公司档案管理制度

1、档案管理制度 档案管理制度 1 概述 1.1 目的 为规范档案管理工作，保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案 资料，结合集团实际，特制定本规定。 1.2 适用范围 适用于集团和各项目、公司的档案管 理工作。 1.3 定义 档案是指在公司生产过程中直接形成的有价值的全部文件（含电子文 件）、图纸、图书、录音、录像制品（非文艺性）、照片、软盘、碟 片及其它载有信息的各种载体等全部档案。 1.4 责任部门 风控管理中心。 2 工作职责及档案范围 2.1 工作机构及职责 2.1.1集团设立档案室，档案室由风控管理中心负责管理，负责公司档案管理 工作并对各业务部门文书档案材料形成、收集、整理、归档业

2、务工作实 行监督、业务指导。 2.1.2各类档案管理人员应在部门负责人的领导下，按照各自的工作职责，做 好档案的收集、整理、立卷、归档及利用工作；档案管理人员应忠于职 守，遵守纪律，维护档案的历史原貌，不泄密。 2.2 档案范围 2.2.1 机密档案文件 2.2.1.1 公司股东会决议、董事会决议、章程、验资报告等。 2.2.1.2 各项调查报告、可行性报告、财务报告、评估报告等。 2.2.1.3 不动产所有权及其他债权凭证。 2.2.1.4 会计凭证、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作 合同、其 他经核定为机密的文书。 2.2.2 保密档案文件 2.2.2.1 集团及各分公司营

3、业执照、组织机构代码证、资质证书、税务登记证、 统计证等公司证照；各类政府批复文件等。 2.2.2.2 各类诉讼案件的裁决书等相关文件。 2.2.2.3 地产开发项目中涉及到的拆迁许可证、拆迁协议、土地所有权批文、 立项文件、规划意见、建筑物名称核准、各种方案审定、土地使用证、 建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、预售许 可证等政府部门颁发 的证照、文件。 2.2.3 普通档案文件 2.2.3.1 集团及各分公司日常工作中产生的正式文件、会议纪要、请示、批 复、报告等。 2.2.3.2 集团及各分公司制定的各项工作制度、条例等。 2.2.3.3 集团及各分公司在运营过程中所签订

4、的协议、合同等。 2.2.2.4 反映业务活动和技术管理的专业文件材料。 2.2.3.5 调查研究形成的重要文件材料。 2.2.3.6 在公务活动中形成的重要信件、传真、电话记录。 2.2.3.7 政府有关部门关于我公司的发文，以及在检查工作中形成的文件材 料。 2.2.3.8 财产、物资、档案等的交接凭证、清册。 2.2.3.9 房产资料，物业设施设备资料，物业装修改造和设备更新改造资料 等。 2.2.3.10 招投标文件及经验收合格的项目竣工资料、竣工图。 2.2.3.11公司历史沿革、大事记、年鉴，反映重要活动的剪报、声像材料、 荣誉奖励证书、有纪念意义的凭证性实物和展览照片、录音、录像

5、 等文件材料。 2.2.3.12 各类规范、图书等。 2.2.3.13受赠品等其他应进行档案管理的材料。 2.2.4 不属于集团档案室归档范围的文件 2.2.4.1 无参考利用价值的事务性、临时性公文。 2.2.4.2 未经会议讨论或未经有关领导审阅、签发的未生效文件，文件草稿和 一般性文件的过程修改稿。 2.2.4.3 从正式文件、材料上摘录的供工作参阅的非证明材料。 2.2.4.4 无特殊保存价值的信件，咨询一般性问题、提出一般性建议的员工 和客户来信。 224.5 无法律效应的合同。 224.6 各部门的的各类文件。 3 档案收集 3.1 集团财务管理中心、资金管理中心、人力资源中心、战

6、略管理中心、 钢材公司 的档案自行保管，并建立相应的管理办法，董事长办公室根据 档案管理制度 进行核查。自行保管档案的部门需指定专职或兼职人员，每年整理档 案目录移 交董办档案室备存，一式三份。 3.2集团其他部门产生的档案，由部门自行交至档案室，档案室进行整理。 集团下属公司档案由下属公司办公室（综合部）按照管理制度要求进 行整理，统一在翌年的第一季度内移交至集团档案室，并按照规定办 理归档移交手续。对于工作所需的备查资料，各单位可以保留复印件， 或办理借阅手续，从集团档案室 借阅。 3.3 集团及驻京各分公司营业执照、组织机构代码证、资质证书、税务登 记证、统 计证等公司证照的原件均由集团

7、档案室负责保存，外埠公司 的各种证照、章程，运营所需的法律文件、政府批文的原件均由外埠公 司综合办公室负责保存。 3.4 为加强对经济合同的管理，集团档案室负责对所有管理范围内各部门 及分公司的经济合同进行统一整理和保存。各部门及分公司在合同签 订之后，即将原件1份交与集团档案室存档，档案管理员在存档登记 表（附件1）中进行记录后 存档。 3.5 地产公司需在工程竣工验收后 6个月内将经验收合格的基建、监理、施 工等竣工资料按资料管理规程的要求装订组卷后移交集团档案室，并 办理移交手续。 3.7 档案管理人员应严格按照档案管理制度收集各类相关资料，不合格的资 料不予存档。有下列情况之一的视为不

8、合格资料：字迹模糊不清、资料 缺页、编号不连续、盖章不齐全、审批手续不完整及其它档案管理人 员认为不合格的资料。 3.8 档案管理人员在收集资料时如发现以上情况，应返回相关人员进行重 新整理，待合格后予以接收存档。 3.9移交人员在向集团档案室移交档案时应打印档案移交清单（附件2） 并附每卷详细卷内目录，交接双方根据案卷目录清点核对，确认无误后 履行签字手续，双方各执一份。 4档案分类与立卷 4.1 在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、定稿文本与正式 文件、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，一 般以每份文件作为一件，归档文件按件装订，即正文在前附件在后， 正式文件在

9、前定稿在后，批复在前请示在后，转发文在前被转发文在 后。 4.2 归档文件一般采用年度类别进行分类，不同年度的文件一般不得 放在一起 立卷。跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的， 放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度的总结放在 后一年立卷；跨年度的会议文件放在上一年立卷；案件文件应放在结 案年立卷。 5档案保管期限 5.1 凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用 价值的档案，列为永久保存。永久保存的文件有： 5.5.1 公司股东会决议、董事会决议、章程、验资报告等。 5.1.2 集团及各分公司营业执照、组织机构代码证、资质证书、税务登记 证、统计证

10、等公司证照，各类政府批复文件等。 5.1.3 不动产所有权及其他债权凭证。 5.1.4 地产开发项目中涉及到的土地所有权批文、立项文件、规划意见、建 筑物名称 核准、土地使用证、建设用地规划许可证、建设工程规划许 可证、施工许可证、预售许可证等政府部门颁发的证照、文件。 5.1.5 地产开发项目各专业竣工图。 5.1.6 能够反映公司历史面貌且有纪念意义的剪报、声像材料、荣誉奖励证 书等文件材料。 5.2 凡是反映公司一般活动， 在较长期间内对公司工作有考查利用的价值 的文件材 料，列为长期保存，一般为15年。长期保存的文件有： 5.2.1地产开发项目中涉及到的拆迁许可证、拆迁协议、各种方案审

11、定方案 等 522 地产开发项目监理及施工单位的竣工资料、招投标文件等。 523 项目预算、决算书类。 5.2.4 公司一定时期内制定的制度、条例等。 5.2.5 财产、物资、档案等的交接凭证、清册等。 5.3 凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管，一般 为5年。短期保存的文件有： 5.3.1 结案后无长期保存必要的案件资料。 5.3.2 一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件等。 5.3.3 集团及各分公司在运营过程中所签订的一定期限的协议、合同等。 5.3.4 反映一定时期内业务活动和技术管理的专业文件材料。 6档案编号 6.1 以企业全部档案为对象，依据

12、企业管理职能，结合档案内容及其形成 特点，依 据档案分类及排列顺序逐件在文件首页上端空白处编号，保 持档案之间的有机联系。 6.1.1 一级类目设置：企业档案一级类目编号按照集团机构分类设置，采用 单位缩写字母表示编号，例如北京二世纪奥亚德经贸有限公司设 置为AYD 6.1.2 二级类目设置：企业档案二级类目编号用大写字母表示，一个字母代 表一个文件类别。 6.1.3 三级类目设置：企业档案三级类目是在二级类目的基础上设置，将二 级类目的 文件类别再进行细分，用二级类目编号加阿拉伯数字表示。 6.1.4 企业档案分类编号规则示例图： AYD-B-B1-2012-XXX THT T 1 1 1

13、1 1 - 案卷顺序号 (001-999) III1 档案年代号 （例： 2012 年) 1II II1 三级类目号 合同） I I （例： I1 (例: 行政管理类） I 级类目号 1 -一级类目号 （例： XXXX有限公司） 梏案一、三霾类目编号涂 闿类目 骗号 档秦養别 三St类目编号 档案名彝 A 证照攢 A1 背业执HL Ml织机构代码r统讣登记址. 栈务登迅证=宙质证等 罷 般东僉决如 埜冷佥决悦.仔程.醴複 損皆等 B 行政管理类 31 齐类许同如厨屋郴茅、旺公用証宅聊、 社务类合同.口类合同.人力资海类伶 同等 B? 请示.批址报告尊公女类.会仪纪荃、 舍可收文箱往来文称 C

14、经营管理类 C1 齐娄买卖令同、境祈类汁同 D 甚本建设类 m 拆迁许nfuk JJfi便用证、建淮用地观 划许可计、建BTE程规划许町证、KT I町证、瀆售许可证.卫生洋可证、拆 迁协议、土地所有权扯文、立序文1h 规划息见、建筑物呂翔枝准、务舛市定 方案.測绘报吕、备峯农零 32 招标文件、回标文弁评林交件等 D3 同，监理舍同、设讣會同詈 D1 竣T瓷科 E 悦善谟备类 El 电梯等物业踐备戏旌更靳，吃卷養料 E2 q輛牢礎，偃阻、维嵯襦料 F 党群T作类 Fl 党支部相关文件 G 声像照片类 GJ 照片 G2 光盘、脳蒂埠 H 礼品类 Hl 箕杯、荣誉址书尊 I 其他类 II 吝类空接

15、凭证.沽研尋 注可根攜金司情世堀加一.三毅类目名称和编码，新增编码字母不得打巴有编码招 同.便于区勺” 7档案归档 7.1 文件归档 7.1.1 编号完成的文件应逐件进行编目，形成卷内目录（附件 3）。来 文与复文 作为一件时，只对复文进行编目。卷内目录设置件号、题名、 文号、日期、责 任者、页数、备注等项目。目录用纸幅面尺寸采用国际 标准 A4型（297mrK 210mm。 7.1.2 归档文件按编号顺序装入档案盒，卷内目录放置在最前面，并填写档案 盒封面、 盒脊及备考表项目（附件4、5、6）。档案盒应采用无酸纸 制作，外形尺寸为 310mr 220mm厚度可根据需要设置为 20mm 30m

16、m 40mm等0盒脊设置年度、起止件号、盒号等必备项。 7.1.3所有档案盒编制完成后应按顺序从上到下，从左到右统一竖向存放于 档案室的档案柜内，档案柜应排列合理，与墙壁之间留有适当间隔， 便于通风。对于珍贵不宜竖放的档案可采用平放的方式，以减少档案 承担过重的压力，但堆叠高度不得超过40cm 7.1.4 为便于统一管理，档案室内的档案柜应编制标签（附件7），标明档案 柜编号，从门口开始依次向里编制，档案柜中每一栏也需编制相应的 标签（附件8），从上到下，从左到右编制，标明该栏编号、存放 的档案种类、名称等。 7.2 照片归档 7.2.1 照片需连同文字说明（附件 9）、底片一起存档。文字说明

17、包括事由、 时间、 地点、人物、背景、摄影者六个要素，概括的揭示照片所反 映的全部信息。 7.2.2 照片应存放于专门的相册中保存，对于无法存入相册的大张照片应注 明“此系大照片，存放于大照片第 X盒”。 7.3 光盘归档 7.3.1 存档的光盘应刻录两套存放，一套作为档案永久性存档使用，不外借； 另一套为日常借阅使用。 7.3.2 光盘应存放于专用的光盘盒内，盒套外面贴上标签（附件10），注明 内容、录 制日期等信息。并远离磁场、强热源、并与有害气体隔离， 每2年进行一次抽检，抽检率不得低于 50%在日常使用过程中发现 光盘有损坏，应立即启用永久保存光盘进行刻盘备份。 8档案保管 8.1 档

18、案员应定期对档案进行清理、检查、核对、统计，做到目录与内容 相符。每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及 时采取补救措施，确保安全完整。 8.2 档案室要做好防盗、防潮、防火、防尘、防水、防虫、防光、防强光 等工作。档案室较适宜的温度应控制在14C20C之间，相对湿度 在50%65%之间。档案管理人员应随时擦拭档案架，保持档案清洁。 8.3 档案室内严禁烟火，严禁携带易爆易燃物品进入档案室，电器和电器 线路均应 按安全规范设置，以防事故发生。 8.4 非因工作需要不得进入档案室。 9 档案借阅、复印 9.1 借阅、复印档案必须办理借阅/复印手续，由借阅人填写档案借阅/ 复印申

19、请表（附件11），经借阅部门领导签批同意后进行借阅。 9.2 普通员工一般只能借阅保密级别以下的档案，如因工作需借阅机密档 案须经董事长签批同意，方可借阅。 9.3 查阅的档案原则上只能在档案室内进行查阅，外借的档案需在一周内 归还，如 需继续使用应办理续借手续，对于借出的档案，档案室有 权根据工作需要随时催还。 9.4 借阅档案应注意爱护和保管，不得转借。严禁对借阅的档案文件进行 折叠、剪 裁、拆卷、抽页、圈画、涂改、撕毁。 9.5 借阅人未按照规定办理借阅手续的，档案管理人员有权拒借。档案归 还时，档案管理人员应对归还档案进行检查，如发现档案缺损情况应 及时上报。 10 档案封存与销毁 1

20、0.1 档案封存 对于档案室内长时间无人查阅且以后查阅机会不大又达 不到销毁标准的档案可进行圭寸存。 10.1.1 对于封存的档案应由档案管理人员填写档案封存说明（附件12），写明 文件种类、封存原因、封存时间、封存地点等详细信息后，经风控管 理中心领导批准，方可进行封存处理。 档案管理制度 1012经批准可以封存的文件应在目录备注中予以说明，封存的档案文 件全部装箱，标明编号，将文件目录清单放置在箱内最上端后进 行密封，箱上附加封存说明。 10.1.3 如无特殊情况，封存文件原则上不再开启，如需使用封存文件，应 填写封存档案开启单（附件13），经风控管理中心领导批准同 意后，开箱取出档案。

21、10.2 档案销毁 10.2.1 销毁标准 10.2.1.1 已过有效期，且过期两年以上的文件。 10.2.1.2 封存期限达三年以上的文件，期间如有开启，应以最后一次封存日期 为准。 10.2.1.3 保管期限已满，已无使用价值的档案。 10.2.2 销毁程序 10.2.2.1 由档案管理人员填写档案销毁记录（附件14）,写明需销毁档案的 种类、数量、销毁原因、销毁方式等详细信息后，由档案产生、涉 及部门鉴定后，经风控管理中心领导、董事长批准方可销毁。 10.2.2.2 经批准可以销毁的档案应在文件目录备注中予以备注说明。由档 案室负责执行销毁工作，同时需由风控管理中心领导指定一名监 销人员

22、，销毁执行人员、监销人员须同时在销毁记录上签字。 10.2.2.3 经批准销毁的档案必须按照批准的销毁方式进行销毁，不得进行 出售或做他用。 11相关附件 附件1存档登记表附件8备考表 附件2档案移交清单附件9照片说明 附件3 卷内目录附件10 附件4档案盒封面 附件5档案盒盒脊标签 附件6档案柜标签 附件7档案栏标签 光盘标签 附件11档案借阅/复印申请表 附件12档案封存说明 附件13封存档案开启单 附件14档案销毁记录 档案管理制度 附件1: 存档登记表 序 号 存档日期 存档文件名称 存档文件类型 份数 送交人 接收人 备注 88 档案管理制度 附件2: 档案移交清单 * i=r. 卷

23、号 案卷标题 案卷起止 日期 卷内 页数 保管 备注 注：移交清单后需附每卷详细目录第 页/共页 移交单位： 接收单位： 移交人： 接收人： 移交日期：年月日 接收日期：年月曰 附件3: 卷内目录 件 号 文件标题 文号 责任者 时间 份 数 版本 页 数 备注 附件4: 档案盒封面 立档单位编号： 立档单位全称 案卷题名： 编制日期：自年 月 日至 年月日 档 号： 保管期限： 密 级： 88 附件5: 档案盒盒脊标签 档号 立档单位简称 案卷题名 年度 附件6 : 档案柜标签 立档单位编号 立档单位全称 档案 附件7： 档案栏标签 立档单位编号-文件类别编号-年代号 附件8 备考表 盒内文

24、件情况说明 立卷人： 立卷日期：年 月曰 检查人： 检查日期：年 月曰 附件9: 照片编号： 其他备注说明： 事 由： 时 间： 地 点： 八、 人 物： 背 景： 照片说明 附件10: 光盘标签 光盘编号： 光盘内容： 录制日期： 录制单位： 文件大小： 附件11 档案借阅/复印申请表 档案编号： 借阅单位 借阅部门 借阅档案 名称 借阅档案类型 原件复印件电子版 借阅档案用途 借阅人 借阅时间 汇签意见 借阅部门负责 人意见 子公司总经理 审批意见 集团董事长 审批意见 档案管理部门 负责人意见 档案借出人 及借出时间 档案归还人 及归还时间 备注 注：借阅/复印机密档案文件须经子公司总经理及集团董事长签批同意。 附件12: 档案封存说明