档案管理培训讲义

1、档案管理培训讲义培训目的：通过培训，提升各单位档案管理人 员的专业 知识水平和 档案处理工作效率，规范各级档案管理流程， 为公司建立 规 范化、科学化的档案管理体系夯实 基 础。培训要点：、 档案管理的基 础知 识、 公司档案管理的内容及要求一、档案管理的基础 知识1、什么是档案？国家机构、社会组织 或个人在社会活 动中直接形成的有 价值 的各种形式的 历史 记录。2、什么是档案工作？管理档案和档案事 业的活 动。3、什么是档案统计 ？对反映和 说明档案及档案工作 现象的数量特征 进行搜 集、整理和分析的活动。4、什么是归 档？办理完毕且具有保存价 值的文件 经系统整理交档案室 或档案 馆 保

2、存的 过程。5、什么是案卷？由互有 联系的若干文件 组成的档案保管 单位。6、什么是档案整理？按照一定原 则对档案 实体进行系统分类、组合、排列、 编号和基本 编 目，使之有序化的 过程。7、什么是档案立卷？将若干文件按形成 规律和有机 联系 组成案卷的 过程。8、什么是档案实 体分 类？ 根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对 档案 实体 进行的分 类。9、什么是档号？以字符形式 赋 予档案 实 体的用以固定和反映档案排列 顺序的一 组代 码。10、什么是文件？ 国家机构、社会组织 或个人履行其法定 职责 或处理事 务 中形成的各种形式的信息 记录。11、什么是文本？ 同一文件由于作用

3、不同而形成不同的版本，可分 为正本、 副本、试行本、修订本、各种文字文本等。12、什么是归 档文件？ 在其职能活动中形成的、办 理完毕、应 作为档案保存的 各种纸质文件材料。13、什么是归 档文件管理？ 将归档文件以件 为单 位进行装 订、分类、排列、编号、编 目、装盒，使之有序化的过程。14、什么是全宗号？全宗号是指档案 馆给 立档 单位编制的代号。15、什么是全宗指南？介绍和报 道立档 单 位及其所形成档案情况的一种档案 检索工具。是向利用者介绍 和 报 道全宗构成者（立档 单位）及 其所形成档案情况的工具 书。16、什么是专题 指南？ 介绍和报道某一 专题 档案情况的一种档案 检索工具。

4、17、什么是检 索工具？检索工具是用于存 储、查 找和报道档案信息的系 统化文 字描述工具，是目 录、索引、指南等的统称。18、什么是索引？索引是指明档案或目 录 的某种特征，以一定次序 编 排并 注明相 应出处的档案 检索工具。19、什么是编 目？按照一定的 规则进 行档案著 录并将条目 组织 成目 录 的 过程。20、什么是案卷目录 ？案卷目 录是以全宗 为单位登 录案卷的 题名及其他特征 并按案卷号次序 编 排而成的一种档案目 录。21、什么是全引目录 ？全引目 录是以全宗 为单位将案卷目 录与卷内文件目 录 相结 合按一定次序 编排而成的一种档案目 录。22、什么是分类 目 录？分类目

5、录 是依所分 类表按照分 类标识 以一定次序 编 排而成的一种档案目录二、公司档案管理的内容及要求1. 档案管理的范围本公司所有需要 归档的文件资料，包括：公司在经营活 动中形成的行政事 务、党群工作、企业管理、劳动人事、培训 教育、安全管理、后勤服务 等有保存价值的原始材料，在生 产经营管理上形成的 经营决策、计划工作、统计工作、物资 管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备 管理等方面有保 存价值的原始材料。2. 档案的管理部门公司各职能部室为档案管理的职能部门，按业务范围负 责公司档案的管理工作。对 公司各类档案进行收集、整理和 归档。各部门 根据工作需要配 备专（兼职档案管理人员，负

6、责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部 门移交档案，确因工作需要 继续使用的文件 资料，原件移交 档案室，使用部门留存复印件。接收档案必须认 真验收，并 办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地 为公 司各项工作服务。3. 档案的分类根据公司实际情况,将所涉及的档案划分 为九大类：A）行政管理、（B）人事管理、（c）财会档案、（D）生产经营管理、（E）技术质量安全管理、（F）外来文件、（G）声像档案、 H）实物档案、（I）其他档案。财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报 表等相关资料的收集、整理、归档。实 物档

7、案是公司各 类活 动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上九类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及 实际情况 分成若干小类进行管理。4. 归档要求4.1归档的文件材料要完整、系统、准确。4.2归档的文件材料必 须是原件。如是传 真件等不易保存 的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并 加以说明。4.3存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容 进行科学分 类、立卷和 编目编号。4.4档案名称的填写要注意内容准确，文字 简练通顺，结 构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。 卷内文件应按问题或文件形成的 时间系统地排

8、列，按顺序编 号，填写 卷内目录”目录各项必须填写清楚（一律使用黑色 中性笔填写），字迹工整、清晰，装订 整齐。4.5档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件 应区分不同 情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、 批文在前，计划、总结 在后；正件在前，附件在后；印件在前， 定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其 它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。4.6文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的 文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要 办理 销毁手续。4.7归档时间：部1或责任人应于相关工作 结束后立即（最迟一周内）应将立卷归档的文件整理立卷，向公

9、司档案管 理部门移交归档。5. 档案的查阅和借阅5.1查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查 阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。5.2查阅档案资料时一般不得 对其进行复制。确有特殊情 况必须复制的，应填写档案资料复制申请单,经所在部门领 导签署意见后方可复制。5.3原则上本公司内部工作人 员因工作需要都可以借 阅， 但必须由所在部门出具借阅申请并由部门领导签名认可。借 出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借 阅档案时应做到以下几点：5.3.1借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找；5.3.2按规定办理登记手续，定期归还

10、，确因工作需要不 能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅；533要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转 借他人；5.3.4所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；5.3.5借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理 员和借阅者当面核对清楚；5.3.6档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责 任；5.3.7调离本单位的工作人 员，必须清理移交档案文件后 方可办理调离手续。6. 档案的移交档案移交必 须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字， 接收方核对签收。7. 档案的保管要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防 阳光直射五防”工作。档案柜所在办公室严禁 吸烟。档案管理人员 要定期对档案进行安全检查，发现问题 要及时向领导报告，并采取补救措施。对 于不易继续保存的 档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时 予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件 资料均 应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三 类分别保管。档案管理人员 要做好档案 资料的保密工作，档 案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容 无关的档案资料。8.档案的销毁公司对各类档案每二年 进行一次