电子媒介对商务英语邮件风格影响

1、电子媒介对商务英语邮件风格影响一、引言 笔者在过去数十年从事商务英语写作教学的过程中，发现国内出版的商务英语写作教材虽然种类繁多，但是问题也很突出，如教材中所列例信（sampleletter）的格式体例和语言特征仍然与正式的商务信件保持一致，这显然与现实中的贸易沟通实际严重脱节。众所周知，随着网络技术和现代通讯技术的快速发展，电子邮件因其信息传递迅速且成本低廉的特点，已经取代了传统的邮寄信件、电报、电传、传真等媒介，成为当代商务人员日常工作中首选的沟通方式。商务电子邮件与正式的商务信函在文体特征上存在的差异亟待引起广大外贸从业人员的重视。本文以文体学理论为基础，通过定量分析和定性描述相结合的方

2、法，从邮件开首问候语、语法特征、词汇特征等方面分析电子邮件这一新兴的沟通媒介对国际商务人员在日常业务的书面沟通过程中所使用的语言产生的具体影响。 二、文体与文体分析 著名语言学家秦秀白（2002：12）将文体（Style）定义为“人们使用语言的一种方式”，并认为任何类型的语篇都具有特定的文体特征，文体体现在语言运用的各个层面，如语音、书写、词汇、句式结构等。Wright(1996:8)认为文体分析应包括两个层次：（1）从语音、词汇、句式及语篇的内在结构等角度描述该语篇的语言特征；（2）从语境（Context）角度解释该语篇使用者选择某语言策略的原因。黄国文（2005）总结了口头语篇不同于书面语

3、篇的语言特征，如：（1）说话者使用的句式结构较为简单，经常使用省略句（ellipticalsentence）、缩略式（contracteform）或不完整句(Incompletesentence)；（2）说话者经常使用人称代词或自己创造的词汇；（3）说话者经常犯语言错误。笔者认为国际商务电子邮件，作为一种电子语篇，语言上应更接近于口头语篇的特点。本研究拟从以下角度对国际商务电子邮件的口语文体特征进行全面的描述分析，如表1所示。 三、国际商务电子邮件的口语文体特征 （一）语料库的来源与选择标准 笔者从位于中国境内的3家外贸公司实地搜集了80封往来于进出口双方之间的电子邮件作为本研究的语料库，其中

4、由中方业务员撰写的邮件用“CHN-USA”表示，美方业务员撰写的邮件用“USA-CHN”表示。该语料库的选择标准如下：（1）邮件的发件人与收件人之间存在至少两年以上的业务合作关系，这是因为电子邮件写作语言的正式程度与交流双方之间互相熟悉与否密切相关。（2）邮件均由中方外销员（5名）或他们的美国贸易伙伴（12名）撰写，这是因为在原始语料库中往来于中美业务人员之间的邮件比例高达77%，该二级语料库必然具备较高的代表性。 （二）邮件开首语 邮件开首语指邮件发件人在撰写邮件正文内容之前称呼或问候收件人的方式。在本语料库中，发件人主要选择了以下问候方式，具体如表2所示。根据表2，我们可以看出本语料库中约

5、72.5%的邮件发件人选择在邮件开头直呼收件人的名字（1和2）以示问候，这说明该语料库中电子邮件的发件人和收件人之间较为熟悉，也验证了邮件沟通双方之间至少存在两年以上的业务合作关系这一事实。另外，语料库中约16.3%的发件人采用了“Dear+收件人名”的方式作为邮件开首语，这种称呼方式的正式程度虽比开首语（1）和（2）略高一些，但与“Dear+Mr./Mrs.”相比，它的正式程度则略低一些。语料库中还有9封电子邮件开头没有任何称呼语或问候语，通过笔者的进一步观察，发现这9封邮件皆为回复邮件。由此可见，本语料库中的邮件开首问候方式几乎都不太正式，基本与我们日常生活中较为熟悉的朋友或家人之间的问候

6、方式一致，这说明国际商务电子邮件带有明显的口语语篇的特征。 （三）语法特征 1、句式结构 章振邦（2000:15-16）按将完全句（fullsentence）按其结构形式分为简单句（SimpleSentence）、并列句（CompoundSentence）、复杂句（ComplexSentence）和并列复杂句（Compound-complexSentence）四大类，在本语料库中具体示例如下：例1：简单句WejustreceivedordersformLowesonthisquarterpallet.(CHNUSA146)例2：并列句The4Dlanternisontheright,2AAan

7、dheadlampisontheleft.(CHN-USA62)例3：复杂句SincetherewastroublewiththispartlasttimeIwouldliketoseetoolingdrawingsbeforethenewmoldismade.(USA-CHN84)例4：并列复杂句ThePOwillbeissuedassoonaspossiblebutIwantedyoutogetthisinformationnowsothatyoucanbeginpanningproductionandproducingmaterials.(USA-CHN144)另外，我们在语料库中发现了

8、一些不完整句，与省略句（ellipticalsentence）不同，不完整句缺失了某些句子成分，严格意义上属于不符合书面语法规则的句子（章振邦，2000:15）。不完整句虽在口语会话中非常常见，但在正式的书面语篇中一般不使用。本语料库中出现的不完整句部示例如下：例1：Noreasontoapologize.(USA-CHN31)例2：HadagoodmtgwithMelissatoday.(USA-CHN24)例3：Sorryfortheconfusion.(USA-CHN141)例4：Onemorepointtoclarify,.(USA-CHN140)例5：Goodideaonrubber

9、izedLEDflashlight.(CHN-USA30)上述各类句式结构在本语料库中的使用频率如表3所示。根据表3，我们可以看出本语料库中简单句、并列句和不完整句的使用比例约占60%，而并列复杂句使用的频率最低，比例约占5%。这说明与正式的书面语篇相比，国际商务电子邮件使用的句式结构相对简单，更加接近于口语语篇的文体风格。另一方面，笔者发现当进出口双方需要讨论样品制作，新产品的设计等技术层面的细节信息时，一般选择复杂句进行表述。本语料库中复杂句的使用频率仅次于简单句，所占比例达到34.6%，这很可能是因为与简单句相比，复杂句能够包含更多的信息量，有助于增强语言表达的准确性，进而提高双方之间沟

10、通的效率。 2、时态和语态 通过对语料库中所有437个句子的观察，笔者发现其中427个句子使用了主动语态，比例约占（99.8%），而被动语态使用的频率极低，约占0.02%。在主动句中，第一人称代词（I,We）作主语的频率很高，此类句子经常用于向对方提供所需信息或反馈业务进展。上述发现说明国际商务电子邮件非常接近日常生活会话的风格。仔细观察，我们发现本语料库中最常用的时态有一般现在时、一般将来时、一般过去时和现在进行时，这与电子邮件瞬间到达的时效性密切相关。买卖双方可以通过收发电子邮件对交易过程中出现的诸多问题随时进行商讨直至最终达成一致，因此电子邮件话题的时态基调一般为“现在”。对商务人员而言

11、，电子邮件的沟通效率可以与电话相媲美，但是成本却低很多，因而商务电子邮件的语法特征更接近于日常生活会话。 3、缩略形式 缩略式经常出现在日常口语交际或私人电子邮件中，但在正式的商务信函中却很少出现，这是因为缩略式的使用能够反映语言的非正式性。在本语料库中我们发现很多句子都包含了缩略式的使用，部分示例如下。例1：Wevealreadypassedallthefull3Dfliestothemanufacture.(CHN-USA123)例2：AlltheLEDsIveseensofararealuminum.(USA-CHN31)例3：Whatwedlikeisamountbracketthat

12、lookslikethis(USA-CHN194)例4：Imsorrythatourflashlightsamplesarrivedsolate.(CHN-USA32)例5：WehopethisisOKbecauseitdoesntneedtoll.(CHN-USA43)4、语法错误电子邮件作为书面语篇，本不应出现语言错误。但是，在本语料库中我们发现很多语法错误（已用下划横线标注），部分示例如下：例1：Add$1.30ifchangefrom1wattto3watt.(CHN-USA23)例2：Thepriceisdependstothedesigns.(CHN-USA29)例3：Ihaves

13、omeplacesneedyouhelp.(CHN-USA64)例4：Wehavesentoutoneofyoursampletodip(CHN-USA47)例5：Weareverygladtoknowthatyouhaveinterestsonourproducts,theBBQlightyouseeisthenewtypeimprovedbybill.不难发现，上述语言错误全部出现在中国藉员工撰写的电子邮件中。究其原因，有些错误由员工的英语语言水平不够所导致，而另外一些错误属于文字输入时的手误。笔者就这些错误采访了部分中国员工，获取了一些值得学者们注意的观点：（1）在国际商务行业，英语本族

14、语者对非本族语者在电子邮件中所犯的语言错误具有很高的容忍度。对他们而言，只要能够明白邮件的大意，即达到了商务沟通的目的。（2）贸易人员每天至少需要撰写几十封电子邮件，有时由于时间的紧迫性，电子邮件中出现一些语法错误、拼写错误或标点错误在所难免。换言之，贸易行业人员在日常的电子邮件沟通中更注重沟通的效率，而不太关注语法形式的准确性。 （四）词汇特征 在本语料库中我们还发现了很多贸易人员自创的缩写以及带有明显口头语言特征的词汇，部分示例如下：（1）缩写例1：BTWbytheway(CHN-USA59)例2：plsplease(CHN-USA64)例3：B.RgdsBestregards(CHN-U

15、SA47)例4：recaprecapitulation(USA-CHN24)例5：mtgmeeting(CHN-USA24)（2）口语词汇例1：Yes,samematerial,(CHN-USA47)例2：OK.Thecostis$420.00.(CHN-USA87)例3：Thespringforceinthesampleyousentisok.(USA-CHN108)例4：Anyway,theirscheduleisfull.(CHN-USA121)例5：Again,(USA-CHN141)。 四、结语 通过上文对国际商务电子邮件语料的定性描述和定量分析，我们发现国际商务电子邮件带有明显的口语特征，如邮件开首问候语与日常生活会话相近；句式结构趋于简单，以简单句和并列句为主，且不乏不完整