[PPT模板]第二章3会议记录与会议简报.ppt

1、第二章 会议管理,第四节 会议记录与会议简报 一、会议记录 二、会议简报 三、实训四,知识目标 掌握会议记录的定义、特点、格式 掌握会议简报的定义、要求、格式,能力目标 能根据会议实际，按照正确的格式进行会议记录； 能根据会议实际，按照正确格式编写会议简报,案例引入 西湖风景区主会场： 大会即将开始，上百人的会场气氛热烈,按照安排，拉拉主要负责这次会议记录。下面是她随着会议进程的记录,风光旅游公司2011年业务恳谈会会议记录,时间：2010年10月15日上午9时 地点：西湖风景区新世纪酒店一号会议室 出席人：省市旅游部门主管领导；风光旅游有限公司主要领导与各部门经理；客户代表。 主持人：陈大鹏

2、（公司副总经理） 记录人：杜拉拉（总经理办公室秘书,一、主持人讲话：今天，是我公司值得纪念的日子，能够邀请到这么多领导和佳宾，济济一堂，参加我公司2011年业务恳谈会，实在是我公司的莫大荣耀。下面，请让我介绍在主席台就坐的各位领导和来宾，他们是 二、宋董事长致欢迎辞。 三、省旅游局张副局长讲话：风光旅游公司是我省旅游业的骨干企业，也是我省旅游方面的纳税大户，在维护旅游业信誉，宣传行业诚信方面都做出了良好的榜样，今后,四、李总经理讲话：我公司自1988年成立以来，一直以诚信为本，十几年来没有发生一次严重的顾客投诉案件，具有良好的社会信誉，因此业务量稳居全省旅游业第一。今天请各位新老客户共聚一堂，

3、主要是表达我公司业务拓展方面的意愿，并希望能听到各位佳宾对我公司发展提出金子般的箴言，我们会洗耳恭听。下面，请允许我代表我公司全体同仁，向各位介绍一下2010年我公司的业务情况,五、客户代表发言： 六、 李总经理的总结： 七、 散会（上午12时） 主持人：陈大鹏（签名） 记录人：杜拉拉（签名,中午饭后： 李总：“拉拉啊，上午的会开得较为顺利，按照安排，下午是两位旅游业专家的讲话，明天上午分组讨论，你要全程参与，做好记录，争取明天下午总结会前来宾们都能拿到这次会议的简报，今晚你要加班才行的哦！” 拉拉：“没问题，您放心吧，李总,大家注意看了吗，拉拉的会议记录格式正确吗，存在什么问题呢？ 接下来她

4、还要写会议简报，简报又该遵循什么样的格式呢？让我们进入今天的课程学习,相关知识,一、会议记录 （一）概念：会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。 1、特点：一是真实性；二是资料性，可作为研究、编发、查找会议的重要原始资料长期保存。 2、注意事项：内容真；速度快；整理快,3、为会议记录做好准备：纸笔、录音笔、会议相关文件、提前到达、了解座次便于识别发言者、要有手工记录； 4、会议记录过程：内容完整、详略得当、最后签名并不得再加任何改动； 5、记录要求：准确、完整、简洁,二）会议记录的内容,1、会议的概况 会议的名称。要求必须写全称。 时间。开始时

5、间和结束时间要具体到时、分。如果会议期间有较长时间的休会，也应当详细注明。 地点。要求详细，具体到房间号码或会场名称。 主持人。要求写明主持人姓名、职务。多边会议还应当写明主持人所在的单位名称。 出席人。写出全名。多边会议还应当写明出席人所在单位名称及职务。同名同姓要有区别标志。 列席人、旁听人、缺席人等。 返回,2、会议的进程 会议的议题。要求完整记录会议议题的名称。 议程。要清楚地反映会议议程的真实顺序。 发言人的姓名。要求全名，不可写错别字。 发言情况：有两种记录方法 详细记录要求有言必录，并记录插话、争论、表态等情况； 摘要记录则只摘取与会者发言的重点、要点和会议主持人讲话要点的记录,

6、表决情况。包括表决事项的名称、表决方式、表决结果。如有多轮投票，则都要记录在案。 会议结果。包括对议题的通过、缓议、撤销、否决、如果是通过或否决某个文件，要写明该文件的标题、如决定、决议事先已有草案，应记录该草案的标题。 会场特殊情况 返回,会议记录的方法,详细记录法：就是有言必录，要求记录会议的全过程、所有发言人的发言。运用下面的方法可以简化： 简称法：在他人能看懂的前提下，可以对单位的名称、地点、人名做记录简称，如“北京大学”可记录为“北大”等。 符号法：如“大于”用“”等。 省略法：省略词语和句子中的附加成分、相同成分。比如“但是”可以只记“但”等。 拼音法：一时想不起来的字，或者遇到难

7、写的字可用拼音或其他字来代替。 留空法：记录中遇到发言者引用相关材料时，如果需要详记，一时又记不过来，就可先留下记号，待以后再找出相关资料补记。 外语法：用外语词汇的缩写来记录中文词语，如“世贸组织”记为“WTO”，“浙江省”用“ZJ”来表示等。 返回,3、会议记录签署：一下三种人要在会议记录上签署名字。 记录人；审核人；发言人。听证会、论证会、鉴定会等会议的发言常常作为决策、定案的重要依据，可以要求发言人对记录进行核对并签字,三）会议记录的格式,会议记录应尽可能使用统一的表格形式，使其规范、清楚，一目了然。纸型应当使用A4，符合立卷归档的要求,会议记录的格式,标 题 专用性标题“院长办公会议

8、记录” 通用性标题“会议记录,首 部 记载会议的情况 时间、地点、主持人、出席人等,主 体 记载会议的进程 用单线或双线印制，发言人的姓名和发言的内容最好分成两栏，之间用虚线隔开,尾 部 用于各项签署。签署位于尾部，用以表示记录的完整性，同时也避免有人私加文字 一般性会议记录也可以将记录人、审核人置于首部，但发言人签署应置于尾部,案例：会议记录格式,专用性会议记录格式 xx市人民政府第（）次常务会议记录,通用性会议记录格式 xx公司会议记录,二、会议简报,概念,编写方法,编写格式,编写要求,概念,会议简报只是一种会议期间使用的内部信息小报,编写方法,报道式：即采取新闻报道的方式，介绍会议活动以

9、及分组活动的情况,转发式：转发式会议简报主要是转发在分组讨论审议时具有代表性或重要价值的发言或书面建议,按内容分,综合报道 对会议活动作全面报道,专题报道 对会议活动的某一侧面针对某一问题进行报道，如就分组讨论中代表们对某一问题的看法进行报道,按时间分,A,B,连续性报道 对会议的进程进行连续的动态报道，并且贯穿会议始终,最后报道 在会议结束后，对会议活动的全过程以及会议的结果作全面报道,返回,全文转发：篇幅不长，内容精彩的发言或书面建议,摘要转发：篇幅较长的重要发言或书面建议 要抓住中心和要点，尽可能保持发言的原来风格,转发式,编写格式,编号：每份简报的印刷顺序号。带有密级的简报必须编号，以

10、便于登记、签收和清退。编号标注于左上角,保密要求：如系保密的简报，应在右上角注明密报。如属于会议内部文件，则注明“注意保密”或“会后清退,期号：按顺序编排，如“第1期”，标注于简报名称下方居中,名称：由会议名称加“简报”二字组成，如“xxxxxxx会议简报”。简报名称要居中，其中简报二字字号要大，以示醒目,编印机构：即会议秘书处，标注于期号的左下方,印发日期：即实际发出的日期，用阿拉伯数字标注于期号的右下方,返回,报 身,标 题 居中，并以较大的字体书写 概括、醒目、简短、富有吸引力,导 语 采用叙述的方式概括介绍会议的概况或会议活动的主要信息，如会议的名称、时间、地点、主持人、与会单位和主要与会者、会议气氛等,报道式简报,转发式会议简报,标 题 一般要反映发言者姓名和发言的主题,按 语 按语又称编者按，一般是根据会议领导机构的意图起草，用以说明转发目的，提示内容，以引起注意和重视 按语的字体、字号要与正文有明显区别,主 体 报道会议的过程和主要精神，突出会议的主题,正 文 所转发的发言或建议内容,返回,返回,编写要求,真实准确,实训四,实训目的： 掌握会议记录的正确格式