁 性别：男女不限 学历：大学本科以上 工作经验：从事销售工作四年以上 生理要求： 无严重疾病；无传染病；能胜任办公室工作，举重5公斤，有时需要走动和站立；平时以说、听、看、写为主。 心理要求标准： A全体员工中最优秀的10%之内。以总经理为100分，即90分以上，下类同,B7080分； C3069分； D1029分； E9分以下。 心理要求： 一般智力： A 观察能力： B 集中能力： B 记忆能力：

18、 A 理解能力： A 学习能力： A 解决问题能力： A 创造力： A 知识域： A,工作说明书范例,部门：办公室 职等：7 职位：办事员 职系：行政管理,8、文体活动与员工福利事项办理 9、员工各种证明熟的核发 10、文具、设备、事物用品的预算、采购、修善、管理 11、办公环境安全及卫生管理工作 12、公司文书、信件等的收发事宜 13、书报杂志的订购与管理 14、接待来访人员,工作任务：负责公司人事及总务管理咨询 1、人员招聘与训练 2、人事资料登记与整理 3、人事资料的统计 4、员工请假、考勤管理 5、人事管理规章草拟,6、人员任免、调动、奖惩、考勤、薪酬等事项办理 7、劳工保险加退保与理

19、赔事宜,任职资格： 1、专科毕业，曾任人事及总务工作二年以上 2、高中毕业，曾任人事、总务工作六年以上 3、现任分类职务7职等以上 4、具有服务精神与善于处理人际关系者 5、男性为佳，女性亦可,工作说明书,工作说明书范例,工作说明书,案例引入 北京有一家外国跨国公司的办事处，来往谈业务、谈生意的客人和该公司驻其他国家的经理、业务人员络绎不绝。公司急需招聘一名接待员，其工作任务和职责是：负责公司来往客人的接待工作。为此，公司人事部门在一家报纸上刊登了招聘广告：“经市人才劳务管理部门批准，本公司拟招聘一名接待员。要求：年龄28岁以下；女性；具有大学本科以上学历，英语能力六级以上；身高165米以上；

20、有本市户口。应聘者请将个人简历、学历、户口等有关证件的复印件寄到公司人事部。具体面试时间另行通知。”从以上情况来看，该公司需要一名女接待员。职责、任务明确，对人选的要求明确。尽管在广告中对相貌没有明确的要求，但是估计在面试时肯定会有标准。 问题1：员工招聘的原则有哪些？你对该公司的招聘策划有什么看法,公司人事部经过筛选从最后三个人中选出了一人。刘XX，女，年龄26岁，身高166米，身材较好，相貌也不错；毕业于北京某名牌大学，本科学历，英语六级。经过面试后开始上班。刘XX的接受能力较强，一学就会。几个月后，人们发现她非常喜欢和公司的外方职员以及往来的外国客人用英语交谈，工作踏实，平时爱看书，尤其

21、是英语书籍。公司人事部认为，刘xx的公关能力较强，形象不错，而且能力较强，于是准备将她调到办公室工作，工资由800元增至1000元。因此，特将原办公室的职员调走。但是正当人事部准备找刘谈话时，她突然提出要辞职。 问题2：你认为刘辞职的原因是什么？ 往下读，看看结果是否和你的想法一样？ 因为刘毕业于北京名牌大学，她的同学大都是外企高级职员、国家公务员、出国留学生和外派出国工作。刘早已将自己的目标定在出国留学上。第一次考托福时，口语没有通过,她希望找一个能够有机会练习口语的地方，最好能和老外一起练口语。因此当她看到公司的招聘广告时。认为这是一个极好的机会，而根本没有将接待员的工作当做一回事。她充分

22、利用了这宝贵的几个月时间，完成了自己设定的目标，大幅度地提高了英语口语能力，并且顺利通过了第二次托福考试。 问题3：如果你的该公司的人力资源部负责人，近期你需做什么？ 总结失误原因：主要是因为人事部门对接待员这个岗位定的选人标准不太符合人力资源管理的原则。接待员的工作难度不大，关键是看谁可以做得更好，更长久。这项工作当然要有语言和身材上的要求，但是在学历、年龄等方面的要求却有些高了。刘XX确实具备了招聘的条件，有些方面还高于条件。但没有人考虑过她是否能将接待员的工作做得长久。所以在公司内部人员安排方面操及过急。公司再招一名接待员和物色一个人去顶替办公室的那个位置,由于招聘条件的变化，这一次的应聘者相当多。经过认真筛选后，选中了一名纺织厂下岗女工。此人年龄36岁，身高164米，相貌不错。高中毕业，英语会话能力较强。由于原企业解散，已下岗4个多月。这位女工来到公司后，许多事情都要从头学起，由于她学习非常努力，做得非常认真，3个月后她几乎能够尽善尽美地完成自己的职责。她除了做好本职工作外，还主动给各个办公室打开水。老板看她工作出色，决定给她加薪，工资由800元涨到900元。女工听到消息后高兴得哭了。她感到自己受到了重视，从此更加努力，更加勤奋地学习英语，几乎也到了一有机会就和老外聊