某公司供应商往来账核对管理规定

1、归属体系:(XX)有限公司经营管理手册一一财务系统分册文件编号:财一货款结算 003撰写单位:(XX)财务中心版 本：第一版生效日期:2004年4月1日机密等级:机密 一般合计页数:11页正文页数：4页附件个数:制度正文目录:目 录页次1、目的12、范围13、名词解释14、职责15、作业内容16、注意事项47、附件4管 理 研 究 室 审 核总 裁 审 批撰 写 人1.目的：为保证各公司与供应商往来账务记录的完整、准确，各管理部门能及时掌握各分部与供应商往来账务的实际情况，特制定本规定。制度名称供应商往来账核对管理规定文件编号XX财一货款结算003生效日期2004年4月1日页次5/ 4附件数6

2、个2.范围:2.1适用范围：本规定适用XX各分部财务部、采销部门。22发布范围：XX（XX ）各中心、各部门；各分部3.名词解释:往来帐：为本规定的往来账款具体指的是“应付账款（代销商品款）、应收降价款、应收退残款”，其他应收款项不在此列。4.职责:5.作业内容:5.1日常结款的往来账核对5.1.1对账要求A代销商品每月结款前必须核对清楚“代销商品款”余额，否则禁止支付货款;B经销商品每次结款前必须核对该批商品的入库明细，包括商品名称、规格、数量和金额，核对无误后才可继续结算货款。5.1.2往来账款的核对：结算人员在每次结款时需要与供应商核对清楚相关往来款项，根据公司目前商品的结算情况（经销商

3、品按账期依据进货的批次结算货款，代销商品按照结算期的实际销售进行结款），分经销和代销两部分分别进行核对。5.1.2.1经销商品A.经销商品需要核对“应付账款”、“应收降价款”、“应收退残款”三项内容;B.核对“应付账款”时应结合财务的“商品入库单”结算联内容相符，审核商品的入库价格与厂家的供价是否一致;C.核对“应收降价款”时应结合销售部的“调价通知单”、“厂家确认函”，应仔细审核所调商品的规格型号、价格及数量。5.1.2.2代销商品A.代销商品主要核对结算期内的“代销商品款”，结算期内的实际销售数量及金额;B.代销商品的核对依据有：业务的“进货申请单”、厂家的“送货同行单”、库房的“入库单”

4、、财务的“商品入库单”结算联;C.业务的“进货申请单”、厂家的“送货同行单”、库房的“入库单”三单应该相互核对，保证与财务的“商品入库单”结算联内容相符，以保证入库商品的规格型 号、数量、金额等无误。5.2定期与供应商往来账务的核对5.2.1往来账务的核对时间：各分部与供货商应按季度对账;5.2.25.2.3往来账务的核对方法:A.按各分部的工作安排整理填写“往来账务对账函（附件7.1 ） ”，并在每季账务结转往来账务核对涉及内容：应付账款；应收降价、应收退残款;后的第七个工作日之前向供应商发出;B.当结算人员收回经供应商财务确认签字盖章后的对账确认函,按供应商回函所记载的数据分类整理，并将回

5、函存档备查。5.2.4回函中往来账务差异的核对及账务核对情况的报告:A.应商联系对账事宜，在季度终了后的第一个月20日前必须将有差异的账务核对清B.楚，找出详细原因并与供应商协调解决；账务核对完毕各分部按往来账务的核对情况，如实填写“XX（）分部第*季度往来账务核对汇总表（附件7.2）”及“ XX（）分部第*季度往来账务核对明细表（附件7.3）”，两表经本分部财务经理、结算主管签字确认后，于季度终了后的第一个月25日前一同上报总部财务中心资金管理部;C.结算会计在编制往来账务核对汇总表及明细表时，将供应商按品类进行罗列，按供应商回寄的函件及对账后的结果，简明扼要的说明差异存在的原因及账务核对后

6、的处理结果，不能自行处理的应及时向上级报告，说明问题的详细情况及合理的建议。5.2.5账务差异及遗留问题的解决方法:A.在与供应商往来账务的核对中，因未达账项造成的差异，按正常时间入账，不需进行具体的账务调整;B.在账务核对中发现的因公司会计人员账务数据录入造成的差异，如：供应商名称、品类；商品数量、价格等，由往来账务核对会计填写“XX（）分部往来账务修正申请单（附件 7.4 ） ”，报本分部结算主管、财务经理签字确认后，发送相关系统录入员按审批结果于财务系统中给予更正;C.因采购人员采购批单价格错误造成的差异，由采购人员重新填写采购批单，报采购经理、总经理等按授权审批，审批后的单据交财务部相

7、关人员凭以进行账务处理;D.在账务核对中查明了详细原因，但未与供应商达成一致处理意见的，由对账会计持对供应商回函中所载数据与公司数据存在差异的，由各分部根据实际工作情况与供E.分部遗留问题及往来差异处理申报明细表（附件7.5 ）”，并在申报表中给出合适的“往来账务核对明细表”通知采购人员尽快协调办理;分部采购人员未能及时协调解决或不能解决的，由分部结算会计汇总填写 “XX（）处理建议和方法。申报表报经分部结算主管、财务经理、采购经理、总经理审核批 准后，报总部采购中心总（副总）经理、资金管理部部长、财务中心总（副总）经 理审核批复;F.各分部采购人员或结算会计根据各级领导审核批复的处理申报表，

8、对往来款项中存在的问题及差异给予调整及跟进。5.2.6往来账务核对的控制办法:A.在各分部定期的往来账务核对后，对所有相关账务应做到即对即止。即在每次账务核对后，双方财务人员应对当前账务做到清楚明了，对所存在的差异以清单详细列示备查（由各分部会计人员根据对账情况自行制作），在下一次账务核对时凭本次的差异清单即可对前期账务一目了然;B.各级领导在“处理申报明细表”的审核中，可于表中相关栏内简要说明处理建议或方法，各分部按其审核批复后的最终结果进行差异调整或处理;C.经批复由其他分部协作解决的，由分部采购人员与协作分部人员联系跟踪相关情况,得以解决的必须及时通知财务部门进行内部往来账务的处理;D.

9、对于差异问题按批复办法给予确认，而供应商不予承认的相关款项，各分部不得擅自调整其账务，各分部结算部应暂时停止对该供应商货款的支付，直到采购人员按批复意见与供应商协调一致后方可恢复对供应商货款的结算;E.供应商不按期寄回对账函或与供应商预约对账供应商不予理会的，各分部结算部必须暂停与该供应商往来款项的结算，由采购人员协调解决双方核对账务后才能恢复办理结算;F.因采购人员采购批单价格错误造成的差异，采购人员须在2天内重做批单给予纠正,采购人员不予纠正的，该笔货款不得予以结算，并可采用恰当的方式向采购总监、分部总经理进行反映， 要求采购人员及时纠正， 直至采购人员制作批单予以纠正后,方可恢复对该供应

10、商货款的结算。6.注意事项:6.1所有结算人员应该结合目前商品管理系统的实际情况认真、仔细的核对同供应商的往来款项，保证往来款的准确无误，及时对供应商进行结款。对核对中出现的问题应及时查明原 因进行处理。6.2往来账务对账函的填写要求及注意事项6.1.1填写的各项内容必须以打印形式填写，禁止手写;6.1.2小写金额前必须添加封号“Y” ，小写金额后必须填写大写金额;6.1.3大小写金额必须顶头，不能留有空隙;6.1.4空白项应以“无”标注。6.3对于发出的季度对账函可以以传真件形式收回,但年度往来账务确认函的原件必须保证全部在次年2月25日前收回。6.3收回的经供应商确认签字盖章的季度对账函和年度往来账务