评审会汇报技巧及策略(无案例)

1、 2012-02-25 汇报技巧及策略 汇报技巧及策略 引言 汇报前的准备工作 汇报过程中的演讲技巧 提问和回答环节中的沟通技巧 汇报后的总结和反馈 如何正确认识汇报在项目评审过程中的作用 1 1、汇报的重要性：汇报与写报告同样重要， 是赢的审查人满意的重要环节，要重视汇报能力的 提高； 2 2、汇报的功利性：汇报的目的是为了顺利通 过评审，而非偏执地展示我们的专业性，因此沟通 时必须要有策略。 一个优秀的汇报人需要具备哪些条件 专业相关知识 实操案例 演讲技巧 沟通技巧 自信 尊重他人 汇报技巧及策略 引言 汇报前的准备工作 汇报过程中的演讲技巧 提问和回答环节中的沟通技巧 汇报后的总结和反

2、馈 Part 人际准备 Part 专业准备 了解汇报对象是汇报成功的前提 不同的咨询审查人员（发改委咨询中心、路网办 省交通规划设计院、地方交通局） 汇报给什么层次的人（厅长、局长、处长、一般 工作人员） 汇报对象关注哪个层次、哪个方面的解决方案 （规模、投资、路线方案、大桥方案 ） p发改委的人员关心项目的规划、可行性、资金来源等； p参会人员中以厅长、局长等决策性的领导为主时，他们所关 心的是该项目的总体规模、大的方案、关键性的工程及投资等 p参会人员中以技术性强的专家为主时，他们关心的是设计、 咨询中的新技术的应用、技术方案的可行性、甚至一些数据性 的细微内容，当然也不例外上述的几点；

3、p财务人员（定额站）通常关心经济概预算的依据、各项参数 的取得方式。 评审前与审查人员之间的充分沟通 是现场达成共识的最有效方法 p 送审稿完成后，及时将送审稿提交项目业主或咨询审查单位； p 有必要时与审查人员就送审稿的主要观点、设计重点进行沟通； p 在评审会召开前1-21-2天内项目技术负责人要与审查单位沟通了解审查意见的有 关情况，以便提前沟通和做好对有关问题的答疑工作； p 在时间允许的前提下，将提前掌握审查意见中关键性问题进行修改后的文件 在评审前送给审查单位并就修改情况加以汇报； p 将汇报材料的重点提前与审查人沟通，使其对汇报内容有更直接、更直观的 认识。 在汇报现场，应根据现

4、场人员的 表情、动作等反应及时调整汇报重点 当对方出现以下动作时，表明对此问题不关心： 打电话、打盹、左顾右盼、离开座位、在笔记本 上乱涂乱画、敲打桌子 当对方出现以下动作时，表明对此问题很关心： 身体前倾、注意力明显集中、在笔记本上认真记 录 当对方出现以下动作时，表明对此观点持怀疑或 反对：身体明显向后仰、双手交叉胸前、摇 头 汇报对象不关心的问题主要交代结论即可；对关心的问题或存有疑惑 的问题应更加关注细节，详细交待来龙去脉。 内部人员的资源组织 项目组人员分工与协作：根据工作重点和个 人特长进行合理分工，但建议以一个人为主， 其他人补充； 充分利用领导的权威影响力：根据不同类型 的参会

5、领导和审查人员有目的地邀请集团有 关领导参加评审会。 Part 人际准备 Part 专业准备 n项目本体条件（项目立项、项目来源、历 史背景、任务依据） n上一阶段的批复 n技术标准 n资金来源 n规划、批复、市场现状 n以往同级项目案例借鉴 n踏勘、勘测、可行性报告、设计文件 n项目方案拟定 n方案必选、优化、论证 n经济测算 p 理清汇报思路(每一P在报告中位置和作用) p 找到重要信息（需要特别说明的数据和方案） p 挖掘重要结论背后的故事（形成重要信息的原因和对本项 目的影响，以及类似的案例等） p 用10-1510-15分钟概括全文 熟悉报告中使用的数据和市场资料。不仅仅局限于数 据

6、本身，还包括获得数据的方法和过程。 熟悉报告中用到的技术标准、标准图、新技术专业等， 了解其出处，以及成立的前提条件。 除报告中已有的案例以外，尽可能多了解与项目类似 的相关案例。 STEP2: 理顺思路，在脑海中形成逻辑图 项目名称 项目来源及依据（委托任务书、工可批复、初设批复等） 采用的技术标准 工程规模 专项设计【路线、路基路面、交叉、桥涵（旧桥涵利用/拆除/ 保通）、隧道、不良地质/特殊路基/地勘、边沟形式、交通安 全设施等】 估概预算（经济测算、经济评价、财务评价、项目可行否） STEP3: “分段”和“概括段落大 意” u用简短的语言概括每一部分的核心内容； u在做汇报材料时建议

7、在报告前做一份简短的 摘要汇报材料（以供领导了解总体情况）； u投影制作以主要方案或观点为文字主体，重 点在于图标的说明上。 STEP4: 重要结论使用“归纳法” 论证 挖掘结论背后的“中心思 想” 对于工可而言主要结论是项目可行否？ （估算金额、经济评价、财务评价） 对于设计来说领导关心的主要结论是概预 算金额。 （如概超估、预超概，什么原因超？） l 便于记忆的要点 l 重要的市场数据（甚至汇报 对象不知道的市场信息） l 政策性的指示 p 对于注重细节的听众极为有效 p 一点被否定，其余各点仍能支 持说服力 其他要注意的事项 汇报工具的准备：咨询、设计文件送审稿、汇报材 料、笔记本电脑及

8、PPT文件、挂图、投影仪、激光 笔、录音笔、插线板等； 会议所需品的准备：会议桌签、烟、水果、饮料等； 会议财务准备：评审费、签到表等； 汇报时间的控制：事先确认给我们的时间长短，保 证汇报的要点。 汇报技巧及策略 引言 汇报前的准备工作 汇报过程中的演讲技巧 提问和回答环节中的沟通技巧 汇报后的总结和反馈 Part1:Part1:汇报环节的演讲技巧 p语言表达/Verbal 7% p声音控制/Vocal 38% p体态语言/Visual 55% 演讲技巧 语言表达 简洁！（切忌罗嗦、重复） 如果需要就停下来想一想说，但一次不要想太多。 尽量避免口头语！ 多用序数词，少用“然后”、“接下来”。

9、 声音的大小 音调的高低 声音的强弱 速度的快慢 p 关键结论！ p 需要重音突出的词 数字 核心的名词/第一次出现的新概念 描述属性和定位的形容词 有利于表达观点的连词“但是” 注意：过分使用重音就等于没有重音！ 节奏感很重要 需要强调的部分一定放慢语速 用停顿来表现标点符号 顿号、逗号1s/分号2s/句号3s 感叹号、问号等需要听众思考或回味的5s 沉默也是一种工具（吸引注意力） 空白与留白 眼神 手势 表情 身体 直视听众，获取信任 眼神不要飘忽不定 不要看着角落 不要老是盯着屏幕或是笔记 看着听众的脸，而不是眼睛 每个人的身上停留3-6秒钟 随机移动视线 伴随点头、微笑等恰当的表情 手

10、势是对语言的补充，不要喧宾夺主！ 自然、不做作 一定要与语言表达相配合 有时候需要一点点夸张 特别是当听众人数特别多的时候 不要 挥动双手/交缠拧动 玩手指/捏关节 摆弄手上的东西/戒指/笔 微笑/自然流露的表情 我们汇报时 “这个问题很重要，请您注意” “事实确实是这样” 对方提问时 “我们也很关心这个问题” “您说的很对” “您说的这个很重要” “这个问题值得考虑” 坐着的时候身体略微前倾 不要前后晃动或左右摆动 如果需要站着讲 不要走来走去 不要把身体靠在周边墙/白板上 不要把手插在口袋里 自信！ 激情！ 汇报技巧及策略 引言 汇报前的准备工作 汇报过程中的演讲技巧 提问和回答环节中的沟通技巧 汇报后的总结和反馈 提问和回答是一个机会 重申我们的核心观点 加强汇报对象对我们的信任 最“顾问”的应对方式 我们看看“听”字的繁体写法：聽 1 1、一个“耳”字，听自然要耳朵听 2 2、一个“心”字，一心一意，很专心的去听 3 3、 “四”代表眼睛；要看着对方 4 4、“耳”下方还有个“王”字，要把说话的人当王者对待。 聆听不仅要用你的耳朵，还要你的眼睛，注意观察对方的表情变化。 理解对方、尊重对方，不要带着战斗的心态面对对方，试着从对方的角度