境外项目公文处理和管理制度

1、境外项目公文处理和管理制度 公文处理和管理 第三章 公文处理和管理 1 总则 1.1 为促进中铁一局集团（XX）有限公司（以下简称公司）公文处理工作科学化、制度化、规范化，参照中铁一局集团有限公司公文处理办法、中铁一局集团有限公司电子公文处理暂行办法等有关文件精神，结合 XX 公司的实际情况，特制定本办法。 1.2 公司行政公文是在企业管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，公司应加强公文（纸质公文、电子公文）的发文、收文、办理、归档等管理，严格按照行文的规则，收、发文程序和公文的标准格式，实行集中统一管理和全程控制，规范公文流转程序与处理标准，及时有

2、效处理好各类文件并做好归档工作，提高办公效率和工作质量。 1.3 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 1.4 本办法适用于公司机关公文及下属各项目报公司公文。 1.5 公文处理应当坚持实事求是、简洁高效的原则，做到及时、准确、安全。 1.6 公司机关各部门、下属各单位应配备符合岗位要求的专职或兼职人员负责公文处理工作。 1.7 公司机关和各单位要努力提高公文处理工作的效率和质量，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家以及和企业有关的秘密安全。 2 公文种类 2.1 X XX 公司主要公文种类 2.1.1 决定。适用于对重要事项作出决策和

3、部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 2.1.2 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 2.1.3 通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事 项，批转、转发公文。 2.1.4 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 2.1.5 报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。 2.1.6 请示。适用于向上级单位请求指示、批准。 2.1.7 批复。适用于答复下级单位请示事项。 2.1.8 函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 2.1.9 纪要。适用于记载会议主要情

4、况和议定事项。 3 公文格式 3.1 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。 3.1.1 份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。 3.1.2 密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉及党和国家秘密的公文应当根据涉密程度，分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限；涉及企业商业秘密的公文应当根据中国中铁股份有限公司商业秘密保护实施办法的规定，分别标注“核心商密”“普通商密”，并标注保密期限。 3.1.3 紧急程度。公文送达和办理

5、的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。 3.1.4 发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成（文件式公文），也可以使用发文单位全称或者规范化简称（信函式公文）。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。 3.1.5 发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。 3.1.6 签发人。上行文应当标注签发人姓名。 3.1.7 标题。由发文单位名称、事由和文种组成。 3.1.8 主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简

6、称或者同类型单位统称。 3.1.9 正文。公文的主体，用来表述公文的内容。 3.1.10 附件说明。公文附件的顺序号和名称。 3.1.11 发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。 3.1.12 成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。电报以发出日期为准。 3.1.13 印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。电报也应当加盖印章。 3.1.14 附注。公文印发传达范围、联系人及联系方式等需要说明的事项。 3.1.15 附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。 3.1.16 抄送单位。除主送单位外需要执行或者

7、知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位的统称。 3.1.17 印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。 3.1.18 页码。公文页数顺序号。 3.1.19 公文的版式按照中铁一局集团有限公司公文格式（见附件）执行。 3.1.20 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。 3.1.21 公文用纸幅面采用国际标准 A4 型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。 4 行文规则 4.1 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。 4.2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的

8、，应当同时抄送被越过的单位。 4.3 向上级单位行文，应当遵循以下规则： 4.3.1 原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。 4.3.2 请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 4.3.3 除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。 4.3.4 受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。 4.3.5 下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。 4.3.6 向下级单位的重要行文，应当同

9、时抄送直接上级单位。 4.3.7 凡是向上级机关请求指示和批准的函件，一律使用“请示”文种。“请示”应当一文一事，一项请示只限一个问题，以便上级主管部门迅速决策，及时批复；不得把两个或两个以上互相没有关系的问题放在一项请示中；工作请示要按级请示，不能越级请示，特殊情况越级请示，必须同时抄送直接主管部门：一项请示一般只限主送一个上级单位，如需其他单位协助或知晓的事项，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。 4.3.8 除上级单位领导人直接交办的事项外，不得以公司名义向上级单位领导人报送“请示”。 5 公文拟制 5.1 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。 5.2

10、公文起草应当做到： 5.2.1 符合 XX 和中国的法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。 5.2.2 一切从实际出发，分析问题实事求是，提出的措施和办法切实可行。 5.2.3 内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。 5.2.4 文种正确，格式规范。 5.2.5 深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。 5.2.6 公文涉及其他部门业务范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致。 5.2.7 单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。 5.3 公文拟出送综合管理部审核前，必须经起草部门负责人审签。起草部门负责人应认真

11、审核、修改、签字，对涉及其他部门职权范围内的事项，按程 序征求相关部门意见并履行会签手续。 5.4 公文文稿签发前，应当由综合管理部进行审核。 5.5 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。 6 公文办理 6.1 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。 6.2 发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 公司发文程序为：主办部门承办人拟稿(填写发文稿上各项内容主办部门负责人核稿主办部门会签公司有关部门综合管理部审核、复核公司总经理签发综合管理部登记编号文印

12、人员打印清样承办人校对并签字封发。 6.3 草拟公文应当做到： 6.3.1 符合 XX 及中国的政策和法规，以及集团公司、海外事业部的有关规定。 6.3.2 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，稿面整洁，篇幅力求简短。 6.3.3 公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权与主送单位的行文关系确定。 6.3.4 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 6.3.5 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 7 收文办理 7.1 收文办理指对收到公文的

13、办理过程，收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 7.2 签收公文应逐件清点，如发现问题，应当及时向发文单位查询，并采取相应的处理措施。 7.3 收文登记应当填写中铁一局集团 XX 有限公司文件阅办单（附录 9-3-1），将公文标题、密级、发文字号、发文机关、来文日期、收文编号等逐项填写清楚。一般事务性来文可视情况确定是否登记。公司收文，由综合管理 部负责签收、拆封、登记、分办；注明领导亲启件，送领导或其秘书签收。上、下级单位送领导亲启的信函由领导本人拆阅。 7.4 收到下级单位上报的需要办理的公文，综合管理部应当进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规

14、则；内容是否符合 XX 及中国的法律、法规及其他有关规定；文种使用、公文格式是否规范等。分办公文，应当分清主次缓急，分清用件与办件，优先处理紧急重要的公文和需要办理的公文。凡送部门分办的公文，应及时办理，需请示领导的事项，应当先提出处理意见后再请示；主送各部门的公文，由主送部门承办，相关部门积极协办。 7.5 经审核，对符合本办法规定的公文，综合管理部根据文件内容及部门职责提出处置意见，分送公司领导批示或送有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经综合管理部负责人批准后，说明理由退回承办单位。 7.6 拟办公文时，应当按照公司

15、领导分工和部门职责划分，明确拟办意见。应当送公司领导批示或阅知的文件主要包括以下方面内容： 7.6.1 上级机关下发的重要文件。 7.6.2 涉及全公司利益或局部重大利益的事项。 7.6.3 无明确归口管理部门，需要领导批示的事项。 7.6.4 特别紧急的需要领导批示的事项。 7.6.5 领导亲自交办的事项。 7.6.6 其他需要领导批示或阅知的事项。 7.7 承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推语。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。 7.8 公文办理中遇有涉及其他部门职责的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取

16、得一致，可以报请公司领导协调或裁定。 7.9 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批时间，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示己阅知。公文签发人对所签发的公文内容全面负责。 7.10 送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，综合管理部要负责催办，并 负责将文件办理结果迅速、准确报告领导，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 8 公文归档 8.1 公文办理完毕后，应根据公司档案管理有关规定及时整理（立卷)、归档。各部门和有关单位的竣工文件、工程影像、投标文件等文件、资料，应当按公司有关要求及时归档。个人不得保存应当归档的文件。 8.2

17、 归档范围内的公文，应当根据其互相联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。 8.3 联合办理的公文，原件由主办部门整理(立卷)、归挡，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。 8.4 各部门文件和资料管理员负责办理本部门文件材料的平时立卷工作。每年六月底前，应将上一年己收集整理的案卷移交公司综合管理部。 8.5 公司机关各部门及各有关单位制作、保管的与业务有关的文件资料及影像资料等按公司档案管理有关规定统一交归综合管理部，不得私自留用。 8.6 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹必须符合存档要求。 9 公文管理 9

18、.1 公文由公司综合管理部统一收发、审核、用印、归档和销毁。 9.2 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖公司公章。 9.3 不具备归档和存查价值的公文及资料，经过有关部门鉴别及综合管理部批准，可以定期销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。 9.4 机关部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 10 附则 10.1 公司综合管理部对业主、集团公司、海外事业部和公司下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。 10.2 公司所属各单位可参照本办法自行制定本单位的公文处理办法。 10.3 本办法