药厂采购管理信息系统分析与设计说明

1、 管理信息系统课程设计 药厂采购管理信息系统分析与设计 一、 可行性分析 （一）系统背景 此次系统开发的对象是药厂。21 世纪以来，信息科技快速发展，社会各个 领域发生日新月异的变化， 尤其是计算机的应用及普及， 已经深入到政治、经济、 生活的各个领域， 使人们从过去繁复的手工劳动中得以解脱。采购管理系统软件 为药厂管理部门带来了极大方便，因此，开发一套完善的采购管理系统显得尤为 必要。 要建立长效机制， 最科学而行之有效的方法就是导入科学的管理思路， 借助先进的信息化管理方法， 这样不仅可以使工作中的问题迎刃而解， 更可以提升政 府执法部门的管理水平，达到事半功倍的结果。 利用信息化使专项行

2、动变成长效机制计算机与互联网的普及程度越来越高， 绝大多数的被监管单位均有计算机可连接互联网。如果利用互联网互联互通的特点使每个被监管单位的台帐信息通过互联网及时传送到监管单位的服务器上， 这样监管单位就可以随时随地的掌握每家被监管单位的药品采购信息， 所有问题药品也可以在第一时间查出在哪一家单位购进，便于第一时间追根溯源，采取有效行动控制局面。 （二）可行性分析 1. 管理可行性分析 本系统安全性和可靠性都极强，相关部门的管理人员可以通过相关密码设定对采购系统进行管理，所以说在管理上是可行的。 随着药厂的管理水平不断提高， 该校在管理方面已积累了丰富的管理经验与方法，并建立了成熟的管理制度、

3、齐全的规章制度，汇集了正确的原始数据，使管理工作有了制度支持与信息支持。 2. 技术可行性分析 在 IT 行业中从业的工作人员一般都要求掌握计算机技术，具有一定的软硬件基础，会使用各种管理软件，熟悉 IT 产品。因为，药厂对员工的素质要求比较高，从管理层到下面的销售人员， 都要求具有一定的计算机基础， 所以在新系统投入使用时， 只要对员工进行少量的培训， 系统的功能和使用方法就基本上能 够是系统顺利运行。 3. 经济可行性分析 本方案由于采用网络方式， 因此投入较多，但此系统建成后，可以实现资源共享。相关信息均可以在网上进行交换， 减少了许多相关人员的工资， 从经济上来说是可行的。 管理系统是

4、一个信息化、 智能化和先进管理理念的集合体。 而管理是一个动态过程，在其运行过程中要采取多项措施。 所以在管理中获得经济效益是一个综合效益，要对它进行直接定量的分析是比较困难的。 一般新系统带来的经济效益是简介的，其最主要的表现就是减少了企业管理费用和人力开支。 而其它一些繁琐的食物都通过新系统来加以分析解决， 不仅节省了大量的时间， 还为企业的各项决策提供了宝贵的资料，为企业带来巨大的经济效益。 二、 系统分析 （一） 组织与功能分析 1. 组织结构分析 药厂的组织结构可分为三个主要结构层次，厂长作为最高管理者管理学院四 大部门：采购部，生产部，销售部，财务部，仓库；其中采购部负责材料采购和

5、 统计，生产部负责管理生产与关公管理，销售部负责销售与销售； 财务部负责计 算成本与管理账务； 该管理系统的组织结构具体为以下几个方面，具体如图1 所示： 图 1 药厂信息管理系统组织结构图 2. 功能结构分析 首先，系统管理的主要功能为对该系统用户进行管理， 对其登录密码、类别、权限进行设置； 其次，采购合同对合同进行统一管理， 包含合同有效性审查合同执行情况分析合同登记变更三项功能，对合同具有安全保障； 再次采购核算与统计对采购有着决定权， 它包含采购收入核算， 采购利润核算，采购统计分析三个方面。 该学生信息管理系统的功能结构应包含以下几个方面，具体如图2 所示： 采购系统管理 采购合同

6、管理采购核算与统计 合 合 同 同 合 采 采 采 有 执 同 购 购 购 效 行 登 收 利 统 性 情 记 入 润 计 审 况 变 核 核 分 查 分 更 算 算 析 析 图 2 药厂信息管理系统组织结构图 3. 组织 / 功能结构分析 功 序号 组 织 能 联系 采购部 生产部 销售部 仓库 财务部 的程度 业务 功 1 基础数据管理 能 2 生产计划管理 & & & 与 3 车间管理 业 4 采购业务管理 & & & 务 5 库存管理 & & & 6 财务管理 & & 说明：“”表示该项业务是对应组织的主要业务（即主持工作的单位）； “& ” 表示该单位是该项业务的相关单位（或称有关单

7、位）； “” 表示该单位是该项业务的间接联系单位。 空格：表示该单位与对应业务无关。 （二） 业务流程调查与分析 1. 业务流程分析 该药厂管理主要业务流程为：采购部进行采购统计，然后进行账务核算， 核算完成后于记账员进行账务核对； 记账员盘点账目核对成功后存入到库存台帐，然后报告给统计员，统计员 进行货物盘点，如果需要核对可以再统计员那里进行查询功能。 记账员记完帐之后就可进行出库了，填写完出库单，然后出库，消费者就 可以通过购买单进行购买。 该系统具体的业务流程及在该业务流程中表格的分配如下图图3、图 4 所示： 采购部 消费者 采购统计 购买单 合同台帐出库单 记账员 库存台帐统计员 盘

8、点账目 货物盘点查询 图 3 药厂信息管理系统组织结构图 2表格分配图 采购计划单 产品入库 订购单 应付款处理 产品登记 应付账款 取货通知 订购单 销 售 买方 人 员 图 4 药厂信息管理系统组织结构图 （三）数据和数据流程分析 1. 数据流程分析 该学生信息管理系统主要的使用者为财务人员、招生办工作人员、教学管理处、 实验室管理人员、系统管理工作人员，具体数据流程如下图5 所示： S1 P1 财务部 生产统计 S2 P2 采购人员 采购订单计划 D2 购买单 S3P4 消费者出库处理 图 5 药厂信息管理系统组织结构图 D1 采购数据 F1 采购审核 P3 销售分配处理 厂长 F2 库

9、存处理 2. 数据字典 （1）数据项的定义 编号名称别名类型及宽度取值围 I1采购产品名称NAME字符型000009 I2采购产品价格PRICE字符型000009 I3采购产品产地ADDRESS字符型000009 （2）外部实体的定义 编号 名简述 称 输入的数据 流 输出的数据流 S1 采 各采购点的采购人 各种信息 订单 购 员 人 员 S2 消 消费者所需商品汇 各种信息 消费数量统计 费 总 者 (3)数据存储的定义 编 名称 简述 组成 关键字 相 关 处 号 理 F1 采 购 数 存储采购数据 产品序号 + 产品名称 +数量 + 产品采购数 P1,P2 据 表 日期 量 F2 库存

10、处 核算采购数量 产品序号 + 产品名称 +数量 + 采购数量金 P3,P4 理 日期 额 （4）数据流的定义 编号 名称 简述 来源 去向 组成 D1 采购审批 审核人员 审核人员 采购人员 产品序号 +产品名称 +价格 +数量 单 审核的采 购数据 D2 购买单 消费者购 消费者 库存处理 产品序号 +产品名称 +价格 + 数量 + 买商品 日期 （5）处理逻辑的定义 编号 名称 简述 输入 输出 处理 处 理 频率 P1 采 购 审核订单是否合格 采购 采 购 产品序号 + 产品名称 + 15 次/ 审核 员 单 价格 +数量 +日期 天 P2 库 存 审核出库单是否有 出库 查 询 审

11、核出库单， 确认后交 15 次/ 处理 误与是否合格 单 数据 给审核部 天 （四）确定新系统的逻辑处理方案 1. 确定合理的业务流程 新系统结合了实际的需要， 增加了打印系统报表的功能， 使新系统更加符合 系统应用，方便系统使用者使用报表的信息。具体流程入下图图6 所示： 采购部 消费者 采购统计 购买单 合同台帐出库单 记账员 库存台帐 统计员 打印 盘点账目 货物盘点查询 图 6 药厂信息管理系统组织结构图 2. 确定合理的数据流程 根据新系统的业务流程，其新的业务数据处理流程图如下图图7 所示： 添加的数据处理逻辑的定义为： 处理逻辑编号： P2 处理逻辑名称：打印报表 输入的数据流：

12、采购信息 处理：根据总的采购信息，进行信息报表打印。 输出的数据流：信息报表 处理频率： 10 次/日 S1 财务部 P2打印 S2 采购人员 D2 购买单 S3 消费者 P1 生产统计 P2 采购订单计划 P4 出库处理 D1 采购数据 F1 采购审核 P3 销售分配处理 厂长 F2 库存处理 图 7 药厂信息管理系统组织结构图 三、 系统设计 （一）系统总体功能结构设计 该管理系统的总体功能结构可分为订货管理、 到货管理、查询管理、 三个具体功能模块 图 8 药厂信息管理系统组织结构图 （二）代码设计 产品代码：代码共九位， 前三位为所需采购产品的分类， 第四位到第五位为采购产品的名称，第

13、六位到九为产品的产地。 例： XXXXXXXXX 产品产地 产品名称 产品的分类 （三）输入输出设计 1. 输入设计 下图为该系统的管理界面， 采购管理员可以通过此界面登陆到系统， 以便进行各种采购信息的查询。 图 9 药厂信息采购管理系统输入图 下图为管理员登陆后界面， 采购管理员可以在此界面选择自己所需要的功能， 包括采购信息查询和入库查询。 图 10 药厂信息采购管理系统输入图 下图为采购记录查询， 采购管理员可以在此界面查询到采购信息， 采购管理员根据条件输入想查询的信息便可以方便的查询到采购记录。实现对采购的系统管 理，提高工作效益， 并对采购的信息进行合理的分析， 是采购审核人员能

14、够及时准确的制定相关的采购数量。 采购记录查询 根据名称 根据产地 根据种类 查询退出 图 11 药厂信息采购管理系统输入图 下图为入库记录查询， 采购管理员可以在此界面查询到入库信息， 采购管理员根据条件输入想查询的信息便可以方便的查询到采购记录 入库记录查询 根据名称 根据产地 根据种类 查询退出 图 12 药厂信息采购管理系统输入图 2输出设计 输出是系统产生的结果或提供的信息，是系统开发的目的与评价系统开发成 功与否的标准，并结合系统输出设计的标准与原则，方便快捷地查询采购信息。 图 13 药厂信息采购管理系统输出图 上图可以快速方便的查询到各种采购信息。 图 14 药厂信息采购管理系

15、统输出图 上图可以方便的看到入库的时间，以便管理。 3菜单系统设计 （四）处理流程设计 信息系统的处理流程图是系统流程图的展开和具体化， 容更为详细， 从图中可清晰地看出系统的采购编号，采购信息等具体容。 系统：某药厂采购管理系统 模块：查询采购信息 上层调用模块 :处理模块 输入 :采购编号 处理 : 开始 采购编号 Y 具体采购信息 结束 设计人：* 日期：2009 年5月20日 可调用的下层模块 :无 输出 :采购具体信息 N 局部注释项注释 图 15 药厂信息采购管理系统IPO 图 在上图采购管理模块IPO 图中，可调用上层层模块为处理模块，输入采购编号的 信息，具有的功能为确定是否采购，输出的信息为具体采购信息，供其他模块