有效的时间管理课件

1、时 间 管 理,1,有效的时间管理,培 训 目 标,在完成本课程后，参加者将能： 了解时间管理失控的问题 知道时间失控的原因 掌握时间管理的基本技巧,2,有效的时间管理,培训内容概要,时间的含义及特点 时间管理的含义及本质 有效时间管理的好处 个人时间管理方式评估 时间管理的障碍 时间管理不善的征兆和原因 掌握时间管理的要诀 时间管理的步骤 时间管理一些值得注意的要点 时间管理理论的发展 时间管理金科玉律,3,有效的时间管理,一、什么是时间,4,有效的时间管理,时间的定义,从过去通过现在直到将来，连续发生的各种各样事件的过程所形成的轨迹。 时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种

2、特殊的资源。 时间是一种最重要也最有限的资源，是一种得到后就要马上用掉的资源，而且以固定的比率：1分钟=60秒，一天=24小时，一年=52周,5,有效的时间管理,散文欣赏,匆匆 朱自清 燕子去了，有再来的时候；杨柳枯了，有再青的时候；桃花谢了，有再开的时候。但是，聪明的，你告诉我，我们的日子为什么一去不复返呢？ 是有人偷了他们罢：那是谁？又藏在何处呢？是他们自己逃走了：现在又到了哪里呢？ 我不知道他们给了我多少日子；但我的手确乎是渐渐空虚了。在默默里算着，八千多日子已经从我手中溜去；象针尖上一滴水滴在大海里，我的日子滴在时间的流里，没有声音也没有影子。我不禁头涔涔而泪潸潸了,6,有效的时间管理

3、,去的尽管去了，来的尽管来着，去来的中间，又怎样的匆匆呢？早上我起来的时候，小屋里射进两三方斜斜的太阳。太阳他有脚啊，轻轻悄悄地挪移了；我也茫茫然跟着旋转。于是洗手的时候，日子从水盆里过去；吃饭的时候，日子从饭碗里过去；默默时，便从凝然的双眼前过去。我觉察他去的匆匆了，伸出手遮挽时，他又从遮挽着的手边过去，天黑时，我躺在床上，他便伶伶俐俐地从我身边垮过，从我脚边飞去了。等我睁开眼和太阳再见，这算又溜走了一日。我掩着面叹息。但是新来的日子的影儿又开始在叹息里闪过了,7,有效的时间管理,在逃去如飞的日子里，在千门万户的世界里的我能做些什么呢？只有 徘徊罢了，只有匆匆罢了；在八千多日的匆匆里，除徘徊

4、外，又剩些什么呢？过去的日子如轻烟却被微风吹散了，如薄雾，被初阳蒸融了；我留着些什么痕迹呢？我何曾留着象游丝样的痕迹呢？我赤裸裸来到这世界，转眼间也将赤裸裸地回去罢？但不能平的，为什么偏要白白走这一遭啊？ 你聪明的，告诉我，我们的日子为什么一去不复返呢？ 看过此文，你认为时间有哪些特点,8,有效的时间管理,时间的特点,供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源 无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流 无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何

5、活动所不可缺少 无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回,9,有效的时间管理,时间的机会成本,时间 = 金钱 一小时看电视 = 一小时不阅读报纸 一小时与人闲谈 = 少了一小时的工作 机会成本与个人成就 机会成本与机构成效,您的时间值多少钱,10,有效的时间管理,如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。 请问：你如何用这笔钱

6、,11,有效的时间管理,二、时间管理,12,有效的时间管理,定义：如何选择、支配、调整、驾驶在单位时间里所做的事情 含义： 时间管理是自我管理 不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间 时间管理的本质是选择管理 80%的效益来自于20%的工作掌握关键 决定该做什么 决定什么事情不该做 不是完全的掌控，而是降低变动性 时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引 “我没有时间”，其实只是一个藉口,什么是时间管理,13,有效的时间管理,时间管理的好处,提高效率：花费较少的时间就能把事情办好 更高的工作满意度：取得更好的工作成果、从工作中获得更大的满足 减少紧张与焦虑：承受较少的身心压

7、力 人际关系的改善 更好地达到事业目标和人生目标,14,有效的时间管理,你的时间价值,15,有效的时间管理,时间的运用,大块时间 首要时间 零碎时间 固定时间,安静时间 弹性时间 交通时间,16,有效的时间管理,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes” Or “ No”. 1 你通常工作很长时间吗？ 2 你通常把工作带回家吗？ 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7 你经常在做重要工作时被打断吗？ 8 你经常

8、占用用餐时间工作吗,测测你的时间安排,17,有效的时间管理,9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？ 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？ 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来,18,有效的时间管理,1216 “yes,救命！你在时间管理上需改进,812 “yes,48 “yes,04 “yes,当心！你需要重新审视你的

9、时间行动指南,可以！方向正确，但需要提高冲劲,恭喜！坚持并保留你的方法,总结你的时间掌握,19,有效的时间管理,三、时间管理失控,20,有效的时间管理,时间都去哪儿了,有人统计过一个平均活到72岁的人群对时间的分配: 睡觉 21年 工作 14年 个人卫生 7年 吃饭 6年 旅行 6年 排队 6年 学习 4年 开会 3年 打电话 2年 找东西 1年 其它 3年,21,有效的时间管理,推销员花费在交通及等待准顾客的时间平均占32%，用于整理书面资料、开会以及打电话的时间平均占24%，用在礼节性访问的时间占5%，实际与准顾客面对面洽谈的时间只有39%。如果能把洽谈的时间比例从39%提高到52%，销售

10、潜力就可以提高1/3。因此推销员要尽量节省时间（减少非洽谈时间）和充分利用时间（增加洽谈时间的有效性），做好时间规划,22,有效的时间管理,掌握时间管理要诀找出问题的根源,找出时间失控的征兆 客观分析问题的原因 检讨工作目标及内容,23,有效的时间管理,时间管理失控的表现,电话干扰,不能集中工作 别人打扰,要放下重要的工作 工作优先次序不明,重要工作未能按时完成 多项重要工作须同时处理,时间出现冲突 工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度 人手不足,工作不能妥善分配 不妥善处理文件,造成资料遗失 无力拒绝要求,不能兼顾个人工作 拖延工作,把重要工作押后,影响工作进度,24,有效的时间管理,时间管

11、理的障碍(续,不能有效授权 时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作 信息不足/不正确/延误 沟通失误/不足 犹豫不决 职权不清 缺乏自律 急于求成,25,有效的时间管理,时间管理失控的根源,做了根本不需要做的事 做了能够由别人做/应该由别人做的事 因考虑不周而耗时过多 不能惯彻，致使重复工作 缺乏计划/组织/授权/控制 没有人愿意承认浪费了别人的时间,26,有效的时间管理,时间管理的障碍分类,27,有效的时间管理,时间管理失控形成的原因,缺乏计划 缺乏组织 缺乏分配 缺乏控制,28,有效的时间管理,四、改善时间管理的习惯,29,有效的时间管理,不做计划的原因 “知难行易”，认为没有必要在行动

12、之前多做思考 不做计划也能获得实效 计划与事实之间难趋于一致，故对计划丧失信心 不知如何做计划,计划,30,有效的时间管理,目标不明确 没有进行工作归类的习惯 缺乏做事的轻重缓急 没有时间分配的原则,工作缺乏计划的恶果,31,有效的时间管理,如何做计划,定立目标 确定优先处理顺序,32,有效的时间管理,定立目标的意义,更有效地实现目标 改进绩效 提高你实现目标的动机 提高你对成就的自豪和满足 提高自信心 消除止步不前和不高兴的想法 更有效地利用时间,33,有效的时间管理,具体的（Specific ） 可量化的（Measurable ） 能够实现的（Achievable ） 注重结果的（ Res

13、ultoriented ） 时间性（Timely,目标设立的原则（SMART,34,有效的时间管理,在我45岁之前，我要成为一汽集团的老总,我的伟大目标,35,有效的时间管理,分解目标的方法：剥洋葱法,36,有效的时间管理,分析自己现在的位置 列出达到目标的障碍和所需要的知识和技能 拟定达到目标的行动计划,分解目标的目的,37,有效的时间管理,您是先捡那些有兴趣的事做吗？ 是 否 您是先做容易的事再做困难的事吗？ 是 否 您是先做紧急的事再做重要的事吗？ 是 否 您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？ 是 否 您是到接近最后期限才真正投入项目吗？ 是 否,下面哪些做法是对您的描述,确定优先处理顺

14、序,38,有效的时间管理,喜欢做的事情 熟悉做的事情 容易做的事情 花费时间少的事情 已经排定时间的事情 资料齐全的事情,别人的事情 有趣的事情 紧急的事情 经过筹划的事情 上级临时交代的事情,通常,什么样的事情是你优先选择做的,39,有效的时间管理,处理优先次序,重要,急,不急,不重要,分析工作的轻重缓急,40,有效的时间管理,紧急性,重要性,危机管理 紧急状况 有期限压力的事 迫切的问题,工作的长期规划 人际关系的建立 发掘新机会 充电 反省,某些谈话 某些信函/报告/会议 不速之客/电话 符合别人期望的事情,过分追求尽善尽美 无聊的电视节目/小说 办公室闲聊 寻找行为,废纸篓,授权,重要

15、VS紧急,41,有效的时间管理,处理优先次序(续,重要,急,不急,不重要,分析工作的轻重缓急,首先处理,尽量少做 尽可能委派给下属,用大多数时间,最好别做 或有时间再做,42,有效的时间管理,普通人的时间安排,2530,15,5060,23,43,有效的时间管理,成功人士的时间安排,2025,6580,15,1,44,有效的时间管理,确定处理优先次序,上司和你在工作的优先顺序上可能会有所不同-澄清您的工作目标和您的老板保持一致 工作的优先顺序会变化，所以需要在每天开始时重新进行评估。 越是接近自己目标的工作，集中、重点地处理就越重要,45,有效的时间管理,1、把每天要做的事情列一份清单 2、确

16、定优先次序，从最重要的事情 开始做起 3、每天都这么做,三步药方,通过计划帮您有效利用时间,认清主要工作目标，围绕主要工作目标安排轻重缓急,46,有效的时间管理,把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序,从最重要的事情做起 每天都这么做,47,有效的时间管理,大石头,小沙子,水,48,有效的时间管理,练 习日工作计划,49,有效的时间管理,习惯 恐惧 完美主义,拖延计划失败的主要原因,50,有效的时间管理,优先解决令人讨厌的工作 要知难而进 确定截止时间，给自己压力 将工作分成小单元 给予自我奖励,如何摈弃拖延的毛病,51,有效的时间管理,实行门户开放政策 有强烈的会客欲望 害怕冒犯别人 缺少授

17、权，要求或期望下属多请示 无法中止别人的逗留 办公地点不佳 走错门或找错人的来访者,为什么会被打扰,52,有效的时间管理,成本,时间,质量,完美是一种陷阱,53,有效的时间管理,确定任务完成的时间 制定较详细的计划 可以做出公开的承诺 经常检验自己的计划 留有计划外的时间,如何制定计划,54,有效的时间管理,一张很有意义的表格,55,有效的时间管理,找出隐藏时间 减少无谓的时间浪费 提高工作成效 根除浪费时间的习惯,时间的加减乘除运算,56,有效的时间管理,善于利用等候、上下班、等车的时间 创造时间区域 逆势操作 背包原则,57,有效的时间管理,1、物归其所 不要舍不得丢弃废品 分门别类 有关

18、联的东西放在一起 随身用品的放置 2、善用文件夹,58,有效的时间管理,不适于开会的情况： 会议所需资料不全或会议准备不充分 所需解决的问题用电话、备忘录或个别谈话等方式解决起来更好 所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围 你对要解决的问题已做出决定 问题属琐碎小事 大家之间怨气太大，敌对情绪太浓，开会之前需要时间平静,会议,59,有效的时间管理,会前充分的准备 会中积极的执行 会后作必要的后续工作,高效会议的管理技巧,60,有效的时间管理,1.明确会议目的,2.选择会议的形式,3.确定参加人员,4.准备及下发议程,5.确定时间、地点,6.安排座位,7.会议用品,61,有效的时间管理,会议要开多长

19、时间,哪几个问题需要讨论,分配给每个问题的时间,做决定、总结的时间,休息时间,62,有效的时间管理,必须明确通知与会者关于会议的日期、时间、地点、和会议的目的 与会者应当明白他们将对会议作出哪些贡献 会前向全体与会者提供书面的背景材料,63,有效的时间管理,茶饮 休息室、吸烟处 停车位 资料,64,有效的时间管理,会议流程,1、宣布会议开始,2、讨论会议议题,3、制定解决方案,4、做出会议决策,65,有效的时间管理,1. 主持人再次向大家交待会议程序及时间安排,让与会者把注意力集中到同一个问题和过程上来,2. 主持人应做到,保持与会者不受攻击并保证每个人都能参与,保持中立和建立信任,66,有效

20、的时间管理,积极参与 外表与讲话 倾听发言 处理问题 做备忘录,出席会议,67,有效的时间管理,看会议的结果,看会议的过程,判断会议成功的方法,68,有效的时间管理,授权，就是通过赋予某个单位或个人以权限和行为责任，从而把工作转交给他人去做,组织与授权,69,有效的时间管理,授权的风险太大 担心别人比他们做得更好,不愿授权的原因,70,有效的时间管理,赢得更多的时间，作更重要的事 压力会减小 让专业的人做专业的事，提高工作效率 培养和促进员工的独立性，使他们工作更有目标，可以为成就感到骄傲 工作的透明度经越来越大 授权可以节约成本,授权的好处,71,有效的时间管理,挑选合适的人 确定被授权者明

21、白我们对他们的期望是什么 让授权者有想象和创造的空间 鼓励下属迎接挑战 让被授权者在一开始的时候就知道，我们会全程掌握他们的进度 要随时有接受错误的心理准备 按照成果的大小，适度给予奖励 把责任和权力分派给别人,授权的原则,72,有效的时间管理,改善管理习惯-组织及授权,充分准备 促进合作 责权清晰 适当人选,73,有效的时间管理,改善管理习惯控制进度,定出完成时间 安排跟进,帕金森定律表明，工作往往会越拖越长， 最终耗尽所有可用时间,74,有效的时间管理,改善管理习惯自我约束,处理电话干扰 应付不速之客 改善拖延的习惯 整理文件 有效地进行会议,75,有效的时间管理,有效地打电话,像准备会议

22、一样准备你的电话 集中打电话。如果一个号码占线，试完其他号码再重拨 按照一定的优先顺序打电话 掌握并主导交谈 简短，节省自己和他人的时间,76,有效的时间管理,有效地接听电话,让秘书先处理，减少不重要的电话 询问需要多长时间 转给可以处理的人 集中精力，有效聆听 控制接听时间 留言电话,77,有效的时间管理,结束电话,在我走之前，还有什么需要讨论的吗？ 我有一个电话要接，以后再回电给你行吗？ 进一步的问题可以下次再谈 我得去开会了，老板在等我呢 我得走了，同事正招呼我呢,78,有效的时间管理,如何应付不速之客,秘书安排 选择到对方办公室 不要坐下 事先说明 婉拒 “正在开会，谢绝打扰,79,有

23、效的时间管理,如何改善拖延的习惯,工作计划 贯彻完成 定期检讨 化整为零,80,有效的时间管理,备忘录和宣传品放在电脑上,重要联系人名单贴在电脑上,电话机被纸张淹没了,废纸溢出未清理,废纸撒落在地上,阅读文件塞入文档中被遗忘了,文件数量在膨胀，却未随时更新,文件柜中充斥着无关的资料,整理文件-从清理办公桌开始,81,有效的时间管理,只打开正在使用的文件,发函文件经常清理,只保留当前的来函文件,文件都是最新的,最频繁使用的文档极易拿到,电话伸手可及,常用文档靠近办公桌,无用的东西及时清除,清理办公桌,82,有效的时间管理,处理文件,紧急：立即处理 不紧急：待处理 只摆放目前手头需要处理的文件 每

24、天都清理，扔掉存档已处理文件,83,有效的时间管理,如何有效进行会议,没必要不开会 电话会议 明确目的 必要的人参加、准时 用日程安排，紧扣主题 控制讨论及进程 结论简单明了，措施可行 书面记录、跟进行动,84,有效的时间管理,掌握时间管理要诀-开发时间领域,创造更多的时间,85,有效的时间管理,开发时间领域,提高阅读能力 加强决策能力 使用工具 训练下属提高工作效率，授权 定时运动，适时正确地摄取营养，保持健康 增广见闻，拓宽视野 早起晚睡 根据个人的节律安排时间,86,有效的时间管理,根据个人节律安排时间,记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它们持续的时间长度 将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑力的高峰期 将休息时间安排在精力不济之时，以重新振作 将不重要的工作放在精力低谷期,87,有效的时间管理,要做什么？-可以不做？/可以授权？ 按先后排序轻重缓急？ 分配时间 按计划行动自我约束 评估工作及时间效益,时间管理的步骤,88,有效的时间管理,时间管理一些值得注意的要点,遵循20/80法则 记住帕金森定律 （Parkinsons Law） 把不太重