国际会议安排明晰

1、*会议进度安排明细*年*月*日*年*月*日1整理稿件：核查和整理目前收到的文章（全文和摘要各多少个，题目及作 者列表），并同注册信息逐一对照，形成汇总表，确定目前参会人数及文章投递 总数。2. 发邀请函，向所有注册者发送会议邀请函。（正式格式，包括负责人电子 签名，pdf），如需邀请信原件，则需要指定人员负责制作及邮寄事宜。3. 联系各主要合作单位并确定有意参会的人员，制作参会list。同时给所有参会者在发邀请函同时发登记表，明确是否参会，何时参会、何时离开、是否作报告，是否需要安排住宿等情况，是否与他人合住，是否野外考 察。4. 建立一个会议qq群，以便相互之间及时沟通。年*月*日年*月*日

2、1. 在对参会人员和稿件数量及内容明确的基础上， 编排会议日程表及会序， 明确主会场时间、地点、会场致辞、Key note发言人及题目，确定各个分会场主 题、主持人及各分会场报告安排，报告时间、提问时间等。2. 编发第二轮通知，再一次明确提示会议时间、地点、议题、流程、各分会场召集人情况（具体会序）、住宿安排（地点、价格标准等）、报到地址、会场 及宾馆地图、会议期间的三餐安排、用车安排，以及会议联系人、联系方式、电 话等具体内容，旅游线路，时间点（方便提早订机票），价格等。住宿建议：*宾馆3. 确定会议后的科学考察路线；联系旅行社，协调确定景点、食宿、用车 安排（确定包括所里陪同人员）、保险问

3、题、价格等。建议：建议旅行线路4. 召集志愿者，研究确定志愿者津贴标准，确定志愿者召集数量，并最终 确定志愿者名单，并逐一统计联系方式等。建议:*年*月*日年*月*日1. 成立会议组并开展具体工作。会议组包括：统筹筹划组（负责人）具体工作：统筹安排各项工作，包括各工作内容，工作重点的谋划。负责各 参会人员的联系，稿件整理和统计，邀请函，统计表制作，日程安排，预算预估学术及资料组（负责人）具体工作：编制会议手册、环保资料袋、胸牌、礼品、餐券、宣传资料、CD、中性笔等物品，联系后勤组采购人员，编制预算清单。报到注册组（负责人）具体工作：大堂注册指示牌、桌牌（注册处、咨询处、登记费缴纳、资料，英文）

4、 布置桌子、椅子，志愿者分配，收款、登记、开票等（财务人员） 、注册登记 簿、参会人员名单表格制作、签到等。旅游景点介绍、资料及展板摆放等（旅游公司能否派人协助） 。会场组 （主会场、 * 个分会场，总负责人 ）具体工作： 主会场布置，包括主席台、嘉宾台、参会人员座位、座位牌、条幅、调 试投影仪、音响、鲜花、 ppt 拷贝、矿泉水。茶歇、茶点及水果摆放。 （注： 会场要提前一天布置完成，一切调试到位） 。组织参会人员外出合影。会场拍照、录像等内容。各个分会场投影仪调试、 ppt 拷贝、参会者导引等。接待组（负责人）具体工作： 包括联系接站、接机、住宿安排、分发房卡、联系三餐、招待晚宴安排 等。

5、具体内容还应包括：餐劵制作。引导各参会者及时登记、交款、 开票等。 车辆调度专人负责，准备 * 台备用车辆，以备临时之需。晚宴酒水摆放、各 桌座位设计、晚宴横幅、音响调试、协定晚宴致辞安排。各参会人员参会期 间车接车送、食宿安排要尽量安排完善，同后勤保障组充分协调。外联后勤保障组（负责人） 具体工作：总体保障、协调各组顺利开展工作，保障各组所需材料及时 落实到位。具体应包括：联系胸牌制作、会议资料打印，横幅及展板制作、 宣传海报、相关资料印刷及装订、投影仪、电脑、音响会场照相、摄像，具 体内容需同学术资料组、会场组商定。茶点、水果、矿泉水等采购。晚宴菜 品种类、内容、价格等。住宿宾馆价格协商、

6、预定、房卡领取等（明确到具体负责人） ，同接待组 协商及预算确定。开幕式期间合影安排，是否联系专业照相师，需提前联系商讨。 志愿者服装采购及发放，志愿者津贴发放。旅游安排及野外台站考察（同旅游公司接洽、商谈，陪同人员安排等）2. 编制预算并上报（负责人）编制预算，报请审批。以缩减开支，节约办会为原则，同时保障质量。 预算内容应具体详实，合理可信。3. 准备相关材料（负责人）设计、预定制作会议标识、胸牌（包括挂绳） ，桌牌（注册处、咨询处、 登记费缴纳、资料，英文），相关资料（会议手册、CD）、礼品、资料袋订做， 会场及分会场海报、宣传册、展板制作，志愿者服装（服装标识设计等） 、接 站牌等。宾馆、旅行社及车辆预定也应尽早开展。4. 志愿者培训各会议组分工、领队、培训等。* 年 * 月 * 日* 年 * 月 * 日各会议组展开各自任务，分工明确到具体人员。召开会议动员会议，各个会议组汇报准备工作及具体情况。（越早越好）确定各主会场和分会场的投影仪、电脑、麦克风等状况良好。确定各接站、接机车辆能准时提供。确定各组所需材料及物品到位、齐全，及时更换（资料、服装、条幅等 需至少