科技档案前期控制

1、2021/3/10授课：XXX1 第三章第三章 科技档案前期控制科技档案前期控制 2021/3/10授课：XXX2 学习目的和要求：学习目的和要求： 掌握科技文件归档鉴定与整理工作的内掌握科技文件归档鉴定与整理工作的内 容与要求，深刻理解归档制度的作用和容与要求，深刻理解归档制度的作用和 内容。通过学习掌握科技文件鉴定与组内容。通过学习掌握科技文件鉴定与组 卷方法，能制定科技文件的归档制度，卷方法，能制定科技文件的归档制度， 并能协助好科技部门做好科技文件的积并能协助好科技部门做好科技文件的积 累、归档工作。累、归档工作。 2021/3/10授课：XXX3 档案部门协助、档案部门协助、 检查检

2、查 档案部门检查、档案部门检查、 指导指导 按照目前我国目前科技档案管理程序， 科技文件的形成、积累、鉴定、整理、 立卷、归档工作是由科技生产部门完 成的，这是其本职工作的一部分。 导论 2021/3/10授课：XXX4 科技文件的形成工作科技文件的形成工作 第一节科技文件科技文件 的形成与积累的形成与积累 2021/3/10授课：XXX5 形成科技文件的过程，主要包括有科技文件的编制、形成科技文件的过程，主要包括有科技文件的编制、 编号、审鉴、更改、发放等工作编号、审鉴、更改、发放等工作 一、科技文件形成概述一、科技文件形成概述 编号、审鉴、更改编号、审鉴、更改 科技文件科技文件是记录和反映

3、科学技术活动的文字、图表、是记录和反映科学技术活动的文字、图表、 声像等技术文件的总称。声像等技术文件的总称。 基层单位基层单位 管理科技管理科技 文件工作文件工作 的机构的机构 专门的科技文件机构专门的科技文件机构 档案部门兼管档案部门兼管 科技文件与档案管理的联合机构科技文件与档案管理的联合机构 2021/3/10授课：XXX6 (一一)、科技文件的编号、科技文件的编号 科技文件编号是按一定的原则与方法，用科技文件编号是按一定的原则与方法，用拼音字母拼音字母和和数数 字字组成一组代号表示科技文件特征与内容的一种组成一组代号表示科技文件特征与内容的一种“技术技术 语言语言”。 目的目的：固定

4、科固定科 技文件分类成技文件分类成 果果 不仅是一个企业内部的不仅是一个企业内部的“技术语技术语 言言”，而且也是企业间、专业间，而且也是企业间、专业间 或国际间的或国际间的“技术语言技术语言”。 应纳入本专业或本单应纳入本专业或本单 位标准化管理制度中位标准化管理制度中 2021/3/10授课：XXX7 科技文件编号主要方法科技文件编号主要方法 1 1、结、结 构构 编号法编号法 隶属编号法隶属编号法 工程编号法工程编号法 指在某一特定对象范围内，指在某一特定对象范围内， 按文件所反映对象结构的按文件所反映对象结构的 从属关系从属关系和和有机联系有机联系进行进行 编号的方法编号的方法 复杂产

5、品：产品部件分部件零件 简单产品：产品部件零件 在一个产品范围内按在一个产品范围内按 产品结构的隶属关系产品结构的隶属关系 对相应文件进行编号对相应文件进行编号 例：例：B328.3.1-1B328.3.1-1 产品型号产品型号 部件隶属代号部件隶属代号 零件图顺序号零件图顺序号 2021/3/10授课：XXX8 2 2、分类、分类 编号法编号法 指以预先指以预先 编制的分编制的分 类方案为类方案为 依据，按依据，按 科技文件科技文件 的属性与的属性与 特征进行特征进行 编号的方编号的方 法。法。 产品分类编号法产品分类编号法 企业区分代号企业区分代号 部件（级）部件（级） 电器（类）电器（类

6、） 电力照明（型）电力照明（型） 灯座（种）灯座（种） 顺序号顺序号 BYBY 3.3. 2 2 3 3 5 5 . . 特征代号特征代号 工艺装备分类编号法工艺装备分类编号法 3 3、专业、专业 编号法编号法 （略）（略） 2021/3/10授课：XXX9 (二二)、科技文件、科技文件 的审签与更改的审签与更改 审签审签是为保证科技文件的形成质量，达到完整、统一、正确的要求，是为保证科技文件的形成质量，达到完整、统一、正确的要求， 而对科技文件实行的审批签审手续。而对科技文件实行的审批签审手续。 科技文件的科技文件的更改更改是指科技文件是指科技文件审批之后审批之后的更改，是按一定原则和的更改

7、，是按一定原则和 程序用特定方法对科技文件进行修改、补充的一项工作。程序用特定方法对科技文件进行修改、补充的一项工作。 勘误性更改勘误性更改 适应性更改适应性更改 改进性更改改进性更改 管理性更改管理性更改 建立科技文件更改建立科技文件更改 制度，对制度，对更改程序更改程序、 更改原则更改原则、更改权更改权 限限、更改方法更改方法等作等作 出规定。出规定。 更改后的文件应达更改后的文件应达 到到符实符实、完善完善、一一 致致、清晰清晰的要求的要求 依据和依据和 规范规范 2021/3/10授课：XXX10 更改方法更改方法 更改方法更改方法 依底图或依底图或 蓝图有所蓝图有所 不同不同 底图更

8、改方法有划改、刮改、更换底图、作废底图底图更改方法有划改、刮改、更换底图、作废底图划改、刮改划改、刮改 蓝图蓝图 更改更改 库存蓝图库存蓝图：底图划改、底图刮改、凡有底图：底图划改、底图刮改、凡有底图 更改单者，一律晒一份蓝图归档保存，原蓝更改单者，一律晒一份蓝图归档保存，原蓝 图不作废图不作废 现场使用蓝图现场使用蓝图：发新图、根据更改单对蓝图：发新图、根据更改单对蓝图 进行划改进行划改 将底图上需要更改的对象刮掉或擦掉，将底图上需要更改的对象刮掉或擦掉， 绘上新的图形或注上新的尺寸、符号绘上新的图形或注上新的尺寸、符号 750750 790790 2021/3/10授课：XXX11 科技文

9、件的形成工作科技文件的形成工作 第一节科技文件科技文件 的形成与积累的形成与积累 科技文件的积累工作科技文件的积累工作 2021/3/10授课：XXX12 纳入科技业务部门的科技工作程序纳入科技业务部门的科技工作程序 纳入科技部门的工作计划纳入科技部门的工作计划 纳入科技人员的职责范围纳入科技人员的职责范围 实践中使用实践中使用“积累袋积累袋”的做法是一种行之有效的方的做法是一种行之有效的方 法法 “三纳入三纳入”管理管理 凡是有现行作用或有查考作用的文件都应列入积累范围。例如依据凡是有现行作用或有查考作用的文件都应列入积累范围。例如依据 性文件、原始记录性文件、中间成果性科技文件、成果性科技

10、文件性文件、原始记录性文件、中间成果性科技文件、成果性科技文件 等。等。 科技文件积累工作是指按科技生产活动的程序，通过一定的方法将科技文件积累工作是指按科技生产活动的程序，通过一定的方法将 正在使用的科技文件适当集中并妥善保管的一项工作。正在使用的科技文件适当集中并妥善保管的一项工作。 2021/3/10授课：XXX13 第二节科技文件科技文件 的鉴定与整理的鉴定与整理 一、一、 科科 技技 文文 件件 归归 档档 鉴鉴 定定 完整性完整性 、准确性鉴定、准确性鉴定 文件属性的鉴定文件属性的鉴定 保存价值与保管期限鉴定保存价值与保管期限鉴定 密级鉴定密级鉴定 2021/3/10授课：XXX1

11、4 完整性完整性 、准确性鉴定、准确性鉴定 归档文件归档文件完整性的鉴定完整性的鉴定是以项目为单元进行的，主是以项目为单元进行的，主 要是审定每一归档项目文件的要是审定每一归档项目文件的成套性成套性，要求归档科，要求归档科 技文件做到项目齐全、文件成套。技文件做到项目齐全、文件成套。 成套范围具有相对性成套范围具有相对性 可用目录的成套性代可用目录的成套性代 替文件的成套性替文件的成套性 归档文件归档文件准确性鉴定准确性鉴定的内容包括审查科技文件内的内容包括审查科技文件内 容的记录是否准确、图物是否一致、同一对象不容的记录是否准确、图物是否一致、同一对象不 同类别文件间的图形、数据是否准确一致

12、。同类别文件间的图形、数据是否准确一致。 2021/3/10授课：XXX15 文件属性鉴定文件属性鉴定 科技文件与科技文件与 管理性文件管理性文件 的区分的区分 内容原则内容原则 成套原则成套原则 职能原则职能原则 GB/T118222000GB/T118222000科技档案卷构科技档案卷构 成的一般要求成的一般要求中所说：中所说：“与产品、与产品、 科研课题、基建项目、设备仪器关科研课题、基建项目、设备仪器关 系密切的管理性文件，应列入产品、系密切的管理性文件，应列入产品、 科研课题、基建项目、设备仪器类科研课题、基建项目、设备仪器类 中组卷。中组卷。” ” 2021/3/10授课：XXX1

13、6 三种相关事物的区别三种相关事物的区别 区分依据区分依据 科技档案科技档案 科技文件科技文件 科技资料科技资料 与本单位科技与本单位科技 生产活动的关生产活动的关 系系 直接记述与直接记述与 反映单位科反映单位科 技生产活动技生产活动 的历史记录的历史记录 直接记述和直接记述和 反映单位现反映单位现 行科技生产行科技生产 活动的原始活动的原始 记录记录 与本单位科与本单位科 技生产活动技生产活动 没有直接关没有直接关 系系 基本作用属性基本作用属性 历史考查凭历史考查凭 证作用证作用 现行科技生现行科技生 产活动的依产活动的依 据据 现实参考作现实参考作 用用 来源来源 科技文件归科技文件归

14、 档而来档而来 据科技生产据科技生产 活动需要有活动需要有 针对性编制针对性编制 而成而成 从外单位订从外单位订 购、交流而购、交流而 来来 2021/3/10授课：XXX17 保存价值与保管期限鉴定保存价值与保管期限鉴定 有无保存价值有无保存价值 具有多大保存价值具有多大保存价值 文件保管期限划分为文件保管期限划分为永久永久、长期、长期、短期短期三种三种 文件的价值也不完全是由文件自身决定的，实际上是由记文件的价值也不完全是由文件自身决定的，实际上是由记 述与反映科技对象的价值决定的述与反映科技对象的价值决定的 有实物对象者应参考实物的使用寿命或技术有实物对象者应参考实物的使用寿命或技术 寿

15、命，保管期限应不小于实物的使用寿命。寿命，保管期限应不小于实物的使用寿命。 保管期限表是划分科技档案保保管期限表是划分科技档案保 管期限的依据性文件管期限的依据性文件 2021/3/10授课：XXX18 密级鉴定密级鉴定 归档文件密级鉴定主要是为了控制使用范围归档文件密级鉴定主要是为了控制使用范围 有密级的文件一般划为三级：绝密、机密、秘密有密级的文件一般划为三级：绝密、机密、秘密 3030年年2020年年1010年年 2021/3/10授课：XXX19 组卷原则 组卷方法 组卷要求 二、组卷二、组卷 2021/3/10授课：XXX20 1、组卷原则 GB/T11822-2000 组卷要遵循科

16、技文件 材料的形成规律，保 持案卷内科技文件材 料的有机联系，便于 档案的保管和利用 2021/3/10授课：XXX21 反映真实情况 材料齐全完整 适合长期保存 2、组卷要求 2021/3/10授课：XXX22 热敏纸，不能有铅笔、圆 珠笔、红墨水、纯蓝墨水、 复写纸 案卷内 科技文件材 料的载体和 书写材料应 符合耐久性 要求 2021/3/10授课：XXX23 基 本 要 求 直接针对 具体项目的管 理性科技文件 材料放人所针 对的项目里组 卷 产品、科研 课题、基建项目、 设备仪器方面的 科技文件材料按 其项目、子项、 结构、专业或阶 段等分别组卷 3、组卷方法 2021/3/10授课

17、：XXX24 GB / T11822-2000 的一些新规定 一个单位保存 一套相关的通用图、 标准图，并单独组 卷;采用了这些通用 图、标准图的项目， 其科技文件材料组 卷时可在卷内备考 表中说明并标注标 准图、通用图的图 号 底图以张 为单位单独保 存和管理 引进项目 中的成套科技 文件材料可不 拆散组卷 设备维修 中形成的科技 文件材料单独 组卷。外购设 备中的随机文 件材料可以单 独组卷 产品更新 换代或更换零 部件时，保留 新形成的科技 文件材料并单 独组卷排列在 原产品案卷之 后 2021/3/10授课：XXX25 1、案卷排列 产品档案 科研档案 基建档案 设备档案 三、案卷及卷

18、内 材料排列 2021/3/10授课：XXX26 产品档案 产品开发设计 (含初步设计、 技术设计) 工艺 工装 加工制造 生产定型 2021/3/10授课：XXX27 准备立项阶段 研究实验阶段 总结鉴定阶段 成果申报奖励阶段 推广应用阶段 科研档案 2021/3/10授课：XXX28 前期准备阶段 工程设计阶段 工程施工阶段 竣工验收阶段 使用养护维修阶段 基建档案 2021/3/10授课：XXX29 外购设备开箱验收 自制设备的设计、制造 设备安装调试 随机文件材料 设备运行材料 设备维护材料 设备档案 2021/3/10授课：XXX30 2、卷内材料排列 管理性文件 按问题、时间、 重

19、要程度排列 科技文件材料 遵循形成规律 文字在前、图样在后 译文在前、原文在后 2021/3/10授课：XXX31 四、蓝图折叠 与案卷装订 蓝图折叠成蓝图折叠成A4A4幅面大小，图幅朝里，图前外露幅面大小，图幅朝里，图前外露 案卷装订可采用卷夹的形式，不装订可采用卷盒的案卷装订可采用卷夹的形式，不装订可采用卷盒的 形式，形式，GB/T11822-2000GB/T11822-2000对卷夹、卷盒的尺寸、制成对卷夹、卷盒的尺寸、制成 材料等均有规定，各单位可以自行选择材料等均有规定，各单位可以自行选择 若案卷不装订，卷内文件应编件号，且每份文件上若案卷不装订，卷内文件应编件号，且每份文件上 要加

20、盖要加盖“档号章档号章”。 2021/3/10授课：XXX32 页 号 的 编 写 案 卷 封 面 的 编 制 案 卷 脊 背 的 编 制 卷 内 目 录 的 编 制 备 考 表 的 编 制 五、案卷的 编目 是以案卷为对象，采取一定的方法是以案卷为对象，采取一定的方法 固定系统整理成果，揭示案卷内容固定系统整理成果，揭示案卷内容 和成份的一项工作和成份的一项工作 2021/3/10授课：XXX33 左下角右下角 成套图样或印刷成册的 科技文件材料。自成一卷的， 原目录可代替卷内目录，不 必 重新编写页号;与其它科 技文件材料组成一卷 的，应 排在卷内文件材料最后，将 其作为一份文件填写卷内目

21、 录，不必重新编写页号，可 在备注中注明总页数 2021/3/10授课：XXX34 第三节科技文件科技文件 的归档的归档 一、制定科技文件一、制定科技文件 归档制度的要求归档制度的要求 归档工作是科技部门与档案部门共同完成归档工作是科技部门与档案部门共同完成 的一项工作。的一项工作。履行归档手续履行归档手续是科技文件转化为是科技文件转化为 科技档案的科技档案的重要标志重要标志，其工作的，其工作的依据依据是科技文是科技文 件件归档制度归档制度。科技文件归档制度既是科技部门。科技文件归档制度既是科技部门 进行归档工作的依据，又是档案部门协助指导进行归档工作的依据，又是档案部门协助指导 科技文件归档

22、工作的依据科技文件归档工作的依据 各单位应该制定符合本单位科技生产各单位应该制定符合本单位科技生产 活动实际的科技文件归档制度活动实际的科技文件归档制度 2021/3/10授课：XXX35 二、科技文件归档二、科技文件归档 制度的内容制度的内容 归档手续归档手续 归档要求归档要求 归档份数归档份数 归档时间归档时间 归档范围归档范围 归档制度的核心内容归档制度的核心内容 项目结束后归档项目结束后归档 按文件单元归档按文件单元归档 按年度归档按年度归档 随时归档随时归档 按项目阶段归档按项目阶段归档 子项结束后归档子项结束后归档 由科技业务部门承担科技文件的归档工作由科技业务部门承担科技文件的归

23、档工作 建立科技文件归档审批表制度建立科技文件归档审批表制度 原则上是一份原则上是一份 科技人员编制项目归档说明书科技人员编制项目归档说明书 填写移交清单填写移交清单 2021/3/10授课：XXX36 第四节档案部门对科技第四节档案部门对科技 文件工作的协助、指导文件工作的协助、指导 按有关技术标准、规则，检查科技文件的形成质量按有关技术标准、规则，检查科技文件的形成质量 按科技生产活动的程序，检查科技文件的积累情况按科技生产活动的程序，检查科技文件的积累情况 实行实行“三纳入三纳入”管理，使科技文件的形成与积累制度化管理，使科技文件的形成与积累制度化 建立责任保证体系与监管网络，保证科技文

24、件的有效积累建立责任保证体系与监管网络，保证科技文件的有效积累 提前介入，协助科技文件的形成与积累提前介入，协助科技文件的形成与积累 2021/3/10授课：XXX37 第三章考核要求 识记识记 （1 1）科技文件编号的含义；）科技文件编号的含义； （2 2）科技文件鉴定与整理工作的内容；）科技文件鉴定与整理工作的内容； （3 3）科技文件归档鉴定的内容；）科技文件归档鉴定的内容； （4 4）案卷的含义；）案卷的含义； （5 5）编目的含义与要求；）编目的含义与要求； （6 6）案卷题名的含义与结构；）案卷题名的含义与结构； （7 7）科技文件归档工作的主体；）科技文件归档工作的主体； （8 8）归档手续的内容；）归档手续的内容； （9 9）“三纳入三纳入”管理的内容管理的内容 2021/3/10授课：XXX38 第三章考核要求 领会领会 （1 1）科技文件与科技档案的关系；）科技文件与科技档案的