浅析现代电子信息技术在档案管理中的应用

1、浅析现代电子信息技术在档案管理中的应用摘要：档案作为历史的宝贵资源和信息资源，在企业的发展中发挥了重要作用。随着网络技术的快速发展，为档案工作的现代化管理提供了良好的发展契机。本文通过对电子信息技术在档案管理应用与科学发展进行了论述，并提出了电子信息时代档案管理工作急需解决的问题。关键词：档案管理；现代电子信息技术；应用前言 档案信息化源于现代档案事业发展的需要。昨天的文件已成为今天的档案,今天的电子文件将会成为明天的数字档案。档案信息化推动了档案管理的深刻变革。电子记录归档保存、馆藏档案数字化以及档案信息网络化服务已成为社会发展的主流趋势。档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分,正面临

2、着信息化时代的巨大挑战。档案工作不再延续大量的手工操作,而是借助于计算机实现结合手段。档案的收集、整理、保管和提供利用的传统方式不仅难以适应快节奏、高效率社会发展的多元化利用要求,而且也难以保障信息化时代档案信息的收集、管理和永久保存工作的有效开展。因此,档案工作者需要转换思维方式、改变传统观念,在传统档案管理模式上探索如何创新。 一、电子文件的概念及其主要特点 电子文件是指由计算机直接产生并处理的、以计算机硬盘存储、磁盘和光盘等物理存储介质为载体的所有相关文件。电子文件是数字化信息技术的产物，它在计算机中形成并得到处理，其信息形态是数字化的，其归档后即形成电子档案。它主要包括文本文件、程序文

3、件、图形图像文件、数据库文件等。电子文件与纸质文件相比很大区别，主要表现在以下几点： 一是电子文件对设备的依赖性。电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，与传统直观的纸质文件不同。 二是电子文件具有非直读性，需借助计算机设备才能进行阅读与利用，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。 三是电子文件信息与载体的可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化；可以实现计算机信息化网络共享和传输，而不像纸质文件一样，受时间和距离的影响较大。 四是电子文件资源共享的方便快捷与信息的不安全性。电子文件的保存主要与保存设备或介质存放环境的温(湿)度、防磁性以及计算机存储系

4、统本身的安全性能有关；而纸质档案保存条件和环境主要与保存场地的要求有关。 五是电子文件的可转换性。电子文件可随时转换成为纸质文件。 二、电子文件管理与传统档案管理的不同 电子文件管理与传统档案管理的不同之处如下： 其一，电子文件产生后，可在允许的情况下进行随时更改，并最终存贮于计算机、磁盘或光盘中，采用档案管理信息数据进行代替，它的整个管理过程与计算机系统密不可分。电子文件进行归档，可以采用磁盘、光盘或移动存储工具进行移交，也可以通过网络进行，其整个接收管理过程有可能是交错进行的；而传统档案工作全部以纸质文件材料为工作对象，进行纸质文字信息存储，文件的归档立卷工作是档案管理流程的起点，也是文档

5、工作和档案管理的结合点，文件形成付诸实施后，由各工作部门收集初始文档进行立卷，并交由档案部门管理，其管理过程相对滞后。 其二，电子文件由于其电子文件信息与载体可分离的独特性，它可以通过计算机系统进行迅速、有效、多层次的程序，不同的用户可以根据自己的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类，其工作时间和效率将会大大提高；而纸质文件必须进行手工操作分类整理，其时间、效率同电子文件相比要大打折扣。由此可见，随着电子文档管理的运用，在文档整理、分类、建册和应用方面有着传统纸质文档管理所无法比拟的优点。 其三，根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限。而电子文件制

6、作方便，信息和数据可不断地进行修改和补充，将产生比以往更多的文件；此外，鉴定电子文件保存价值的方法、内容、标准将发生变化，原有的档案价值的理论分析范围也会扩大，难以划定同定的保管期限。因此可见，电子文件的鉴定、管理方法还有待进行更深层次的探讨和实践。 三、企业档案管理采用电子化信息技术的优点 采用电子化信息技术对企业档案进行管理具有以下优点： 一是企业档案接管由后到前。传统的企业纸质档案的接收管理工作，通常是存企业各项工作完成后，由相关工作部门整理、分类，完成对档案管理部门的档案移交。在文档的收集、整理过程中，不需要档案管理人员参与，他们更多的是对移送的档案资料进行检查和分类指导；而在电子环境

7、中，电子文件、电子图纸会随时产生，要求企业档案工作者不能坐等档案的最后形成与归档，档案人员他们必须存产生电子文件的源头行使档案的监督与指导职能，积极参与文件的形成与保管过程，使用专门的档案信息接收管理平台，实施电子档案信息的收集与管理，控制并维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性。 二是企业档案载体由慢到快。企业对计算机系统和网络实施全程管理后，将实现信息数据的适时交换和处理。在企业的各项管理活动中，由于电子文件快捷的办文进度和传递速度，将逐步取代纸质文件；电子图纸因其具有快捷、准确、方便等特点而被大量使用，通过计算机辅助设计可使图纸的设计、存储、查询和修改变得既快捷又方便，同时，电子档案管

8、理会使各工作部门的工作效率大大提高。 三是企业档案分类由繁到简。随着企业计算机管理系统的应用，原有传统档案(包括文书档案、产品档案、会计档案、基建档案、人事档案等)的分类方法将被企业信息集成系统中各个管理模块及流程设置所取代。计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更详细、更科学、更规范。一份完整的档案信息储存在计算机网络多个子管理系统中，企业各部门可以依照各自工作目标随机设立和调整档案管理类目，各个企业的档案信息分类也会因地制宜，各有特色。 四、电子信息时代档案管理工作急需解决的问题 在电子信息时代，档案管理工作急需解决以下问题： 一是提高档案管理人

9、员的思想认识。随着现代企业各项工作中电子文件的比重越来越大，电子档案管理已经显示出了其无法比拟的优势。企业各工作部门，尤其是档案管理部门人员，要充分认识电子档案管理的重要性，彻底转变以纸质档案管理为基础的传统思维模式，树立基于电子档案管理的新型思维模式，加强电子文件管理专业知识的学习，按照档案归档的有关要求，开展业务指导和协调，协助企业相关部门制订有关的制度。 二是制定电子文件归档管理标准。电子文件档案管理工作势在必行，加强基础设施建设，健全电子档案管理标准和制度将尤为重要和急迫。每个工作环节都有标准，对于电子文件归档与电子档案管理标准，应根据电子文件与电子档案的形成规律制定，建立一套统一、规

10、范的管理制度，使电子档案管理工作的都能有的放矢，使档案管理工作实现标准化、规范化、科学化。由于电子文件同纸质文件的内容信息是相同的，在制定电子文件归档与电子档案管理标准时，应遵循档案整理的基本原则进行。同时，要充分考虑标准条款的可操作性和统一性，要具有突破原有管理模式的前瞻性，保证档案工作的连续性。 三是培养高素质的电子档案管理人才。电子档案管理的科学发展，离不开计算机信息技术的使用，要求管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，能够适应信息技术和档案事业的发展。了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，积极采取措施，抓好知识更新，吸收、消化新的信息

11、技术的成果，这就需要企业有一支既精通计算机技术，又懂档案管理的复合型专业技术队伍。当前，企业可以通过“引进”与“培养”相结合的方式调整档案管理人员的结构，对现有管理人才通过培训等方式进行培养，建立一支具有合理知识结构的复合型档案管理人才队伍，以适应档案管理电子信息化的发展需要。 四是加强电子文件的接收和管理。确保档案信息安全是档案部门的重要职责。电子文件存在易更改性，主要表现在人为修改和病毒侵袭两个方面。这就要求档案工作者必须深入现行文件实施领域，对大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，及时对归档后电子文件进行技术处理，将已归档的电子文件进行只读设置，或及时对因特殊原因进行修改、补加的文件进行归档整理，从而保护好电子文件的原始结构及其可靠性，保证电子文件的归档质量。 另外，电子文件中原始信息长期保存的问题需要档案工作者进行深入的研究和探讨。目前，凡是需要长期保存的电子文件均需定期进行复制，以防止信息损失；同时，应配备必要的现代化保护设