会议管理标准

1、会议管理标准1、目的为规范会议组织、 会议程序与会议宣传， 加强对事业部经营、 管理状况的掌控， 及时发现问题、 解决问题，提高会议质量与会议效率，提升会议管理水平，特制订本标准。2、适用范围* 企业3、术语解释 会议是指会议组织部门为了解决某些问题、或者出于某种目的而聚集到一起进行讨论、交流、 协调、决议的活动。4、职责权限4.1 综合管理部：4.1.1 负责本标准的建立及执行监督；4.1.2 负责事业部级季度会议、半年度会议、年度会议及本部门提起的专项会议的组织实施；4.2 市场营销部4.2.1 负责本部门提起的专项会议的组织实施；4.2.2 负责事业部级会议文字与照片资料的记录存档4.2

2、:3 负责事业部级会议的宣传工作；4.3 其它各部门4.3.1 负责本部门提起的各类专项会议的组织实施；4.3.2 负责所组织会议的文字与照片资料的记录存档；4.3.3 负责所组织会议的宣传工作。5、正文5.1 会议类型5.1.1 专项会议；5.1.2 季度会议5.1.3 半年度会议5.1.4 年度会议5.2 会议内容5.2.1 专项会议 各部门因需召开的专项问题解决、专项项目推进、专项事务通报等临时性会议，需跨部门人员 参加的由会议提起部门负责人审批，由提起部门负责组织实施；时间、地点、参会人员与会议内容均由会议提起部门提出要求。5.2.2 季度会议 召开时间、地点、参会人员、会议内容等在召

3、开会议前一周由综合管理部以发文形式通知；5.2.3 半年度会议 召开时间、地点、参会人员、会议内容等在召开会议前一月由综合管理部以发文形式通知； 可与季度会议合并召开；5.2.4 年度会议5.2.4.1 会议时间：提前三个月确定年度会议时间并开始组织工作；5.2.4.2 会议地点：根据会议召开规模可在外部租赁合适的会议室；5.2.4.3 参会人员：由综合管理部指定参会人员与各部门、中心提交参会人员相结合的方式确定；5.2.4.4 会议内容 总结、规划：对上年度进行总结，对下年度进行战略发布； 表彰、激励：对表现突出的团队和个人进行表彰与激励； 文化宣贯：文化助推战略目标实现，文化贯彻团队与个人

4、表彰；5.2.5 专项会议5.3 会议流程5.3.1 专项会议 组织部门下发通知，根据需求决定发文通知或口头通知； 收集会议所需资料，准备会场与会议所需设备；召开会议； 如有重大事宜或对事业部有重要意义的事件，由组织部门决定是否进行宣传； 会议决议跟进；由会议组织部门对专项会议形成的文字与照片资料存档；5.3.2 季度会议与半年度会议 下发通知：事业部级会议需在会议召开前一周内下发会议通知发文，并在会议开始前 2 日通知 到人，明确召开目的、时间、地点、参会人员与会议内容；会议资料准备：会议所需的基础数据以及其它会议议题数据必须在会议举行前 3 天完成共享； 会议所需的分析报告必须在会议举行前

5、 1 天提交至会议组织者。会场准备：会议组织部门 /主持人需提前 1 日定好会议室，并保持会议室干净、整齐。若出现临 时情况，需在会议开始前 1 小时通知各参会人员；会议所需设备准备：会议开始前 10 分钟内调试好会议所需设备，并准备所需物品； 召开会议：会议组织部门 / 主持人按照事前确定的流程和内容举行会议，控制会议流程，记录会 议内容，达成会议召开目标。与会人员需按次序发言，如有急事需更改发言顺序的应举手向主持人 示意，获准后可提前发言。会议宣传：如有重大事宜或对事业部有重要意义的事件，由市场营销部决定是否进行宣传； 会议决议：由会议组织部门跟进、监督会议决议达成情况；资料存档：由会议组

6、织人将会议形成的决议、其它文字内容与照片资料存档，以备查询。5.3.3 年度会议由综合管理部牵头成立年度会议项目组，各部门、中心共同参与； 出具年度大会策划思路并审批；年度大会的组织实施；会议结束后宣传报道；对年度大会的总结、改进建议； 由综合管理部对年度会议形成的文字与照片资料的存档。5.4 会务要求5.4.1 会议纪律控制无法参会人员，需向会议组织者请假并安排人员代为参会。 参会人员准时到会，点名时未在会议室视为迟到。迟到人员在会议开始前 15 分钟站立； 会议期间手机处于振动或静音状态，不得在会场内接听电话，如有重要电话应离场接听，以免 影响会议进程；遵守会议流程、尊重与会其他人员，会议

7、发言应言简意赅、紧扣议题， 与会人员在开会期间不得交头接耳、大声喧哗。会议过程中认真做好笔记，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务5.4.2 会议记录控制本标准所涉及到的各类会议均需要做会议记录； 事业部级会议记录由综合管理部安排专人负责，发放或传阅范围由综合管理部总监确定，并由 综合管理部存档备查；各部门会议记录，由本部门常设会议记录员负责记录，并对会议记录进行归档、保管，同时将 会议记录提交综合管理部行政统一归档备查；会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。5.4.3 特殊情况控制如出现特殊情况，由会议组织部门负责人进行处理。5.4 会议费用管理5.4.1 组织会议产生费用对于组织会议时产生的费用， 由会议组织者提前 3 天提交会议费用申请表 至相关人员审批。 费用 * 元以内由部门负责人审批，费用超过 * 元以内由综合管理部部长审批，费用超过 * 元由总经 理审批。5.4.2 参会人员产生费用按照出差作业标准进行报销，报销时须附会议通知。6、附件附件