采购管理系统课件

1、采购管理子系统,ERP应用人才资质认证,供应链管理应用篇,系列教材之,课程大纲,客户有购买需求，向企业询价；,2. 企业报价给客户，客户对价格认可之后签署订单合同，与企业确认销售商品、数量和预计出货时间等细节；,3. 此时如果库存足够则直接销货给客户，之后产生应收账款，如果库存不足，企业需要自制或外购。（自制部分详见“生产制造管理应用篇”）,4. 采购流程则需要由需求部门提出请购单；,5. 经采购部门询、比、议价后向供应商下采购订单；,6. 确认需购买的商品、数量和预计进货时间等细节；,7. 之后供应商送货，企业进行进货验收，产生应付账款；,8. 此时商品库存数量足够了，最终销售出库给客户，并

2、产生应收账款。,发现需求,对需求进行整理,确定供应商并对其加以分析,确定价格和采购条件,拟定并发出采购订单,对订单进行跟踪催货,接收并检验收到的货物,结清发票并支付货款,善后处理,采购在企业中的一般流程,接单,报价,销货,库存足够?,应收,进货,采购,请购,验收,自制or外购,生产,应付,存货,NO,YES,外购,自制,库存数量 增加,库存数量 减少,检验,验退,不合格,合格,询价,YES,NO,询比价？,学习目标,1.通过课程学习，明白企业采购管理环节的流程与管控重点 2.掌握采购管理流程在ERP系统中的基础信息设置与意义 3.能够将企业采购管理中的各个流程在ERP系统进行呈现 4.理解流程

3、的逻辑关系及数据的勾稽关系 5.了解采购管理环节中常用报表的意义与使用 ,案例公司描述,数码相机-SL系列,买进卖出商品 已销售一段时间 有配合的供应商,案例公司采购管理职责,权责,负责供货商开发、遴选、管理及厂商评核跟满意度经营。,任务,负责生产品零组件开发、采购、进货、应付及厂商管理。,负责采购计划、采购订价策略的拟定、规划及管理。,负责生产原物料的请购、采购、进货、退货及应付管理。,。,案例公司仓管管理职责,权责,任务,负责采购料品的到货、验收、上架，退货的实物管理跟存货账册 的处理,负责到货、验收、采购退货的存货帐务登录跟账册管理,要落实采购料品的到货、验收、上架储存、退货程序的执行跟

4、控管,负责到货区、验收区、不良品区等区域的规划跟实物的安全。,负责不良品的标示跟安全控管。,负责不良品仓库跟报废仓库的管理。,负责各仓库间存货的转拨。主要是原物料仓库跟不良品仓库，或跟报废仓库间的料品转拨,负责有关设定安全存量料件的请购，以及日常盘点工作。,系统简介,系统特色,系统简介,一般企业采购循环流程,系统主作业程序,系统效益与特色,采购流程,库存增加,库存减少,应付账款增加,库存无影响,应付账款减少,财务处理-见【财务模块篇】,修正,系统主作业程序,基础设置,录入供应商信息,基础信息设置,录入品号信息（采购）,设置采购单据性质,基础设置,录入供应商信息,2.1 录入供应商信息,成功集团

5、采购部-蔡佳玲最近在寻找品号910001数码相机-SL系列的主要采购供应商，经过一阵询比议价后，决定是三星公司了。,三星公司,询价,比价,议价,成功集团采购部-蔡佳玲最近在寻找品号910001数码相机-SL系列的主要采购供应商，经过一阵询比议价后，决定是三星公司了。,如果在采购条款里，供应商要求下采购单时需先支付一定比率的订金，则需要在这个字段输入订金比率。,表示同一批采购序号，是否可分多次进货。 允许分批交货为Y，采购单可对应多张进货单 允许分批交货为N, 采购单只对应一张进货单，当进货数量采购数量，为指定结束,初次交易日期可自行输入,属于备注性栏位 最近交易由最近一笔进货回写,如果供应商最

6、近进的一批货有问题时，可以先查询最近交易的日期是哪一天，再到进货单依据供应商跟进货日期条件，找出那一张进货单来查看异常的商品。,不可空白,需先在基本信息子系统录入结算方式输入 记录与供应商后续账款的结算方式,需先在录入付款条件作业输入,推算预计付款日依据,ABC等级是按供应商的进货净额来评定供应商的重要性等级，例如：落在等级A的供应商，表示我们向他们买东西的总金额比其它等级的供应商来得高，相对落在等级C的供应商，其进货净额所占的比率是相对比较低的。至于等级的评定方式，如果企业已经有制定等级了，可以自行输入。另外，也可透过通过【供应商ABC分析表】，由系统将某一段期间内企业进货的金额，按供应商交

7、货的时程及质量状况，进行ABC分析的管理及做参考性的排名。.,管控供应商交货的准时度和质量状况,可自行输入,也可由供应商评级更新.,蔡佳玲向采购科长报告新供应商状况，并请科长进行核准。,核准状况,若核准状况为2.尚待核准或3.不准交易，则后续交易单据中无法选择该供应商。,录入品号信息（采购）,录入品号信息（采购）,成功集团采购部-蔡佳玲最近在寻找品号910001数码相机-SL系列的主要采购供应商，经过一阵询比议价后，决定是三星公司了。,后续该品号的默认采购供应商,录入品号信息（采购）,成功集团采购部-蔡佳玲最近在寻找品号910001数码相机-SL系列的主要采购供应商，经过一阵询比议价后，决定是

8、三星公司了。,遇到存货即将不足时的补货方法 ，依据品号特性选择,录入品号信息（采购）,成功集团采购部-蔡佳玲最近在寻找品号910001数码相机-SL系列的主要采购供应商，经过一阵询比议价后，决定是三星公司了。,计算出前置天数，作为推算预计采购日的依据。,录入品号信息（采购）,某一采购品号需于7/20交货2,000 pcs；,采购取价顺序,售价须=,例如：数码相机-SL系列向三星公司 采购的第一取价顺位是4,000元。,表示采购单价必须低于或等于4,200元,单价上限率设置为5%,最高采购单价=供应商单价x (1+单价上限比率),=4,000 x (1+0.05)=4,200,需勾选,超收管理,

9、当采购料件进货时，可以设定进货数量是否可以超过原始采购的数量。,进货数量最多只能到110pcs,最大可进货量=(采购数量x (1+超收率)采购已交量,=100 x (1+0.1)-0=110,例如：数码相机-SL系列的采购数量100pcs。,超收率设置为10%,设置采购单据性质,小试牛刀,Q1:【录入供应商信息】中最近交易日是由后续哪一支作业更新的？,Q2:采购取价顺序是如何？,Q3:成功集团要向供应商三星公司，采购3000pcs的光学镜片，需求日是7月31日，固定前置天数为5天，变动前置天数为2天，批量为1000，请问预计采购日是？（不需考虑假日表信息）,Q4请问哪些单据性质可以设置更新核价

10、选项？,日常业务流程,日常业务流程管理,采购流程,日常业务流程管理,采购变更流程,请购流程,验退流程,退货流程,进货/进货验收流程,请购流程,公司内部管理需求，在寄发正式采购单给供应商前，先进行内部需求的审查，由授权主管审查此需求的合理性。 再由仓管或相关单位来确认是否已经有库存了，或是有可以取代的库存品，这样一来就可以预防多买，或是造成呆滞等成本浪费的状况发生。,采购部门,需求部门,未核准,核准,单 据 修 改,留底存查,请购来源(由系统自动产生请购单),新增录入,输入各家供应商 的报价价格,决定交易的供应商,否,是,业务场景,7月11日，采购部门接到需购买数码相机-SL系列200台的请购需

11、求。（该商品为外购产品，非自制件，且公司需走请购流程）,录入请购单,采购流程-采购单,如何协助公司购买到价廉物美的物料，也就是如何降低合理成本、提高及稳定质量、确保交货期限，更重要是提高工作效率，帮助销售与生产的运作顺畅，不发生停工待料。 正式下采购通知给供应商的对外凭证，记录着供应商、商品、数量、单价、预计交货日 。 同时也用来追踪后续商品进货的进度,采购部门,需求部门,未核准,核准,单 据 修 改,传给供应商,采购审查,无请购流程 零星采购 紧急采购,业务场景,7月12日成功集团针对请购部门人员提出的请购需求，做审核采购的程序。程序为(1) 维护请购信息(2) 从请购单生成采购单(3) 系

12、统产生“录入采购单”。,利用修改功能进行维护,维护采购信息,如果采购人员审查后，因某些因素决议不要购买此品号时，点击指定结束钮。,结束码就会更新为 y：指定结束,将锁定码打勾，表示这笔要采购且已经审核过了。,如果请购单很多，一部分要采购，一部分尚不要采购，便可以利用锁定码选项筛选请购单。,生成后的采购单单号,采购变更流程,作业目的： 可记录采购单变更的历史信息，以方便信息的查询，并可将变更单打印成书面，转交相关部门，便于协调后续的备料及生产。,采购部门,供应商端,未核准,核准,单 据 修 改,后续追踪,传送给供应商,供应商提出变更,更 新,业务场景,7月13日成功集团采购员把采购合同传真给日升

13、公司相关负责人之后， 供应商日升公司核实之后，预交货日可提前至7月19日，成功集团拿到修改后的采购合同，在ERP系统中通过录入采购变更单作业进行合同的变更动作。,系统自动显示此为第几版的变更，每变更一 次，变更版本就会1 。,版次的编号原则为0001-9999，表示每一张订单 单号最多可变更9999次。(一天可变更的次数无 限制)。,限制1,限制2,输入此次变更的原因，方便后续主管的审核和 数据的查询。,输入此次变更的原因，方便后续主管的审核和 数据的查询。,进货/进货验收流程,作业目的： 进货指录入采购进货相关信息。 进货验收指阶段式收料时，记录进货验收的 动作，可由质检部门来维护检验状态。

14、,供应商端,仓管部门,采购部门,质检部门,免检,待验,更新合格数量,送质检部门,供应商送货,不合格,审核,业务场景,7月19日三星集团把200台SL型数码相机送到成功集团，由成功集团的仓管人员进行入库收料，质检部分进行验收的动作。结果发现有198台合格，2台由瑕疵。,复制前置单据,采购单的内容复制到进货单， 带出后需要查看是否无误。,验收数量为实际入库， 库存增加的数量。只要输入验收数量，系统会自行计算验退数量。 （验退数量=进货数量验收数量）,有验退量，检验状态会自动呈现不良。,进货验收单更新进货验收数量、验退数量,更新已交量、结束状态码,验退流程,作业目的： 当进货验收，发生不良品需退回供

15、应商时，等待退回的商品称为验退件 当供应商取回验退不良品时，将退回信息记录在退回验退件里。,供应商端,仓管部门,采购部门,质检部门,待验,送质检部门,供应商送货,不合格,业务场景,成功集团负责人请供应商将不合格的2台数码相机拿回，并要求尽快补2台货过来。,系统自动带出,不合格的商品从来没有允收入库过， 只是从企业的进料检验区退回给供应 商，所以登录数据后，并不会影响 应付账款。同时，对原有的库存 数量也不会造成任何影响。,退货流程,作业目的： 如果原材料或零组件在入库后，才发现料件质量不良，或因特殊原因必须将料件退回给原供应商时，就需按退货流程处理。 由采购人员负责和供应商协调后，通过录入退货

16、单记录退货及折让信息 产品确定退回，使用退货单记录退回商品信息，之后可能换取新货。 产品不退回，而以应付金额减少的方式处理，称为折让。,采购部门,仓管部门,供应商端,N,Y,N,Y,N,Y,Y,采购部门,仓管部门,供应商端,财务部门,业务场景,7月20日成功集团发现已经验收入库的SL型数码相机有2台有瑕疵，与三星公司协商之后，瑕疵比较严重的1台退货，瑕疵不明显的1台再原价基础上给予85折的折扣。,建议设置两个单别，来处理 退货及折让状况。,类型=2.折让不可输入数量，直接输入金额。,日常报表,请购状况表 数据源：请购单/采购单 使用时机：追踪请购数据的采购进度 主要使用人员：采购人员 报表用途： 1.当请购人员来追踪采购进度时，以请购单单号查询对应采购单的采购、进货状况。 2.采购人员检视是否有遗漏采购的请购单。,供应商预计进货明细表 数据源：采购单 使用时机：供应商商别进货进度追踪 收料单位查采购列表 主要使用人员：采购人员/收料人员 报表用途： 1.查询厂商截至目前延迟交货明细，检讨改善的依据 2.查询未来厂商应交货明细，催料的依据,供应商ABC分析