2015年5月29日济南分行授信档案管理细则

1、附件：恒丰银行济南分行授信业务档案管理实施细则第一章总则第一条为加强我行授信业务档案管理，确保授信业务档案的安全、规范与完整，保障我行授信资金安全，有效地为经营管理服务，根据恒丰银行法人客户授信业务档案管理办法及我行实际情况，特制定本细则。第二条本细则所指的授信业务档案是指各分支机构在授信业务受理与调查、审查、审批、出账、贷后管理及不良资产清收过程形成的、记录和反映授信业务的重要文件和凭据，主要包括相关合同（契约）及凭证、客户基本资料、授信业务资 料、担保资料、银行综合管理资料等组成。第三条本细则所称授信业务包括各类本外币贷款、承兑、 保函、信用证等表内外授信业务以及其他我行承担实质信用风 险

2、的结构化融资业务。第四条授信业务档案管理应严格执行有关保密制度。第五条 授信业务档案的管理遵循按流程归集、集中管理的原则按流程归集具体是指：法人客户授信业务受理与调查、审查、审批环节形成的档案由信用风险评审部归集；法人客户出 账环节形成的档案由风险监控部归集；法人客户授信后管理环 节形成的档案由风险监控部和资产保全部根据职责范围归集； 零售客户授信各环节形成的档案由零售业务管理部归集；不良 资产清收环节形成的档案由资产保全部归集。各流程相应部门 将授信档案归集、整理、装订后，向档案管理人员移交。集中管理是指分行集中对授信业务各个环节产生的档案进行保管，并统一立卷登记，集中存放。第六条 授信业务

3、档案管理部门设在风险监控部，风险监控部下设档案管理岗。第二章授信业务档案的分类与归集第七条 授信业务档案分四类（一）基础资料档案：指在日常授信工作中所收集、整理 的包括受信人、担保人的客户基本资料以及授信前调查、审查 审批过程中形成的相关资料。（二）业务资料档案：指在日常出账工作中所收集、整理的，以及出账审批过程中形成的相关资料（三）授信后管理档案是指在授信业务出账后的管理过程 中形成的相关资料。（四）不良资产清收档案是指在不良贷款清收过程中形成 的相关资料。第八条 归档授信业务档案统一使用 A4 纸，留存的如为复 印件，需由资料出具方加盖公章，并由该业务主、辅客户经理 或核实人逐页签名确认。

4、借款凭证、照片等影像资料可粘贴在 A4 纸上。第九条 授信业务档案应严格按授信业务受理与调查、审 查、审批、出账、贷后管理、不良贷款清收等操作流程收集。（一）客户经理按照法人客户授信业务流程要求和相关管 理办法负责对承办授信业务过程中所形成的资料进行收集、整 理并及时上报。客户经理上报时须填写恒丰银行授信业务（资料）档案 移交清单 （附件 1），授信审查人员对照档案移交清单清点资 料， 清点无误后， 授信审查人员在移交清单上签字并接收资料。授信审查人员及时整理、完善相关授信申报、审查审批资 料，并进行装订，原则上应在授信业务经有权人审批后十日内 或授信额度启用前将基础资料档案移交档案管理人员。

5、（二）出账前审核人员应督促客户经理及时整理、完善法人客户出账过程中的相关资料，并在出账后五日内将客户经理 上报的出账申报资料和出账前审核、实施出账过程中形成的相 关资料移交给档案管理人员。（三）授信后管理人员应督促客户经理及时整理、完善法人客户授信后管理过程中的相关资料，并将客户经理上报的授 信后管理资料及授信后管理过程中形成的相关资料在季度结束 后一个月内移交给档案管理人员。（四）零售业务管理部相关人员应督促客户经理及时整理、完善零售客户授信各环节管理过程中的相关资料，并进行装订,按照法人客户档案移交时间要求移交给档案管理人员。（五）资产保全人员收集在不良贷款清收过程中形成相关资料，并进行整

6、理、装订，及时移交给档案管理人员。（六）客户经理对上报授信资料的真实性、完整性和规范 性负责，授信审查人员、出账前审查人员、授信后管理人员、 资产保全人员应保证及时、如实移交相关档案资料，对移交授 信业务档案的完整性、规范性负责第十条 授信业务档案的装订（一）授信业务档案的装订由档案归集部门进行。（二）档案归集部门填写卷内文件目录（见附件 2），卷内 按目录顺序放置。（二）授信业务档案进行装订时，必须在档案资料的有效 张页每页的右上角使用打码机编号，不得缺号、跳号，按目录 清单顺序放置，三孔一线装订成册。应注意装订前须去除金属 物，全部资料边线要对齐，装订线外有重要信息的应加宽边， 破损的文件

7、应裱糊，档案装订要结实牢固，不易松散。第十一条 授信业务档案的移交法人客户授信业务档案的移交由档案归集部门装订后办 理；零售客户授信业务档案的移交由档案归集部门进行档案立 卷后办理。授信业务档案移交时， 必须填写 信贷业务档案交接清单 （见附件 3 ），档案管理员应对照清单当场清点资料。清点无误 后，档案管理人员应在移交清单上签字并接收资料。移交清单 一式两份，交接双方各一份。第三章 授信业务档案的立卷与归档第十二条 档案管理人员对收到的档案资料应及时整理、 入 档。对在整理过程中发现资料要件不齐或不符合要求的，有权 要求移交方补充、完善。移交方未按要求办理的，档案管理人 员应及时向部门负责人

8、报告。第十三条 授信业务档案的立卷 （一）法人客户授信业务档案的立卷由风险监控部进行； 零售客户授信业务档案的立卷由零售业务管理部进行。（二）授信业务按基础资料档案、业务资料档案、授信后 管理资料档案、不良资产清收档案分类立卷，并填写档案封皮 （见附件 4），填写档案盒封面和脊背封面（见附件5），以客户为单位分类装入档案盒保管。（三）立卷编号规则为： 客户号 +01+ 档案类别号 +年份（ + 顺序号）1.客户号：我行会计系统产生的客户代码2.O1 ：档案是立卷档案3. 档案类别号： A 基础资料档案， B 业务资料档案， C 授 信后管理档案， D 不良资产清收档案。4. 年份：指档案立卷时

9、年份，如 2007 年5. 顺序号：按年对辖内立卷档案按基础档案立卷时间先后 顺序编号。数字从 001 号到 999 号。原则上同一基础资料档案对应的业务资料档案、出账后管 理档案应一致，同一基础资料档案对应多笔业务的，按业务发 生先后顺序，在顺序号加后缀顺序号，低风险业务按发生时间 顺序编号。如：该笔业务是该基础资料档案第 2 笔业务，则该 笔业务立卷时编号则为：客户号+01+ 档案类别号 +年份+顺序号 -02 。第十四条 授信业务结清后， 客户经理要及时收集、 整理相 关还款或结清凭证，移交给档案管理员，档案管理员应立即装 入档案盒妥善保管，待归档时连同其他资料一并密封装订。第十五条 授

10、信业务执行完毕的档案应及时归档，按户分 类、集中存放。档案管理人员对归档档案的完整性和规范性负 责。第十六条 授信业务档案归档（一）授信业务结清后一个月内，档案管理人员应将授信业务档案归档。要将基础资料档案、业务资料档案和授信后管 理档案按户集中归档，密封装订，统一装入档案盒，填写归档 档案卷内目录（见附件 7）、档案盒封面及脊背封面，在档案盒 封面上加盖“结清”章，转入归档区按户集中存放。 一盒容不下的， 可分盒装，并在档案盒封面和脊背标明档案盒顺序号。（二）授信业务结清是指同一基础资料档案对应的所有授 信业务全部执行完毕，同一基础资料档案项下有一笔或多笔业 务未结清的，一律不得归档。（三）

11、授信归档编号规则为：客户号 +02+ 年份+顺序号1.客户号：我行会计系统产生的客户代码2.02 ：档案是归档档案3.年份：指档案归档所在年份，如 2007 年4.顺序号：按年对辖内归档档案统一编号，数字从 001 号 到999 号。第十七条 授信业务档案的登记档案管理人员应建立入档档案登记簿 （见附件 8）和归档档 案登记薄（见附件 9），对其所管理的所有授信业务档案进行登记。第四章 授信业务档案的保管与销毁第十八条 授信业务档案的保管（一）授信业务档案应存放于专门档案室（库），配备专 门档案柜用于存放档案，确保授信业务档案的安全性。档案室 （库）应配备必要的设施，具备防盗、防火、防水、防虫

12、、防 腐、防光、防潮、通风等功能。（二）授信业务档案室（库）由档案管理员专人管理。 第十九条 授信业务档案的保管期限： （一）对基础资料档案和授信后管理过程中形成的档案， 自本笔授信业务结清后次年的 1 月 1 日起，保管 10 年。其中， 对呆坏账核销授信项目的基础资料档案和授信后管理过程中形 成的档案应长期保管，自客户清偿完全部本息后次年的 1 月 1 日起再保管 10 年。（二）对授信业务出账过程中形成的业务资料档案永久保 管。第二十条 授信业务档案的销毁： 对保管期满的授信业务档案，按照以下程序销毁： （一）档案管理部门提出销毁意见，逐户编制授信业务 档案销毁清单（附件 12 ），报行

13、长审批。二）档案管理部门及其他职能管理部门要共同派人员监销。监销人员认真按照销毁清单上所列内容清点核对后，以粉 碎或安全燃烧方式进行安全销毁，销毁后在销毁清单上签名签 章，并将销毁情况报告行长。第五章 其他第二十一条 授信业务档案的调阅授信业务档案只能现场调阅（当该笔业务涉及诉讼需向法 院提交档案资料原件时除外），一律不许外借。授信业务档案 管理员应建立授信业务档案调阅登记薄（见附件 10 ），对 档案调阅进行管理。业务档案的调阅应填写授信业务档案调 阅单（附件 11 ），调阅须经档案归集部门负责人和档案管理 部门负责人签字同意。国家金融财税监管、 司法监察部门需调阅授信业务档案时， 必须持有

14、调阅公函，并经档案管理部门负责人、分管行长或行 长同意并指定专人陪同方可。调阅人如需复印资料应交由档案管理人员复印，不得取走 原件。调阅人归还档案时，档案管理人员应清点，并在调阅单 上签收。调阅登记簿、调阅单由档案管理人员留存，作为调阅记录。第二十二条 授信业务档案的检查档案管理人员应定期清点授信业务档案，确保在库的授信业务档案与授信业务档案登记簿所登记的卷数相符、卷内资料 与卷内目录相符。如发现档案毁损、遗失等情况，应立即向上 级领导汇报。第六章 附则第二十三条 本细则未尽事宜请按照恒银发 2008123 号 恒丰银行法人客户授信业务档案管理办法执行。第二十四条 相关部门职责、体制发生调整时

15、，本细则所 规定职责亦作相应调整。第二十五条 各二级分行可根据本办法的有关规定制订具 体的实施细则或操作流程。第二十六条 本细则由恒丰银行济南分行制定和修改， 由分 行风险监控部负责解释。第二十七条 本细则自发文之日起执行。附件 1.恒丰银行股份有限公司 分行（资料）档案移交清单附件 2.恒丰银行股份有限公司分行（ 资料）档案目录 附件3.信贷业务档案交接清单 附件4.恒丰银行授信业务立卷档案封皮 附件5.信贷业务档案卷盒脊背格式 附件6.恒丰银行授信业务归档档案封面 附件 7.恒丰银行授信业务归档档案卷内目录清单 附件8.授信业务档案登记簿（立卷） 附件9.授信业务档案登记簿（归档） 附件1

16、0. 调阅授信档案资料登记簿 附件11. 恒丰银行业务档案调阅单 附件12. 恒丰银行授信档案销毁清单附件1:恒丰银行股份有限公司分行（ 资料）档案移交清单受信人:骨口. 序号资料名称骨口. 序号份数页数备注移交人：移交审核人：移交日期:注：每行具体内容可根据业务品种相关制度进行调整附件2 :恒丰银行股份有限公司分行（ 资料）档案目录受信人:骨口. 序号资料名称骨口. 序号份数页码备注P-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-Pp -Pp -Pp -P资

17、料移交清单等p -P档案管理员：日期:注：每行具体内容可根据业务品种相关制度进行调整附件3 :信贷业务档案交接清单序号客户名称业务种类业务日期到期日金额经营单位备注12345678910111213141516171819202122说明：档案具体内容详见每本档案恒丰银行授信业务（资料）档案移交清单 移交人：接收人：移交时间：附件4 :匚圉3恒丰银行恒丰银行授信业务立卷档案封面授信批复号： 档案立卷号： 客户名称： 经办机构： 授信业务种类:授信主合同号（可为多个）：授信（合同）金额、币种： 授信（合同）期限:年 月曰至 年 月 日附件5 :信贷业务档案卷盒脊背格式经办部门授信客户授信种类/额

18、度授信期限立卷号/归档号附件6L总忖怕丰银行EGF恒丰银行授信业务归档档案封面授信批复号： 档案归档号： 客户名称： 经办机构： 盒内文件数： 授信业务种类： 授信额度： 授信主合同号（可为多个）：授信期限:年 月曰至年 月日附件7 :恒丰银行授信业务归档档案卷内目录清单客户名称：归档日期：归档号：授信业务种类：授信额度:授信期限：年月日至年月日主合同编号：（业务资料档案逐笔填写）序号档案类别档案立卷号卷内文件页数备注1客户资料档案2业务资料档案3授信后管理档案档案管理人员签字：年月日附件8 :授信业务档案登记簿（立卷）序号客户号受信人名称档案类别合同编号业务种类金额（万元）发放日到期日实际还清 贷款时间* 口 立卷号批复号立卷时间备注附件9 :授信业务档案登记簿（归 档）序号客户号受信人名称卷宗立卷号合同编号业务种类金额（万兀）实际还清贷 款时间归档时间归档号保管期限备注附件10:调阅授信档案资料登记簿序号