会计电算化下的企业信息管理问题探讨

1、会计电算化下的企业信息管理问题探讨摘要：近年来，会计电算化在我国企业不断普及应用，已成为 现代企业会计发展的必然趋势。电算化会计在极大提高了会计的信息 处理速度的同时也给企业的信息管理带来了新的变化， 出现了一系列 新的问题，如何建立一个适应会计电算化发展的信息管理体系成为我 国企业信息管理工作面临的一个新课题。当代社会计算机和网络技术的迅猛发展，给人类社会和经济带 来了前所未有的冲击，人们的很多思想观念和工作实务发生了根本性 的变革。在会计行业，变化最大的是：传统的手工会计加速演变为会 计电算化。随着国内企业会计制度的不断完善和电算化实务的迅速发 展，会计电算化正在向纵深发展，然而会计电算化

2、理论研究的不成熟， 导致许多会计工作难以用计算机来完成，因此当务之急必须加强会计 电算化理论研究，建立健全会计电算化理论体系， 以会计电算化理论 来指导实践。会计电算化产生和发展的过程，也是突破传统会计观念，对现 行会计理论和方法提出新问题、 新课题，以及研究和确立新的理论和 方法的过程。随着电子技术的飞速发展和电算化信息系统的普及应 用，新的问题和新的课题将不断出现。信息处理网络建立后，企业将 如何做到既及时合法提供会计电算， 又能有效保护商业秘密；两个会 计子系统实现结合后，信息经济将对现行会计理论和方法产生巨大影 响。同时，网络技术的迅速发展及应用领域的不断拓宽，也使会计电 算化系统出现

3、许多新的特征。这就要求我们必须加强会计电算化理论 的研究，建立较完备的会计电算化理论体系， 以适应会计电算化迅速 发展的需要。这里，笔者就会计电算化下的企业信息管理问题做以探 讨。一、会计电算化对企业信息管理的影响（一）会计电算化改变了信息管理的形式会计电算化改变了企业会计核算的形式，对传统的会计核算方式进行了变革，原先的一些信息管理方式在会计电算化下不再使用， 一部分是由于这些措施没有必要再实施， 例如编制科目汇总表、凭证 汇总表等，还有一部分信息管理的措施由电算化系统来完成，例如借贷平衡的建议、总账明细账的核对等，这部分由电算化系统来执行的 信息管理具有不易被发现、难以纠正的特点。（二）会

4、计电算化转移了企业信息管理的重点由于实行会计电算化之后，企业的会计核算工作由会计电算系统根据既定的程序来自动完成，财务人员从日常的繁琐的数据计算、 登记各类账簿中解放出来，将工作的重点放在原始会计数据的收集、 整理、审核、录入上，企业信息管理的重点由查漏纠错变为会计数据 的分析。（三）会计电算化扩大了信息管理的范围会计电算化通过建立起一个包含企业整个运行体系的会计核算 系统，对企业的采购、生产、销售、回款等环节进行及时的核算，在 建立网络化的信息系统后企业的会计系统能够对企业资源的运行状 况进行实时的动态反映，从而将信息管理的范围扩大到整个企业， 实 现了企业信息管理的全程性。（四）会计电算化

5、下的授权审批程序发生了变化授权审批制度是企业信息管理的重要措施，在会计电算化下， 这一措施仍然发挥着重要作用，但是授权审批的程序却发生了改变， 许多原来的业务审批、人员签章环节在信息系统自动完成的情况下变 得不再适用，授权与审批一是体现在在原始单据的整理阶段， 二是体 现在对会计电算系统的人员职权设置方面。二、企业在推行会计电算化后企业信息管理存在的主要问题（一）会计电算的操作不够规范会计电算化对企业的操作规范性提出了更高的要求，一旦在数 据的录入阶段发生错误会引起下面多有环节的错误，在发现输出结果 异常的情况下要反过头来查找错误的根源需要大量的工作，而且在存 在多个错误的情况下，要发现错误所

6、在就更加困难，这种情况在批量 处理业务时更为突出。为了避免数据被任意修改，很多财务软件都设 定在数据入账后不能再对原始数据、原始单据进行修改、删减的操作， 一方面要查出这些错误的难度很大，而且在找出原因之后需要通过增 加新的单据来修正。目前我国企业会计人员在对会计电算系统的应用 方面还不熟练，对会计电算数据的整理和处理过程不规范， 影响了会 计电算的准确性、完整性。（二）企业对会计电算化下的系统风险缺乏控制一、电算化软件系统的风险。当前我国企业所采用的电算化软 件多由专门的软件公司为其开发，财务软件系统内部衔接性比较差， 数据的兼容性、 安全保密性不强， 企业对电算化系统本身缺乏进行开 发和技

7、术维护的能力， 一旦数据被窃取、 修改或者系统程序发生损坏 就会导致整个会计电算系统的瘫痪，给企业造成的损失将不可估量。二、由于企业在采用会计电算化系统之后，没有重新进行岗位 职能设置，在减少会计人员的同时一些实质上不相容的职能出现了一 人担任的情况，导致组织机构、岗位之间相互制约、相互监督的控制 机制失效，加上存储于计算机上的数据在安全保密性不好的情况下很 容易被认为修改， 而且这种修改没有明显的痕迹， 如果未经授权的人 员获知密码就可以对重要的数据进行复制、伪造、删减等操作，加大 了电算化会计系统的信息管理的难度，使一些财务舞弊行为更隐蔽。三、完善电算化环境下企业信息管理的对策（一）强化会

8、计电算系统开发与使用的控制 会计电算系统的开发包括会计电算系统的可行性研究、资本预 算与评估、系统分析、系统设计、系统实施、系统更新于改进等工作， 这一系列的工作都是与系统本身有着密切联系的， 涉及到的信息管理 问题主要有以下几个方面：1. 保证会计电算系统的可应用性会计电算系统的开发对于一般 企业而言不具备自行开发研制的能力， 更多的是由软件企业来为企业 设计，或者由企业购买已有的系统软件，因此，企业首先要做好前期 的分析评估工作， 已为会计电算系统的设计提供详细的资料， 保证开 发出来的系统具有很好的可操作性。2. 培养称职的操作人员虽然每一套会计电算系统软件具有类似 的功能，但在一些细节

9、方面还是有很多差异的， 这些细小的环节对企 业会计核算而言是非常关键的，企业要强化会计电算系统的信息管 理，必须要配备合适的操作人员， 了解整个会计电算系统的运行特点， 做好整个系统和关键环节的控制。 为此，企业必须不断加强财务人员 的在职培训，提高企业会计人员的会计专业知识和计算机网络应用能 力，以适应会计电算系统实施人际交互控制的客观要求。 会计电算系 统操作人员的培训在整个系统开发阶段就应当开始， 提高操作人员对 系统的认识和了解， 明白整个系统运行的原理和过程。 在系统开发完 成后，要对有关人员进行系统的操作培训， 了解系统信息管理方面的 程序，掌握基本的系统维护和升级的方法，保证系统

10、运行的安全性。3. 做好系统的修改控制会计电算系统在投入使用之后，由于企 业经营环境以及经营状况的变化， 客观上要求企业要根据需要对系统 进行必要的修改， 此外，信息系统在运行一段时间后也会出现一些需 要的地方，如何对会计电算系统进行修改和维护是一个非常重要的内 容。会计电算系统的修改必须经过管理部门的批准， 要由专门人员进 行技术指导， 会计电算系统的操作人员不能参与相关的修改， 而是由 专门负责软件修改事项的人员来进行， 要做好有关的记录， 详细报告 进行系统修改的原因和过程。（二）加强会计电算化下的组织和人员控制1. 会计电算化下的组织机构设置会计电算化下更应该加强组织 控制，通过岗位设

11、置与权责的划分保证不相容职责的分离， 建立起一 套相互牵制、相互监督的机制，保障会计电算的真实、可靠，避免会计串通舞弊行为发生的可能性。 企业在实施会计电算化之后要对原有 的组织结构进行调整， 按照会计业务的流程设置数据收集输入组、 数 据处理组和会计电算分析组等工作组； 同时按照职责设置计算机会计 主管、软件操作、 审核记账、电算维护、 电算审查、数据分析等岗位， 保证组织结构设置的精简、合理。2. 合理设置各个岗位的权限与职责在合理设置企业会计电算系 统的组织结构之后，要对各个岗位的业务活动范围、性质进行分析， 确定各个岗位的权限与责任， 保证各个岗位的权限与责任向适应， 同 时避免岗位权

12、限设置不合理， 出现某个岗位或部门完全控制某项业务 的情况。在进行会计电算系统权限设置时要保证将系统的开发与维护 与系统操作、数据维护与审核、数据录入与记账等职务的分离，构建 一个新的信息管理权责体系。3. 加强会计电算化下的档案管理会计电算化下的会计档案与传 统的纸质档案有很多差异， 企业应指定档案管理负责人， 建立完善的 档案管理制度完善档案资料的审阅、借用工作，加强档案的管理。做 好所有档案的备份， 保证出现意外情况导致电子档案丢失后能及时采 取应急措施恢复相关数据。（三）会计电算系统的操作控制 企业应设置会计电算系统的专用服务器，其他会计人员通过电 脑终端可以进行相关的操作。 在设置各个岗位人员的操作权限后， 每 一名工作人员都只能做权限范围内的操作事项。 会计人员在进行相关 的操作时应严格按照会计处理流程进行， 并建立操作日志制度， 记录 操作时间、 操作人员和内容的记录， 这些内容可以通过与系统内的操 作日记进行核对来考察日常手工操作日志是否真实。 按照企业会计电 算系统操作的内容可以将这一阶段的信息管理分为以下几