采购管理：第6章采购运作管理Ⅱ

1、第6章 采购运作管理,6.1 采购质量管理 6.2 采购结算管理 6.3 外协采购管理 6.4 采购绩效评估,主要内容,6.1.1 采购质量管理概念及意义,影响产品质量的原因多种多样、错综复杂，既有内部原因，也包括外部环境影响。如图6.1所示,6.1.1 采购质量管理概念及意义,采购质量管理指针对采购质量方面问题的计划、组织、领导和控制活动，通常包括制定质量方针和质量目标、质量策划、质量控制、质量保证和质量改进。采购质量管理是一个完整的过程，贯穿于整个采购流程。如图6.2所示,采购质量管理流程,6.1.2 采购质量管理的内容,1. 事前规划：确定清晰的物料规格 关于质量最简单的定义就是符合规格

2、，由此可见，规格必须是清晰的。物料的规格确定方法取决于所订购物料的种类，物料种类不同，其规格也大不相同 （1）原材料 （2）零部件,6.1.2采购质量管理的内容,2. 事中执行：选择合适的供应商 供应商管理一般包括供应商的开发、选择、评价和关系管理等方面，具体内容会在第7章详细描述。,6.1.2采购质量管理的内容,3.事后考核：利用有效地检验方式 根据合同规定的交货期，供应商在按订单生产备货完成之后，向采购方发出交货通知，通知采购方进行货物的验收。目前，采购产品检验方式主要有三种：免检、自检和第三方检验。,6.1.3 采购质量问题处理,不合格产品的处理 对于这些不合格的产品，需要建立一套清晰透

3、明的处理体系 （1）需要对不合格产品进行标记分类 （2）对不合格产品进行责任认定 （3）选择不合格产品的处理方式,6.1.3 采购质量问题处理,2. 供应商供货质量综合评定 企业自行建立一套供应商供货质量综合评价体系，分为供应商供货种类、供货数量、供货质量、供货速度等方面，给每个方面分配权重，进行打分，随时更新数据。,6.1 采购质量管理 6.2 采购结算管理 6.3 外协采购管理 6.4 采购绩效评估,主要内容,6.2.1采购结算管理流程,所谓采购结算，是指在商品经济条件下，各经济单位间由于商品交易、劳务供应和资金调拨等经济活动而引起的货币收付行为。 采购结算管理一般分为四个阶段，货品验收入

4、库、采购单据汇总、付款申请和结算付款。见图6.3。,采购结算流程,6.2 采购结算管理,6.2.2 采购结算方式 1. 预付货款结算方式 预付货款是指企业因生产需要，在与供应商谈判过程中，按采购合同的约定，以一定的采购数量和采购价格为依据，预先支付给供应商的货款。预付货款结算管理流程如下所示 第一步，采购部与选定的供应商就采购方式、付款方式、采购项目、采购价格等进行谈判，达成共识，确定预付款量（原则上不得超过总货款的50%）。签订采购合同，根据合同要求及采购价格进行采购订单预算；,6.2 采购结算管理,第二步，采购部填写“预付款申请单”（表6-12），报采购部经理审核，采购部经理签字后报财务部

5、经理审核，财务部经理签署意见后报总经理审批；,表6-12 预付款申请单示例,6.2 采购结算管理,第三步，预付款申请经总经理审批后，由财务部按照程序将货款转入供应商账户，并保存付款凭证，通知供应商查收货款； 第四步，供应商收到货款后进行备货，发出交货通知； 第五步，采购部协同相关部门进行货物验收入库，确认无误后根据供应商提供的原始发票填写“付款申请单”，上报采购部经理、财务部经理、总经理逐级审核审批，按照合同要求支付剩余货款；,6.2 采购结算管理,表6-13 付款申请单,第六步，财务部存档，交易完成。,6.2 采购结算管理,6.2.2 采购结算方式 2. 当场付款结算方式 当场付款的采购也称

6、为现场采购，具体管理流程如下： 第一步，采购人员制定采购计划，经审批后由采购经理组织采购工作，包括对各项目的市场调查分析等，确定现金采购的项目，编制采购预算； 第二步，采购人员根据采购预算申请借款，填写借款单，报采购部经理、财务部经理、总经理逐级审核审批； 第三步，借款申请经总经理审批后，由财务部按照程序拨付借款；,6.2 采购结算管理流程,第四步，采购部领取借款，到达事先确定的采购地点，如订货会、展销会或者供应商场等，进行采购。根据企业实际要求与供应商议价，达成一致后进行交易； 第五步，供应商备货，采购人员预支结算货款，现场支付现金，供应商收款后开具发票； 第六步，采购人员整理各式单据，列明

7、各项费用情况，填写报销单，交由采购部经理、财务部经理、总经理逐级审核； 第七步，总经理签字后，财务部会计人员核销后存档，工作结束。,6.2 采购结算管理,6.2.2 采购结算方式 3. 后付款结算方式 （1）货到付款方式 （2）月结方式 （3）用量挂账方式,6.2.3 采购结算管理要点,1. 企业内部控制 （1）适当的岗位职责分离 （2）正确的授权审批 （3）充分的凭证和记录 （4）必要的监督检查,6.2.3 采购结算管理要点,2. 结算过程中出现的问题及处理方法,企业采购业务中，由于供应商生产、运输、装卸等种种因素影响，采购的货物会发生溢余短缺等情况，需要根据不同的情况进行相应处理,6.2.

8、3 采购结算管理要点,（1）入库数量与发票数量不一致,表6-14 入库数量大于发票数量处理,2. 结算过程中出现的问题及处理方法,6.2.3 采购结算管理要点,表6-15 入库数量小于发票数量处理,2. 结算过程中出现的问题及处理方法,6.2.3 采购结算管理要点,（2）订单数量与入库数量不一致,【问题3】C公司向供应商A订购常用电器零部件100个，供应商备货后发出交货通知，采购方验货后发现该零部件有120个，入库数量大于订单数量。 处理方法：该种情况发生在C公司与该供应商建立了长期友好的合作关系，且采购物品是常用的、多次采购的基础之上。由于供应商自身生产，或者装运时为了更好的利用空间，供应商

9、会将多余的产品一并发给采购方。如果下次采购方订购100个零部件，供应商可以交货80个。同理，如果此次供应商只发货70个，需在下次补齐所欠的30个。针对此种问题的处理方式是建立供应商往来账，将这些交易情况、订单发货收货数量都记录在案，在双方规定的账期内进行结算。,2. 结算过程中出现的问题及处理方法,6.1 采购质量管理 6.2 采购结算管理 6.3 外协采购管理 6.4 采购绩效评估,主要内容,6.3.1外协采购决策,1.外协采购决策的原则,（1）专注核心业务 （2）低成本 （3）高质量 （4）缩短交货期,6.3 外协采购管理,6.3.1外协采购决策,2. 外协采购决策应该考虑的因素,（1）内

10、部因素 企业是否选择外协采购，首先需要考虑自身因素，如自己是否具备产品/零部件加工能力、加工成本是多少、加工周期多长、是否需要添置额外的厂房和设备及人员、是否有利于发挥企业的核心竞争力。如果得到否定的答案，企业则需要选择外包 （2）外部因素 在分析了内部因素之后，企业还需要考虑外部因素，如市场上是否有合适的供应商、供应商的地理位置是否方便产品/零部件的运输、国家宏观政策对产品/零部件的影响、技术发展水平与可得性等。,6.3 外协采购管理,6.3.1外协采购决策,3.外协采购决策的制定过程,外协采购流程,图5.4 采购合同管理流程,6.3.2 外协采购流程,1. 外协采购申请 外协采购申请由企业

11、工艺部门提出，经过企业相关部门评审，确定需要外协的产品品种、零部件和某些零件的外协工序。然后设计部门提出相关的技术要求、工艺部门提出相关的工艺要求、质检部门提出相关的质检要求，由采购部门汇总，形成外协件总需求。,6.3 外协采购管理,6.3.2 外协采购流程,2. 外协供应商选择标准制定,6.3.2 外协采购流程,2. 外协供应商选择标准制定,6.3.2 外协采购流程,3. 外协供应商选择 外协供应商选择与一般供应商选择类似 4. 商务谈判 应用谈判技巧对合格外协供应商逐一进行商务谈判 5. 签定外协加工合同 经过双方友好协商，就外协加工条款达成一致，在中华人民共和国合同法的框架下，形成外协加

12、工合同，双方签字、盖章后生效。 6. 监控加工质量,6.3.3 外协采购方式,外协采购的方式一般包括产品外协、零部件外协、部分加工工序外协三类。 产品外协 产品外协是指企业将产品设计好之后，全部委托其他企业进行生产和组装，然后由该企业进行销售。 2. 零部件外协 零部件外协是指产品中的部分零部件委托给其他企业生产的情况。 3. 部分工序外协 企业在零部件加工过程中，某些工序由于设备或技术原因，自己无法完成，需要其他企业协助完成。,6.3.4 外协采购管理要点,外协采购管理是个动态管理的过程，与一般采购管理相似，这里仅就外协供应商管理、外协价格管理、外协件质量管理和与外协供应商建立长期合作关系进

13、行讨论。,6.3.4 外协采购管理要点,1. 外协供应商管理 企业首先需要建立外协供应商评价标准，然后应用此标准去选择外协供应商。在选择过程中，主要是实地考察供应商的生产工艺、生产设备，要从生产能力、技术水平、质量保证和价格合理等多方面进行考察。与一般供应商管理方式相类似，外协供应商也需要经过开发、调查、认证、选择等步骤。,6.3.4 外协采购管理要点,2. 外协价格管理 企业应该成立一个以财务部门为主的采购价格小组，完善采购价格管理机制 3. 外协件质量管理 外协零部件，不论是成品还是半成品，理论上都要经过质检部门严格检查，不合格的零部件，不得入库 4. 重视与外协供应商建立长期合作关系 与

14、供应商关系管理类似，每年可以集中一至二次对外协供应进行评比，质量信得过又能按时交货的外协供应商应给予一定的奖励，以继续发展双边关系，反之出了问题又得不到及时纠正的外协供应商，应根据合同法予以解除。,6.1 采购质量管理 6.2 采购结算管理 6.3 外协采购管理 6.4 采购绩效评估,主要内容,6.4.1采购绩效评估概述,1.采购绩效评估的含义 采购绩效包括采购效益和采购业绩，是指采购产出与相应的投入之间的对比关系。,6.4.1采购绩效评估概述,2. 采购绩效评估的意义 （1）为企业提供决策支持。 （2）促进企业内外良好沟通。 （3）提高采购业务的透明度。 （4）为员工提供激励和指导,6.4.

15、1采购绩效评估概述,3. 现有企业采购绩效评估存在的问题 （1）管理层面存在的问题 1）决策层没有给予足够的支持 2）采购绩效评估人员缺乏必要的沟通与反馈 3）采购绩效评估集中于采购部门 （2）采购绩效评估体系存在的问题 1）绩效评估指标不健全，指标缺乏战略性高度 2）绩效评估只关注于结果 3）往往只关注财务指标 4）绩效评估指标缺乏重点,6.4.2 采购绩效评估指标体系,企业在进行采购绩效评估指标体系的构建时，可以从三个层面进行采购绩效评估，即战略层面、战术层面和运作层面。 1. 战略层面 采购绩效评估的一个重要指标是采购战略与企业战略的匹配度 2. 战术层面 采购绩效评估还需要考察企业是否

16、形成供应商联盟 3. 运作层面 主要对采购运作过程中的各项活动进行评估,6.4.3 采购绩效评估标准,1、历史绩效 2、预算或标准绩效 3、同业平均绩效 4、目标绩效,6.4.3 采购绩效评估标准,1、历史绩效 选择公司以往的绩效，作为评估目前绩效的基础，是相当正确、有效的做法。但只有在公司采购部门，无论组织、职责或人员等都没有重大变动的情况下，才适合使用此项标准。,6.4.3 采购绩效评估标准,2、预算或标准绩效 若过去的绩效难以取得或采购业务变化甚大，则可以以预算或标准绩效作为衡量基础。标准绩效具有固定性、持续性、可达成性和挑战性。,6.4.3 采购绩效评估标准,3、同业平均绩效 若企业其

17、他同业公司在采购组织、职责及人员等方面相似，则可与其进行绩效比较，以辨别彼此在采购工作成效上的优势。若个别公司之绩效资料不可得，则可以整个同业绩效的平均水准来比较。,6.4.3 采购绩效评估标准,4、目标绩效 预算或标准绩效代表在现况下，“应该”可以达成的工作绩效；而目标绩效则是在现况下，非经过一番特别的努力，否则无法完成的较高境界。目标绩效代表公司管理当局，对工作人员追求最佳绩效的“期望值”。,表6-17 某公司2013年第一季度采购绩效考核表,6.4.4 采购绩效评估方法,1、定期评估 定期评估是配合公司年度人事考核制度进行的 2、不定期评估 不定期绩效评估，是以专案的方式进行的。,本章小

18、结,本章是采购运作管理的第二部分，重点介绍了采购质量管理、采购结算管理、外协采购管理与采购绩效评估等。 与采购成本管理相似，采购质量管理也贯穿整个采购过程。采购质量是整个产品质量问题的源头，企业可以通过事前规划、事中执行与事后考核三步走来进行采购质量控制。事前规划是指确定清晰的物料规格，规格即生产的成品或所使用的原材料、零部件等规定的质量标准，关于质量最简单的定义就是符合规格；事中执行是指选择合适的供应商，有能力、信任度高的供应商有利于提高采购质量；事后考核是指利用有效的检验方式，包括免检、自检和第三方检验等。,本章小结,当供应商按期交货，产品验收入库后企业需要按照结算制度进行款项结算。结算方式包括预付款结算、现金结算和后付款结算。在采购结算管理中，企业要注意进行内部控