企业如何编写职务说明书

1、企业如何编写职务说明书在企业组织中，岗位是最差不多的构成单位。想把一个企业管好，必 须把一个个岗位治理好。岗位治理是一个复杂的体系，其中最基础的手段 确实是通过工作分析对岗位进行文字性的界定和讲明，也确实是我们通常 所讲的编写职务讲明书。职务讲明书，是表明企业期望职员做什么、职员 应该作什么、应该如何作和在什么样的情形下履行职责的汇总。在现代化 的企业治理中，科学地进行工作分析，能够确保将整个企业的目标转化为 所有职员的个人目标，使企业的经营压力转化为每个职员的工作动力和责 任约束。职务讲明书的要紧作用职务讲明书要紧发挥四个方面的作用：第一，职务讲明书清晰地列出了职 员的职责范畴，在年初的时候

2、，看看自己的职务讲明书，就能够大致了解 一年的工作目标；第二，职务讲明书囊括了岗位所需要的能力，职员能够 对比，自己在这些方面进展得如何，哪些能力还需要进一步提升；第三， 职务讲明书令上下级关系一目了然：谁向你汇报，你又向谁汇报；第四， 职务讲明书还有利于上级主管对职员进行治理。主管聘请新职员，考核老 职员的工作表现，都能够参考职务讲明书的要求。一样来讲，职员及其上 级主管都必须在职员的职务讲明书上签字，表明双方都认可讲明书的各项 条款，这事实上确实是上下级的沟通过程，沟通好了，能够为后面的工作 扫清许多障碍。由于职务讲明书具有明确工作职责与权限、工作目标、工 作特点、任职要求等作用，并能为工

3、作评判、人员聘请、绩效治理、培训 与开发、薪酬治理等提供依据，它已受到企业重视，并成为现代企业治理 的基础工作之一。职务讲明书的编写 企业应该把职务讲明书的编写工作作为企业现有岗位的一次大盘点，或者 讲是一次业务流程的重组，从而明确各岗位的职责与权限，规范工作流程， 以实现科学治理的目的。职务讲明书编写的过程，事实上是对企业业务流 程重新认识的过程。一套科学、规范的职务讲明书能对企业的各项工作及 人力资源治理的其他工作提供依据。按照企业的进展战略来进行组织结构 设计，按照组织结构设计来进行职能分解，按照职能分解来做岗位设置， 按照岗位设置来做工作分析和岗位研究，最后形成职务讲明书。在开展职务讲

4、明书的编写工作之前，人力资源经理应和高层领导进行讨论， 使高层领导领先树立岗位责任意识，对各项工作实行归口治理，改变自由 随意的治理风格。编写过程中，各部门的主管和职员应主动配合，人力资 源部为其提供编写技术的培训、指导和审核。人力资源部可灵活选用咨询 卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观看法等方法，进行认确实工作分 析和调查，了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级关 系、对内对外的联系、任职资格等要素。行业的进展、企业的变革会给岗 位提出新的要求。因此，企业编写出规范的职务讲明书后，还应建立起职 务讲明书的动态治理制度，由专人负责治理更新。在与高层领导取得共识、进行必要的宣教后

5、，接下来要做的确实是岗位信 息的调查。岗位调查是以工作岗位为对象，采纳科学的调查方法，收集各 种与岗位有关的信息的过程。岗位调查必须采纳科学方法认真进行，确保 材料的真实性、可靠性和完整性。岗位调查是职务讲明书编写工作的重要 组成部分，只有做好这项工作，职务讲明书的编写才能顺利进行。岗位调查的要紧方式1. 面谈：确实是拿着岗位调查表到现场和从事那个岗位工作的职员进行面对 面的交流，了解情形。面对面调查的时候，调查者应该做好记录，详细把 被调查者的原话记下来，回去以后进行分析。专门注意的确实是必须记下 原话，如此才能保证获得的信息是“绿色信息”2. 现场观测：在现场进行观测，了解那个岗位的工作内

6、容、工作的时刻和工 作负荷等咨询题。将现场的情形如实记录下来，并结合通过其他方法得到 的岗位信息全面分析该岗位的情形。3. 书面调查： 给在那个岗位工作的职员发放一个岗位调查表， 通过这些调查 表进行岗位信息的收集、整理和分析。书面形式的成效不如面谈和现场观 测，因为当面调查的时候被调查者能够提供专门多信息，分析工作能够更 深入或者更能得出准确的结论。但在岗位专门多的情形下，面谈和现场观 测会耗费大量的时刻和成本。笔者建议对重要岗位用面谈和现场观测的方 法，对一样岗位能够采纳书面调查的方法。岗位信息调查表的内容包括：（1）工作任务的性质、内容、程序、地点、时刻例如是做什么工作的，是部门领导依旧

7、某一方面的主管，是做研发的依旧 做销售的；这些内容里面哪些比较重要，哪些比较次要；工作通过哪些程 序，是如何做的；完成这项任务，领导有没有在时刻上的要求等等。（2）本岗位的责任那个岗位负哪些责任，哪些负主责，哪些负部分责任，哪些工作只是支持 别人。（3）要求的学历、体会、年龄及其他资格和条件岗位要求什么样的任职条件，例如对学历、体会、年龄和躯体有什么要求。 例如某些岗位女同志做不太适合，要求一定是男性；有些工作一定要求大本以上学历，或者五年以上的工作体会等。（4）工作的应知应会的技能负责这项工作必须要懂某些方面的知识，例如一定要懂化工或办公设备自 动化等等。（ 5）与公司内部和外部的关系例如你

8、是某某部门的职员，第一打交道的是部门经理，再上面是分管这项工作的总监或者副总，可能要和营销部、技术部打横向交道。对外，例如讲要和工商局、技术监督局打交道，这些情形在岗位调查的时候都要摸清 晰。（6）工作环境条件工作处在一种什么条件下，专门是关于劳动密集型的企业，例如讲港口行 业、建筑行业、化工行业，可能涉及野外、高空作业或接触有毒气体等等。 在做岗位分析和评判的时候要考虑这些因素，例如化工行业和接触有毒气 体的车间的职员除了差不多工资还得给与营养补贴。职务讲明书的要紧内容有了岗位信息以后，我们就能够着手制定职务讲明书了，大多数情形下， 职务讲明书应该包括以下要紧内容：1. 工作标识：包括岗位名

9、称、岗位编号、所属部门、直属上级、纵向晋升岗 位、横向轮换岗位、岗位系列、岗位级别。2. 治理幅度： 为该岗位所直截了当治理的人数， 它包括直截了当治理的岗位名称和人数，也确实是直截了当向该岗位汇报工作的职员人数。3. 岗位目的：简要讲明工作的要紧内容，设置此岗位的意义。4. 岗位责任：指该岗位所承担的责任， 着重强调必须完成的任务， 一旦发生过失应受到惩处，责任性质需要加以界定，包括领导责任、全部责任、要 紧责任和次要责任。5. 岗位权限：指为完成该岗位工作内容，而给予该岗位的权限范畴，包括业 务权限、人事权限和财务权限。6. 工作关系：指该岗位与公司内外其它岗位之间的关系， 包括与上级、同

10、级 和下级的沟通，以及公司外部组织等。7. 任职要求：指对从事该岗位职员的躯体素养、教育背景、工作体会、专业 知识、职业资质、工作能力的要求。职务讲明书按照公司的具体情形进行制定，而且在编制时，要注意文字简 单明了，使用浅显易懂的文字；内容要越具体越好，幸免形式化和书面化； 随着公司规模的持续扩大，职务讲明书要在一定的时刻内给予修正和补充， 以便与公司的进展保持同步。职务讲明书的编写误区目前有专门多企业在完善了职务讲明书的工作后，并没有让它在企业治理工作中发挥应有的作用。笔者认为，这并不是职务讲明书本身的局限，更多是企业走进了职务讲明书编写的误区，降低了其在治理中的应用性。那 么。职务讲明书的

11、编写有哪些误区呢？1. 功能错位在谈及岗位描述时，专门多企业都能捧出一叠厚厚的文案，但细读后，就 会发觉，他们并不是职务讲明书，而仅仅是岗位职责制。企业的岗位职责 制并不是职务讲明书。岗位职责制是岗位任职人应该完成的职责，并不能 全面反映岗位的信息，并没有其行为或工作活动的结果。然而职务讲明书 则全面反映了岗位和岗位任职人的全面信息。2. 责任不清为习惯外部竞争环境，许多企业以团队来设计工作任务，即同一项工作任 务需要几个部门或几个岗位共同完成，这就显现了职责交叉。正确地处理 职责交叉有助于发挥协作效应，取长补短，提升工作效率。但专门多企业 在撰写职务讲明书时对这些职责交叉的工作没有明确各岗位

12、的职责权限， 以及对工作结果应承担的责任，反而导致工作中岗位职责不清、多头领导， 工作中显现咨询题各部门间又互相推诿，降低了工作的效率。3. 职责重叠在企业的实际中，关于工作任务性质相同、工作任务量较大的工作，有的 岗位不可幸免会显现了一岗多人的现象。在岗位描述时是否只需编制一份 职务讲明书呢？专门多企业在描述此类岗位时，采取了简单的一刀切的方 法，归纳出该岗位的共同特点，定义了岗位的共同要求，却忽视了该岗位 的不同任职者之间工作任务的差别，以及由此导致的对任职人资格要求的 差异，这明显是一种不可取的方法。 如果是对岗位进行描述， 应该采纳“一 岗一份”讲明书的方式，每个任职人持有一份。目前许

13、多企业在开展工作 分析时，却混淆了 工作 和岗位这两个概念。4. 闭门造车目前，许多企业差不多认识到职务讲明书的作用，纷纷在企业开展工作分析的工作。但编写出来的职务讲明书却未真正起作用。有的企业在对工作分析缺乏正确认识的情形下，就盲目随大流，要各个岗位上的任职人自己编写职务讲明书；有的企业，由人力资源部闭门造车，使描述脱离本岗位的实际，专门是对任职人资格的界定缺乏客观的标准，结果使职务讲明书 无法在实际工作中使用，成为案头摆设，只好被束之高阁。5. 不成体系职务讲明书编写的过程，事实上是对企业业务流程重新认识的过程。一套 科学、规范的职务讲明书能对企业的各项工作及人力资源治理的其他工作 提供依

14、据。然而，许多企业的岗位描述都有不完整、夸大职责或缩小职责、 任职资格主观性强等咨询题。有的为了节约成本，甚至只对关键岗位或部 门进行岗位描述，导致后续的岗位评判、聘请等工作缺乏客观、统一的尺 度，科学的人力资源治理工作也无从谈起。职务讲明书编写误区的缘故分析在职务讲明书编写工作中，什么原因会显现如此的误区？笔者认为会显现 如此或那样的误区的主缘故要紧以下几点：1. 为编写而编写目前，在一些企业中，由于治理流程的不规范，或治理者本身的行为不规 范等咨询题，使得企业存在职责不清、工作任务随意性较大、显现咨询题 互相推诿等治理咨询题，许多企业只关注职务讲明书的结果或形式，使得 职务讲明书成为现实工

15、作流程的再现。企业职务讲明书编写工作的开展， 应该侧重于工作分析的过程，把职务讲明书的编写工作作为企业现有岗位 的一次大盘点，或者讲是一次业务流程的重组，从而明确各岗位的职责与 权限，规范工作流程，以实现科学治理的目的。2. 缺乏专业技术或培训职务讲明书的编写是人力资源治理工作的一项专门技术。许多企业由于缺 乏职务讲明书编写的专业技能或培训，因此也存在描述不规范，用语不准 确的现象。专门是在岗位职责的描述上，它应该是关于一项工作最终要取 得的结果的陈述，因此，应准确、清晰地界定岗位任职人应承担的责任， 所具有的权限和工作必须达到的目标、规范权责利的关系。但许多企业的 职务讲明书在描述用语的选择

16、上，笼统地使“负责、治理”等词语，导致 岗位职责的描述过小或者过大。标准的岗位职责描述格式：动词 +宾语 +结 果。动词的选择可参照岗位职责动词使用规范表；宾语表示该项任务的对 象，即工作任务的内容，结果表示通过此项工作完成要实现的目标，可用 “确保、保证、争取、推动、促进”等词语连接。3. 宣传不到位职务讲明书的编写应是一个由上而下的过程，涉及到企业各个层面。编写 职务讲明书的目的确实是要使职员明确自己的工作责任、作用及差不多要 求等，因此，在编制过程中应得到全体职员的支持和参与。然而许多企业 或各级治理者把该项工作作为 作业 来应对，并没有与职员充分交流， 任职 人的反馈或确认环节，因此作

17、用不大；有的由于宣传不到位、职员不明 白职务讲明书的作用，有些职员误认为职务讲明书的编写确实是“定岗、 定编”这对职员明显是一种威逼，由此显现职员不懂得、不利用、不执行 的情形，使职务讲明书变成可有可无的摆设。4. 编写工作定位不明晰 许多企业把编写职务讲明书的工作定位于优化企业的工作流程，解决多头 领导现象、改善现有的职责划分等。然而在实际工作中常常会面临两难的 选择：是对企业各个岗位工作现状的描述依旧对目标状态的描述， “是什么” 和“应该是什么”的咨询题。若选择后者 应该是什么 ，则在界定各个岗位 职责时必须对现存的职责交叉、职权不明的现象进行调整，这将导致一部 分职员的工作职责和权限的

18、变动，可能招致抵制的阻力。在这种情形下， 企业又转向了“是什么” ，只对岗位工作现状进行描述，失去了职务讲明书 编写的意义。 因此，职务讲明书编写工作必须定位明晰，即是对岗位目标 状态的描述，并得到治理者高层的认同和支持。5. 职务讲明书的治理不及时随着企业经营环境的变化和企业的进展，企业中工作业务流程也在持续变 化，由此部门职责及岗位工作内容与要求也会持续地发生变化。一样而言， 职务讲明书应持续修改，修改的频率应按照行业的进展和职责的变化情形 灵活进行选择。因此当企业发生重大组织变革和战略调整时，企业应及时 修订职务讲明书。然而，一些企业的职务讲明书并没有随着企业的进展而 变化，使得原有岗位的讲明书在新形式下已失