1001文件与记录控制程序

1、陕西建工安装集团有限公司 QB/SAN1001-2015 文件与记录控制程序 1、目的 对与集团公司质量、环境、职业健康安全管理体系相关的文件和记录进行有效控制, 为一体化管理体系有效运行和产品符合要求提供客观的证据，特制定本程序。 2、适用范围 适用于集团公司内部质量、环境、职业健康安全管理体系文件和外来文件的控制以 及产品实现过程控制所需记录文件的管理。 3、职责 3.1集团公司办公室制定并组织贯彻实施本程序 ，按体系要求进行监督和检查控制； 必要时提出对本程序评审和修订。 3.2质量部负责质量、环境和职业健康安全管理手册 的发放、修订和换版控制工作; 负责程序文件的发放、更改审核和换版控

2、制工作。 3.3各职能部门负责职责范围内程序文件的编制、修订工作；负责第三层次相关支持性 文件的编制、修订和管理控制工作，以及对相关外来文件的识别、评审、更新和管理控 制工作；相关部门和司属各单位、各项目部负责一体化管理体系运行记录及产品实现过 程记录的保存、归档。 4、工作程序 4.1文件与记录的类别 集团公司发布或与外部交流的有意义的信息和数据称为文件。 4.1.1受控文件的范围：与集团公司质量、环境、职业健康安全管理体系相关的文件称 之为受控文件，具体包括有: 1）引用文件：适用的外来文件，包括：与产品要求和集团公司质量、环境、职业健 康安全管理体系有关的国家法律、法规、标准；行业、地方

3、标准、规范、规程、条例、 办法；顾客及相关方提供的设计图纸、技术证明书及有关文件资料。 2）管理手册：质量、环境和职业健康安全管理手册 3）程序文件：质量、环境和职业安全健康管理体系程序文件; 4）支持性文件：支持性管理制度（办法）、技术文件，环境、职业健康安全管理方 案（ 措施） ； 5）合同文件：建设工程施工合同、产品加工合同、分包合同、采购合同； 6）施工文件：施工组织设计、施工方案、项目质量计划、施工图纸、设计变更洽 商、工程会议纪要、工程监理通知、政府 （ 社会）监督部门通知 （ 通告） 等； 4.1.2 非受控文件 :受控文件以外的其它文件属于非受控文件 ,按集团公司文件处理办法

4、的规定实施管理。 4.1.3 记录类别 对一体化管理和施工过程以及施工中涉及的产品、 材料的可追溯性提供的支持性信 息称为记录。记录包括一体化管理体系运行记录；产品有关记录；其他相关记录。 4.1.4 记录标识与填写 1）产品记录表格采用国家、行业、地方标准规定的表格及集团公司制定的补充表 格；一体化管理体系运行记录采用各程序文件规定的表格（B1001-01）,均以名称和编 号作为标识；其他记录不做规定。 2）记录填写应做到内容真实、项目完整、数据准确、字迹清晰、卷面整洁、符合 法定计量单位，不得涂改。 3）记录应严格履行签章制度，由规定人员及时签字/加盖公章，不得由他人代签。 4）记录应及时

5、填写，要与过程活动同步，并具有可追溯性。 4.1.5 记录收集与编目 记录应及时收集并分类编制目录清单（B1001-02）,以便于检索。当记录发生转移 时，应按文件控制程序的规定做好发送记录。 1）工程产品记录由项目经理部质量员按照QB/SAN2360工程技术资料整编的一 般规定 中的要求进行分类、分卷编目。 工业加工产品记录的编目由生产车间参照前述 规定进行。 2） 一体化管理体系运行记录,由各职能部门专管人员负责收集、保存,按运行活 动内容进行分类编目,以供数据分析并作为体系有效运行的证据。 4.2 文件的编制和审批 4.2.1 文件编审一般规定 : 文件编写完成后由编写部门填写“公文拟稿

6、审批表” ，交有关 人员审批，如文件涉及多个部门，应由有关部门会签 ;经集团公司主管领导批准后实施 打印、发文。 4.2.2 文件编审权限 : 1） 质量、环境和职业健康安全管理手册由集团公司组织有关部门 / 人员编制 , 管理者代表审核 , 集团公司总经理批准。 2）程序文件由各职能部室编制，部门负责人审核，管理者代表批准。 3）支持性文件由相关职能部室编制，部门负责人审核，部门主管领导批准；集团 公司环境、职业健康安全管理方案分别由生产管理部、安全部制定, 集团公司主管副经 理批准。 4）施工组织设计、重大施工方案由项目经理组织编制，工程公司技术质量部门审 核，工程公司总工批准； 一般施工

7、方案由项目部技术人员编制， 项目部技术负责人审核， 项目经理批准；项目质量计划由项目技术负责人组织编制，项目经理批准。 4.3 文件编号 执行集团公司公文处理办法 。 4.4 文件标识 4.4.1 受控文件以文件编号、发放号和加盖“受控”印章的方式进行标识 , 并应建立相 应的受控清单。集团公司内部各个场所和相关人员必须使用有效版本的受控文件。 4.4.2 对于无法加盖“受控”章的受控文件，如法律、法规、规范、标准、合同文本、 施工图纸以及施工组织设计、施工方案、作业指导书等，不必加盖“受控”章，可直接 编发放号，并办理登记手续即视为受控。 4.5 文件的收发 4.5.1 文件的发放范围由该文

8、件主管部门负责人确定。 4.5.2 文件主管部门资料员填写“文件发放回收登记表（B1001-03）”后进行文件发放。 4.5.3 文件接收单位资料员对收到的文件填写“收文登记表（B1001-04）”。 4.5.4 工程公司、项目部相关人员收到文件由资料员登记后，及时交主管领导阅知。 1）需传阅的文件，由主管领导在“文件处置表”中填写传阅范围。 2）需复制的文件，主管领导应在“文件处置表”处置意见栏中填写复制理由及 复制份数，资料员复制后按集团公司公文处理办法中的要求对其编制发放号。复制 的文件由文件复制单位负责管理控制,其更改、回收、 作废等文件管理必须与原文件同 步进行。 4.6 受控文件目

9、录清单 4.6.1 办公室负责建立集团公司质量、环境和职业健康安全管理体系文件目录清单 （B1001-05）,集团公司机关各部门、司属各单位及项目部负责编制各自的受控文件目 录清单。 4.6.2 建设工程施工合同、分包合同、采购合同由责任部门建立台帐。 4.6.3 施工组织设计、重大施工方案、项目质量计划由工程公司、项目部分别建立目录 清单。施工组织设计、 危险性较大的分部分项工程施工方案报送集团公司科技信息部备 案。 4.6.4 施工图纸、 设计变更、工程技术洽商等与工程项目有关的文件由项目部建立目录 清单，。 4.6.5 受控文件发生增减时， 目录清单应及时调整， 保证使用场所得到的是最新

10、有效版 本。 4.7 文件与记录借阅 1）文件需借阅时，由资料员填写“文件借阅登记表” ，借阅人签字后方可借出。 2）外单位或个人借阅记录，应经各级主管领导批准后方能借阅； 3）根据合同要求，顾客及其代表在商定期内如需查询有关记录，必须经部门负责 人或项目经理同意，并办理查阅手续。 4.8 文件更改与换版 4.8.1 文件内容需进行更改时， 由该文件原制定部门提出并实施更改。 更改的审批由文 件原审批人进行。 4.8.2 更改文件时， 涉及相关的其它文件的相关内容必须同时得到更改， 以保证相关文 件的有效性和文件的统一性。 4.8.3 文件的更改可采用划改或换页两种方法进行（ B1001-06

11、）。 4.8.4 文件的更改内容与方法，由资料员填写“文件更改通知单” ，发至文件使用人。 4.8.5 文件需大幅度修改或多次连续修改后，可进行换版。 手册及程序文件的换版 须经管理评审会确定后 , 统一安排进行。 4.9 文件的作废、回收与处置 4.9.1 对被替代、作废、失效的文件，文件责任部门填写“作废文件审批表” ，写明作 废理由及处置方法，交主管领导审批。处置方法分二种：一是出于环保要求、对纸张的 二次利用；二是无法再利用的予以销毁。 4.9.2 文件批准作废后， 属于单行本的， 由原文件发放单位资料员按发放范围从使用场 所及时撤回，在“文件发放回收登记表”中记录回收日期。对需要作资

12、料保留的文件， 在该文件上做出“作废”标识，防止被随意拉用。 4.10.1 1） 2） 合同文件更改按行业规定由相关责任部门或单位办理。 4.9.3 属于合订本的汇编文件，文件持有人在作废文件处作“作废”标识，以做到既保 持合订本文件的有效使用，又防止其中作废文件被误用。 4.9.4 作废文件应及时从受控目录清单中删除。 4.9.5 作废文件回收后，如进行销毁，由文件主管部门填写“文件销毁（留存）记录” 4.9.6 项目部解体时，工程公司各职能部门负责回收发放的体系文件， 在“文件发放回 收登记表”中记录回收日期。 4.9.7 持有手册和程序文件者离职离岗时，应办理交回文件手续；新接替岗位人员

13、 应办理领用手续。 4.10 文件评审与更新 当法律法规、标准规程、工作流程等发生变化时，应对文件进行评审。 体系文件的评审、更改、更新由该文件主管部门实施。 3） 相关法律、法规、标准、规范出现变更后，主管部门应负责将变更内容或新版 文件通知或发放到使用者。 4.10.2 每年管理评审前，各职能部门必须对体系文件的有效性、适用性进行评审，确 认其状态：（ 1 ）继续有效；（2）需要修订；（3）需要更新。 4.10.3 更新及现行修订状态应在“文件更改通知单”中得到识别。 4.11 与顾客、监理、质检站、总包等相互交流的通知、来往信函及有关合同、施工安 全、进度、质量等文件，其管理由集团公司、

14、工程公司职能部门以及项目经理部按本程 序要求执行。以传真、电子邮件、软盘、移动硬盘等形式相互交流的必需要有备份，并 以纸张形式保存，同时按本程序要求做好管理。 4.12 施工图纸的发放、更改等控制管理按集团公司有关规定执行。 4.13 记录的归档、保管及处理 4.13.1 记录的归档 1）工程产品记录应在工程项目竣工时，由项目经理/技术负责人指定专人负责进 行收集、核对、整理、组卷、装订成册，报工程公司生产 （工程）技术科审查后，报送集 团公司质量部，由质量部、生产管理部、科技信息部审核，并由质量部登记、建帐，归 档保存；工业加工产品记录由工业集团公司（或加工单位）自行归档保存。 2）一体化管

15、理体系运行的管理评审和内、外部审核记录，由生产管理部负责收集、 3) 集团公司/工程公司各职能部门对本系统的体系运行记录进行收集、整理、保 存、归档。 4.13.2记录的保管 体系运行记录保管期限不应少于 5年；产品记录保管期限按有关规定执行， 一般不 少于10年或长期保存。 4.13.3记录的处理 产品记录保管期满后由保管人员列出处置清单，经总工程师审批后由档案员统一 处置；体系运行记录保存期满后，由记录保存部门填写记录处置审批表(B1001-07)， 经管理者代表或部门领导审批后进行销毁， 并在记录归档目录中注明销毁日期。 销毁记 录保留至少一年。 5、引用标准 GB/T19001-200

16、0质量管理体系 要求 GB/T24001-2004环境管理体系要求及使用指南 GB/T28001-2011职业健康安全管理体系要求 GB/T50430-2007工程建设施工企业质量管理规范 6、相关文件 QB/SAN4101-2000公文处理办法 QB/SAN2305-2000施工图纸会审制度 QB/SAN4101-2000公文处理办法 7、记录表式 B1001-01 体系运行检查表 B1001-02 记录清单 B1001-03 文件发放回收登记表 B1001-04 收文登记表 B1001-05 受控文件清单 B1001-06 文件更改页 B1001-07 记录处置审批表 附加说明: 本程序由

17、陕西建工安装集团有限公司提出 本程序起草人: 韩军锋 修订人：叶家杰 本程序审核人: 本程序批准人: 史均社 本程序由集团公司办公室负责解释 陕西建工安装集团有限公司 被检查方 被检查区域 依据文件 检查内容: 体系运行检查表 B1001-01 依据标准 批准人/日期: 检查记录: 被检查区域负责人 检查人/日期 注：检查中发现不能当即整改的问题，在下次检查时应予以验证。 陕西建工安装集团有限公司 体系运行检查表（续） B1001-01 检查记录: 序号 编号 记录名称 类别 来源 归档日期 备注 陕西建工安装集团有限公司 记录清单 B1001-02 陕西建工安装集团有限公司 序 号 发放 号 文件 编号 文件名称 接收单位 接收人 签字 接收日期 回收日期 备注 文件发放回收登记表 B1001-03 收文 顺序号 收文 日期 文件类别 文件编号 文件名称 数量 发放单位