采购组织架构讲义

1、任务二 采购组织架构,重点掌握 集中与分散组织的比较； 采购部门的职责； 对采购人员的要求； 一般掌握 采购组织的设计方法； 采购组织的几种常见类型,2. 采购组织的设计,2.1.1 企业采购管理组织 1.采购管理组织的含义 采购管理组织是指为了完成企业的采购任务，实现保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则，组建的一种采购团队。,一、商品采购部的职能和决策权,（一）商品采购部职能 1、日常采购业务 2、新产品开发与滞销品淘汰 3、市场调查与分析 4、促销计划 （二）商品采购部决策,二、 采购管理组织机构的设计,采购管理组织机构的设计 （一）采购管理组织机构的设计原则 1、目标可行原

2、则 组织目标应具备如下特征：社会性；共同性；清晰性；层次性；参与性。 2高效原则 采购工作要高效开展，必须有一套高效运转的组织机构，在建立采购管理组织时，应合理确定管理的层次及每一层次的人员安排。,采购组织结构的设计,3、统一指挥的原则 统一的原则基本上包括三个方面内容： 目标统一 命令要统一 规章制度要统一,采购组织结构的设计,4、责、权、利相结合的原则 责、权、利相结合，才能充分调动采购队伍的积极性，发挥他们的聪明才智。 5、精简的原则 精兵简政最早是在解放区的政府建设中提出的，在企业采购管理组织设计中同样有效，这个“精”指人员精干；“简”是机构简化，只有人员精干机构才能简化；如果人员素质

3、差而过分强调简化机构，应该开展的工作开展不起来，应该完成的工作完成不了，同样是不可取的。,采购组织结构的设计,三、建立采购组织的步骤 （1、明确采购组织的职能 (2、考虑采购管理组织的任务量 (3、确定采购管理组织机构 (4、设计管理作业流程 (5、设定岗位 (6、为每个岗位配备合适的人员,采购管理组织设立步骤,考虑采购管理职能,考虑采购任务量,确定采购管理组织机构,设计管理作业流程,设定岗位,为各个岗位配备合适的人,采购管理组织的功能,凝聚功能 协调功能 制约功能 激励功能,采购组织结构的设计,采购管理组织的功能 、凝聚功能 明确采购目标及任务；良好的人际关系与群体意识；采购组织中领导的导向

4、作用。 、协调功能 一是组织内部的纵向、横向关系的协调，使之密切协作，和谐一致；二是组织与环境关系的协调，采购组织能够依据采购环境的变化，调整采购策略，以提高对市场环境变化的适应能力和应变能力。,采购组织结构的设计,、制约功能 采购组织是由一定的采购人员构成的，每一成员承担的职能，有相应的权利、义务和责任，通过这种权利、义务、责任组成的结构系统，对组织的每一成员的行为都有制约作用。 、激励功能 采购组织的激励功能是指在一个有效的采购组织中，应该创造一种良好的环境，充分激励每一个采购人员的积极性、创造性和主动性。,213.采购组织结构设计的影响因素,企业规模 经营范围 市场供应状况 供应点的分布

5、情况 市场供求态势,信息传递形式与速度 采购人员素质 企业内部各部门的配合程度 其他因素,2.2 采购组织的类型,2.2.1分散型组织 1.基本概念 各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施形式。 2.优缺点比较 见下页,分散型采购组织,公司总部,职能部门,职能部门,子公司A,子公司C,子公司B,公司总部,职能部门,职能部门,子公司A,公司总部,职能部门,职能部门,子公司B,子公司A,公司总部,职能部门,职能部门,子公司C,子公司B,子公司A,公司总部,职能部门,职能部门,分散采购组织的优缺点,适用条件,小批量采购 采购价值较低 市场资源有保证 距离总部较远（如异地异国供应） 硬性实验物品的采

6、购,2.2.2集中型组织 1.基本概念 由一个部门统一组织本部门、本系统的采购活动的采购实施模式。 2.优缺点： 见下页,集中型采购组织,公司总部,职能部门,采购总部,子公司C,子公司B,子公司A,优缺点比较：,适用条件,大宗和批量物品的采购 价格较高的物品 关键的零部件 保密性强的物品 易出现问题的物品,2.1.3混合型采购组织,公司总部,子公司C,子公司B,职能部门,子公司A,采购总部,采 购,生 产,销 售,采 购,生 产,销 售,采 购,生 产,销 售,公司采购部门通常处理与采购程序和方针相关的问题 公司采购部门定期对下层经营单位的采购工作进行审计 公司采购部门对战略采购品进行详细的供

7、应市场研究，经营单位的采购部门可参考使用,公司采购部门协调、解决部门或经营单位之间的采购工作 公司采购部门不进行战术采购活动，完全由部门或经营单位的采购组织实施 公司采购部门可能对各经营单位采购部门的人力资源进行管理,2.2.4跨职能采购小组,基本概念及特点 采购中的一种比较新颖的组织形式，以IBM为例介绍。,采购组织结构的设计,四、采购管理机构的组织结构形式 （一）直线制的采购组织结构 直线制是由一个上级主管直接管理多个下级的一种组织结构形式，例如，由一个采购经理直接管理多个采购员。 直线制采购组织的优势在于“直接指挥”，可以做到：加强管理控制的力度；实现有效沟通，使管理符合实际；实现个性化

8、管理。这种结构适合于中小型企业的采购管理。,第一节 采购组织结构的设计,（二）直线职能制的采购组织结构 这种组织形式是在直线制的基础上，再加上相应的职能管理部门，帮助采购经理决策，承担管理的职能。职能部门对采购部门没有直接管理权，采购部门接受采购经理的直接管理。,采购组织结构的设计,（三）采购事业部制 事业部制又称分权结构或部门化结构，首创于美国通用汽车公司，由通用汽车公司副总裁斯隆研究设计。事业部一般按“地区”或“产品类别”，对公司赋予的任务负全面责任。采购事业部组织结构适用于采购规模大及多品种、需求复杂、市场多变的企业采购。,采购组织结构的设计,（四）矩阵制采购组织结构 矩阵制是为了完成指

9、定任务（项目）由各个方面的人员组成临时的一个组织机构。当任务完成后，人员各自回原单位工作。这种组织结构突破了一名采购人员只受一个主管领导的管理原则，而是同时接受两个部门的领导。主要适合于生产工序复杂的企业，由于新产品多，需要采购多种物料，优点是采购的目的性强，组织具有柔性化的特点，能够提高企业的采购效率，降低采购成本。缺点是双重领导容易导致职能部门之间意见的不一致，影响业务活动的正常进行。,采购组织结构的设计,五、采购部门的组建 （一）采购部门的建立方式,采购组织结构的设计,1、按物品类别划分 按物品的类别将采购部门划分为不同的采购小组，每一小组承担某一物品采购的计划制定、询价、招标、比价、签

10、订合同、货款结算等一系列采购业务，这种采购部门的建立方式，可使采购人员对其经办的项目非常专业，比较能够发挥“熟能生巧”以及“触类旁通”的效果，也是最常用的采购部门建立方式，适合于采购物品品种繁杂的企业采用。具体形式，如图所示。,采购组织结构的设计,2、按业务过程划分 按照采购业务过程，将采购计划的制定、询价、比价、签订合同、催货、提货、货款结算等工作交给不同人员办理。这种组织形式要求部门内各成员密切配合，适合采购量大、采购物品品种较少、作业过程复杂，交货期长以及采购人员众多的企业采用，具体形式，如图所示。,3、按物品类别设计,采购部,采购一部,采购二部,采购三部,采购一部,采购一部,办公用品,

11、电子零件,4、按采购物料价值或重要性,物品价值不同，负责人也不同,采购组织结构的设计,按采购物品的价值划分 为加强对物品的管理，一般将采购的对象按其价值和品种分为A、B、C三类，A类物品采购次数少、物品价值高，属重要物品，其采购质量如何将直接影响到企业经营的风险和成本，一般应由采购部门主管负责。而将采购次数繁多，但价值不高的B、C类，物品，交给基层采购人员负责。,采购组织结构的设计,按照物品价值建立部门的方式，主要是保障主管对重大的采购项目能够集中精力加以处理，达到降低成本以及确保来源的目的。此外，让主管有更多的时间，对采购部门的人员与工作绩效加以管理。 另外，可以依据产品对企业的重要性，将策

12、略性项目(利润影响度高，供应风险大)的决定权交给高级主管(例如主管采购的行政副总经理)，将瓶颈项目(利润影响程度低，供应风险高)交给基层主管(例如采购科长)，将非紧要项目(利润影响程度低，供应风险低)交给采购人员；具体如图所示。,5、项目不同，负责人也不同,6、按采购功能设计,采购总部,开 发 来 源,议 价 招 标,比 价 议 标,决 标 签 约,稽 催 履 约,7、混合式设计,采购部经理,生鲜品,日用品,电子产品,计划,计划,采购,采购,计划,采购,采购组织结构的设计,混合式组织形式 不同企业有不同的特点，在许多稍微具有规模的企业或机构中，通常会兼有以物品、地区、价值、业务等为基础来建立采

13、购部门的内部组织，可以形成不同的混合式组织形式。如图2一10所示，先以地区划分为外购科及内购科，分设科长掌管。然后再按物品类别，交由不同的采购人员承办。同时，也以价值为基础，另外没立原料科，由副总经理兼任科长来掌管。因主要原料约占整个部门采购金额的70，故由采购经理直接洽商决定，交由原料科人员办理有关交易的手续。,采购组织结构的设计,8、按采购地区划分 企业采购的货源来自不同的地区。按照采购地区的不同，分别设立部门。此种分工方式，主要是基于国内、国外采购的手续及交易对象有显著的差异，因而对于采购人员的工作条件亦有不同的要求。 由于国内、国外采购作业方式的不同，因此分别设立采购部门有利于管理。同

14、时上级主管部门必须就所购买的物品比较国内、国外采购的忧劣，判定采购事务应交给哪个部门承办，才能事半功倍。具体形式如图所示。,2.2.3 采购部门的建立,按采购地区设计,采购总部,国际采购,国内采购,东北地区,华东地区,华南地区,欧洲地区,美洲地区,亚洲地区,补充：采购组织结构的设计,采购部门在企业组织中的地位 （一）采购部门隶属于生产部副总经理,总经理,行政副总经理,生产副总经理,业务副总经理,产品管理,制造,采购,生产管制,仓储,采购组织结构的设计,（二）采购部门隶属于行政部副总经理,总经理,行政副总经理,业务副总经理,生产副总经理,采 购,财务,人事,生产 管制,制造,品管,仓储,第一节

15、采购组织结构的设计,（三）采购部门直接隶属于总经理,第一节 采购组织结构的设计,（四）采购部门隶属于资材部,总经理,资料部副总经理,业务副总经理,生产副总经理,生产副总经理,采购部长,第一节 采购组织结构的设计,（二）采购部门组织方式优劣比较 1、连贯作业的组织形式。 优点 一位采购人员可以综合管理全部采购过程，权责明确，以防出现扯皮现象。 符合规模经济的原则。 采购人员应与供应商建立良好的合作关系，以便于今后开展工作。 由于对供应商有取舍的权利，因此可以增强及时交货及改善品质的管理效能。,第一节 采购组织结构的设计, 缺点 采购人员负责采购全过程的各项作业，工作复杂，无法做到非常专业，影响工

16、作效率。 全部采购过程由一人承担，若没有良好的监督系统，会使采购人员权力过大，在与供应商的合作中，相互选用，损害企业的利益，如一些素质不高的采购人员会为私利收取供应商的贿赂，从供应商那里拿取回扣，采购一些质量差、价格高的物品或过多采购物品，加大库存，给企业带来损失。,第一节 采购组织结构的设计,2分段作业的组织形式。 优点 每位采购人员只负责采购过程中的一部分，分工更细，便于熟能生巧，提高工作效率，减少失误。 一项采购任务由几个人共同完成，起互相监督、互相牵制的作用，使采购工作更合理，使采购的价格、质量等有保证。 采购过程每一阶段均由专业人员负责，可以大大提升采购作业的品质。,第一节 采购组织

17、结构的设计, 缺点 采购过程由不同人员分段处理，收发转接手续较多，延误时效； 分工太细，对内部人员的配合度要求更高，同时还会造成人员之间相互扯皮，影响采购工作。 各自为政，无人负责，而且采购与使用之间接手人员太多，会大量增加联系上的困难。,2.3采购组织的团队建设,2. 3.1 采购部组织的职责 对内而言： 选择/管理供应商，控制并保证价格优势； 对外而言： 控制采购流程；保证采购质量和交货周期，能够满足公司生产和市场的需要。,232采购部岗位及职责,合唱团与部门角色,1、需求分析与员 2、市场分析和供应商管理员 3、采购计划 4、进货管理员 5、质量管理 6、库存管理员 7、采购统计 8、财

18、务与成本核算 9、采购员 10、秘书 11、采购经理 12、采购科长,2.3.2 采购人员的职责和要求,采购经理(决策人员） 参与制定采购政策 采购计划与预算 采购市场的调查 供应来源的选择与评价 采购的品质与价格控制 采购数量与时机确定,采购方法研究 交货管理 管制与稽查 绩效的评估,1、采购经理 有何特点？ 2、供应商对 其态度如何,三. 采购员素质要求,（一）思想道德素质,高薪是否养廉,（二）知识素质,1、政治，法律知识 2、市场学知识 1）市场细分 -地理因素、 人口因素-年龄、性别、收入、民族 心理因素-生活方式、性格、动机 行为因素-时间，频率、忠诚度 2）4P,3、业务基础知识-

19、谈判、商品学、经济法 4、社会心理学-消费者心理需求,能力期望,Moaya（美国最大的第三方采购公司之一）副总裁认为：采购人员的期望是一个多面手、战略家、分析家、公司外交大使、小组领导、小组成员以及销售人员。 同时接受过计算机、生产控制、库存管理、经济学和会计学。,（三）、能力素质,实际问题,1、采购的定位？ 2、生产部要速度、财务部要低价、品保部要质量、市场部要速度夹在中央的采购管理何去何从？ 3、互连网等新技术的崛起，是否将采购商和供应商站得更近？ 4、采购价低，是否为公司省钱？ 5、如何有效采购？ 6、如何与供应商保持友好和竞争的关系？ 7、如何应用供应链来为公司获利？ 8、执行“货比三

20、家”的方式就能选择好的供应商? ,MRP,需求,供应,供需平衡系统,销售预测客户订单 安全库存,库存 采购入库 生产入库,MRP,需求,供应,供需平衡系统修正因素,父项产出率 子项残料率 预测代码 预测阶段 需求时界 计划时界,订货策略 批量订货天数 批量订货数量 最小订货批量 需求时界 计划时界,物流和价值平衡,采购的层次,了解自己的行业和公司吗？,1、分析能力,行业发展的现状,技术状况,营销特点,供销状况,替代品状况,价值/格状况,行业,行业的发展趋势,掌握趋势等于掌握未来,A,B,C,D,时间,承载盈利能力,0,竞争的层面,在目前市场环境下，存在不同的竞争： 1、价格竞争 2、品质竞争

21、3、服务竞争 4、功能竞争 5、时间竞争 6、品位竞争 7、文化竞争 ,了解自己的公司,公司的架构 运作模式和管理特点 供应链整合 了解部门在公司的地位和作用 自己的角色,建立适应战略性的采购组织机构： 新产品开发 合作和计划 合作财务分析,了解公司产品的特点,1、一个合格采购人员是半个产品专家 2、对产品的了解和产品认识有独特的见解 和看法，并应用与对供应商的选择和管理。,采购人员的素质要求,专业形象 应变能力 表达能力 时间管理 观 察 力 亲 合 力,诚实、乐观、自信、勤奋 耐心、积极、坚强、毅力,对供应商产品了解 对技术了解 对市场了解 知识面广,Skill,Attitude,Know

22、ledge,SAK原则,2、专业形象：不学礼，无以立。,“三秒钟”印象 ： 衣着和容貌 仪 态：站、坐、走、蹲、微笑 握 手 问 候：面对面和电话 介绍 交换名片 鞠 躬 用 餐,国际商务礼仪,举止粗俗 乱发脾气 飞短流长 说话过头,3、危机意识与应变能力,当今世界唯一不变的就是变！应变能力是现代人应当具有的基本能力之一 。,变,内 部,外 部,你有应变能力吗？ 在日常生活中，常会遇到挫折或突发事件。这些事情会令人很不开心，说不定还会破坏了我们的原定计划，但你可否镇定应付？请回答以下的测验： (1) 你非常忙碌之时，有人来找你，你会 A. 表现得很讨厌。 B. 如常地打招呼。 C. 告诉他你很

23、忙。 (2) 你在家请客，食物已准备好了，但客人还未来。你会想 A. 多等一会儿。 B. 他是否发生什么事？C. 他也许不来。 (3) 星期日约了朋友喝茶，但朋友临时打电话来推了。你会感到 A. 早知不约他，浪费了我宝贵的一天。 B. 自己找节目。 C. 真倒霉！ (4) 你的工作很顺利的进行，但忽然因事延误了。你会 A. 停顿下来不再继续。 B. 想个办法。 C. 觉得困难重重。 (5) 你不喜欢一个人，但又必须跟他共同工作。你会认为 A. 他要依靠你。 B. 尽量友善的对他。 C. 他会在背后说你坏话。 (6) 当别人对你怀有敌意时，你的反应是 A. 不理会。B. 控制自己。 C. 如常对

24、待，希望改变对方看法。,计分： 答案是B的得1 分，A与C是零分。 解析： 得56分者，你很懂得处理各种困难，有应变能力。 得34分者，你的克制能力还不错，但仍有改进之处。 得13分者，你经常感到挫折。,4、语言表达能力,语言表达包括口语表达能力、文字表达能力、数字表达能力以及图示表达能力。,表达能力,沟通能力,理解能力,思维能力,业绩表现,个人发展,6、采购谈判,一，信心十足，精神状态良好 二，准备充分 拟定多套方案。 三，了解对方需求。 四，谈判筹码 认清自己的优势。 五，要有结果。 六，分析总结。,谈判技巧(三十六计）,攻击要塞:欲取城池，先去要塞 “白脸”“黑脸” ：先黑后白 缓和紧张

25、气氛 ：对手再度重逢 文件战术 ：开始震慑对方 期限效果 ：中国加入WTO 打破僵局 ：用成绩说话 声东击西 ：增加对方满足感 层层剥离 ：5WHY,缓兵之计 ：谈判之中休息1015分钟 走为上策 ：组长脱离现场 借助声望和名义：采购效应,7、时间管理能力,时间对采购是一个重要的关键资源。,8、观 察 力和亲 合 力,先知先觉、后知后觉、不知不绝之间的巨大差距。 亲和力是建立良好供应商关系的基础。,9、价格分析能力,我们必须对所在的行业市场动态有一个把握。 1、对供应商产品了解 2、对技术了解 3、对市场了解 4、知识面广,什么是价值分析,对有关零件、原材料或服务的成本的各个元素进行有组织、系

26、统化的研究，确定它们以可能低的成本满足性能要求。,价值 价格,价值分析的目的,全员行动，集中智慧，共同降低成本的同时最终让用户感到物有所值。,总成本TC,物料成本,采购成本,佣金成本,管理成本,工程成本,库存成本,风险成本,其他,运输成本,瓶颈成本,瓶颈也称约束或制约，任何组织都有瓶颈，瓶颈是矛盾的原因也是矛盾的结果。瓶颈成本也就成了企业成本的一个重要领域。,10、品质能力,顾 客,市场营销,产品设计,采 购,质量体系,生 产,储存和运输,包装,测试和检验,11、商务管理,选择供应商,评价供应商,确定供应商,发出定单,监督定单：品质、交期、检测等,交 货,清算票据,结 算,评价供应商,12.预

27、测能力,在失败之前 成功,2.33现代采购员应该具备的观念,战略观念 市场观念 竞争观念 服务观念（企业内部服务） 创新观念,2.3.3 采购人员的招聘,1.采购人员招聘原则 高素质和多样性的原则。 效率优先的原则。 公平竞争，择优录取的原则。 内部优先的原则。,1、作为采购部总监，你需要什么样的人才？请简单描述。 2、怎样留住你的骨干采购人才？如何看待员工跳槽问题？,不是找合适经验，而是找合适思维,用合同束缚员工时代已经过去，放长线共发展,尺有所短，寸有所长,2.招聘的渠道,内部征召 内部提升 职位转换 内部公开招聘 内部人员重新聘用,布告法、推荐法、档案法,外部征召 不同征召渠道的选择,3

28、. 采购人员的选拔标准,良好的气质 性格 能力,4. 采购人员的选拔方法,观察法 测试法 心理测试 情景模拟 笔试 面试 推荐法,5. 提高采购人员的素质,采购人员的选拔配备 专业的企业采购人员至少应受过良好的教育、了解顾客的需求、了解供应商的需求、了解本公司或企业的需求、了解法律税务、具有考虑综合成本的头脑、具有质量及环境(如环境管理体系IS014001)意识、是谈判高手、善于处理人际关系与社会关系、精通至少两门语言(母语及英语等)、能熟练使用计算机，此外还应有良好的身体素质和道德品质。,采购人员的培训,不仅是新招收的采购人员应强化培训，对原有的老采购员也应该加强培训。 专门培训 在职培训

29、现场培训,2.4 采购部门与其他部门之间的协调配合,2.4.1与设计部门的配合 物料规格 物料标准 新品设计 2.4.2 与生产部门的配合 物料的品质 物料的数量 供料时间,2.4 采购部门与其他部门之间的协调配合,2.4.3 与销售部门的配合 2.4.4 与品管部门的配合 品管知识 品质标准 物料验收 2.4.5 与财务部门的配合 2.4.6 与仓储部门的配合,本章小结,1、采购机构在企业中的隶属关系受到采购金额、采购的物品及劳务的性质、获取难易、对人员素质的要求、采购对企业目标的影响等五种因素的影响。采购机构在企业中的隶属关系可采取隶属于生产部、隶属于行政部、隶属于总经理、隶属于资材部四种方式。 2、采购部门的建立，亦称为采购内部组织的部门化，也就是将采购部门应负责的各项功能整合起来，并以分工方式建立不同的部门来执行采购任务。其分工方式可采取按采购物品类别、按采购地区、按采购价值或重要性、按采购过程和混合式的编组等。,本章小结,3采购制度是指企业对采