办公室事务管理[1]44PPT课件

1、案例：案例：1.1. 19881988年夏天，某市的一次年夏天，某市的一次“垃圾纠纷垃圾纠纷”由西瓜大量上市所引起。西瓜价廉物美，居民消由西瓜大量上市所引起。西瓜价廉物美，居民消 费剧增，结果弄口、路边的西瓜皮和其他垃圾成倍增加，环卫局仍照原计划（每天定时、费剧增，结果弄口、路边的西瓜皮和其他垃圾成倍增加，环卫局仍照原计划（每天定时、 定车、定量）装运走。运不完每天剩一些，一个星期后许多地方垃圾堆积如山，苍蝇成定车、定量）装运走。运不完每天剩一些，一个星期后许多地方垃圾堆积如山，苍蝇成 群，臭气熏人。居民纷纷上诉。由居委会而街道，由街道而区政府，卫生局也作出了有群，臭气熏人。居民纷纷上诉。由居

2、委会而街道，由街道而区政府，卫生局也作出了有 力反应。这两家无权直接向环卫局施加压力，于是就联合告到了市政府，当时市领导预力反应。这两家无权直接向环卫局施加压力，于是就联合告到了市政府，当时市领导预 计计“事出有因事出有因”所以没有直接下令限期清除，而是派一位副秘书长协调解决。副秘书长所以没有直接下令限期清除，而是派一位副秘书长协调解决。副秘书长 先到环卫局了解情况，环卫局大叹苦经，说环卫局是全市最小、最穷、最苦的局，职工先到环卫局了解情况，环卫局大叹苦经，说环卫局是全市最小、最穷、最苦的局，职工 人数少，就那么几辆破车，城市垃圾成倍成十倍地增加，工作每天一早、一晚甚至半夜人数少，就那么几辆破

3、车，城市垃圾成倍成十倍地增加，工作每天一早、一晚甚至半夜 操作，劳动强度大，而待遇却很低，很多工人不愿干，请病假，叫我局长怎么办？副秘操作，劳动强度大，而待遇却很低，很多工人不愿干，请病假，叫我局长怎么办？副秘 书长提出，召集卫生局、区政府、环卫局三方开个协调会，由他主持，环卫局提出三方书长提出，召集卫生局、区政府、环卫局三方开个协调会，由他主持，环卫局提出三方 不够，两方是原告，我一方是被告，这不公平，那怎么办？不够，两方是原告，我一方是被告，这不公平，那怎么办？ 环卫局提出，这次垃圾积压主要由西瓜皮大量增加引起的，而西瓜大量销售，国营渠环卫局提出，这次垃圾积压主要由西瓜皮大量增加引起的，而

4、西瓜大量销售，国营渠 道的利润由商业局获得，个体私营渠道则由税务局收去了。他们两家坐享其成，而叫道的利润由商业局获得，个体私营渠道则由税务局收去了。他们两家坐享其成，而叫 我环卫局承担后处理的责任，这公平吗？要谈，把这两家请来，被告应该是三方。副我环卫局承担后处理的责任，这公平吗？要谈，把这两家请来，被告应该是三方。副 秘书长同意这一要求。秘书长同意这一要求。 会上，卫生局、区政府先告状，环卫局作了会上，卫生局、区政府先告状，环卫局作了“答辩答辩”，商业、税务两局开始不理，商业、税务两局开始不理 解，经副秘书长反复解释，承认根本责任在市政府，但目前只能协商解决。结果，由解，经副秘书长反复解释，

5、承认根本责任在市政府，但目前只能协商解决。结果，由 商业局拿出西瓜利润的一部分，税务局拿出西瓜税的一部分，市里临时补贴一部分，商业局拿出西瓜利润的一部分，税务局拿出西瓜税的一部分，市里临时补贴一部分， 环卫局长拿出计算器一算，每个运垃圾工人可有约环卫局长拿出计算器一算，每个运垃圾工人可有约8080元奖金。说：元奖金。说：“行了。行了。”三天以三天以 后，积压的垃圾全部扫清。副秘书长则汇报给市长。次年起市政府增加拨款给环卫局，后，积压的垃圾全部扫清。副秘书长则汇报给市长。次年起市政府增加拨款给环卫局， 增买新车，提高职工待遇，再不需要商业、税务两局补贴了。增买新车，提高职工待遇，再不需要商业、税

6、务两局补贴了。 思考题思考题 这位副秘书长是如何进行工作协调的？这位副秘书长是如何进行工作协调的？ 2. 某县领导班子接到县农技推广部门的反映,大红山乡消极对待大 棚蔬菜生产技术的推广,因 而对大红山乡提出了批评。大红山乡干部群 众认为县里不了解实际情况,对县里也产生了意见。县里领导干部从此 很少到大红山乡办技术推广试点；大红山乡对县里也只是形式上的请 示汇报。县农技推广部门更是很少到大红山乡去。大红山乡本是该县 的边远山区,交通不便,经济发展滞后。由于信息沟通受阻,工作更加被 动。 县政府办公室主任老王在编辑全县农村信息快报时,对很少发现 有关大红山乡的有价值的 信息感到十分吃惊,于是到大红

7、山乡作了半个 月的调查. 调查发现,大红山乡中药材资源丰富, 不少农民也掌握了种植 中药材的传统技术。 农技推广部门为了完成县里推广大棚蔬菜技术推 广 的指标,建议农民将种药材的土地改为大棚蔬菜基地。 大红山乡的 干部群众没有采纳这个建议, 原因是该乡山多地少,种药材是挣点现钱 的主要手段。 农民不懂大棚蔬菜生产技术, ,技术推广人 员只管建大棚不愿长期 住村指导, ,特别是运输困难, ,难以挣回现钱, ,不愿冒此风险。王主任了 解 了这些基本情况后, ,又重点调查了种中药材取得了一定经济效益 的农户, ,与乡干部及村干部进行了多次座谈。他对大红山人说: : 县 领导是十分关心你们的, ,特派

8、我来了解你们的困难和要求。大家一起 想办法, ,只要找到了致富的门路, ,县里一定会大力支持。 干部, ,群 众听了十分高兴, ,纷纷献计献策, ,特别是一些有经验的老药农还拿出 了祖传的看家本领。王主任回县后，写出了一份“发展中药材规模 生产是大红山乡脱贫的重要途径”的调查报告, ,并向县领导班子汇 报: : 大红山乡干部群众都很欢迎县领导去指导工作, ,认为县里派我 去调 查是县领导对大红山乡的重视。 王主任把推广大棚蔬菜生产中的实际情况也作了全面汇报. .县 领导班子听了汇报又仔细研究了王主任的调查报告后, ,主要领导人带 领相关部门和中药材生 产技术人员来到大红山乡, ,经一个月的调研

9、, , 与大红山乡干部, ,群众一起, ,确定了发展中药材规模 生产的发展方向, , 并派生产技术人员, ,营销人员长期住村扶持, ,确定中药材加工, ,收购, , 运输等方 面的有关单位以利益共享, ,风险共担的方式长期对口支援. . 大红山乡干部群众也看到了希望, ,对 县里派来的干部十分热情, ,也非 常信任, ,视之为无话不谈的知心人。经过3 3年的努力, ,大红山乡 装, ,运 输, ,营销一条龙的农业产业化生产模式, ,全乡农民满怀信心地步入小 康。 请思考:1.:1.办公室主任老王的调查报告为什么能促成正确决策, ,产生实 效 2. 2.办公室主任老王的辅助活动起到了哪些积极作用

10、 第三章办公室事务管理 接待工作 办公环境管理 日常安排与管理 电话管理 印信管理 值班工作 邮件处理 案例： 今年招聘工作非常顺利，尤其是总经理办公室招聘到白云飞，让人力 资源部经理李娜非常满意。白云飞，男，某高校秘书学专业毕业，形象、 气质俱佳，知识功底深厚，思维敏捷，发展潜力巨大。白云飞现已进入 岗前培训阶段。 可才过一个月，办公室主任找到李娜，说白云飞提出辞职。李娜大惑 不解，他怎么要走呢？于是，她决定找白云飞面谈。 李娜：小白听说你要走是真的吗？ 白云飞：是。 李娜：能告诉我为什么吗？是别的企业给你的薪水更高？ 白云飞：不是。我还没去找其他工作。 李娜：你没有找到新工作就提出辞职？

11、白云飞：是的，我觉得这里不适合我，所以不想再互相耽误。 李娜：能告诉我原因吗？ 白云飞：上班第一天，我去了培训部，科长告诉我，要想成为一名合 格的秘书，必须首先熟悉咱们公司的产品，通晓相应的产品销售方法。 而正式的产品培训要一个月后才进行。科长给了我一本销售手册，让 我在这段时间里阅读学习。第二天，科长说新区有一个展览，要我去 公关部帮忙一周。第三周，又让我整理公司的图书。在产品培训课开 课的前一天，有人通知我说，由于某些原因，产品培训课程要推迟半 个月，安慰我不要着急，说先安排公司的销售骨干胡斌给我做一些在 职培训，并让我陪胡斌一起访问客户。我觉得，熟悉公司产品、通晓 销售流程是必须的，但我

12、更想尽快熟悉并从事秘书工作，所以我觉得 这里不适合我。 李娜：小白，在我们单位里，每个员工刚开始工作的前几个月都是这样的，其他 地方也一样 案例案例: :上司外出之后上司外出之后 一、背景一、背景 秘书于雪的上司是财务部总经理周明。这天上午十点左右，周经理对于雪说：秘书于雪的上司是财务部总经理周明。这天上午十点左右，周经理对于雪说：“我现在要去趟银我现在要去趟银 行办点私事，估计个把小时回来。行办点私事，估计个把小时回来。”他刚走，公司负责投资的副总裁刘总来电话找周经理，说有几个财务他刚走，公司负责投资的副总裁刘总来电话找周经理，说有几个财务 数据要请他确认一下。面对这种情况，于雪应该如何处理

13、？数据要请他确认一下。面对这种情况，于雪应该如何处理？ 现在于雪有这么几种选择：现在于雪有这么几种选择： a a、告诉刘总说周经理去银行办点私事去了，并问刘总周经理回来后是否可以马、告诉刘总说周经理去银行办点私事去了，并问刘总周经理回来后是否可以马 上与他联系。上与他联系。 b b、问刘总是几个什么样的财务数据需要周经理确认，是否可以把这几个财务指、问刘总是几个什么样的财务数据需要周经理确认，是否可以把这几个财务指 标告诉自己，等周经理回来后马上向他。标告诉自己，等周经理回来后马上向他。 c c、告诉刘总说周经理外出了，估计一个小时之内能回来，并对刘总说：、告诉刘总说周经理外出了，估计一个小时

14、之内能回来，并对刘总说：“周经周经 理一回来我马上转告他，让他与您联系。理一回来我马上转告他，让他与您联系。” d d、于雪回答：、于雪回答：“刘总，实在对不起，我不知道周经理做什么去了。刘总，实在对不起，我不知道周经理做什么去了。” e e、于雪马上热情地说：、于雪马上热情地说：“刘总，周经理外出办事了，我请我们部的老王跟你说刘总，周经理外出办事了，我请我们部的老王跟你说 说可以吗说可以吗” 二、问题二、问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几 种选择进行评析。种选择进行评析。 三、分析 本

15、题的最佳选择是c。 选a之所以不妥，是因为让刘总知道周经理上班时间去办私事，会有可能给周经理带来不 必要的负面影响。 选b不妥，是因为财务指标数据是公司的敏感信息，如果对方没有主动提出来让你转达， 那你就要回避。 选d也不妥，因为作为秘书回答不知道自己的上司去哪里了是一种失职，而且耍这种小聪 明只会让对方不信任你。 选e也不妥，因为财务指标数据是公司的敏感信息，作为秘书无权安排或指定人员来做这 项工作。 选c之所以合适，一是它既是实事求是对回答了刘总的问题，二是它没有向刘总透露多余 的信息，从而避免了给周经理造成不必要的麻烦。 案例： 安全隐患 一、背景 于雪一家私营煤矿老总的秘书。该矿的规模

16、虽然很大，但在安全生产方面存在许多隐患；对 于这些隐患，老总总是抱着侥幸的心理。这天，老总得到消息，说有关部门要组织安全生产大检 查，于是，老总让于雪赶紧准备一套材料应付检查组。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在 于雪有这么几种选择： a、好，我马上就办。 b、老板，这种技术性很强的资料我不会做，你还是找别人吧！ c、老总，这事关重大，最好实是求地汇报；对于安全隐患，我们尽快整改。否则，一旦出事， 后果不堪设想。 d、当面什么也不说，背后写匿名信给有关安监部门。 e、表面上答应，但就是拖着不办！ 二、问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评 析。

17、 补充:办公模式的种类 在家工作、远程工作、虚拟办公室、临时办公桌、弹性时间、兼职工作、合同工作、交叉工作、项目团队。 注意各种模式的优缺点。 导致办公模式变化的原因 办公场地费用过高 交通拥挤 高科技发展、 企业自身发展要求 企业竞争的加剧 企业组织结构的改变 社会环境宽松，人们希望最大限度发挥才干。 第二节办公环境管理 一、办公环境的含义一、办公环境的含义 是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、 健康与安全环境。健康与安全环境。 二、二、办公环境

18、的管理原则办公环境的管理原则 1. 1. 方便方便 舒适整洁舒适整洁 和谐统一和谐统一安全。安全。 2.想想看 1. 1.空气杀设手；空气杀设手； 2. 2.光线杀手；光线杀手； 3. 3.声音杀手；声音杀手； 4. 4.空间杀手；空间杀手； 5. 5.设备杀手；设备杀手； 6. 6.文件杀手；文件杀手； 7. 7.职能杀手职能杀手。 办公室的七大效率杀手有哪些办公室的七大效率杀手有哪些？ 3. 3. 办公室的环境办公室的环境布局与布置布局与布置 （1 1）布局）布局 封闭式布局。封闭式布局。 封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，封闭式布局是一种较为传统的办公室布局， 是把组织内部各职能部门

19、独立安排在一个个小是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小 房间内，组成一个个小办公室。房间内，组成一个个小办公室。 封闭式办公室 开放式布局。开放式布局。 就是将一个大工作间就是将一个大工作间“切分切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工 作程序安排在各工作单元中开展工作。作程序安排在各工作单元中开展工作。 开放型办公室布局 （2 2）办公环境布置）办公环境布置 布置要点布置要点 营造一个安静的工作环境；营造一个安静的工作环境； 保证良好的采光、照明条件；保证良好的采光、照明条件； 合理安排座位

20、；合理安排座位； 力求整齐、清洁。力求整齐、清洁。 布置的原则布置的原则 采用一个大间办公室。采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。 全体职员的座位应面对同一方向布置。全体职员的座位应面

21、对同一方向布置。 常用的文件与档案，应置于使用者附近。常用的文件与档案，应置于使用者附近。 应保持公共空间和私人空间的独立。应保持公共空间和私人空间的独立。 桌与桌之间应留有一米左右的距离。桌与桌之间应留有一米左右的距离。 桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。 计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用 又不影响别人工作。又不影响别人工作。 考考你 配备合适光源配备合适光源 选择理想的办公桌椅选择理想的办

22、公桌椅 安装隔音设备安装隔音设备 选择合适的屏风、窗帘、档案柜选择合适的屏风、窗帘、档案柜 调节合适的空调温度调节合适的空调温度 合理放置办公设备合理放置办公设备 1 1、 怎样优化办公设备？怎样优化办公设备？ 2 2、怎样美化办公环境？怎样美化办公环境？ n办公室装饰办公室装饰 n办公室绿化办公室绿化 实训练习题：小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了 带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻 译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。 小李

23、应该怎么做? 答案： 电话 放 在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录;电脑放在右 边。 新 文 件 夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条。 各 种 笔 、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内; 参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里。 公 司 印 章放入办公桌带锁的抽屉内。 墨 水 放 置在储物架底层，复印纸放在下面几层。 三、办公室的视觉环境管理办公室的视觉环境管理 1 1、办公室内的覆盖物、办公室内的覆盖物 （1 1）有效地使用颜色。（）有效地使用颜色。（2 2）颜色应协调一致。）颜色应协调一致。 2 2、照明、照明 （1 1）光线的量。（）光线的量。（2 2

24、）光线的质。（）光线的质。（3 3）光的设计。）光的设计。 光亮设计的原则：光亮设计的原则： 避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源 的强度；的强度； 窗窗 上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光； 光源宜置高处，光源宜置高处， 并从后方或左侧射入。并从后方或左侧射入。 四、办公室的听觉环境管理办公室的听觉环境管理 听觉环境指办公室所处的有益或有害声音。如何控制噪音呢听觉环境指办公室所处的有益或有害声音。如何控制噪音呢? ? 消除噪音的来源。消除噪音的来源。 用吸音的材料以减少噪音的影响。用吸音的材料以减少噪音的

25、影响。 适量音乐的播放。适量音乐的播放。 五、五、 办公室的空气环境管理办公室的空气环境管理 1 1、温度、温度 最舒适并有益于健康的工作温度是最舒适并有益于健康的工作温度是20252025。 2 2、湿度、湿度 最适宜的湿度为最适宜的湿度为40%60%40%60%。 3 3、空气流通、空气流通 每人每分钟需要每人每分钟需要4545立方公尺的新鲜空气。立方公尺的新鲜空气。 4 4、空气的净化、空气的净化 包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。 六、办公室的保健与安全环境管理六、办公室的保健与安全环境管理 1 1、保健、保健 定期健康检查定期健康检查 灌输卫生知

26、识。灌输卫生知识。 采取疾病预防采取疾病预防 保持环境整洁。保持环境整洁。 推行健康运动推行健康运动 举办康乐活动。举办康乐活动。 2 2、安全管理、安全管理 （1 1）树立安全意识）树立安全意识 掌握基本的法律知识，用法律保护自己的合掌握基本的法律知识，用法律保护自己的合 法劳动权益；法劳动权益； 上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和本组织有关的规章制度；上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和本组织有关的规章制度； 细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患，并及时排除或向上司报告，尽快解决，以细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患，并及

27、时排除或向上司报告，尽快解决，以 维护好健康安全的工作环境。维护好健康安全的工作环境。 1.镇政府秘书老李最近发现, ,镇上鞭炮烟花生意十分火暴。今年全镇 农业大丰收, ,工业, ,手工业和商业也发展很快。全镇大小单位和广大群众 都准备过一个热热闹闹的春节。 镇委, ,镇政府也在组织, ,筹备表彰大会, , 文艺晚会, ,龙灯会, ,舞狮会。老李同样也在节日将至的喜庆中, ,但心中又 有些担忧。他想起去年春节时鞭炮引发的几起火灾, ,他想起前天下村调 查年终村务公开时看到的不少村的防火设备不齐全且年久失修, ,他想起 不少农户丰收的粮食, ,棉花尚未完全出售, ,特别是上上下下忙于总结评比,

28、, 欢度春节, ,对节日值班, ,防火组织等工作尚未作具体安排。老李将这些情 况汇集在一起, ,越想越觉得不可疏忽。于是, ,他找到镇长, ,对镇长说: : 镇 长, ,是不是在年 前组织一次全镇安全检查, ,开展一次安全教育。 镇长 正在审阅上报给市里的年终总结材料, ,头也没抬地说: : 先放一放, ,等忙 过这一阵再说。” 老李不便再说什么, ,但心里更加着急. .。他想: : 马上就要过春 节了, ,这事可拖延不得呀。 他想到晚上要开领导班子办公会, ,立 即出去将有关情况调查核实了一遍, ,赶写了一份关于春节期间我 镇火灾隐患的调查 , ,正好赶到领导班子开会前交到镇长手中。 会议开

29、始, ,镇长首先说: : 在讨论预定事项前, ,先讨论一件大事, , 就是春节期间的防火及安全问题，老李写了份调查材料, ,十分及 时 结果会议采纳了老李的建议, ,全镇进行了全面的防火及安全工 作检查, ,春节期间无一处火 灾发生, ,并由此带动了全镇环境治理工 作, ,受到省, ,市领导机关的重视和表彰. . 该镇的名声大振, , 不少客 商慕名而来。 请思考: :秘书老李提出春节前进行全镇安全检查建议的过程中, ,有 何可贵之处？ （2 2）识别办公室安全隐患）识别办公室安全隐患 办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记办公建筑隐患：主要指

30、地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记 关窗、锁门等。关窗、锁门等。 办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等 端堆放太多东西有倾斜倾向等。端堆放太多东西有倾斜倾向等。 办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，办公设备及操作中的

31、隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光， 复印机的辐射，违规操作等。复印机的辐射，违规操作等。 工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印 后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识等。后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识等。 消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等.

32、 . （3 3）进行安全检查）进行安全检查 包括包括办公环境办公环境和和办公设备办公设备两部分：两部分： 要区分要区分“隐患记录及处理表隐患记录及处理表”和和“设备故障表设备故障表”的使用，的使用， 前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分，后者是前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分，后者是 记录办公设备运行中出现的故障。例如计算机不能工作了，就记录办公设备运行中出现的故障。例如计算机不能工作了，就 应填应填“设备故障表设备故障表”，如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照，如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照 射，非常刺眼，就应该填写射，非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理表隐患记录

33、及处理表”。 隐患记录及处理表 序序 号号 时间时间地点地点发现的隐患发现的隐患造成隐患造成隐患 的原因的原因 隐患的危隐患的危 害和后果害和后果 处理人处理人采取的措采取的措 施施 111月月4日日研发部研发部靠窗一排电脑靠窗一排电脑 屏幕耀眼屏幕耀眼 无窗帘遮无窗帘遮 阳阳 有损眼睛有损眼睛行政主管行政主管 张强张强 安装窗帘安装窗帘 211月月19日日研发部研发部一名外来人员一名外来人员 没有访客胸卡没有访客胸卡 接待人员接待人员 离岗离岗 有安全和有安全和 失密隐患失密隐患 行政主管行政主管 张强张强 强调接待强调接待 处职责要处职责要 求求 311月月25日日研发部研发部周末周末5号

34、文件资号文件资 料柜未锁料柜未锁 负责研发负责研发 的人员外的人员外 出开会出开会 失密隐患失密隐患研发部经研发部经 理王立统理王立统 周一部务周一部务 会上强调会上强调 设备故障表 时间时间发现人发现人 设备名称设备名称何故障何故障 维修要求维修要求维修负责人维修负责人 （4 4）安全管理重点）安全管理重点 防盗防盗 在办公大楼内应设有专门的保安人员在办公大楼内应设有专门的保安人员2424小时值班。小时值班。 防火防火 火灾首重预防，电器电线应作定期检查，以防走火跑电引起火灾。火灾首重预防，电器电线应作定期检查，以防走火跑电引起火灾。 防止意外伤亡防止意外伤亡 为了防止意外伤亡事故发生，组织

35、应向职员进行防止意外事故的教为了防止意外伤亡事故发生，组织应向职员进行防止意外事故的教 育，使之平时养成安全的工作习惯。育，使之平时养成安全的工作习惯。 相关知识相关知识 通常办公室中安全检查的方法是通常办公室中安全检查的方法是: : 1 1、确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的、确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的 检查；检查； 2 2、发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；、发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险； 3 3、如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟、如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟 进、直至解决；进、直至

36、解决； 4 4、将第、将第3 3条中异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本条中异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本 企业的企业的“隐患记录及处理表隐患记录及处理表”中。中。 技能训练 下列问题哪些属于设备故障，哪些属于办公隐患下列问题哪些属于设备故障，哪些属于办公隐患： 过度拥挤；过度拥挤； 打滑的地板；打滑的地板； 家具或设备的突出的棱角；家具或设备的突出的棱角； 柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西；柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西； 转椅无法调节高度；电线拖曳太长；转椅无法调节高度；电线拖曳太长； 未接地线的设备；电路负荷太大；未接地线的设备；电路负荷太大； 消防栓无法打开；消防栓

37、无法打开； 碎纸机没有安全使用说明；碎纸机没有安全使用说明； 传真机卡纸。传真机卡纸。 第三节第三节日常安排与管理日常安排与管理 一次迟到丢失一次商机 A城天地公司经理李平与B城华新公司经理赵明就某重要合作项目安排约见，予以洽谈，时间预定在8月8日 下午1：00开始，李经理让秘书张兰帮他预订飞往B城的机票，张兰查了飞机班次，觉得8日上午8：00的航 班正合适，于是就订了两张。可是第二天因为天气的原因，飞机误点，到达B城时已经是下午2点多，再赶 到华新公司已是3点多，由于迟到，华新公司赵经理大为不悦，认为天地公司对该项目的合作缺乏诚意，最 终，天地公司失去了与华新公司合作的商机。 一、日程安排日

38、程安排 日程安排是指事先排定的领导工作计划，是领导工日程安排是指事先排定的领导工作计划，是领导工 作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管 理艺术的集中体现。秘书的职责是当好理艺术的集中体现。秘书的职责是当好“管家管家”按按 日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导 实施。实施。 的内容是把领导或组织的每月、 每周、每天的主要活动纳入计划，并下发给组 织相关单位和部门。 （一）日程安排的内容（一）日程安排的内容 （）各种接待、约会。（）各种接待、约会。 （）商务旅行活动。（）商务旅行活动。 （）参加

39、各类会议。（）参加各类会议。 （）到车间进行实地检查或指导。（）到车间进行实地检查或指导。 （）组织的各类重大活动的安排。（）组织的各类重大活动的安排。 （）领导私人活动的安排。（）领导私人活动的安排。 （二）（二）日程安排的基本要求日程安排的基本要求 （1 1）统筹兼顾）统筹兼顾 （2 2）安排规范）安排规范 （3 3）效率原则）效率原则 （4 4）突出重点）突出重点 （5 5）留有余地）留有余地 （6 6）适当保密）适当保密 （7 7）事先同意）事先同意 （三）日程安排的形式（三）日程安排的形式 年计划表、月计划表、周计划表、日程表年计划表、月计划表、周计划表、日程表 当天工作日程表 每周

40、工作日程表 月内预定日程表 年度预定日程表 （四）注意的事项（四）注意的事项 以记叙、说明为主要表达方式。以记叙、说明为主要表达方式。 编写要留有余地。编写要留有余地。 所有日程安排都要应按领导的意思去办。所有日程安排都要应按领导的意思去办。 活动与活动之间要有一定的间隙时间。活动与活动之间要有一定的间隙时间。 要认真核查日程表，以提高工作效率。要认真核查日程表，以提高工作效率。 对已处理完的工作，一般应注明结果。对已处理完的工作，一般应注明结果。 补充经验与技巧： 周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务； 在两 个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给 领导留出整理思路的

41、时间；同时预留时间处理日常事务； 根据领导习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息； 对于领导的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排， 防止冲突；每日安排相对固定时间与领导核对日程，保证秘 书与领导日程表内容一致； 不要代替领导做决定，在领导 的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理； 控 制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程； 掌握近期要回避的人物 （五）日志系统（五）日志系统 1. 1.日志概述日志概述 日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划，一般分为纵横两种方式。日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划，一般分为纵横两种方式。 2. 2.日

42、志的方法日志的方法 手工填写的工作日志手工填写的工作日志 电子工作日志电子工作日志 手工填写的工作口志通常要准备两本，一本为上司使用，手工填写的工作口志通常要准备两本，一本为上司使用， 另一本为自己使用。使用的方法是：另一本为自己使用。使用的方法是： 提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填 入，并于当日一早再次确定和补充。入，并于当日一早再次确定和补充。 提前在自己的日志上清楚标出自己当日应完成的工作。提前在自己的日志上清楚标出自己当日应完成的工作。 填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，最好填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，最

43、好 先用铅笔填写，确认后再用墨水笔正式标明，还可以使先用铅笔填写，确认后再用墨水笔正式标明，还可以使 用不同色彩。用不同色彩。 填写的信息要完整，标明各项活动的时间、地点、姓填写的信息要完整，标明各项活动的时间、地点、姓 名、联络等必要，信息。名、联络等必要，信息。 填写的信息要准确，当日出现情况变化，应当立即更填写的信息要准确，当日出现情况变化，应当立即更 新日志，并告知上司出现的变化。新日志，并告知上司出现的变化。 在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好 变更的善后工作。变更的善后工作。 在自己的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的在

44、自己的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的 准备，并逐项予以落实。准备，并逐项予以落实。 协助或提醒上司执行日志计划，在需要时能帮助上司协助或提醒上司执行日志计划，在需要时能帮助上司 排除干扰。排除干扰。 3.3.上司工作日志填写的信息内容上司工作日志填写的信息内容 无论手工填写日志还是电子工作日志，填写的信息内容应相同，上司工作日志内容通常包括：无论手工填写日志还是电子工作日志，填写的信息内容应相同，上司工作日志内容通常包括： 上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容。上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容。 上司在单位内部接待的来访者，要记录

45、清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。 上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节以及对方上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节以及对方 的联络办法等。的联络办法等。 上司个人的安排，如去医院看病等，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。上司个人的安排，如去医院看病等，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。 上司私人的信息，如亲属的生日等，以提醒上司购买生日卡或礼物。上司私人的信息，如亲属的生日等，以提醒上司购买生日卡或礼物。 4.4.秘书工作日志的内容秘

46、书工作日志的内容 秘书的工作日志内容除了包含上司的日志内容外，秘书的工作日志内容除了包含上司的日志内容外， 还需要包括：还需要包括： 上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例 如，为上司的某个会议准如，为上司的某个会议准 备发言稿、制定会议议程、备发言稿、制定会议议程、 订机票，为上司的某个会谈草拟合同和订餐等。订机票，为上司的某个会谈草拟合同和订餐等。 上司交办自己的工作，例如为签字仪式联系地上司交办自己的工作，例如为签字仪式联系地 点、媒体等准备工作。点、媒体等准备工作。 自己职责中应做的工作、活动，例如撰写半年自己职责中应做的工作、活动，例如撰写半

47、年 工作总结，参加值班等。工作总结，参加值班等。 (六六)上司与秘书上司与秘书 在日程安排中的工作分担在日程安排中的工作分担 练习：制定日程管理注意的事项练习：制定日程管理注意的事项 琳达是日朗船舶（中国）公司公关部经理的秘书，专门负责上司琳达是日朗船舶（中国）公司公关部经理的秘书，专门负责上司 的日程管理。下面有的日程管理。下面有5 5个选项：个选项： a a、安排上司的日程，有全年、本月、本周和当天四种日程表。这、安排上司的日程，有全年、本月、本周和当天四种日程表。这 四种表格相互衔接，滚动执行。四种表格相互衔接，滚动执行。 b b、出现了突发事件后，就应当马上记入日程表。如果它与原定的、

48、出现了突发事件后，就应当马上记入日程表。如果它与原定的 工作安排在时间上发生冲突，那就要请上司确认哪项工作优先。工作安排在时间上发生冲突，那就要请上司确认哪项工作优先。 c c、当上司打算外出时对你说、当上司打算外出时对你说“我出去一下我出去一下”，你除了说，你除了说“我知道我知道 了了”外，其它什么都不要一说。外，其它什么都不要一说。 d d、对上司的私人安排，最好记在自己的工作手册上，不要详细地、对上司的私人安排，最好记在自己的工作手册上，不要详细地 记入日程表。记入日程表。 e e、如果你估计上司会谈的时间会延长，那你就要在上司去会谈之、如果你估计上司会谈的时间会延长，那你就要在上司去会

49、谈之 前提醒上司会谈之后的工作。前提醒上司会谈之后的工作。 请从上面请从上面5 5个选项中挑选出个选项中挑选出1 1个你认为不合适的，并说明理由。个你认为不合适的，并说明理由。 本题答案本题答案c c 当上司对你说当上司对你说“我出去一下我出去一下”，既不告诉你他去哪里，也不告诉你出去做，既不告诉你他去哪里，也不告诉你出去做 什么，作为秘书就没有必要多问，但是，秘书作为上司日程的管理者，还什么，作为秘书就没有必要多问，但是，秘书作为上司日程的管理者，还 是有必要问清上司回来的时间，否则后面的工作就不好安排。是有必要问清上司回来的时间，否则后面的工作就不好安排。 上司临时改变日程上司临时改变日程

50、 琳达是皇冠服饰（上海）公司销售部经理的秘书。这天下午快下班的时候，上司对琳达说：琳达是皇冠服饰（上海）公司销售部经理的秘书。这天下午快下班的时候，上司对琳达说：“明天早上一上明天早上一上 班，我直接去大明公司，与他们的陈总谈些事情。明天上午班，我直接去大明公司，与他们的陈总谈些事情。明天上午1010点钟佳琪公司的欧阳经理要来公司，你与他点钟佳琪公司的欧阳经理要来公司，你与他 联系一下，最好把时间推迟到明下午联系一下，最好把时间推迟到明下午2 2点钟之后。点钟之后。”琳达按照上司的指示开始工作。下面有琳达按照上司的指示开始工作。下面有5 5个选项：个选项： a a、给佳琪公司的欧阳经理打电话，

51、说希望将明天上午、给佳琪公司的欧阳经理打电话，说希望将明天上午1010点的约会推迟到明下午点的约会推迟到明下午2 2点之后。点之后。 b b、给佳琪公司的欧阳经理打电话，说上司因为有急事要去大明公司，请对方予以理解。、给佳琪公司的欧阳经理打电话，说上司因为有急事要去大明公司，请对方予以理解。 c c、 给佳琪公司的欧阳经理打电话，说如果明下午给佳琪公司的欧阳经理打电话，说如果明下午2 2点方便的话，我们就等待他的到来。点方便的话，我们就等待他的到来。 d d、佳琪公司的欧阳经理说明下午、佳琪公司的欧阳经理说明下午2 2点能准时到达，于是问上司明天几点能从大明公司那里回来。点能准时到达，于是问上

52、司明天几点能从大明公司那里回来。 e e、与行政部联系，更改明天使用接待室的时间，并更改上司明天的日程表。、与行政部联系，更改明天使用接待室的时间，并更改上司明天的日程表。 请从上面请从上面5 5个选项中挑选出个选项中挑选出1 1个你认为不合适的，并说明理由。个你认为不合适的，并说明理由。 本题答案本题答案b b 在现代商业交往中，提前更改预约的时间是很正常的，一般人都能理解和在现代商业交往中，提前更改预约的时间是很正常的，一般人都能理解和 接受。但是，如果你告诉对方上司是因为另一家公司而改预约的，那就会接受。但是，如果你告诉对方上司是因为另一家公司而改预约的，那就会 给对方一个你优先其他公司

53、而不重视他的印象。在这种情况下，你只需要给对方一个你优先其他公司而不重视他的印象。在这种情况下，你只需要 告诉对方你有急事要改变预约时间就行了，告诉对方变更的理由是不适合告诉对方你有急事要改变预约时间就行了，告诉对方变更的理由是不适合 的。的。 练习:领导日程安排 张俊是苏州工业园区某跨国公司总经理的行政秘书。6月19日下午，总经理对小张说：“后天深圳有一个 业务洽谈会议我要参加，明天晚上7：00前必须赶到深圳先参加预备会议，在深圳住一个晚上，后天晚上还 要赶回苏州。我和你一起去，可以搭乘上海到深圳的航班，现在给你有12000元人民币的银行通用卡，密码 是12121256，请你去安排一下。谢谢

54、！” 思考：如果你是行政秘书小张，你准备怎么安排？试计划一张总经理的旅行日程表。（提示：从苏州到上 海的时间大概需要4小时，从上海到深圳的航班需要3.5小时，其他时间自己安排） 由上表的倒推中可以看出，明天（6月20日）上午8：00从苏州发车去上 海比较合理，拟订的日程表如下表所示： 二、约会安排约会安排 约会是指为领导安排的公务活动约会是指为领导安排的公务活动, ,主要有对外方面的接见、洽谈主要有对外方面的接见、洽谈 和宴请与对内方面的礼仪性庆典、接见、与会、陪同外出参观、和宴请与对内方面的礼仪性庆典、接见、与会、陪同外出参观、 下基层视察等。下基层视察等。 1. 1.约会安排的基本原则约会

55、安排的基本原则 （1 1）配合领导的时间表）配合领导的时间表 （2 2）分辨轻重缓急）分辨轻重缓急 （3 3）酌留弹性）酌留弹性 （4 4）以需要为准，以适度为宜）以需要为准，以适度为宜 （5 5）适当分担，各就其宜）适当分担，各就其宜 （6 6）每天核对，以防疏漏若领导安排了约会却忘记告诉秘书，则会使秘书陷入被动与尴尬的境地。）每天核对，以防疏漏若领导安排了约会却忘记告诉秘书，则会使秘书陷入被动与尴尬的境地。 2.2.约会安排的方法约会安排的方法 预先安排约会活动预先安排约会活动 记好日历和备忘录记好日历和备忘录 提醒领导准时赴约提醒领导准时赴约 保证领导顺利赴约保证领导顺利赴约 做好约会前

56、后的服务工作做好约会前后的服务工作 3.3.约会安排的方式约会安排的方式 电话约会电话约会 . . 书面约会书面约会 . . 当面约会当面约会. . 约会卡片约会卡片 4. 4. 注意事项注意事项 配合领导的时间表；配合领导的时间表； 不要让领导在出差回来当天安排约会；不要让领导在出差回来当天安排约会； 不要在节假日安排约会；不要在节假日安排约会； 重要约会应在约见前与对方联络一次，确认此事；重要约会应在约见前与对方联络一次，确认此事； 订好或确定好约会的场所；订好或确定好约会的场所； 及时通知对方赴会；及时通知对方赴会； 提醒领导赴会；提醒领导赴会； 适当保密；适当保密； 处理好变更的约会。

57、处理好变更的约会。 在早上要预留一小时的时间处理日常工作；在早上要预留一小时的时间处理日常工作； 尽量不要在星期一的早上安排上司的约会；尽量不要在星期一的早上安排上司的约会； 在前往其他公司拜会他人，应该预留半小时左右的时在前往其他公司拜会他人，应该预留半小时左右的时 间在路途上；间在路途上； 安排约会时间安排不要过于紧凑，注意酌留弹性。安排约会时间安排不要过于紧凑，注意酌留弹性。 技能训练 1. 1.某公司上班时间：上午某公司上班时间：上午8:008:00到到12:0012:00 下午下午2:002:00到到6:006:00 总经理这一天有七场约见，分别为总经理这一天有七场约见，分别为A A

58、、B B、C C、D D、E E、F F、G G。其中。其中A A、B B、C C、D D为重要约见，每场均为为重要约见，每场均为3030 分钟。分钟。E E、F F为次要约见，为次要约见，G G为内部约见，每场均为为内部约见，每场均为2020分钟分钟 你作为总经理秘书，请排出正确的约见日程表。你作为总经理秘书，请排出正确的约见日程表。 9:009:30 A 9:50-10:10 E 10:30-11:00 B 2:30-3:00 C 3:30-3:50 F 4:10-4:40 D 5:00-5:20 G 给上司安排约会给上司安排约会 琳达是东川投资（中国）公司总经理的秘书。琳达每天都要接到一

59、些客户的琳达是东川投资（中国）公司总经理的秘书。琳达每天都要接到一些客户的 来电来函，要求她安排时间与她的上司面谈，因此，下面是琳达在安排上来电来函，要求她安排时间与她的上司面谈，因此，下面是琳达在安排上 司约会时考虑的一些问题：司约会时考虑的一些问题： a a、一开始就问对方希望面谈的时间，尽量满足对方的要求。、一开始就问对方希望面谈的时间，尽量满足对方的要求。 b b、如果不能满足对方希望的时候，就请对方再提两三个方便的时间，自己、如果不能满足对方希望的时候，就请对方再提两三个方便的时间，自己 调整后再通知对方。调整后再通知对方。 c c、如果对方很着急，在问清了理由之后，只有有空就近安排

60、。、如果对方很着急，在问清了理由之后，只有有空就近安排。 d d、如果上司的健康状态不是很好的话，不直接告诉对方，只要求缩短面谈、如果上司的健康状态不是很好的话，不直接告诉对方，只要求缩短面谈 的时间就行了。的时间就行了。 e e、如果安排上司连续与两个客户面谈，之间至少要隔、如果安排上司连续与两个客户面谈，之间至少要隔1515分钟。分钟。 请从上面请从上面5 5个选项中挑选出个选项中挑选出1 1个你认为不合适的，并说明理由。个你认为不合适的，并说明理由。 本题答案本题答案c c 当秘书在接受客户约会申请时，的确要考虑对方的特殊情况。但是，作为基本原则，秘当秘书在接受客户约会申请时，的确要考虑