三章、Word使用技巧集.ppt

1、2021年3月3日星期三8时53分44秒,Word使用技巧集,一、使用格式刷 在Word中，可以使用“格式刷”方便地将某种格式复制到多个段落，操作方法为： 1选定要进行格式复制的文字，双击“格式刷”工具按钮，这时鼠标指针会变成格式刷形状； 2将鼠标移至要改变格式的段落，单击鼠标左键，或者在文档中选定要改变格式的文字,2021年3月3日星期三8时53分44秒,3重复步骤2，可进行多次复制操作，直到再次单击“格式刷”工具按钮完成操作,二、选定文字的技巧 1用鼠标快速选定。双击鼠标左键，在Word 97中可选定一个由空格和标点符号分隔的短句，在Word 2000中可选定一个默认的词；三击鼠标左键，选

2、定一段正文,2021年3月3日星期三8时53分44秒,三、Word快捷键绝招三则,1、Word自动宏应用攻略 （1）使用选定栏。选定栏是文档窗口左边界和页面上文本区左边界之间不可见的一栏，当鼠标指针移到选定栏上时，指针形状会自动变成一个指向右上方的箭头，这时单击鼠标左键可以选定指针所指行的整行文字，双击鼠标左键可以选定指针所指段的整段文字，三击鼠标左键可以将正在编辑的文件。 2选定一列文字。将光标置于欲选定列的任意一角，按住alt键后，拖动鼠标指针至该列的对角处，可选定一列文字,2021年3月3日星期三8时53分44秒,3使用快捷键f8：按f8第一次，打开“扩展”模式；按第二次，选中当前词；按

3、第三次，选中整个句子；按第四次，选中当前段落；按第五次，选中整个文档。 三、取消自动编号列表 在Word中，提供了许多智能化的自动功能，确实很方便，但许多Word用户并不习惯，“自动编号列表”就是一例。关掉此项功能的方法是：1单击“工具自动更正”选单，打开“自动更正”对话框； 2在Word 97中单击“自动功能”选项卡；在Word 2000中单击“键入时自动套用格式”选项卡； 3消除“自动编号列表”复选框中的复选标志（），单击“确定”按钮,2021年3月3日星期三8时53分44秒,四、给跨页的表格自动添加表头,如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表

4、头，这时，可按以下步骤进行操作： 1选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行）； 2在Word 97的“表格”选单上，单击“标题”，在Word 2000的“表格”选单上，单击“标题行重复,2021年3月3日星期三8时53分44秒,五、编辑时的快速定位,按下shiftf5组合键可以将插入点返回到上次编辑的文档位置。Word能够记忆你前三次的编辑位置，第四次按shiftf5组合键插入点会回到当前的编辑位置。如果是在打开文档之后按shiftf5，可以将插入点移动到上次退出Word时最近一次的编辑位置,2021年3月3日星期三8时53分44秒,六、快速保存,首先，要设置启用快速保存：设置快速保存的方法

5、为:单击“工具”菜单中“选项”命令，在“选项”对话框中选择“保存”标签卡，然后选中“快速保存”复选框即可。快速打开和保存文档。然后，word的菜单会生相应的变化，选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。“快速保存”实际是每次保存的时候，只保存改变过的内容，用它可以节省保存时间,2021年3月3日星期三8时53分44秒,七、多处剪切，一处粘贴,用图文场移动多个对象。图文场是Word中另外一种剪切板，可以存储已剪切的多个项目。你可用它移动两个或更多不相邻的项目。具体方法为:选中要移动的文本或图形，再按下Ctrl+F3组合键移至图文场，对每个要移

6、的项目重复此步骤;单击要插入图文场的位置；若插入图文场内容而且清空图文场，可按下Ctrl+Shift+F3组合键，若只插入图文场内容而不清空图文场，可按住Shift键，选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击“自动图文集”，然后在“请在此键入自动图文集词条”框中，单击“图文场”，选择“插入”按钮。 顺便说一句，你若要查看图文场内容，可选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击自动图文集名称列表中的“图文场”，Word在“预览”框中可显示内容,2021年3月3日星期三8时53分44秒,八、文字块的快速、重复录入方法,用自动图文集提高输入效率。在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入，这时

7、你可以用自动图文集来解决该问题，这种方法就是用“图文集词条”代替要录入的文字，在编辑正文时，只需输入相应的词条，Word即可将它自动转换成自动图文集中的内容。若要添加自动图文集，可选择“工具”菜单中“自动更正”命令，单击“自动图文集”标签卡，然后选择“添加”按钮进行编辑添加，编辑好后单击“确定”按钮。如你添加了“词条”“赛迪网信息技术有限公司”后，只要你录入“赛迪”两个字后，屏幕上会立即显示整个词条，击回车键这个“词条”便被添加文档中,2021年3月3日星期三8时53分44秒,九、插入中英对译的翻译结果,注意:首先，要确认“词典”命令出现在菜单上，按Alt+Shift+F7试试，没反映？安装吧

8、用word安装盘安装词典组件才行。 用词典进行翻译。在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂，这时你求助于Word的中英英中词典，即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是:从“工具”菜单中选择“语言”，然后单击“词典”命令，也可按Alt+Shift+F7组合键启动词典，这时出现“词典”对话框;键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词;单击“插入”按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击“翻译”按钮，可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等;在“查阅”列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的翻译结果,2021年3月3日星期三8时53分4

9、4秒,十、多窗口同时显示同一文档,同时编辑同一文档的多个部分。处理长文档时可将文档的不同部分同时显示出来以供编辑，这里有两种方法实现该功能。 方法一:利用不同的窗口显示同一文档的不同部分，首先打开需显示的文档，然后单击“窗口”菜单的“新建窗口”菜单项，这样屏幕上就会产生一个新窗口，显示的是同一文档，你可以通过窗口切换和窗口滚动技术，使不同的窗口显示同一文档的不同部分。 方法二:用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分，即单击“窗口”菜单的“拆分”菜单项，将当前文档窗口分割为两个子窗口，且两个子窗口都是激活的，你可以对任何一个子窗口独立地进行操作。要想结束这种子窗口状态，可以单击“窗口”菜单的“

10、取消拆分”“菜单项,2021年3月3日星期三8时53分44秒,十二、同时保存多个文档,当同时打开了多个文档时，若要同时保存和关闭所有文档，可按住Shift键，再单“文件”菜单。这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项，你只需单击其中之一即可,2021年3月3日星期三8时53分44秒,十三、在长文档中快速漫游,在文档中漫游。单击常用工具栏上（就是有“新建”和“打开”按钮的那个工具栏，靠近右边。）的“文档结构图”按钮，然后再单击文档结构图中要跳转的标题即可至文档中相应位置。文档结构图将在一个单独的窗格中显示文档标题，你可通过文档结构图在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。在文档结构图中，

11、可选择显示的内容级别，调整文档结构图的大小。若标题太长，超出文档结构图宽度，不必调整窗口大小，只需将鼠标指针在标题上稍作停留，即可看到整个标题,2021年3月3日星期三8时53分44秒,十四、添加常用中文标点和其它符号工具栏,添加标点符号工具栏。利用工具栏可快速地执行命令，装上标点工具栏后你就可方便地输入标点符号了。将位于ProgramfilesMicrosoftOfficeOfficeMacros文件夹中的模块文件Symbar.dot复制到ProgramfilesMicrosoftOfficeStartup文件夹中，然后重新启动Word97，就可以得到标点符号工具栏，你可以通过“插入”菜单中

12、的“符号”来选择标点符号。 为文档设置密码。设置密码的方法： 单击“文件”菜单的“另存为”菜单项打开“另存为”对话框。 在“文件”框中输入欲赋予文档的新文件名,2021年3月3日星期三8时53分44秒,单击“选项”按钮，打开有“保存”选项卡的“保存”对话框。 往“打开权限密码”文本框中输入密码。密码区分大小写，并且最多只能有15个字符，这些字符可以是字母、数字或符号。每输入一个密码字符，文本框内就会显示一个星号。 单击“确定”按钮，打开“确认密码”对话框，往“请再键入一遍打开权限密码”框中再输入一遍密码，以确保无误。 单击“确定”按钮返回“另存为”对话框。 单击“保存“按钮保存文件,2021年

13、3月3日星期三8时53分44秒,十五、意外关机，自动恢复文档,对付死机的补救方法。若Word97发生意外死锁，重新启动之后，还有可能部分地恢复以前的工作。方法为:启动Word97，单击“打开”命令。 在文件夹列表中，双击Windows文件夹内的Temp文件夹，在“文件类型”框中选择“所有文件”。 打开恢复的文档，每个恢复的文档都命名为“自动恢复保存的文件名”，扩展名doc。 单击“保存”命令按钮，在“文件名”框中输入文件名，当看到询问是否替换已有文档的提示信息时单击“是”，这样你就可以用现在的文件名打开并编辑文档了,2021年3月3日星期三8时53分44秒,十六、去掉Word页眉下面的那条横线

14、,去掉Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法。一是可以将横线颜色设置成“白色”；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了,2021年3月3日星期三8时53分44秒,十七、将光标快速返回到Word文档的上次编辑点,按下“Shift+F5”组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置，当再次按下“Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键，可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置,2021

15、年3月3日星期三8时53分44秒,十八、Word中取消文本录入过程中的自动编号,可执行菜单“工具/自动更正”命令，在打开的“自动更正”对话框中，切换到“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志，然后单击“确定”按钮完成即可,2021年3月3日星期三8时53分44秒,十九、在Word中设置上下标注,首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+“+”就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+“+”可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态,2021年3月3日星期三8时53分44秒,二十、Word中方便快捷选择字体号,为了达到快速选

16、择字体的目的，将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在中文Word2000菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令，进入“自定义编辑“界面，然后在“自定义编辑“界面中选择命令卡，并移动光标条到类别栏中的“字体项“，在“字体项“ 有字体，此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中,2021年3月3日星期三8时53分44秒,二十二、Word 2000自动恢复探秘,当你使用Word 2000编辑文档时，如果突然发生了停电、电脑死锁或程序停止响应，以致你不得不在没有保存对Word文档修改的情况下，重新启动电脑和Word 2000，奇迹发生了-所有在发生故障时

17、处于打开状态的文档此时都显示出来。这就是用了Word 2000的自动恢复功能的结果,2021年3月3日星期三8时53分44秒,二十三、启用自动恢复功能,要在发生故障时让Word自动恢复正在编辑的文档，必须先期启用Word的自动恢复功能，步骤如下： 单击工具菜单中的选项命令，系统弹出选项对话框。单击保存选项卡，选中自动保存时间间隔复选框，在分钟框中，输入时间间隔，以确定Word保存文档的频繁程度。依多数用户之经验，自动保存时间间隔以515分钟为宜。实际上，在默认情况下Word已自动启用了自动恢复功能，并以10分钟为自动保存时间间隔,2021年3月3日星期三8时53分44秒,如果你同时选中了“允许

18、后台保存”复选框，则Word将用后台方式自动保存文档，以便在保存文档的同时，你能够继续进行编辑工作。 二十四、揭开Word斜线表头的面纱 当你在用Word 2000制作表格时，可以使用“表格”菜单中“绘制斜线表头”命令，在第一个单元格中插入所需要的各种斜线表头。但是在使用过程中却非常不便。一是表头太大，占用的行数、列数太多，表格不协调、不美观；二是有两个或两个以上的文字标题时，如果调整好表头的大小合适时，则个别字符被遮住了。往往顾此失彼，无法调节好表头。为此，本人冥思苦想多日，终于发现了Word 2000斜线表头的秘密,2021年3月3日星期三8时53分44秒,原来Word 2000新增的斜线

19、表头功能是由绘制的直线和文本框组合而成的，稍加调整，即可使斜线表头非常满意。 取消组合 首先选中所插入的表头，执行“绘图”菜单中的“取消组合”命令，此时，你会发现它是由直线和文本框所构成的斜线表头。再单击一下表头以外的其它处，然后就可调整设置表头中的各个对象了,2021年3月3日星期三8时53分44秒,1)调整线型：首先要选中需要设置的线条，然后调整线型，可以利用“绘图”工具栏上“线型”、“虚线线型”、“箭头样式”、“线条颜色”等按钮，设置线型和线条的颜色； (2)调整阴影和三维效果：利用“绘图”工具栏上的“阴影”和“三维效果”按钮，可以设置线条的阴影和三维效果； (3)调整线条的位置：可以用

20、鼠标拖动线条移动位置，也可以利用“绘图”工具栏上的“自由旋转”按钮或“绘图”工具栏上“旋转或翻转”、“微移”、“设置文字环绕”等命令来调整线条的位置,2021年3月3日星期三8时53分44秒,4)调整线条的长短：用鼠标拖动线条的控制点即可,2021年3月3日星期三8时53分44秒,调整文本框,调整文本框 (1)选中需要调整设置的文本框字符，然后调整文本框：通过“绘图”工具栏上的“线型”、“虚线”、“线条颜色”、“填充颜色”按钮，可以使文本框变得漂亮。通过“绘图”工具栏上“绘图”菜单中“改变自选图形”则可使文本框改变形状。只有设置了“改变自选图形”后，才能对文本框设置“旋转或翻转”、“阴影”与“

21、三维效果”。 (2)设置文字：选中文本框或文字，然后执行“格式”菜单中“字体”命令，设置文字。执行“格式”菜单中“文字方向”命令，则可改变文字的方向。也可用“绘图”工具栏上“字符颜色”按钮，设置字符的颜色,2021年3月3日星期三8时53分44秒,3)改变文本框的大小和位置：选中文本框，用鼠标拖动控制点，可以改变文本框的大小。拖动文本框可使文本框移到合适的位置。也可用“绘图”菜单中“微移”命令调整文本框到合适位置。 重新组合 斜线表头通过上述操作后，达到了非常满意的效果，最后再执行“绘图”菜单中“重新组合”命令，则一个非常漂亮的表头就会出现在你的表格中,2021年3月3日星期三8时53分44秒

22、,二十、快捷键之快捷键 同时按下Ctrl+Alt+“+”(数字键盘上的加号键)，这时鼠标符号会变成一个奇怪的形状。 将这个鼠标符号移动到菜单上或工具栏上，左键单击您想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出“自定义键盘”对话框，将光标放到“请按新快捷键”输入框中，按想要新建的快捷键。按下新的快捷键以后，输入框中会显示您的快捷键组合。在“当前快捷方式”文本框里选中要删除的快捷方式，单击“删除”可以去除不需要的快捷键。 怎样在Word2000中灵活运用Ctrl键,2021年3月3日星期三8时53分44秒,1、与字母联合使用 Ctrl+A（全选）Ctrl+B（对所选文字设置或取消加粗）Ctrl

23、+C（复制） Ctrl+D（打开字体对话框）Ctrl+E（段落居中对齐）Ctrl+F（查找） Ctrl+G（定位）Ctrl+H（替换）Ctrl+I（所选文字设置或取消倾斜） Ctrl+K（插入超级链接）Ctrl+L（段落左对齐）Ctrl+M（可缩进所选段落,2021年3月3日星期三8时53分44秒,Ctrl+N（新建文档）Ctrl+O（弹出打开对话框）Ctrl+P（打印） Ctrl+Q（取消编号）Ctrl+R（段落右对齐）Ctrl+S（保存文档） Ctrl+T（设置悬挂式缩进）Ctrl+U（可为所选文字设置或取消下划线）Ctrl+V（粘帖） Ctrl+W（关闭文档）Ctrl+X（剪切）Ctrl

24、+Y（可重复大部分命令和操作） Ctrl+Z（可撤销最后一步编辑操作如果要撤销多步编辑操作，可再按此快捷键,2021年3月3日星期三8时53分44秒,与光标键联合使用 Ctrl+（可将插入点移到上一个英文单词或中文词）Ctrl+（可将插入点移到下一个英文单词或中文词） Ctrl+（可将插入点移到上一个段落）Ctrl+（可见插入点移到下一个段落） .与部分数字联合使用 Ctrl+0（可迅速在段前增加或删除磅的行距）Ctrl+1（改变段落的行距为单倍行距） Ctrl+5（改变段落的行距为.倍行距）Ctrl+2（改变段落的行距为双倍行距,2021年3月3日星期三8时53分44秒,与Fn功能键联合使用

25、 Ctrl+F2（选择“文件”菜单上的“打印预览”命令）Ctrl+F3（剪切至图文场） Ctrl+F4（关闭文档）Ctrl+F5（还原文档窗口） Ctrl+F6（前往下一个窗口）Ctrl+F9（插入空域） Ctrl+F10（将文档窗口最大化）Ctrl+F11（锁定域） Ctrl+F12（选择“文件”菜单上的“打开”命令,2021年3月3日星期三8时53分44秒,与Shift+Fn功能键联合使用 Ctrl+Shift+F3（插入图文场的内容）Ctrl+Shift+F5（编辑书签） Ctrl+Shift+F6（前往上一个窗口）Ctrl+Shift+F8（扩展所选区域或块然后按方向键） Ctrl+S

26、hift+F9（取消域的链接）Ctrl+Shift+F10（激活标尺） Ctrl+Shift+F11（取消对域的锁定）Ctrl+Shift+F12（选择“文件”菜单上的打印命令） Ctrl+Shift+End（可选定从插入点到文档结尾的文本）Ctrl+Shift+Home（可选定从插入点到文档开头的文本,2021年3月3日星期三8时53分44秒,与Shift+字母键联合使用 Ctrl+shift+P（在通过按“”和“”改变字号）Ctrl+shift+（增大所选文字的字号） Ctrl+shift+（减小所选文字的字号）Ctrl+shift+A（将所有选定的字母设为大写） Ctrl+shift+C

27、（复制选定内容的格式）Ctrl+shift+D（段落最后一行文字占满全行） Ctrl+shift+E（打开或关闭任务栏上的“修订”标记）Ctrl+shift+F（再通过按“”和“”改变字体,2021年3月3日星期三8时53分44秒,Ctrl+shift+H（应用隐藏文字格式）Ctrl+shift+K（将所选字母中的小写字母设成大写，但字母字体大小不变） Ctrl+shift+L（应用“列表”样式）Ctrl+shift+M（取消左侧段落缩进） Ctrl+shift+N（选定段落变为“正文”样式）Ctrl+shift+Q（将所选英文字母变为Symbol字体） Ctrl+shift+S（在通过按“”

28、和“”改变样式）Ctrl+shift+T（减小悬挂缩进量） Ctrl+shift+V（对选定内容粘帖格式）Ctrl+shift+W（只给字、词家下划线，不给空格加下划线） Ctrl+shift+*（显示非打印字符,2021年3月3日星期三8时53分44秒,二十五、WORD和输入法的经验和技巧 1.打文章时是否在文字下经常出现红色或绿色的波浪线？那是WORD自带的拼写检查，不可否认有时确实有用，但是有些地方你明明对了他也不爽给你画一道，如何把它去除呢？同样是在工具选项中，“拼写和语法”选项卡，将“键入时检查拼写”、“总提出更正建议”、“键入时检查语法”、“随时检查语法”统统勾掉，然后勾选三个前面

29、有“忽略”两字（太长了，我懒得打）的选项，然后确定，呵呵，文章是否清爽许多,2021年3月3日星期三8时53分44秒,2.格式刷是个好东东，但是只能使用一次后就要再点一次，好烦啊，其实只要双击格式刷就可以用多次了。 3.接下来是对智能ABC输入法的经验：你要输英文，是否要切换到英文状态才能输呢？NO！先输“v”，然后再输英文，空格后出来的就是“v”后的英文了，方便把！HOHOHOHOHO,2021年3月3日星期三8时53分44秒,4.数学考卷中常有虾米、之类的特殊符号，每次都要去键盘里找，很烦，只要定义新词就OK了，在输入法的窗口上按右键，选择“定义新词”，定义完后，先输“u”，然后再输入你新

30、词的代码，空格后就可以输入你定义的词了。 5.知道怎么打分数线吗？知道怎么打根号吗？知道怎么打绝对值吗？ WORD就自带了一个公式编辑器，在工具自定义的“命令”选项卡中，选择“插入”类别，然后在右边的命令中就可以找到“公式编辑器”拉，按住它就可以拖到工具栏上，就可以输入几乎所有的数学符号了,2021年3月3日星期三8时53分44秒,6.在智能abc下输大写数字时先按i，然后输入小写，比如你要输“二”，就输“i2”，空格后就OK拉。 7.想改变文字的字体大小，选中后按住CTRL+就是变大，按CTRL+就是变小。 8.要拖动按纽或工具栏，按住ALT，然后用点击你要拖的按纽或工具栏，不要松手，你就可

31、以想拖哪拖哪了，如果不想要这个按纽，就拖到页面中，放手，就没拉。 9.打外国老的名字时中间有个“”，不知道在那里打吗？你只要用智能ABC输入法，按SHIFT+2，就可以输入了，方便把，这是我乱按按来的,2021年3月3日星期三8时53分44秒,10.输入省略号好麻烦，要去符号里找，只要用智能ABC输入法，按SHIFT+6就OK了。 11.如果你的鼠标有滚轮，就可以使用这个技巧。按住CTRL，然后转动滚轮，就可以改变文档的浏览大小，很好用。 12.最后一个了，这是我偶然发现的，无聊发现的，就是你先复制一个文件，注意是文件，然后在WORD里粘贴，怎样？那文件整个图标粘进去了！而且还是链接的,202

32、1年3月3日星期三8时53分44秒,二十六、让Word自动加密文档 为了安全，我经常给我的Word文档加上密码，而且为了便于记忆，我在加密所有的Word文档时，都使用了同一密码。最初，加密是这样进行的，每当新建Word文档时，我都得重复“工具”“选项”“保存”这个给文档设置密码的过程，烦不胜烦。那么有没有给Word文档加上通用密码的简便方法呢？回答是肯定的，而且我也找到了。在此，我向大家介绍利用自动宏给Word文档添加通用密码的方法。 认识Word自动宏,2021年3月3日星期三8时53分44秒,在Word中，宏是将一系列命令和指令组合起来，形成一个命令，实现任务执行的自动化，以帮助用户更快更有效地工作，它和DOS的批处理文件有些类似。如果我们在Word中要重复进行某项工作，可用宏使其自动执行，并且在Word中有一类很实用的自动宏，会在特定事件发生时由Word自动执行。以下是Word提供的5个自动宏: 1、Autoexec宏，它是在启动Wor