计调采购工作流程[业界经验]

1、计调采购工作流程计调采购工作流程 优选课资 任务一任务一 建立采购协作网络建立采购协作网络 任务二任务二 进行采购进行采购 任务三任务三 采购业务的管理采购业务的管理 2优选课资 知识目标知识目标 1熟悉旅行社的协作关系网络 2掌握采购合同的基本写法 3掌握旅游相关产品的采购工作流程 4掌握采购的技巧 5了解采购业务管理的内容 技能目标技能目标 1能够收集协作关系信息，建立采购协作网络 2能够拟定采购合同 3能够按照工作流程对旅游相关产品进行采购 4能进行采购业务的管理，有效地采购。 3优选课资 计调采购工作流程图计调采购工作流程图 ： 4优选课资 流程流程 工作内容工作内容重点重点标准标准

2、选择采 购对象 1.根据本旅行社的经营计划及外联部的业务计划，组织采购人 员调查、收集餐饮部门、宾馆、交通部门、游览单位、娱乐部 门、购物商店、地接社的相关信息资料。 2.经过初步筛选后，对基本符合旅行社要求的协作单位实地考 察。 3经过实地考察后，综合考虑各方面的因素，与符合旅行社要 求的协作单位联系，初步协商合作事宜。 采购对象的 调查与选择 调查资料要求全面 、准确、有效。 签订 合作协 议书 1.采购人员根据协商的结果，利用本社的标准采购合同文本， 拟订合作协议书。 2.经签署的合作协议书编号存档后，送外联部、接待部、 财务部等相关部门备案。 合作协议 书的拟订 保证旅行社的合法 利益

3、 整理相 关资料 把签约单位的相关资料及规定整理成列表，并发给相关部门， 相关部门的工作人员应熟悉列表中的内容，以便开展工作。 整理签约单 位的相关资 料及规定 相关资料及规定的 内容要求全面、详 细 落实订 购工作 计调根据外联人员的业务开展情况，制订接待计划，并落实具 体的订购工作。 订购工作的 开展 准确、清楚、完整 地填写*预订单 、*变更/取消 单，特别注明团 中的特殊要求。 报账结 算 计调部及接待部工作人员根据合作协议书中的相关规定， 及时将发生的费用及明细账报给财务部，财务部根据本社的财 务管理规定及合作协议书中的规定，审核、确认相关账目 无误后办理结算和付款。 与协作单位 进

4、行结算 符合旅行社的财务 管理规定 5优选课资 任务引入任务引入 华信旅行社安排你负责食、住、行、游、购、 娱等相关产品的采购，你认为旅行社应与哪些部 门建立协作关系，以及如何建立协作关系？ 任务一任务一 建立采购协作网络建立采购协作网络 6优选课资 任务认知任务认知 案例1：无奈放弃旅游团队 案例2：黄金周出游没有住处成问题 7优选课资 旅行社采购工作非常重要，在采购时应遵循：供给保证原 则、质量保证、成本领则等原则。 为保证所需旅游服务的供给，旅行社必须建立广泛的采购协 作网络。建立采购协作网络是指旅行社通过与其他旅游企业 以及与旅游业相关的各个行业、部门洽谈合作内容与合作方 式，签订经济

5、合同或协议书，明确双方权利、义务及违约责 任，建立起广泛而且相对稳定的旅游服务供应系统。协作网 络的建立是旅游服务采购的基础工作。 相关分析相关分析 8优选课资 一、选择采购对象一、选择采购对象 （一）应建立采购协作关系的对象（一）应建立采购协作关系的对象 1与交通运输部门建立协作关系 2与住宿部门建立协作关系 3与餐饮部门建立协作关系 4与景区景点建立协作关系 5与购物商店建立协作关系 6与娱乐部门建立协作关系 7与保险公司建立协作关系 8与相关旅行社建立协作关系 9优选课资 （二）收集采购对象的信息资料。（二）收集采购对象的信息资料。根据本旅行社的经营计划及外联 部的业务计划，组织采购人员

6、调查、收集餐饮部门、宾馆、交 通部门、游览单位、娱乐部门、购物商店、地接社的相关信息 资料。 （三）实地考察。（三）实地考察。经过初步筛选后，对基本符合旅行社要求的协作 单位进行实地考察。 （四）协商合作事宜。（四）协商合作事宜。经过实地考察后，综合考虑各方面的因素， 与符合旅行社要求的协作单位联系，初步协商合作事宜。 （五）选定合作对象。（五）选定合作对象。采购人员通过对采购对象的评估，选定服务 合作单位。 10优选课资 二、签订采购合同二、签订采购合同 旅游采购合同的基本内容包括下述五个方面。 （一）合同标的（一）合同标的 （二）数量和质量（二）数量和质量 （三）价格和付款办法（三）价格和

7、付款办法 （四）合同期限（四）合同期限 （五）违约责任（五）违约责任 11优选课资 三、整理相关资料三、整理相关资料 （一）把签约单位的相关资料及规定整理成列表。并发给相关 部门，相关部门的工作人员应熟悉列表中的内容，以便开展工 作。 （二）印制相关单据。为了便于落实订购工作，旅行社还应与 业务部、财务部等相关部门协商、设计、印制专用单据。如 XX订购单、XX变更通知单、XX取消通知单、 XX费用结算单等。 12优选课资 任务解决任务解决 旅游产品的组合特点决定了旅行社业务合作的广泛性，也 决定了旅行社与旅游相关行业建立网络关系的必要性。旅行社 应与交通部门、住宿部门、餐饮部门、景区景点、娱乐

8、部门、 保险公司以及相关旅行社建立协作关系，并与其签订旅游服务 采购合同。服务采购合同一般包括合同标的、数量和质量、价 格和付款办法、合同期限、违约责任五大部分的内容。旅行社 与协作部门之间签订经济合同非常必要，它可以预防各种纠纷 的发生。 13优选课资 实践练习实践练习 案例：案例：情境介绍情境介绍：李小姐利用周末参加了一家旅行 社组织的“周末郊区观光二日游”活动，并与旅行社签订 了旅游合同，双方约定住宿标准为三星级酒店。星期六的 游览活动结束后，导游员将旅游团安排在一家酒店入住。 李小姐进入房间后发现，客房设施陈旧，水龙头里流出的 水都是浑浊的，房间似乎很久都没人住了，散发着霉味。 李小姐

9、当即找到旅行社导游，认为入住的酒店不是三星级 ，要求更换。导游员坚持所安排的酒店是三星级，并拉着 李小姐来到酒店大堂，让李小姐查看悬挂在大堂墙上的由 国家旅游局颁发的三星级酒店的标牌。但是，李小姐仍然 对酒店的星级表示怀疑，并向旅行社投诉。 情境思考情境思考：该案例对旅行社计调人员采购相关服 务产品有何启发？ 14优选课资 实践练习实践练习 实训项目实训项目 项目名称进行当地餐饮、住宿、景区（点）、购物、交通、娱乐部门的信息收 集 实训目的通过信息收集，了解各单位情况，掌握采购资源。 实训要求1餐饮信息收集 安排学生收集本地特色餐馆，整理其位置、口味特点、特色菜肴、接 待能力、联系电话等信息，

10、并列出一览表。 2住宿信息收集 安排学生收集23家不同星级酒店的相关信息（位置、接待能力、房 价、联系电话等），并列出一览表。 3旅游车队信息搜集 安排学生走访旅游汽车公司，收集不同汽车公司的情况（车量、车型 、车况、联系人、联系电话等），列出一览表。 4景区（点）信息收集 安排学生收集各景区（点）的接待信息，包括所处位置、开放时间、 票价、游览所需时间、游览线路、周边交通等，列出概况一览表。 5安排学生进行购物点和娱乐单位信息的收集。 6工作分小组进行 7注重信息收集的全面、准确 实训地点不限 实训成果信息列表 15优选课资 相关链接相关链接 扩展阅读扩展阅读 获知供应商的渠道获知供应商的渠

11、道 16优选课资 任务引入任务引入 华信旅行社安排你负责团队食、住、行、游、 购、娱等相关产品订购的落实工作，你应如何采 购？ 任务二任务二 进行采购进行采购 17优选课资 任务认知任务认知 案例：派车失误 评析：计调工作人员在工作时应全面细致，比如， 在向用车单位下订单时，不仅要就用车时间、接 车地点、座位数进行落实，还要对车容、车貌、 车况进行了解。在航空票务方面不仅要对票务中 心报计划，还要对机型、航空公司、航班时间等 进行跟踪。 18优选课资 一、计调部门对交通服务的采购一、计调部门对交通服务的采购 （一）航空交通服务采购（一）航空交通服务采购 航空交通服务采购分为两种形式，即定期航班

12、机票的采购和旅 游包机的预订。 （二）铁路交通服务采购（二）铁路交通服务采购 铁路交通服务的采购业务包括火车票的预订与购买、退票、车 票签证和变更线路。 （三）公路交通服务采购（三）公路交通服务采购 （四）水运交通服务（四）水运交通服务 相关分析相关分析 19优选课资 二、计调部门对住宿服务的采购二、计调部门对住宿服务的采购 （一）认真研究组团社发来的传真或客人的要求，弄清楚旅游 者要求的住宿标准。 （二）根据旅游者的住宿要求，在已签订协议的合作宾馆中选 择符合要求的宾馆。 （三）电话联系该宾馆营销部，传真发送订房通知单。在订房 通知单上准确填写订房要求，尤其是对团号、入住时间、人住 标准、入

13、住人数、房价(是否含早餐)、有无特殊要求等项目必 须正确、清楚、完整地填写。 （四）注意查收宾馆的回传。宾馆收到旅行社的订房传真后， 一般会较快地做出决定，并在旅行社发去的传真上签注相应意 见，再回传给旅行社。 （五）登记存档。收到宾馆的确认传真后，计调人员应立即登 记，并按照发团日期顺序排列存档。若同一天有几个团队确认 传真，可按收到回传的时间先后排列存档。 20优选课资 三、计调部门对餐饮服务的采购三、计调部门对餐饮服务的采购 （一）认真研究组团社发来的传真或客人的要求，弄清楚旅 游者要求的餐饮标准 （二）根据旅游者的餐饮要求，在已签订协议的合作餐厅中 选择符合要求的餐厅。 （三）电话联系

14、该餐厅营销部，传真发送订餐通知单。 （四）注意查收餐厅的回传。 （五）登记存档。 21优选课资 四、计调部门对参观游览项目的采购四、计调部门对参观游览项目的采购 一般情况下，旅行社不需要对参观游览的部门提前订购。 但若团队人数过多，应提前通知一下参观游览部门，让其提 前做好接待准备。 五、计调部门对文娱项目的采购五、计调部门对文娱项目的采购 （一）根据接待计划发送订票单实施订票，并把订票情况如 实转告接待部或陪同。 （二）若有变更，及时办理变更手续。 22优选课资 六、计调部门对旅游保险业务的采购六、计调部门对旅游保险业务的采购 （一）将每一个投保的旅游团的旅游计划(含名单)按时传真 到保险公

15、司作为投保依据。 （二）注意接收和保存保险公司的承保确认书 （三）按投保的准确人数向保险公司交纳保险费 （四）当旅游途中发生意外事故或遇到自然灾害，须及时向 在第一线的导游了解情况，必要时去现场考察并以最快速度 通知保险公司。 （五）索赔时，须向保险公司提供有关方面的证明。 23优选课资 七、（组团）计调部门对合作旅行社的采购七、（组团）计调部门对合作旅行社的采购 （一）根据旅游行程安排，在已签订协议的合作旅行社中 选择符合要求的地接社。 （二）预报旅游计划。 （三）计划变更。 （四）发出正式旅游计划。 24优选课资 任务解决任务解决 旅行社计调采购业务是整个旅行社业务运作的 中心环节。计调工

16、作人员应按照一定的工作程序对 交通服务、住宿服务、餐饮服务、游览服务、文娱 服务、购物服务、保险业务、合作旅行社等旅游服 务进行采购，以保证旅行社业务的顺利开展。采购 程序一般包括发送计划、变更、确认，进行费用的 结算。 25优选课资 实践练习实践练习 实训项目实训项目 项目名称订车单、订房单、订餐单、变更单等相关文本的撰写 实训目的让学生熟悉订车单、订房单、订餐单、变更单等相关文本的撰写 实训要求1不提供给学生表格范本，让学生自行编写订车单、订房单、 订餐单、变更单等相关文本 2要求学生考虑全面，不要漏项。 3可采用情景模拟法 实训地点不限 实训成果订车单、订房单、订餐单、变更单 26优选课

17、资 相关链接相关链接 扩展阅读扩展阅读 订房业务中常见的问题及应对措施订房业务中常见的问题及应对措施 （见课本）（见课本） 27优选课资 任务引入任务引入 作为华信旅行社的计调工作人员或计调经理，你在为旅 行社采购产品的过程中，如何进行采购业务的管理，以降 低旅行社的采购价格，保证采购的供应和质量？ 任务三任务三 采购业务的管理采购业务的管理 28优选课资 任务认知任务认知 案例：天津观光旅行社在西柏坡村包租客房的策略 29优选课资 一、建立多层次、多渠道的采购协作网络一、建立多层次、多渠道的采购协作网络 为了保证供应，旅行社计调部门应该和有关的旅游服 务供应企业，特别是宾馆、交通运输业等，建

18、立起广泛的、 相对稳定的、多层次多渠道的协作关系，尤其是在出现旅游 服务供不应求时，协作网络越广泛，渠道越多，旅行社取得 这些紧缺服务的能力就越强。在出现供过于求的情况时，采 购工作的重点转向取得优惠价格方面，而为了得到最便宜的 价格，也同样需要有一个广泛的多层次多渠道的协作网络。 相关分析相关分析 30优选课资 二、正确处理保证供应和降低成本的关系二、正确处理保证供应和降低成本的关系 保证供应与降低成本，是旅行社采购工作中同等重要的两 大任务。正确处理保证供应和降低成本的关系的含义，就是“ 既要保证供应，又要降低成本”，听上去有点自相矛盾，因为 保证供应与降低成本，本身就是一对矛盾。因此，在

19、实际工作 中，旅行社针对不同情况在这两者之间有不同的侧重，或者说 ，在不同时期用不同的策略来协调这对矛盾。也就是说，在供 应紧张时，侧重供应，调动所有关系，全力以赴地保证供应； 在供应充足时，侧重降低成本，尽可能多地扩大利润空间。 31优选课资 三、正确处理集中采购与分散采购的关系三、正确处理集中采购与分散采购的关系 按照商业惯例，批发价格低于零售价格，批发量越大， 价格也就越低。因此，旅行社作为中间商，应把旅游者的需 求集中起来向旅游服务供应企业采购，也就是说，应该集中 自己的购买力以增强自己在采购方面的还价能力。这种采购 叫批量采购，也叫集中采购，通常有两种方式：一是把本旅 行社各部门和全

20、体销售人员接到的订单集中起来，统一以一 个渠道对外采购；二是把集中起来的订单尽可能集中地投向 一家或尽可能少的供应商进行采购，以最大的购买量获得最 优惠的价格。 32优选课资 四、正确处理预订和退订、预订和增订的关系四、正确处理预订和退订、预订和增订的关系 旅游属于预约性交易，旅行社一般在年底根据其计划采购 量，与旅游相关行业洽谈其第二年的业务合作。计划采购量 一般是由旅行社参照前几年的实际客流量，并根据对来年的 市场预测确定的。计划数额与实际需求之间总会有差距，这 就要求旅行社有良好的预测、约定和应急能力，能处理好预 订和退订、预订和增订的关系。 33优选课资 五、正确处理计划变更的采购五、正确处理计划变