附件1：佛山市禅城区档案馆纸质档案数字化验收标准

1、附件1：佛山市禅城区档案馆纸质档案数字化验收标准佛山市禅城区档案馆纸质档案数字化验收标准一、档案整理、装订验收标准(一)文件排序、页号编制正确1. 文件排序要求一份文件内页与页之间的顺序要仔细核对，对页序颠倒、紊乱的页面要予以更正。2. 页号编制要求(1)卷/件内文件含有有效信息的页面，按次序从1开始连续编号，不得有重号、跳号、错号。不含有效信息的页面不编页号，含有有效信息的页面必须编页号。(2)图、文混排的档案，每张图视同一页文件编制页号。(3)卷/件内文件全部页码需要重新编制时，页号的位置为：以扫描后正确的图像方向为基准，以案卷形式归档的，正面在右上角，背面在左上角；以单份文件方式归档的，

2、正面在右下角，背面在左下角。卷/件内文件只有部分页码需要修订时，需修订部分的新页码的位置应与不需修订部分的页码的位置协调一致。页号应尽量在页面的空白处编制。不能在纸质照片上编制页号。(4)页号用阿拉伯数字编制，可用号码机打印，也可用黑色墨水笔书写，页号字迹要工整、清晰。(5)页号不可采用加副页(例如：3、3-1、4、5)的方式进行“理顺”。(6)档案实体原有页号已是从1开始连续编号，无重号、跳号、漏号、错号现象的，不论页号编制在页面何处位置，也不论页号是否含有前导字符“0”，均不需重新编制页号。3. 文件排序、页号编制方面常见的质量问题示例问题类型问 题 描 述规 范 要 求档案整理页号第5页

3、不含有效信息。(对不含有效信息的页面编页号)卷/件内文件不含有效信息的页面不编页号。档案整理页号第7、8页间的页面含有有效信息，没有编制页号。(漏编页号)卷/件内文件含有有效信息的页面必须编页号。档案整理页号页号序列为：2、3、4、5(页号不是从1开始编制)卷/件内文件含有有效信息的页面，按次序从1开始连续编号。档案整理页号页号序列为：1、2、4、5(页号序列出现跳号跳过页号3)卷/件内文件的页号不得有重号、跳号。档案整理页号页号序列为：1、2、3、3、4(页号序列出现重号重复号码3)卷/件内文件的页号不得有重号、跳号。档案整理页号案卷号序列为：1、2、2-1、3、4(出现副页形式的页号：2-

4、1)页号不可采用加副页的方式进行“理顺”。档案整理页号第5、6页(文件页序颠倒)文件内页与页之间的顺序要仔细核对，对页序颠倒、紊乱的页面要予以更正。(二)条目修订准确1. 案卷目录修订要求(1)文件份数：指一个案卷内的文件份数，著录时用阿拉伯数字据实录入。(2)页数：指一个案卷内的总页数，著录时用阿拉伯数字据实录入。(3)极少部分档案的案卷目录没有输入计算机，需要进行补录。2. 卷内文件目录/归档文件目录修订要求(1)顺序号(件号)：指文件排列先后顺序的序号，著录时用阿拉伯数字据实录入，例如：1、100等。顺序号(件号)出现漏号、跳号、重号时，均要进行理顺、改正。(2)页号：即一份文件的首页所

5、在页码，例如：12。页号前面不能含有前导“0”，如页号“56”不能表示为“056”或“0056”等。以案卷方式归档的档案，每一卷的最后一份文件的页号应以起止页号的形式著录，例如：“99101”，如果最后一份文件只有1页，也须以起止页号的形式著录，例如：“9999”；以单份方式归档的档案，每一份文件的页号均须以起止页号的形式著录，例如：“125”，如果一份文件只有1页，也须以起止页号的形式著录，著录为：“11”。(3)页数：即一份文件的页数，用阿拉伯数字表示，著录时据实录入。(4)极少部分档案的文件级目录没有输入计算机，需要进行补录。(5)文件应扫描而没有扫描时要予标注。例如，幅面很大，分区扫描

6、时需要超过4个分区，难以保证扫描、图像拼接质量的文件，可不予扫描，但应在相应的文件级目录条目及数字化处理数量统计表(附件5)的备注栏中分别注明：“页，幅面过大，暂不扫描”。3. 条目修订方面常见的质量问题示例问题类型问 题 描 述规 范 要 求案卷级目录修订-文件份数空白，无任何内容(必著项目没有著录)“文件份数”为必著项，不允许空白，应据实著录为具体的文件数数值。案卷级目录修订-卷内页数50(案卷级目录某卷号的页数与文件级条目中同卷号各文件的累计页数不符)案卷级条目中的卷内页数须与档案实际页数、文件级条目中同卷号各文件的累计页数相符。文件级目录修订-文件页数空白，无任何内容(必著项目没有著录

7、)“文件页数”为必著项，不允许空白。应据实著录为具体的页数数值。文件级目录修订-页号56(页号小于或等于上一文件的页号)上一顺序号(件号)文件的页号为58，本顺序号(件号)文件的页号应大于上一文件的页号。应据实著录文件所在的页号。文件级目录修订-页号5(页号与页数不匹配)本条目的文件顺序号(件号)为2，即为卷内第2份文件，卷内第1份文件的页数为3页，照此推算，顺序号(件号)为2的文件所在页号应为4。(三)档案装订符合要求1. 档案装订要求(1)档案数量齐全，不漏页(确属原件原来缺页的，需在编制页号时及时与采购人相关部门联系确认，并在相应的文件级条目的备注栏中予以注明)。(2)档案目录清晰、完整

8、、排列有序，并与档案实体相符。(3)盒内文档的各种编号与盒面各项相符。(4)文件排列顺序正确。(5)文件放置方向正确。竖向印制的文件不能出现上下颠倒；横向印制的文件不能出现左右颠倒，有标题一侧应向左，在左侧装订；文件的正、背面不能出现前后颠倒。(6)案卷内旧的卷内文件目录不能丢弃。这些旧目录不编页号、不扫描、不计算页数，放在相应案卷的最后面，与该卷文件一起装订。(7)尽量不要订住文件的有效信息。文件页面装订位置足够的，不能订住文件的有效信息；原有装订位置不足的，应尽量少订住文件的有效信息，或按原装订位置装订。(8) 按原样折叠。报表、图纸等纸张幅面大于a4规格的文件，按原样折叠。(9)文件要对

9、齐。文件应沿左侧、下侧对齐。(10)装订要结实，不能出现掉页现象。采用三孔一线装订方式的，装订孔距要适当，装订线要勒紧，但也不能缩紧，结头结在背后，装订的案卷既要结实，又要平整美观；采用粘接方式装订的，要用淀粉浆糊粘接；采用订书钉装订的，订书钉的要求详见采购文件技术要求中的“设备、耗材说明”中的第6点。(11)不能损坏文件。无论是对文件进行折叠还是钻孔等，都不能损坏文件。2. 档案装订方面常见的质量问题示例问题类型问 题 描 述规 范 要 求档案整理装订案卷结绳松垮。(案卷装订不结实)案卷装订要结实。采用三孔一线装订方式的，装订孔距要适当，装订线要勒紧，但也不能缩紧，结头结在背后。档案整理装订

10、装订线结头在案卷前面。(装订线结头位置不正确)案卷装订要结实。采用三孔一线装订方式的，装订孔距要适当，装订线要勒紧，但也不能缩紧，结头结在背后。档案整理装订页序错乱。(文件页序错乱)案卷内文件材料的排列顺序要正确。档案整理装订第15页没有订住，页面掉出。(装订不结实，掉页)案卷装订要结实，不能出现掉页现象。档案整理装订卷内文件目录缺页。(目录不完整)案卷内的档案目录要清晰、完整、排列有序，并与档案实体相符。档案整理装订卷内文件目录与卷内的文件不符。案卷内的档案目录要清晰、完整、排列有序，并与档案实体相符。档案整理装订卷内文件目录页序错乱。案卷内的档案目录要清晰、完整、排列有序，并与档案实体相符

11、。档案整理装订卷内文件目录字迹偏淡。(目录不清晰)案卷内的档案目录要清晰、完整、排列有序，并与档案实体相符。档案整理装订文件页面方向颠倒。文件放置方向要正确。竖向印制的文件不能出现上下颠倒；横向印制的文件不能出现左右颠倒，有标题一侧应向左，在左侧装订；文件的正、背面不能出现前后颠倒。档案整理装订文件参差不齐。文件要对齐。文件应沿左侧、下侧对齐。二、纸质档案目录验收标准(一)纸质档案目录打印、装订要求1、案卷级目录打印(1)如果一个目录号新增的案卷级目录条目超过该目录号全部案卷级目录条目数的三分之一，或者原先没有装订成册的纸质档案目录，或者原装订成册的纸质档案目录大部分属手写目录，或者原装订成册

12、的纸质档案目录字迹不清、残破不堪，该目录号的案卷级目录经过修订并检查无误后，以目录号为单位打印一式2份。(2)案卷级目录的打印数量需在案卷级条目清单（附件10）的“打印”一栏予以标注：打印1份的标注“1”，打印2份的标注“2”，没有打印的不需任何标注。2、文件级目录（卷内文件目录或归档文件目录)打印(1)如果一个目录号(年度)新增的文件级目录条目超过该目录号(年度)全部文件级目录条目数的三分之一，或者原先没有装订成册的纸质档案目录，或者原装订成册的纸质档案目录大部分属手写目录，或者原装订成册的纸质档案目录字迹不清、残破不堪，该目录号(年度)的文件级目录经过修订并检查无误后，以单份文件方式归档的

13、，打印一式2份，以案卷方式归档的，打印一式3份；否则，以单份文件方式归档的，不需打印文件级目录，以案卷方式归档的，打印文件级目录一式1份。(2)文件级目录的打印数量需在文件级条目清单（附件9）的“打印”一栏予以标注：打印1份的标注“1”，打印2份的标注“2”，打印3份的标注“3”，没有打印的不需任何标注。(3)以案卷方式归档的档案，卷内文件目录打印一式3份的，1份用于案卷装订，2份用于档案目录装订，用于案卷装订的目录，可为16开，也可为a4幅面，随案卷内文件的幅面而定，用于档案目录装订的目录，须为a4幅面；卷内文件目录打印一式1份的，该打印件用于案卷装订。(4)以单份文件方式归档的档案，归档文

14、件目录打印一式2份的，该打印件用于档案目录装订，须为a4幅面。(5)目录的字号要适当，打印要完整、清晰、美观。3、装订档案目录需要装订档案目录或者归档文件目录的，按以下要求进行：(1)以案卷方式归档的，按“案卷目录+卷内文件目录”的顺序装订档案目录一式2份。案卷目录集中放在档案目录的前面，卷内文件目录集中放在档案目录的后面。案卷目录、卷内文件目录与档案实体要相互对应。(2)以单份文件方式归档的，按文件流水号序列装订归档文件目录一式2份。文件目录与档案实体要相互对应。(3)旧的纸质档案目录上有“归档说明”(或类似文件)的，在重新打印、装订目录时，要复制该“归档说明”(或类似文件)，并放在新的档案

15、目录或归档文件目录的前面一起装订。(4)编制目录夹标签。目录夹封面标签、脊背标签与目录内容要互相对应。目录夹标签打印要清晰美观，项目填制要完整准确，封面标签用白乳胶、脊背标签用双面胶粘贴，粘贴要端正结实。(5)目录夹标签上的全宗号要用至少3位字符表示，不足3位在左边加“0”补足；目录夹标签上的目录号要用至少2位字符表示，不足2位在左边加“0”补足。(6)目录装订要结实，页序、方向要正确，不压字、不掉页。(二)纸质档案目录打印、装订方面常见的质量问题示例：问题类型问 题 描 述规 范 要 求档案目录打印、装订目录字迹偏淡。目录要完整、清晰，页序及方向要正确。档案目录打印、装订目录页序错乱。目录要

16、完整、清晰，页序及方向要正确。档案目录打印、装订目录缺页。(目录不完整)目录要完整、清晰，页序及方向要正确。档案目录打印、装订案卷目录与卷内文件目录不符。案卷目录、卷内文件目录与档案实体要相互对应。档案目录打印、装订目录页面方向上下颠倒。目录要完整、清晰，页序及方向要正确。档案目录打印、装订缺少“归档说明”。档案拆解前，旧的纸质目录上有“归档说明”(或类似文件)的，在重新打印、装订目录时，要复制该“归档说明”(或类似文件)，并放在新的档案目录或归档文件目录的前面一起装订。档案目录打印、装订目录标签与目录内容不符。目录夹封面标签、脊背标签与目录内容要互相对应。档案目录打印、装订目录标签脱落。目录

17、标签打印要清晰美观、项目填制要完整准确、粘贴要端正结实。档案目录打印、装订目录标签有涂改现象。目录标签打印要清晰美观、项目填制要完整准确、粘贴要端正结实。三、图像数据验收标准(一)图像数据质量要求1. 扫描件和非扫描件区分准确。(1)重份的文件不予扫描。(2)未经解密的涉密文件、档案不予扫描。(3)幅面很大，分区扫描时需要超过4个分区，难以保证扫描、图像拼接质量的文件，可不予扫描（但应在相应的文件级目录条目及数字化处理数量统计表(附件5)的备注栏中分别注明：“页，幅面过大，暂不扫描”）。(4)保管期限为“短期”或“10年”的文件不予扫描。(5)其他经采购人鉴定不宜扫描的文件。2. 选择适宜的扫

18、描方式和图像格式。全部文件采用连续色调图像(彩色)扫描。图像文件采用jpg格式存储。采用jpg格式存储图像时，存储质量选项应选择“最佳”。3. 选择适宜的分辨率不论是一次扫描还是分区多次扫描，扫描分辨率选择250300dpi。具体扫描时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。如原件质量较差或字体很小、字迹密集，可适当提高分辨率；反之可适当降低分辨率(但不低于250 dpi)。4. 扫描图像清晰、完整，不漏扫、不误扫、不多扫。5. 图像的方向要符合阅读习惯，图像的偏斜角度(顺/逆时针方向)不大于0.5度。6. 文件图像在对应档案原件2平方厘米的正方形或者长宽比不大于1.5：1的矩形区域内，如果没有

19、有效信息(即应该是空白区域，比如文件的四边、文字段落间的空阔区域、表格内面积较大的空白单元格等)，却有污点、色斑、黑边、黑线、黑框等无效信息，这些无效信息原则上应进行去污处理；文件装订孔形成的图像斑点应去除；档案文件整理过程中编制的失效页码等印记应去除(但档案原件本身原始页码的图像信息不能去除)。7. 文件图像应去除无内容的、多余的边。8. 图像的背景色调不能太深，要求能用黑白激光打印机打印出清晰的扫描图像。9. 正确完成图像拼接。10. 正确完成图像合并。将同一份纸质文件的单页图像文件，合并为多页pdf文件。(1)多页pdf文件的命名方法见图像文件命名规则(附件4)。(2)图像合并时，要认真

20、检查图像文件的页数、页序，确保图像文件的页数、页序与纸质档案实体相一致。(3)图像合并后要注意检验，检验合并后的图像文件能否正常打开，多页图像文件的大小与所对应的同一顺序号(件号)的单页图像文件的大小是否一致。11. 单页图像文件、多页图像文件并存，且与档案实体内容相符。12. 图像文件命名符合要求。具体要求见图像文件命名规则(附件4)。13. 用于图像存储的文件夹的创建与命名符合要求，具体要求见文件夹的创建与命名方法(附件3)；经检查合格的单页jpg图像文件依序存入“全宗号-单页文件夹”下的“案卷号文件夹”中；将经检查合格的多页pdf文件依序存入“全宗号-多页文件夹”下的“案卷号文件夹”中。

21、14. 提供准确的数字化处理数量统计表(附件5)。(二)图像数据方面常见的质量问题示例问题类型问 题 描 述规 范 要 求图像数据原件文字很小，扫描图像难以看清字迹。(扫描分辨率不足)图像分辨率要250dpi，字体很小、字迹密集的文件，可适当提高扫描分辨率，采用局部深化技术解决。图像数据图像模糊。(图像扫描或图像处理不当)扫描后形成的图像文件要达到较高的图像质量。图像数据图像方向不正确上下颠倒。(图像的方向不符合阅读习惯)要对扫描过程中出现的方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。图像数据图像方向不正确图像方向为左向。(图像的方向不符合阅读习惯)要对扫描过程中出现的方向不正确的图像进行旋

22、转还原，以符合阅读习惯。图像数据图像倾斜明显。(图像的偏斜角度(顺/逆时针方向)大于0.5度)要对偏斜图像进行纠正，保证数字图像的偏斜角度(顺/逆时针方向)不大于0.5度。图像数据页像次序与档案实体不符。(图像或档案实体页序错乱)图像合并时，要认真检查图像文件的页数、页序，确保图像文件的页数、页序与纸质档案实体一致。图像数据文件装订孔斑点没有去除。(图像去污不良)图像去污时，文件装订孔形成的图像斑点应去除。图像数据档案文件整理过程中编制的失效页码的印记没有去除。(图像去污不良)图像去污时，档案文件整理过程中编制的失效页码等印记应去除。图像数据表格内面积较大的空白单元格中的杂点没有去除。(图像去

23、污不良)文件图像在对应档案原件2平方厘米的正方形或者长宽比不大于1.5：1的矩形区域内，如果没有有效信息(即应该是空白区域，比如文件的四边、文字段落间的空阔区域、表格内面积较大的空白单元格等)，却有污点、色斑、黑边、黑线、黑框等无效信息，这些无效信息原则上应进行去污处理。图像数据图像右侧存在部分黑边。(图像去污不良)文件图像在对应档案原件2平方厘米的正方形或者长宽比不大于1.5：1的矩形区域内，如果没有有效信息(即应该是空白区域，比如文件的四边、文字段落间的空阔区域、表格内面积较大的空白单元格等)，却有污点、色斑、黑边、黑线、黑框等无效信息，这些无效信息原则上应进行去污处理。图像数据档案原件本

24、身原始页码的图像信息被去除。(图像去污不良)图像去污时，档案原件本身原始页码的图像信息不能去除。图像数据图像四周白边面积过大。（图像没有进行裁边处理）扫描的图像应去除无内容的、多余的边。图像数据图像背景色调过深，不能用黑白激光打印机打印出清晰的扫描图像。图像的背景色调不能太深，要求能用黑白激光打印机打印出清晰的扫描图像。图像数据图像拼接缝隙过大。(图像拼接不良)图像拼接时，各分区图像定位和顺序要正确，色调要一致，信息要完整，合缝要严密，方向要平顺。图像数据图像拼接时，接缝处部分有效信息丢失。(图像拼接不良)图像拼接时，各分区图像定位和顺序要正确，色调要一致，信息要完整，合缝要严密，方向要平顺。

25、图像数据图像合并后无法正常打开。(图像合并错误)图像合并后要注意检验，确保合并后的文件能正常打开。图像数据文件夹中出现与文件夹名不对应的图像文件。(文件放错位置)经检查合格的单页jpg图像文件要依序存入“全宗号-单页文件夹”下的“案卷号文件夹”中；经检查合格的多页pdf文件要依序存入“全宗号-多页文件夹”下的“案卷号文件夹”中。图像数据文件夹名中出现小圆点“.”。(文件夹的创建与命名不合要求)文件夹名中不能出现非必需字符。图像数据单页图像文件大小异常单页图像文件的大小与图像幅面、图像文件类型不匹配。图像数据单页图像文件与所对应的多页图像文件大小不匹配。 单页、多页图像数据的大小应协调一致。图像

26、数据无数字化处理数量统计表或者汇总项目不齐全、数据不准确。对经检查合格的图像文件进行汇总统计，并根据汇总情况编制数字化处理数量统计表。四、光盘刻录验收标准(一)光盘刻录质量要求1、一张光盘片只刻录一个全宗号的图像数据，不允许在同一张光盘内出现两个以上（含两个）全宗号的图像数据。2、单页、多页图像文件要分盘刻录。3、采取一次性写入的方式刻录(即不允许以后再添加文件)。4、刻录光盘的数量为一式2份。5、用于储存数字化数据的其中一套刻录光盘片须为根据iso/iec10995标准测试证明光盘数据能在常温下长期保存、每张盘片具有独立包装、包装盒上标有“国际档案级”字样的dvd光盘。刻录盘片的品牌、规格及

27、光盘盒的质地、式样须经采购人审核同意，并且一经确定不能随意改变。6、光盘中的数据不能感染任何病毒。7、光盘内文件的组织方式须符合要求，图像文件与所属的文件夹、图像文件与相应的档案实体要一一对应、准确无误。8、在每张光盘的根目录下，须有一份“microsoft excel 5.0/95工作簿”格式的光盘内图像文件清单(附件6)，清单条目首先存放在名为“sheet1”的工作表内，如“sheet1”工作表内的条目超过16000条，可将适量条目依次存入“sheet2”、 “sheet3”、 “sheet4”工作表，使“sheet1”、“sheet2”、 “sheet3” 、 “sheet4” 等每个存

28、有内容的工作表内的数据条目不少于20条、不超过16000条。9、除相关目录号（年度）档案文件的jpg、pdf格式的图像数据及光盘内图像文件清单外，光盘内不能含有其他任何文件。10、每张光盘的卷标统一标为“档案数字化数据”。11、光盘应编制光盘号、光盘盒标签。光盘盒标签内容与盒内光盘要对应。详细要求见光盘号、光盘盒标签的编制方法(附件7)。12、光盘上的光盘号用黑色油性笔书写，字号不能太大，字迹要工整、匀称、清晰，书写的位置要左右居中。13、光盘刻录情况，须填入“microsoft excel 5.0/95工作簿”格式的光盘刻录登记表(见附件8)。 (二)光盘刻录方面常见的质量问题示例问题类型问

29、 题 描 述问 题 分 析光盘刻录光盘内含120、131两个全宗号的数据。(一张盘片刻录2个以上全宗号的图像数据)一张光盘片只刻录一个全宗号的图像数据，不允许在同一张光盘内出现两个以上（含两个）全宗号的图像数据。光盘刻录光盘内无“microsoft excel 5.0/95工作簿”格式的光盘内图像文件清单。每张光盘的根目录下，须有一份“microsoft excel 5.0/95工作簿”格式的光盘内图像文件清单。光盘刻录光盘上的光盘号字号过大。光盘上的编号用黑色油性笔书写，字号不能太大，字迹要工整、匀称、清晰。光盘刻录光盘上的光盘号字迹潦草。光盘上的编号用黑色油性笔书写，字号不能太大，字迹要工

30、整、匀称、清晰。光盘刻录光盘片质量不符合要求用于储存数字化数据的其中一套刻录盘片须为根据iso/iec10995标准测试证明光盘数据能在常温下长期保存、每张盘片具有独立包装、包装盒上标有“国际档案级”字样的dvd光盘。光盘刻录光盘盒标签内容与盒内光盘不符。光盘应编制光盘号、光盘盒标签。光盘盒标签内容与盒内光盘要对应。光盘刻录光盘内同时含有单页和多页图像文件。单页、多页图像文件要分盘刻录。光盘刻录光盘内含有名为“thumbs.db”的缓存缩略图文件。除相关目录号（年度）档案文件的jpg、pdf格式的图像数据及光盘内图像文件清单外，光盘内不能含有其他任何文件。光盘刻录光盘的卷标为“我的光盘”(光盘

31、卷标不合要求)每张光盘的卷标应统一标为“档案数字化数据”。光盘刻录数据光盘只有1套。刻录光盘应为一式2份。光盘刻录光盘不是以一次性写入的方式刻录，可继续添加文件。刻录光盘应采取一次性写入的方式刻录(即不允许以后再添加文件)。光盘刻录无光盘刻录登记表或者登记内容不完整、不准确。光盘刻录情况，须填入“microsoft excel 5.0/95工作簿”格式的光盘刻录登记表。附件2：数字化处理工作人员登记表数字化处理工作人员登记表姓 名 性别 出生年月 文化程度 籍 贯 民族 政治面貌 本人现在住址 联系电话 档案工作人员上岗资格证有 无身份证号 码 本人简历何时在何单位(院校)任何职备 注 采购人

32、审核意见到职日期 年 月 日离职日期 年 月 日身份证复印件及其他说明 附件3：文件夹的创建与命名方法文件夹的创建与命名方法一、“全宗号文件夹”的创建与命名1. 以“全宗号-单页”和“全宗号-多页”为名建立“全宗号文件夹”。“全宗号-单页文件夹”：用于存放单页jpg图像文件。“全宗号-多页文件夹”：用于存放图像合并后形成的多页pdf文件。2. 全宗号：用5位字符表示。(1)名人档案的全宗号构成模式为：m+顺序号。其中的“m”为半角大写英文字母，顺序号用4位阿拉伯数字表示，顺序号不足4位的，在顺序号的左边加“0”补足，如“m0002”。(2)除名人档案全宗外，其他全宗的全宗号用5位阿拉伯数字表示

33、，不足5位的，在左边加“0”补足，如“00090”。3. “全宗号文件夹”命名示例全宗号为89，其“全宗号文件夹”名应为：“00089-单页”和“00089-多页”。全宗号为m008，其“全宗号文件夹”名应为：“m0008-单页”和“m0008-多页”。二、“目录号文件夹”的创建与命名1. 以“全宗号-目录号(年度)”为名在“全宗号文件夹”下建立“目录号文件夹”。2. 全宗号的命名方法见“一、全宗号文件夹的创建与命名”第2点的相关要求。“目录号文件夹”名中的全宗号必须与其所在的“全宗号文件夹”名中的全宗号相同。3. 目录号(年度)的命名以采购人提供的档号对照表为依据，目录号(年度)的字符及位数

34、均与档号对照表相应条目的“图像目录号”相同。4. 全宗号、目录号(年度)之间以“-”作为连接字符。5. “目录号文件夹”命名示例以案卷方式归档，全宗号为“89”，目录号为“a01008”，其“目录号文件夹”名应为：“00089-a01008”。以案卷方式归档，全宗号为“128”，目录号为“000023”，其“目录号文件夹”名应为：“00128-000023”。以单份文件方式归档，全宗号为“212”，目录号(年度)为“a2003y”，其“目录号文件夹”名应为：“00212-a2003y”。三、“案卷号文件夹”的创建与命名1. 以“全宗号-目录号(年度)-案卷号”为名在“目录号文件夹”下建立“案卷

35、号文件夹”。2. 全宗号、目录号(年度)命名方法见“二、目录号文件夹的创建与命名”的相关要求。“案卷号文件夹”名中的全宗号、目录号(年度)必须与其所在的“目录号文件夹”名中的全宗号、目录号(年度)相同。3. 案卷号：以案卷方式归档的，采用4位阿拉伯数字表示，不足4位在左边加“0”补足；以单份文件方式归档的，案卷号文件夹名中的“案卷号”用“0000”表示。4. 全宗号、目录号(年度)、案卷号之间以“-”作为连接字符。5. “案卷号文件夹”命名示例以案卷方式归档，全宗号为“89”，目录号为“a01008”，案卷号为“15”，其“案卷号文件夹”名应为：“00089-a01008-0015”。以单份文

36、件形式归档，全宗号为“212”，目录号(年度)为“a2003c”，其“案卷号文件夹”名应为：“00212-a2003c-0000”。四、文件夹创建示例。如下图:附件4：图像文件命名规则图像文件命名规则一、单页jpg图像文件的命名单页jpg图像文件按“全宗号-目录号(年度)-案卷号-顺序号(件号)-页号-稿本副页代码-后缀”的规则命名。1. 全宗号用5位字符表示。 (1)名人档案的全宗号构成模式为：m+顺序号。其中的“m”为半角大写英文字母，顺序号用4位阿拉伯数字表示，顺序号不足4位的，在顺序号的左边加“0”补足，如“m0002”。(2)除名人档案全宗外，其他全宗的全宗号用5位阿拉伯数字表示，不

37、足5位的，在左边加“0”补足，如“00090”。2. 目录号(年度)目录号(年度)的命名以采购人提供的档号对照表为依据，目录号(年度)的字符及位数均与档号对照表相应条目的“图像目录号”相同。3. 案卷号用4位阿拉伯数字表示。以案卷方式归档的文件，在图像文件名中采用4位阿拉伯数字表示案卷号，不足4位在左边加“0”补足；以单份文件方式归档的，图像文件名中的“案卷号”用“0000”表示。4. 顺序号(件号)用5位阿拉伯数字表示。无论是以案卷方式归档还是以单份文件方式归档，在图像文件名中均采用5位阿拉伯数字表示文件顺序号(件号)，不足5位在左边加“0”补足。5. 页号用4位阿拉伯数字表示。在单页图像文

38、件名中采用4位阿拉伯数字表示图像页在案卷(以案卷方式归档)或文件(以单份文件方式归档)中所处的页码，不足4位在左边加“0”补足。6. 稿本副页代码用1位阿拉伯数字表示。（1）“02”表示稿本其中，“0”表示未区分（即未对文件的稿本进行区分，可能属正本，也可能属定稿），“1”表示正本，“2”表示定稿。（2）“38”在特殊情况下用来表示副页。通常情况下，页号不可采用加副页(例如：3、3-1、4、5)的方式进行“理顺”，如副页不可避免，则用图像文件名中的“稿本副页代码”表示副页，其中文件正本的副页用“3、5、7”表示，文件定稿的副页用“4、6、8”表示，1页文件的“副页”最多为3页。7. 档号连接符

39、全宗号、目录号(年度)、案卷号、顺序号(件号)、页号、稿本副页代码之间用“-”连接。“-”称为档号连接符。8、后缀图像的文件名后缀为“.jpg”（或“.jpg”、“.jpg”）。9. 除表示全宗号、目录号(年度)、案卷号、顺序号(件号)、页号、稿本副页代码、档号连接符及文件后缀所必需的字符外，图像文件名不能出现其他非必需字符。10. 图像文件命名示例以立卷方式归档，全宗号为“89”，目录号为“a12008”，案卷号为“15”，顺序号为“32”，所在页号为“56”，文件稿本为“未区分”，文件格式为jpg的图像，应命名为：“00089-a12008-0015-00032-0056-0.jpg”。以

40、单份文件形式归档，全宗号为“212”，目录号(年度)为“a2003c”，件号为“382”，所在页号为“19”，文件稿本为“正本”，文件格式为jpg的图像，应命名为：“00212-a2003c-0000-00382-0019-1.jpg”。如果文件中的副页不可避免，其图像文件名命名示例如下：全宗号为22，目录号为9，案卷号为31，顺序号为14，页号为3，该页为文件正本，该页有2页副页，分别为“3-1”、“3-2”页，文件格式均为tif，文件的第3、3-1、3-2页的图像文件可分别命名为：00022-000009-0031-00014-0003-1.tif、00022-000009-0031-00

41、014-0003-3.tif、00022-000009-0031-00014-0003-5.tif。全宗号为22，目录号为9，案卷号为31，顺序号为14，页号为4，该页为文件定稿，该页有3页副页，分别为“4-1”、“4-2”、“4-3”页，文件格式均为jpg，文件的第4、4-1、4-2、4-3页的图像文件可分别命名为：00022-000009-0031-00014-0004-2.jpg、00022-000009-0031-00014-0004-4.jpg、00022-000009-0031-00014-0004-6.jpg、00022-000009-0031-00014-0004-8.jpg。

42、11、不同的单页jpg图像必须有不同的文件名，不同的单页jpg图像名必须表示不同的图像文件。二、多页pdf文件的命名多页pdf文件按“全宗号-目录号(年度)-案卷号-顺序号(件号)-后缀”的规则命名。1. 全宗号、目录号(年度)、案卷号、顺序号(件号)的命名方法见“一、单页jpg图像文件的命名”中的相关要求。2. 后缀多页pdf文件名的后缀为“.pdf”（或“.pdf”、“.pdf”）。3. 除表示全宗号、目录号(年度)、案卷号、顺序号(件号) 、档号连接符及文件后缀所必需的字符外，文件名不能出现其他非必需字符。4. 文件命名示例以案卷方式归档，全宗号为“89”，目录号为“a12008”，案卷

43、号为“15”，顺序号为“32”，文件格式为pdf的多页图像，应命名为：“00089-a12008-0015-00032.pdf”。以单份文件形式归档，全宗号为“212”，目录号(年度)为“a2003c”，件号为“382”，文件格式为pdf的多页图像，应命名为：“00212-a2003c-0000-00382.pdf”。5、不同的pdf文件必须有不同的文件名，不同的pdf文件名必须表示不同的多页图像文件。附件5：数字化处理数量统计表数字化处理数量统计表全宗号目录号(年度)案卷号顺序号(件号)实体总页数扫描件页数非扫描件页数单页jpg图像页数未扫描的扫描件页数备注附件6：光盘内图像文件清单光盘内图

44、像文件清单序号图像文件名所在路径全宗号目录号(年度)案卷号件号备注附件7：光盘号、光盘盒标签的编制方法光盘号、光盘盒标签的编制方法一、光盘号的编制方法1、档案数字化数据备份光盘的光盘号结构模式为：大类代字一级属类代号二级属类代号三级属类代号+全宗号+“”+顺序号其中，档案数字化数据备份光盘的大类代字、一级属类和二级属类代号固定不变；三级属类代号有两个：“1”代表单页图像数据，“2”代表合并后的多页pdf图像数据；全宗号用5位字符表示；顺序号为同一属类、同一全宗号内的流水号，用三位数字表示。2、大类代字、一级属类代号、二级属类代号、三级属类代号、全宗号之间各以一个半角空格分隔，全宗号与顺序号之间用一个全角横线“”相连接。3、在光盘上直接书写的编号要用黑色油性笔书写，字体要工整、匀称、清晰。二、光盘盒标签的编制方法见图：1. 光盘盒正