OA系统使用说明书详解[共39页]

1、OA 企 业办公 自动化网站用户使用说明书震海知创科技有限公司2012 年 1 月OA 企业办公自动化网站.1.1、 日常办公 .5.1.1 日常办公 .5.1.1.1 我的公文 .5.1.1.2 我的会议 .6.1.1.3 我的通知公告 .7.1.1.4 信息发布 .7.1.2 我的邮件 .7.1.2.1 撰写邮件 .8.1.2.2 我收到的邮件 .8.1.2.3 我发出的邮件 .8.1.3 工作日志 .9.1.3.1 日志列表 .9.1.3.2 撰写日志 .9.1.4 考勤管理 .9.1.4.1 查询考勤 .1.0.2、 公文流转 .1.1.2.1 公文流转管理 .1.1.2.1.1 我的

2、公文 .1.1.2.1.2 撰写公文 .1.1.2.1.3 收文登记 .1.2.3、 会议管理 .1.3.3.1 会议管理 .1.3.3.1.1 会议列表 .1.3.3.1.2 会议发布 .1.3.4、 内部论坛 .1.5.4.1 论坛版块 .1.5.4.1.1 生活娱乐 .1.5.4.1.2 行政发文 .1.6.4.1.3 生产交流 .1.6.4.1.4 财务信息 .1.6.4.1.5 采购资讯 .1.7.5、 资产管理 .1.8.5.1 办公用品管理 .1.8.5.1.1 办公用品登记 .1.8.5.1.2 办公用品申领 .1.8.5.1.3 办公用品查询 .1.9.5.2.1 车辆资料登

3、记 .2.0.6、 人事管理 .2.1.6.1 .1 员工列表 .2.1.6.2.1 增加员工 .2.1.6.2.1 考情查询 .2.2.6.2.2 打卡登记 .2.3.7、 客户管理 .2.4.7.1.1 客户列表 .2.4.7.2.1 名片列表 .2.5.7.2.2 添加名片 .2.6.8、 常用工具 .2.7.8.1 列车查询 .2.7.8.2 航班查询 .2.7.8.3 邮编查询 .2.8.8.4 手机归属。 .2.8.8.5 邮件查询 .2.9.8.6 天气预报 .3.0.8.7 万年历 .3.1.9、 系统管理 .3.2.9.1.1 网站基本信息 .3.29.1.2 系统基本参数设

4、置 .3.29.2.1 部门列表 .3.5.9.2.2 添加部门 .3.5.9.2.3 岗位列表 .3.6.9.2.4 添加岗位 .3.6.10、 采购管理 .3.7.10.1 采购申领 .3.7.10.2 采购清单 .3.8.10.3 入库清单 .3.9.办公自动化系统是基于先进的网络互连基础上的分布式软件系统，通过有效的资源共享和信息交流、发布，达到优化管理流程、提高工作效率、降低劳动强度、减少重复劳动的目的。办公自动化系统采用最新的信息技术手段， 实现了公文的在线起草、在线审批、在线传阅等功能。 它有效的解决了以下几方面的问题：1）异地网络公文起草，审批，查阅，显示； 2）外部来文传阅功

5、能；3）考勤管理规范化； 4）客户管理条理化； 5）方便内部员工交流； 6）实现采购，资产统计等功能的有序化管理。1、日常办公1.1 日常办公处理日常办公， 查阅会议列表， 公文列表，考勤信息； 发布公告；处理邮件以及工作日志的撰写， 收发流程。 方便工作日志的建立和查阅。1.1.1 我的公文查看未处理和已处理的公文。图 1.1点击【未处理公文】中的【办理】时，出现图 1.2。在对话框中键入相关内容后，点击继续流传，则公文处理完毕。图 1.2当点击【是否结束】时，出现图 1.3。图 1.3当点击【已完成公文】出现图 1.4 查看已完成公文时，办理与催办为变为灰色，不能点击。图 1.41.1.2

6、 我的会议点击会议类型，查阅相应的会议信息。图 1.51.1.3 我的通知公告点击图标便可查阅公文信息清单，勾选后可删除过时的通告信息。图 1.61.1.4 信息发布填入主题，发布时间，上传附件，选择发布部门及接收人员后，点击确定，生成发布信息。图 1.71.2 我的邮件实现了撰写，查阅，收发邮件的功能。在撰写邮件时可以上传添加附件。1.2.1 撰写邮件当鼠标点击【确定】时，将会保存发送邮件的信息，点击【浏览】即可添加附件。图 1.81.2.2 我收到的邮件当点击【撰写邮件】可跳转到 1.2.1中的撰写邮件列表。图 1.91.2.3 我发出的邮件当点击【撰写邮件】可跳转到 1.2.1中的撰写邮

7、件列表。图 1.2.11.3 工作日志1.3.1 日志列表查看日志清单，勾选第一列的复选框可选择删除相关信息。图 1.3.11.3.2 撰写日志日志详情中，可以修改字体的大小，格式，样式，可以添加图片表情。图 1.3.21.4 考勤管理减少手工统计工作量 ,统计更准确 ,使用更方便，实现员工上 ,下班打卡!轻松记录员工考勤 !1.4.1 查询考勤对员工的打卡情况的统计。点击【打卡登记】跳转到图 1.1.5。图 1.1.4图 1.1.5填写上班备注后点击【上班打卡】即可保存打卡记录。2、公文流转公文流转管理通过在公司部门间建立标准的、 统一的公文交换和共享机制， 将相关应用系统有机地连接在一起，

8、 实现上下级不同部门之间、平级部门之间快捷、便利的公文流转、交换和管理。2.1 公文流转管理实现了公文的撰写，附件上传，发送，登记功能。2.1.1 我的公文点击相应图标， 查看未处理和已处理的公文、 可以勾选过时的公文信息进行删除。2.1.2 撰写公文在对话框中键入相应的内容，点击确定后，生成公文信息。图 2.12.1.3 收文登记对接受的公文进行登记，并选择转发人批量发送。图 2.23、会议管理适用于企业综合办公室对于会议要求进行统一组织 ,管理所有的会议,并可以灵活的通过短信 ,即使信息 ,公告板等方式进行通知 ,省去了由人进行逐个通知的繁琐细节。3.1 会议管理实现了会议的查阅 ,发布功

9、能,对具体的发布时间 ,发布部门,发布对象进行了详细的记载 .方便组织和管理会议信息。3.1.1 会议列表点击图标 ,可以阅览当前用户已参加的会议以及发布的会议的详细内容。3.1.2 会议发布在对话框中键入相应的内容 ,选择接受人后 ,点击【确认】 ,便成功发布新的会议信息。图 3.1内部论坛它提供一块公共电子白板，内部都可以在上面书写，可发布信息或提出看法。它是一种交互性强，内容丰富交流系统。内部员工可以获得各种信息服务，发布信息，进行讨论，聊天等等。4.1 论坛版块设置了生活娱乐 ,采购资讯 ,行政发文 ,生产交流 ,财务信息等论坛版块。4.1.1 生活娱乐发布,浏览各种生活娱乐信息。图

10、4.1当点击 时，及出现图 4.1.2 点击确定时即可发帖。图 4.2当点击主题时，及出现图 4.1.3即可发表帖子。图 4.3最新跟帖人即为最后留言的人。4.1.2 行政发文与【生活娱乐】一样，都可发帖跟帖。用来发布行政单位或政府机构发的文件。4.1.3 生产交流与【生活娱乐】一样，都可发帖跟帖。用来加强生产调度工作，对于及时了解、掌握生产进度，研究分析影响生产的各种因素，根据不同情况采取相应对策。4.1.4 财务信息与【生活娱乐】一样，都可发帖跟帖。讨论资本的筹措、投放、耗费、回笼、分配等内容。4.1.5 采购资讯与【生活娱乐】一样，都可发帖跟帖。内部员工可在此版块发布商品信息，提供各种详

11、细的商品参数和价格， 相互交流各种采购资讯，还可以发布二手货信息，内部成员之间互相交易。4、资产管理主要包括各种固定资产的新增、 修改、 退出、 转移、 删除、借用、归还等日常工作。5.1 办公用品管理5.1.1 办公用品登记办公用品进入仓库时都要记录信息，如数量，价格，入库时间。图 5.15.1.2 办公用品申领点击【确定】即可保存每个部门申领的办公用品情况。图 5.25.1.3 办公用品查询查询每个部门的申领用品，数量，单价及负责人。图 5.3品当点击【办公用品登记】即可跳转到图 5.4。图 5.45.2 车辆管理5.2.1 车辆资料登记点击【确定】即可保存车辆的登记信息。5、人事管理人事

12、部增加或删除员工信息 ,并对员工信息进行查询或更改 ,对员工进行考勤管理。6.1 员工管理对员工的信息进行统一管理，完成了员工列表，增加员工，考勤管理等功能6.1 .1 员工列表查看员工信息， 勾选第一列的复选框， 可以选择删除过时的信息。图 6.16.2.1 增加员工在对话框中键入相应的信息，点击“确定”按钮，可生成新的员工信息。图 6.26.2 考勤管理实现了打卡登记功能，并可以对考勤信息进行查询。6.2.1 考勤查询可查看考勤信息， 勾选每行第一列的对话框， 可进行相应信息删除。图 6.36.2.2 打卡登记记录员工工作的初始时间，对员工进行考勤管理。图 6.4图 6.56、客户管理在客

13、户列表中添加客户信息 ,并查询。给每个客户制定名片 ,并进行名片信息查询。7.1.1 客户列表按照客户类别 (我的客户,共享客户)来查询客户信息 ,并删除过时的客户信息。图 7.1 客户信息查询7.1.2 添加客户填入相关信息 ,点击确定,生成新的客户信息 ,可在客户列表中查询。图 7.2 填客户信息7.2.1 名片列表图 7.3 查看名片信息7.2.2 添加名片在此页面填入相关信息 ,添加客户名片。图 7.4 添加名片7、 常用工具为方便员工办公， 提供常用的信息查询版块， 包括列车查询，航班查询，邮件查询，邮编查询，手机归宿查询，天气预报查询功能。8.1 列车查询在对话框中键入相应的内容，

14、便可查询相应的列车信息图 8.18.2 航班查询当鼠标点击下拉菜单中选择要查询的航班信息后， 便可自动显示出某天需要的到某地的机票的价格。 点击查看折扣价， 将会给出对应的实价信息。图 8.2 航班查询8.3 邮编查询在对话框中键入相应的内容，便可查询邮编信息图 8.3 邮编查询8.4 手机归属 。输入手机号码，单击查询按钮，便可得到手机归宿地信息图 8.4 手机归属8.5 邮件查询选择快递公司后， 输入运货单号，点击查询，便可跟踪快递信息图 8.5 邮件查询图 8.6 快递选择8.6 天气预报在对话框中键入相关的城市信息， 点击提交后， 便可得到天气预报信息。图 8.7 天气预报8.7 万年

15、历点击相应对话框，查询时间信息。图 8.8 万年历8、系统管理方便用户管理， 维护网站， 可以在网站上灵活的设置公司基本信息。并对网站进行版块的设置。9.1 网站基本信息将网站的基本信息填入相应的对话框中， 点击确定后， 将更改网站基本信息。图 9.1 网站的基本信息9.2 系统基本参数设置当鼠标单击 “论坛版块设置” 图标，键入版块名， 备注等信息后，点击“新增”按钮，便在论坛清单上显示增添信息。点击论坛清单最后一栏的“编辑”，可对相应的论坛信息进行修改。点击“参数设置”图标，可对论坛基本参数进行相关设置。图 9.2图 9.3图 9.4图 9.5图 9.69.2.1 部门列表查询部门信息，在

16、勾选框中进行勾选，点击“删除按钮”进行信息的删除。点击“新增部门” ，可进入添加部门的页面。图 9.7 部门列表9.2.2 添加部门在对话框中键入需要添加的新的部门信息，然后点击“确定”按钮，添加成功后，可点击左侧功能表中的“部门列表”选项，查询新建信息。图 9.8 添加部门9.2.3 岗位列表查询岗位信息，在勾选框中进行勾选，点击“删除按钮”进行信息的删除。点击“新增岗位” ，可进入添加岗位的页面。图 9.99.2.4 添加岗位在对话框中键入需要添加的新的岗位信息，然后点击“确定”按钮，添加成功后，可点击左侧功能表中的“岗位列表”选项，查询新建信息。图 9.1.1 添加岗位9、采购管理从计划下达、采购单生成、到货接收、检验入库全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、 监督，实现对企业采购活动规范化处理。10.1 采购申领在对话框中填写需要采购的商品信息，点击“