冀东管理建议书

1、信永 信永会计师事务所 -一：北京东城区朝阳门北大街 8号 精品文档，值得拥富华大厦C座12层 telepho ne: +86 (10) 6554 2288 certified public acco untants 12th Floor, Block C, Fu Hua Man sion No. 8, Chao Yang Men Bei Da Jie, Do ng Che ng District, Beijing, 100027, P.R.China facsimile: +86 (10) 6554 1612 贵所函件编号 your reference 本所函件编号 our referenc

2、e 管理建议书 唐山冀东水泥股份有限公司董事会： 受唐山冀东水泥股份有限公司（以下简称“股份公司” 的委托，我们对股份公司2002年10月31日的资产负债表及 截至该日止的利润表进行了审计。审计期间，我们对股份 公司财务核算系统及内部控制系统进行了核查，我们注 意到一些程序及控制方面的不足。但由于未进行详细评 估，事实上无法发现所有的缺失。我们将这些不足列示出 来以提请股份公司注意，并就其提出了改进建议如下： 附 件 * 销 售 环 节 附 件 二二二 投 资 与 筹 资 环 节 附 件 -三 资 金 环 节 附 件 四 费 用 环 节 附 件 五 工 资 薪 金 环 节 附 件 六 预 付

3、帐 款 附 件 七 存 货 帐 龄 附 件 八 固 疋 资 产 及 在 建 工 程 附 件 九 与 收 入 相 关 的 费 用 附 件 十 关 联 公 司 交 易 附 件 十 -一一 税 务 处 理 及 纳 税 调整 附件十 二往 来科目未按 照单位设立明细帐 附件十 三银 行借款未计 提利息 附件十 四股 利分配应缴 纳个人所得税的优惠处理 附件十 五收 取资金占用 费及技术使用费 附件十 六对 当期损益表 的调整项目 出 于 决 定 我 们 审 计 程 序 的 目 的，我 们 的 审计 工作包括 复 核 股 份 公 司 组织的系 统 及 控 制。 因 此， 我 们的 工作不可 能 揭 示

4、股 份 公 司内控存 在 的 所 有 缺失。同 样 ,我 们的工作 可 能 揭 示 股 份 公司存在 的 内 控 缺 失 ,舞 弊 或 其它 不合法行 为， 但 股 份 公 司 不 应 依 赖 于 我 们 的 工 作 去 揭 示 此 类 行 为。 保 持 内 部 控 制 系 统 的 完 整 性 是 股 份 公 司 的 责 任， 建 议 股 份 公 司 在 采 取 措 施 改 进 内 控 不 足 之 前 , 权 衡 新 措 施 所 需 的 成 本 与 缺 失 存 在 可 能 导 致 的 风 险 和 损 失。 我 们 希 望 股 份 公 司 能 采 取 必 要 措 施 改 正 上 述 不 足, 并

5、 经 常 告 知 我 们 股 份 公 司 现 存 会 计 程 序 或 内 控 系 统 的 改 变。 我 们 的 管 理 建 议 书 仅 供 股 份 公 司 内 部 使 用, 不 作 其 它 用 途。 我 们 希 望 借 此 机 会 对 在 审 计 工 作 中 给 予 我 们 帮 助 的 股 份 公 司 的 员 工 表 示 感 谢。 信永会计师事务所 2002 年 12 月 28 日 附件一 一、销售环节 发现的问题 1、本次审计中发现公司未设专门部门对客户赊销、周转量进行审批，目前销售 公司批准赊销时没有对客户进行定量分析，形成欠款也由销售部门催收； 2、本次审计中发现公司未设独立部门制定销售

6、价格，而是销售公司服务部搜集 整理同行业信息、市场供求变化等情况，由销售部门自行决定销售价格，上报主管 销售的副总审批，销售部门对价格有一定的浮动权；财务部门一般不参与价格的制 定； 3、本次审计中发现公司未设独立部门进行应收帐款的对帐、催收；销售公司市 场部负责本年度内应收帐款的对帐、催收，销售公司的清欠办公室主要负责 1 年以 上应收帐款的对帐、催收；公司应收帐款长期挂帐现象严重； 4、本次审计中发现销售公司负责销售收款、开具发票及与客户对帐； 5、股份公司销售产品未全部与需方签订销售合同。 影响 1、对赊销对象界定较模糊，对客户信用情况判断较主观，核定周转量较随意， 易造成销售人员为扩大

7、销售而使企业承受不适当的信用风险； 2、自行定价易造成为完成销售量而随意调整价格，没有第三方对其进行监控； 3、长期挂账的应收款项无法真实反映股份公司损益情况及财务状况，资金回收 不及时影响公司的正常生产经营活动；同时根据公司目前应收账款账龄分析，其期 末预计应计提的坏账准备仍有增长趋势，严重影响股份公司的当期经营成果。 4、造成不相容职务不分离，部门分工不明确； 5、对于产品销售等重要的经济往来业务，不签订经济合同，难以明确当事人 各方的权力与义务，不利于经济业务的正常进行。一旦发生纠纷，会因孰是孰非无 所依据判定而给股份公司带来麻烦，甚至损失。且销售收入在报表中的确认不具有 充分确定性。

8、建议 1、建议公司设立信用管理部门对每个新客户进行信用调查，出具信用等级评定 报告，无论批准赊销与否，都要求被授权的信用管理人员在销售单上签署意见，并 将该客户落实到责任人，形成欠款可及时催收； 2、建议公司设立市场部，随时收集市场信息，及时掌握市场动态，为制定销售 价格提供依据；财务部门可计算出价格调整对利润产生的影响，为调价提供依据； 3、建议由财务部门定期与客户对帐，对应收款项的回收性做出判断，定期向管 理层汇报催收情况，根据相应的会计政策及时、充足的提取坏账准备；另外对于长 期挂帐的应收帐款应由独立于销售部门的清收办公室负责清收，加大款项催收力度， 制定有关政策和措施，督促各部门配合加

9、紧催收未达账项，尤其是 3 年以上的应收 款项。 4、建议由财务部门出纳直接负责收款，由财务部门的销售科负责与客户对帐； 5、股份公司应按照经济合同法的要求，与需方签订合法的经济合同，并且 在合同中对销售的产品名称、规格、单价、数量、金额、付款方式、付款期限等要 求作出明确规定。 附件 二、投资与筹资环节 发现的问题 1、沈阳冀东水泥有限公司由于股东之间有关事项长期未处理完毕，致使该公 司增资后的章程、营业执照尚未办理，而且公司不能正常运作； 2、哈尔滨项目前期调研不充分，在未进行可行性研究、未办理开工许可证的 情况下，即成立了公司，由于地方保护保护主义，致使公司目前无法按计划运作； 3、随着

10、公司发展，已经投产 5个子公司， 2个分公司，处于施工状态的子公司 达 5 个，参股公司 1 个，但公司对成立后的被投资公司没有给予足够的关注，没有 专门部门将被投资公司的相关信息及分析汇总整理并上报管理层； 4、公司董事会未设立投资管理委员会； 影响 1、公司的正常运作，是公司发展的前提条件；股东经营理念的不统一将影响 该公司下一步的发展； 2、在项目无法进行而导至失败时，造成公司不必要的损失，甚至导致失去某 些地区发展的机会。 3、无法全面、及时地了解被投资单位的生产经营信息，不能及早发现被投资 单位生产经营的重大变化和问题，采取相应对策，从而加大了投资风险；目前的管 理模式已经不适应公司

11、的发展需要； 4、不利于评价公司发展策略是否恰当、投资风险的大小，不能有效地规避投 资风险。 建议 1、公司本部的管理优势、技术优势及控股优势应体现在子公司的管理中；股 东之间在经营观念上的差异，应在均衡各方股东利益的条件下，在董事会上达成一 致，为公司的进一步发展创造良好的环境；加强子公司的法人治理，按公司法等有 关法律法规的规定运作子公司。 2、公司扩大规模时，进行充分的前期调研，履行必要的审批手续，审慎的选 择合资对象及对某些地区的发展时机。 3、重新评价公司现有的管理模式、管理框架，及时进行相应地调整，以使管 理信息畅通，对发现的问题及时制定解决方案，便于管理层决策。 4、组织专业人员

12、，成立投资管理委员会，评价公司的发展战略、投资方案， 以及进行事后的分析监督； 附件三 三、资金环节 发现的问题 资金计划未能落实到月度，无法按月分析资金的使用状况与计划的差异，未能 对资金利用效果进行分析。 影响 未将资金计划落实到月度，不进行资金利用效果分析，会造成资金的浪费，表 现为一方面存有大量货币资金，另一面贷款大量增加，贷款支出加重了企业负担； 建议 将年度资金计划落实到月度， 按月进行与计划的比较分析， 加强对资产结构及 资金利用效果的分析，优化资产结构，使资金的利用效果趋于最优。 附件四 四、费用环节 发现的问题 1、负责审核费用和编制费用凭证的为同一个财务人员； 2、在差旅费

13、报销方面，根据我们了解到的实际情况，发现有关差旅费报销的 相关文件制定时间较早（如对住宿费标准的规定较低） ，费用标准已不符合目前的物 价水平； 影响 1、不兼容职责由同一人担任，易产生舞弊行为； 2、财务人员在报销时无章可循，随意性较大，只对于明显不合理的住宿费才 需找公司领导签字，对不合理费用的界定也由负责报销的财务人员主观判断； 建议 1、审核费用和编制费用付款凭证应为不同人员，以便有效监控费用支出，杜 绝舞弊行为产生； 2、费用报销制度应得到更新，制订一套可行的、符合实际的费用报销制度； 附件五 五、工资薪金环节 发现的问题 1、2002 年公司的相关培训主要是关于生产技术等方面的培训

14、，对财务、内审、 销售等相关管理人员的培训相对较为薄弱，对子公司关键管理人员的后续培训关注 不足； 2、我们发现公司目前存在人浮于事的情况，企业急需的人才较少，人员素质 结构不太合理，目前人员素质（尤其是管理层人员）与企业的飞速发展不相适应， 较为滞后； 3、生产部门即负责统计出勤情况又负责依据出勤情况计算基本工资，然后将 基本工资报人力资源部备案；人力资源部对生产人员基本工资的计算过程没有有力 的监控，只是对生产部门报上来的基本工资进行复核； 影响 1、管理人员的素质高低直接影响着公司运作的效率及经济效益；子公司的总 经理、财务负责人、销售负责人均由股份公司派出，因此子公司管理人员的素质直

15、接关系着公司的投资效益及投资风险； 2、影响公司的进一步发展； 3、影响了工资计算的真实性； 建议 1、建议加强对管理人员的专业培训； 2、建议公司精简人员、减员增效；同时扩大招聘的力度，吸纳行业中的优秀 具有敬业精神的人员，以建立企业的人才储备； 3、建议由人力资源部根据生产部门的考勤表来计算基本工资，使记录出勤和 计算工资的职能由不同的人员来担任，会更加真实的反映工资费用，也有利于人力 资源部对生产工人工资的监控； 附件六 六、采购环节 发现的问题 1、在本次审计中发现公司物资供应部不仅负责采购，而且还负责物资的保管、 出库工作；此外，制造分厂不仅负责产品的生产工作，而且还负责产成品的保管

16、工 作；不兼容职务由一个部门负责； 2、物资暂估入库不及时； 3、本次审计中发现公司由物资供应部负责与供应商对帐；财务部门仅与物资 供应部进行对帐； 影响 1、不兼容职务不分离使内部控制的有效性大为降低； 2、不能真实反映企业的资产状况； 3、 建议 1、建议公司将采购与库管的职能相分离，将产品生产与产成品保管 相分离； 2、建议公司及时暂估入库； 根 据 企 业 会 计 准 则 和 股 份 有 限 公 司 会 计 制 度 有 关 预 付帐 款等科目的有关规 定， 材 料 及 设 备 验 收 入 库 后，应按 发票 金额计入库存材料 及 设 备 和 应 付 帐 款 科 目， 同 时将预 付的

17、货款自预付帐款科 目 转 入 应 付 帐 款 或 相 关 科 目。若暂 时不 能取得供货方发票， 应 在 月 末 暂 估 入 帐。 附件七 7、 存 货 帐 龄 发现的问题 根 据 财 政 部 有 关 规 定，股份公司应 按 照 股 份有限公司 会 计 制 度 中 的 规 定， 提 取存货跌价准 备。 我 们 了解到股份 公 司 的 存 货 中 有 成 本 价 低于可变现净 值 的 存 货，也有部分 进 口 备 品 备 件 帐 龄 较 长，在近几年内 未 使 用 且无新的采 购。 影响 不 了 解 存 货 的 帐 龄 及 状 况， 容 易 造 成 高 估 股 份 公 司 存 货 价 值， 不

18、利 于 股 份 公 司 的 资 产 管 理 也 不 符 合 会 计 规 定 中 对 存 货 的 要 求。 建议 股 份 公 司 应 对 本 公 司 的 存 货， 尤 其 是 进 口 备 品 备 件 进 行 帐 龄 分 析， 对 长 期 无 变 动、 成 本 价 低 于 可 变 现 净 值 的 存 货 了 解 原 因 机 具 体 情 况 并 计 提 适 当 的 存 货 损 失 准 备。 附件八 八、 固 定 资 产 及 在 建 工 程 发现的问题 1、股份公司存在因工程决算不及时，技术部门、工程部门及财务部门沟通渠 道不畅通、单据传递不及时导致已完工并使用的在建工程未能及时结转固定资产和 相应待

19、摊费用； 影响 1、无法真实、准确的反映股份公司经营成果，及资产、负债情况； 建议 1、建议应加强各部门之间的沟通，及时结转有关单据，严格按照企业会计制 度的有关规定核算和管理资产；对于虽然未验收或缺乏有关单据的但已经使用的固 定资产，应按照目前预估价值先转入固定资产核算并计提折旧，待验收合格及单据 齐全时再按照实际价值结转，并调整计提的折旧；而大修工程支出应及时结转入长 期待摊费用并根据摊销年限开始摊销； 附件九 9、 与 收 入 相 关 的 费 用 发现的问题 股 份 公 司 在 出 口 销 售 产 品 时 发 生 的 1998 年 度 出 口 费 用 港 杂 费 并 未 完 全 与 收

20、入 记 录 于 同 一 期， 且 一 线 在 1998 年 度 发 生 的 中 修 费 用 记 录 于 1999 年 度。 造 成 以 上 问 题 出 现 的 原 因 主 要 是 单 据 流 转 不 及 时 所 造 成。 影响 不 符 合 收 入 与 成 本 配 比 的 会 计 原 则，不 能 真 实、 准 确 的 反 映 股 份 公 司 的 经 营 成 果。 建议 加 强 单 据 流 转 控 制， 如 期 末 发 票 未 到， 应 在 期 末 予 以 预 估 并 按 照 应 摊 销 年 限 予 以 摊 销 处 理。 发现的问题 1999 年 度 股 份 公 司 与 关 联 公 司 交 易 较

21、 多， 包 括： 销 售 水 泥、 熟 料， 采 购 包 装 袋， 收 取 资 金 占 用 费，收取技术使用费 和 收 取 设 备 租 赁 费 等。 截 至 1999 年 10 月31日往来款余额较 多， 出 现 同 一 家 客 户 挂 帐 应 收 帐 款、 其他应收款和预收帐 款（如 唐 山 冀 润 水 泥 厂）， 也 出 现 一 家 公司有数个下属单位 的 挂 帐（如 盾 石 实 业 公 司 和 唐 山 启 新 建 材 有 限 责 任 公 司）。 影响 以上问题造成无法真实反映关联公司与股份公司往 来 款 余 额 且 不 利 于 之 间 对 帐， 对 股 份 公 司 往 来 款 的 揭 示

22、 带 来 较 多 困 难。 建议 与 关 联 公 司 联 系， 理 清 各 公 司 间 关 系， 并 了 解 往 来 款 核 算 内 容。对 于 金 额 较 小 的 往 来 款 及 时 结 清。 对 于 属 同 一 家 公 司 的 往 来 款 需 予 以 合 并。 发现的问题 股 份 公 司 1999 年 度 向 关 联 公 司（ 包 括 集 团 公 司、冀润水 泥 厂、 红 旗 联 营 厂 及 盾 石 公 司） 收 取资金占 用 费 及技术使 用 费 收 入， 按 照 国 税 清 查 的 要 求， 此项收入 需 缴 纳8 （技 术 使 用 费 营 业 税 金 为 5）的 营 业 税 及相应的

23、 城 建 税和教育 费 附 加， 但 股 份 公 司 尚 未 计 提 此 项 税 金。 股 份 公 司 计 算 期 末 应 交 所 得 税 时， 按 照 期 末 利 润 总 额 的 15 计 提， 未 进 行 相 应 的 纳 税 调 整。 根 据 国 税 清 查 规 定， 股 份 公 司 代 收 保 险 费 应 计 提 销 项 税 金 且， 集 团 公 司 领 用 股 份 公 司 材 料 应 作 进 项 税 转 出， 并 同 时 缴 纳 城 建 税 及 教 育 费 附 加。 股 份 公 司 尚 未 计 提 缴 纳。 影响 以 上 问 题 违 反 国 家 税 收 征 管 条 例， 并 无 法 真

24、 实、 正 确 反 映 股 份 公 司 负 债 及 利 润 情 况。 建议 股份公司应根据取得的收入及相应的税率计提并缴纳 营 业 税 及 城 建 税 和 教 育 费 附 加。 对 于 税 务 清 查 对 股 份 公 司 进 行 的 补 税 处 理 4,191 千 元， 应 在 计 算 1999 年 度 所 得 税 时 从 应 纳 税 所 得 额 中 扣 除， 此 部 分 不 得 抵 税。 附件十二 12、往 来 科 目 未 按 单 位 设 立 明 细 帐 发现的问题 股份公司部分往来科目未按照对方单位名称设立明细 帐， 而 是 按 照 收 付 款 项 目 设 置 的。（ 如 应 收 帐 款

25、中 有 绳、 运 费 等 明 细 科 目）。 影响 往 来 科 目 未 按 照 对 方 单 位 名 称 设 立 明 细 帐，时 间 较 长 后 有 时 不 能 直 接 获 知 债 权 人 或 债 务 人， 特 别 是 在 财 务 人 员 发 生 变 动 时， 会 为 会 计 核 算 及 财 务 管 理 带 来 不 必 要 的 麻 烦。 建议 根 据 企 业 会 计 准 则的 有 关 往 来 款 科 目 的 规 定， 所 有 往 来科目均应该按照对方单位名称设立明细帐进行明细核 算， 而 且 对 方 单 位 名 称 应 为 全 称。 发现的问题 股 份 公 司 为 预 提 1999 年 度 10

26、 月 份 的 银 行 借 款 利 息。 影响 不 符 合 权 责 发 生 制 的 会 计 核 算 基 本 原 则。 不 能 真 实、 确 的 反 映 股 份 公 司 当 期 的 损 益 及 负 债 情 况。 建议 股 份 公 司 应 及 时 计 提 贷 款 利 息。 发现的问题 股 份 公 司 其 他 应 付 款 中 有“个 人 所 得 税” 科 目， 经 了 解 系 股 份 公 司 19 97、 19 98 年 度 股 利 分 红个人所得税尚 未 支 付 部 分。 根据 冀地税 发 19 95 79 号 文 河北省地方税务 局 关 于 股 份 制 企 业 自 然 人 股东 征 收 个 人 所

27、 得 税 问 题 的 通 知 规 定： 股 份 企 业 股 东 分 红， 在 扣 除 银 行同期定期存款利 息 ， 保 值 贴 补 利 息 后 征 收 个人 所 得 税。 股 份公司依此规定 对 97 和 98 年 度 分 红 款 代 扣 代缴 了 个 人 所 得 税， 其 它 应 付 款 余 额 中 包 括 了 应 付 未 付 的 个人 所 得 税 和 享 受 的 税 收 优 惠。 影响 个人所得税税收优惠是对股东应缴纳个人所得税的 优 惠， 是 股 东 个 人 应 取 得 的 红 利， 不 宜 长 期 挂 帐。 建议 对个人所得税的优惠其性质属于股份公司对股东的负 债， 是 应 付 给股东

28、的股 利， 所 以 其 不 应 在“ 其 他 应 付 款 ”中 核 算， 而 应 调整入“ 应 付 股 利 ”科 目， 作 为 对 股 东 的 负 债。 对 以 上 优惠的税金， 股 份 公 司 应 与 律 师 及 证 券 商 进 行 探 讨 和 协 商，并征求意 见 以 制 定 出 合 理、 合 规 的 解 决 方 案。 15、 收取资金占用费及技术使用费 发现的问题 根据股份公司与集团公司、冀润水泥厂、红旗联营厂及 盾石公司所签订的有关收取资金占用费及技术使用费的 协议，1999年度1 10月股份公司应收取如下： 资金占用 费 1 10 月 技术使用 费 1 10 月 合计 集团公司 6,

29、372,713.18 0 6,372,713.18 冀润水泥厂 1,167,108.45 600,000.00 1,767,108.45 红旗联营厂 478,810.39 600,000.00 1,078,810.39 盾石公司 72,329.14 150,000.00 222,329.14 1999年1 10月共收取 8,090,961.16 1,350,000.00 9,440,961.16 其中： *集团公司多收取 -625,988.05 0 -625,988.05 *冀润1 3月少计提 33,602.03 0 33,602.03 红旗联营厂1 3月少 计提 115,673.96 0 1

30、15,673.96 盾石公司1 3月少计 提 6,731.39 150,000.00 156,731.39 小计 156,007.38 150,000.00 306,007.38 * 冀润公司4 9月未计 提 2,436,849.42 1,200,000.00 3,636,849.42 红旗联营厂4 9月少 计提 976,581.91 1,200,000.00 2,176,581.91 盾石公司4-9少计提 181,055.17 600,000.00 781,055.17 小计（已于99年11月 入帐） 3,594,486.50 3,000,000.00 6,594,486.50 1999年1

31、 10月应收取 11,215,466.99 4,500,000.00 15,715,466.99 无法真实、正确反映股份公司资产、负债及利润情况 由于股份公司4 - 9月资金占用费及技术使用费已在1999 年11月入帐，则对于以上多收取的集团资金占用费及少收 取的其他公司资金使用费须在11-12月份进行调整。 另外，股份公司应严格遵守双方签订的协议，根据月末 欠款余额计算应收取的资金使用费，避免月中或其他时间 计提造成多收取资金使用费。 16、 对 当 期 损 益 表 的 调 整 项 目 （ 1） 收 取 资 金 占 用 费 及 技 术 使 用 费 根 据 管 理 建 议 书 第 18 条 的

32、 描 述， 股 份 公 司 应 调 整 1999 年 度 1 10 月 收 取 的 资 金 占 用 费 及 技 术 使 用 费 如 下： 调 整 1 调 整 集 团 多 计 提 的 资 金 占 用 费 借： 财 务 费 用 利 息 收 入 625,988.05 贷； 其 他 应 收 款 集 团 625,988.05 调 整 2 调 整 关 联 公 司 13 月 少 交 纳 的 资 金 占 用 费 及 技 术 使 用 费 借： 其 他 应 收 款 关 联 公 司 306,007.38 贷： 其 他 业 务 收 入 150,000.00 财 务 费 用 利 息 收 入 156,007.38 调 整

33、 3 调 整 关 联 公 司 49 月 应 交 纳 的 资 金 占 用 费 及 技 术 使 用 费（ 股 份 公 司 已 在 11 月 份 处理） 借： 其 他 应 收 款 关 联 公 司 6,594,486.50 贷： 其 他 业 务 收 入 3,000,000.00 财务 费 用 利 息 收 入 3,594,486.50 2） 收 取 资 金 占 用 费 应 交 营 业 税 金 及 附 加 根 据 管 理 建 议 书 第 13 条 的 描 述， 股 份 公 司 应 补 交 收 取 资 金 占 用 费 和 技 术 使 用 费 的 营 业 税 金 及 附 加。 调 整 4 补 提 收 取 资 金 占 用 费 收 入 的 营 业 税 及 附 加 借： 主 营 业 务 税 金 及 附 加 1,240,072.29 贷： 应 交 税 金 营 业 税 1,122,237.36 城 建 税 78,556.62 教 育