苗圃场档案管理规章制度

1、文书处理制度 为提高本中心苗圃场文书工作的质量和办事效率， 使文书处理工作及 机关文件的运转有条有理的进行，根据上级有关规定，结合我场工作 的实际情况，特制定本办法。 一、收、发文的要求及办理程序 本中心苗圃场的收文，除署名个人和科室的外，由办公室拆封、登记, 送办公室主任提出处理意见。文件交接要履行签字手续。 2、上级机关来文，除需承办和传达贯彻的以外，其它只供场长、副 场长、办公室主任阅。 3、上级主管机关的来文凡属贯彻执行的，根据文件内容，可先送分 管的副场长阅批，再送场长阅知，需科、室办理的由主管副场长提出 处理意见和要求。 4、收到业务文件、电函，先送办公室主任提出拟办意见，然后送领

2、 导批办或有关科室处理。 5、为缩短阅文周转时间，加快文件的运转速度，一般文件送到后要 在三天内阅完。 6、凡本中心苗圃场起草上报、下达的文件，其内容必须与有关的方 针、政策和实际情况相符合，观点明确，分析得当，措施有力，能解 决实际问题。字迹清晰，标点确切、文件格式符合规定请示问题要一 文一事，不能与报告混在一起。 二、对科、室需办文件的催办 1、需各科、室办理的文件，由各科长负责催办，办理结果要及时反 馈于阅批文件的领导或办公室负责人。 2、办理文件的时间。要在规定时间内办结。凡急件都要加速运转， 尽快办理，如在规定时间内办不完者，及时向领导汇报说明情况。 3、文件办理完毕后，由承办人将办

3、理情况注入文件处理卡片办理结 果栏内，并注明办理人姓名，日期。 三、打印和用印 1、对需打印的文件、材料一律用钢笔或毛笔抄清，交办公室负责人 签发后，方能送打字室打印。 2、打印文件要按格式要求，保证质量，准时完成，做到不积压不误 事。并精确计算印刷分数，以节省开支，打字室要有工作记录，月终 要做出小结，向办公室负责人汇报。 3、印章由办公室管理，并建立用章登记制度。使用党组印章需经党 组书记批准，使用场的印章经场长或副场长批准， 使用办公室印章需 经办公室主任批准。 立卷归档制度 为系统完整地保存我中心苗圃场在工作中形成的各种门类、载体的档 案，提高文件材料的归档质量，特制定如下制度： 一、

4、归档范围 凡能反映本苗圃场主要职能和基本历史面貌的，具有查考利用价值的 文件材料均属归档范围。 1、良种基地或苗圃总体设计方案 2、上级批复文件及各类协议书； 3、年度计划、总结、阶段性总结、调研报告等； 4、本苗圃场历史沿革、大事记 5、各级来文，发文、请示报告、上级材料及各类会议中有保存价值 的材料或记录 6、良种基地营建技术与方法 7、林木良种种子、穗条及良种苗木的生产情况、加工情况、质量检 验情况、销售和使用情况，以及推广良种面积等的记录。 8林木种子来源情况、加工情况、质量检验情况、贮藏保管情况、 育苗及苗木管理和出圃情况等的记录。 9、在良种基地和苗圃建设过程中形成的照片、录音、录

5、像等 10、 植物标本、荣誉实物（奖状、锦旗、奖杯、奖牌）、各类证书 11、基本建设工程，如办公室、库房、林道、水利等施工依据、工程 预决算、设计图纸、实施方案及工程竣工验收报告等 12、各种仪器设备的图纸、说明书、操作规程，以及购置、使用、维 修、报废等的记载 13、上级补助资金到位情况、自筹资金情况、使用情况，收支和帐务 往来情况等 14、 本苗圃场成立、合并、撤销、更名、启用印章的请示、批复及 文件材料； 二、归档时间： 1文书档案要随时归档； 2业务档案按要求归档； 3基建档案竣工后及时归档； 4仪器设备档案在购置，维修后及时归档； 5会计档案按要求归档； 6声像档案要随时归档； 7实

6、物档案要随时归档； 三、归档要求 卷内文件材料页号编写、案卷圭寸面填写、卷内目录填写齐全、准确， 案卷题名简明确切；遵循文件材料自然形式规律和特点； 保持文件间 有机联系，区别不同价值，便于保管利用；案卷装订整齐，结实、美 观。 档案保管制度 为了维护中心苗圃场档案的完整与安全， 延长使用寿命，更好地发挥 其作用，特制定以下规章制度： 1. 档案工作人员必须熟悉档案业务，认真负责，严格遵守保密制度。 2. 档案室内严禁烟火、易燃、易爆物品一律不准带入库房或在库房 附近堆放。 3. 档案管理人员定期检查档案保管状况，增加设备，控制库房的温 度在14-20摄氏度，相对湿度50-65%,并做到防盗、

7、防火、防水、 防尘、防潮、防霉、防鼠、防虫、防光。 4. 非档案管理人员不得随意进入库房， 档案室和档案橱要及时上锁， 并妥善保管好钥匙。 5. 对破损或变质的档案要及时采取措施，进行修补或复制，并建立 登记制度。 6. 档案对接收、移出、外借必须履行登记手续，借出档案需在规定 时间内归还。 7. 每季度对档案数量、质量进行一次局部检查，每半年对全部档案进 行一次全面检查，发现问题及时向主管主任报告，并做好安全检查记 录。 档案利用制度 1、凡本苗圃场人员查阅档案，一般不准拿出档案室，并禁止原文照 抄。特殊情况，必须外拿时，要办理借阅手续，借阅时间为三天，逾 期不能归还者要办理续借手续，严禁转

8、借。 2、 查阅党组会议记录，必须经党组成员批准，非党人员不准查阅； 场长办公会记录须经场长或副场长批准。 查阅时只能看有关部分，不 准扩大查阅范围。 3、凡外单位来我室查阅档案，应持单位介绍信，经有关领导批准后 方可查阅。 4、查阅人员要精心爱护档案，不许在案卷上划点、划线、涂改、抽 拆、折叠、加注符号等。 5、查阅档案必须在档案利用本上登记，以便汇总档案利用情况。 档案登记统计制度 为及时准确的掌握本局工作发展情况， 制定档案工作规划，加强档案 管理，提高档案管理水平，特制定制度： 1、对档案收进、移出、销毁、利用、人员等情况的数量、状况进行 登记统计。 2、登记统计工作要坚持“准确、及时

9、、科学”的原则，做到实事求 是，如实准确的反映情况。 3、每年按照档案部门和上级的要求，认真填写档案烜卡片，案卷目 录登记等各种门类的统计报表。 4、各种登记统计表薄，由具体负责该项工作的同志随情况变化及时 进行统计汇总，按档案部门和上级要求及时上报。 5、登记、统计均应按表、薄、卡的不 同要求，进行填写，并认真做 好说明和指标解释，如遇特殊情况可在备注中进一步说明。 档案鉴定销毁制度 档案的鉴定销毁是一项非常严肃的工作。为对历史负责，认真准确地 做好这项工作，特制定本制度。 1、根据本机关档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地制定 档案的存毁。 2、档案鉴定、销毁小组成员在组长的领导下，会同档案人员，按照 有关规定，对保管期限到期的档案认真鉴定。 3、对鉴定后确定无继续保存价值应销毁的档案要登记造册。 4、对登记造册该销毁的档案，必须经分管局长批准后，由主管领导 和档案管理人员（二人以上）在指定地点监销，并在销毁造册上签字。 档案保密制度 1、严守机密。档案原则上不能借出，不得随便摘录，如有特殊需要， 须经有关领导批准，但不得拆散原卷册，并限期交还。经批准摘录的 材料，要经档案管理人员核对，用作证明的，在证明材料上加盖公章, 说明出处。 2、严防向外泄漏档案资料