来访接待管理规定2013

1、圣得西来访接待管理规定编 号：TG-GD-001-A1起 草：审 核：审 批：密 级：公开责任部门： 体系审核：生效日期：内审周期：1年发文范围：总经办、人力行政中心、财记中心、审计监察部、品牌中心、公共事务与企业推广部、设计中心、采购中心、ODM事业部、质量部、营销中心、圣奥威斯事业部1.目的为规范接待管理，使接待工作井然有序，让来访人员有宾至如归的感觉，特制定本规定。2.适用范围适用于公司所有来访接待管理。3.管理责任3.1 总经办负责场地和环境的定期维护，各部门负责接待来访时的具体事务。公司级接待由总经办进行作业服务和统筹管理，部门级和常规级接待由受访部门负责。3.2 相关部门负责客户客

2、人来访接待与陪同。3.3 门卫及前台负责客户客人来访信息传递及接待引导。4.管理内容4.1 接待原则：热情周到、以礼相待、贴心服务、宾至如归。4.2 来宾分类等级类型范围A公司级重要政府官员、大型参观团、工作检查组、公司级重要活动接待、总经理指定客人、一类商场领导B部门级一般政府官员、重要加盟商（意向）、省级广告合作商、重要供应商（面辅料、设备等）、团购大客户、其它重要来宾、总经销商、二类商场领导C常规级加盟商、售后服务、求职人员、业务员、其它来宾注：接待等级由各部门负责人视情况确定，在接待申请表中约定。4.3 接待分工各部门应设置接待专干岗位(兼职)。主要部门接待专干安排如下:序部门接待专干

3、序主管部门接待专干1总经办彭永7设计中心曹洁2人力资源部王江8采购中心何彬彬3财计中心李星星9ODM事业部文胜红4审计监察部赵思意10质量部艾凤5品牌中心唐亮11营销中心周圣艳6公共事务与企业推广部周妮12圣奥威斯事业部张颂4.4 接待规格等级类型接待规格主陪领导陪同人员接待地点A公司级公司副总经理级以上领导相关部门负责人、讲解员、摄影师、接待人员视频会议室或贵宾室B部门级部门负责人部门接待专干、讲解员（参观）小会议室C常规级工作人员无相关接待室4.5 接待流程接待申请日程安排用车安排住房安排参观推介会谈安排用餐接待活动安排关系维护。4.6 接待申请4.6.1 公司级来宾及部门级来宾接待，接待

4、专干详细填写来访接待申请表,包括来宾信息、交通、参观、摄影、会谈、食宿、休闲、礼品等内容，公司级接待提前1周申请，部门级接待提前1天申请。来访接待申请表提交相关部门负责人批准，报总经办组织安排。4.6.2 常规级接待，由门卫做好来访登记，通知相关方接待，禁止陌生人无工作人员接送进出园区。4.6.3 快递员由门卫接待，通知相关方在门卫室办理业务，与公司有合作协议的快递公司人员可以登记后进入园区。应聘者应聘在门卫室填写求职表，由招聘专干陪同进出园区。 4.7 日程安排4.7.1 接待专干制定来访日程安排表，接待相关人员包括主陪领导、部门负责人、讲解员、摄像师、接待人员、司机等。与来访客人确认后提前

5、1天通知来宾及相关接待人员。4.7.2 接待专干负责跟踪来访客人具体的到达时间，并提前15分钟通知相关接待人员做好接待准备。4.7.3 来访日程安排有调整时，接待专干在第一时间内通知主陪领导及相关方。4.7.4 接待专干提前做好各项接待工作安排，并提前1小时检查各项工作是否就绪。4.7.5 贵宾级接待由接待专干组织相关人员召开工作会议。4.7.6 临时性贵宾来访，由接待专干在接到通知的第一时间组织相关部门召开工作会议。4.8 用车安排4.8.1 接待专干提前1天填报用车申请单，总办负责安排专车，做好接站牌，外国来宾需在接站牌上同时写明来宾的中文与外文姓名。4.8.2 车队长提前1天作好用车安排

6、，并将接站牌、用车申请单、来访日程安排交与司机。4.8.3 司机应保持车辆整洁可用，提前20分钟到达接站地点，持接站牌在出口处迎候客人的到达。属重要来宾，主陪人员应随车一同前往。4.8.4 司机应注意礼仪礼节，亲切问候来宾并帮助放置行李，引领来宾上车。4.8.5 司机到达酒店后到柜台领取房卡，主陪人员引领来宾进入房间休息，将来访日程安排交予主访人员，协助办理入住手续，并主动征询客人其他需要。4.8.6 车辆主管应根据来访日程安排做好来访全程车辆安排，与主陪人员保持紧密联系，确保车辆按时到达指定地点。4.9 住房安排4.9.1 公司级接待安排5星级酒店住宿，部门级接待安排3星级以上酒店住宿，长住

7、客人优先安排公司宿舍客房。4.9.2 后勤部负责安排公司宿舍住房，酒店住宿优先安排公司签约酒店。非签约酒店应提前对住房情况进行现场考察。4.9.3 商务接待应提前准备好需特殊配备的水果、鲜花，在客人到达酒店前摆放好。4.9.4 来宾返程时由司机办理退房手续。4.10 参观推介4.10.1 公司级接待所有接待人员提前10分钟在厂门口迎接，部门级接待提前5分钟在厂门口迎接。4.10.2 参观线路线路1：湖边二楼车间二楼管理与研发中心三楼工程技术中心一楼多功能厅文化长廊线路2：湖边二楼车间二楼管理与研发中心三楼工程技术中心一楼多功能厅视频会议室座谈文化长廊线路3：湖边二楼车间二楼管理与研发中心一楼多

8、功能厅视频会议室座谈文化长廊线路4：湖边二楼车间二楼管理与研发中心一楼多功能厅文化长廊线路5：湖边二楼车间一楼多功能厅视频会议室座谈文化长廊线路6：湖边二楼车间一楼多功能厅文化长廊4.10.3 讲解、推介公司级接待由企业推广部负责讲解，其它接待由接待专干负责讲解，确保讲解流畅、无差错。接待专干根据来宾情况安排发放公司宣传资料，播放公司宣传片等。4.11 会议安排4.11.1 接待专干根据接待需求提前1小时安排布置好会场，包括温度、空气、音乐、灯光、电脑、投影仪、资料、饮品、果盘、座签、合影等。具体规定如下：温度：保证室内温度26度，提前半小时打开空调。空气：提前30分钟打开门窗通风透气，确保室

9、内空气清新。音乐：会前展厅播放轻音乐，使用统一刻录的光盘音乐，音量按音控台标记色调整。工业园内播放轻音乐。灯光：展厅灯光提前30分钟打开，射灯要投放在目标物体上。会议室灯光会议和播放投影时按颜色标识开关。投影：会前打开会议室投影、两侧电子屏，投放“热烈欢迎*莅临公司指导工作”，红底黄字，字体黑体，字号80，一楼展厅门口电子屏播放相同内容欢迎视频。电脑：公司推介资料、会议资料在会前打开文件调试好界面和音量，缩小在状态栏备存。资料：会议桌摆放公司最新刊物、其它会议资料，人手一份，摆放整齐。饮品：会议桌摆放农夫山泉小瓶矿泉水，接待外宾用咖啡，其它接待用绿茶或红茶。会中每15分钟加茶水1次。果盘：两个

10、座位共一盘，每盘2-3个品种，保证水果新鲜、无异味、洁净，摆放精美。座签：公司级接待、重要会议摆放座签，提前1天确认嘉宾姓名、印制座签，红底黑字，字体黑体，字号138，按国际商务礼仪标准摆放座签，会前1小时再次确认嘉宾到位情况，及时调整座签。合影：会谈结束前10分钟接待专干提醒主谈安排合影留念，并提醒摄影师提前10分钟到场，合影地点视人数多少确定。4.11.2 接待专干提前10分钟提醒内部参会人员做好准备，确保会前5分钟到会。4.11.3 公司级接待会前由主陪人员陪同嘉宾在贵宾接待室休息，会议开始时由礼仪引导嘉宾去会议室对号入座。4.11.4 会后10分钟由后勤部完成会场清理。4.12 用餐安

11、排4.12.1 公司级接待提前1天预定酒店，备好菜式。菜式安排应遵循来宾的风俗、习惯。农家乐就餐应提前试餐，检查环境卫生，确保洁净、卫生、可口。4.12.2 部门级接待优先安排公司VIP包厢就餐。4.12.3 常规级接待安排公司干部餐厅就餐。4.12.4 接待专干根据来访接待申请表提前做好用餐安排，并提醒主谈掌控就餐时间。4.12.5 贵宾用餐需由主陪领导陪同，重要客人由经理以上陪同，陪同人员建议不超过3人。4.12.6 陪同人员按国际商务礼仪标准引导来宾入座，做好现场服务。在用餐结束前10分钟离座结帐，并提醒来宾下一步行程安排。4.13 活动安排4.13.1 根据接待需要由接待专干组织安排，

12、旅游活动委托旅行社安排。4.13.2 接待常规旅游景点为：张家界风景区、韶山毛泽东故居、花明楼刘少奇故居、沩山密印寺、灰汤温泉等。4.13.3 休闲活动宜选择健康、安全、环保的活动，忌安排违法违纪活动。4.14 关系维护4.14.1 主陪人员与客人确认返程时间，提示是否需代订机票/车票，并提前1天告知送行人员。4.14.2 接待专干按来访接待申请表要求备好礼品交主陪人员，在合适的时间赠送礼品。非第一次来访的来宾应避免礼品与前期来访相同。4.14.3 来宾从公司出发的在厂门处送别，从酒店出发的致电送行。贵宾可由主陪人员送至车站/机场。送行人员向来宾表示感谢并欢迎再次来访。4.14.4 接待专干在

13、当日做好来访档案整理，所有公司级来宾收集相片、联系方式（电话、地址、邮箱等）、习俗习惯等信息存档并报企业推广部备份，节假日致电或短信维护关系。5.相关规定5.1 来访接待必须按审批的来访接待申请表执行，接待过程中如有变动，主陪人员应及时与后勤部、总经办及相关部门联系，确保有充足的应变时间处理，避免造成失误，影响公司形象。5.2 接待过程中如出现费用超标应事先电话请示总经理批示，否则超标费用不予报销。5.3 在公司范围内的各项会议、活动结束后后勤部应及时安排人员清理会场。6.附件6.1 附件一:来访接待申请表6.2 附件二:来访日程安排表附件一:来访接待申请表来宾信息来宾单位来访人数：主访姓名主

14、访职务联系人联系电话来访次数第 次来访来访时间： 年 月 日 时 分至 年 月 日 时 分事由：接待规格：公司级 部门级 常规级参观公司主陪领导： 接待专干（讲解）： 摄影： 参观线路：线路1 线路2 线路3 线路4 线路5 线路6用车到达日期 月 日 航班号（车、船次） 从 城市至 城市出发时刻 月 日 时 分到达时刻 月 日 时 分预计离开日期： 月 日 时 分 从 城市至 城市 摄影全程录像 阶段录像合影 参观照 会议照 公司级来宾上半身近照（摄影至少照5张，合影至少照3张，存档）会谈时间： 月 日 时 分 地点： 主陪领导： 记录： 视频传播：企业宣传片 招商片 产品发布会专题片 其他

15、茶 点：果盘 绿茶 红茶 咖啡 其他 资 料：汇报材料 圣得西视窗 优雅世界 招商资料 其他资料用餐用餐次数：中 次 晚 次 待定 不用餐用餐地点：公司包厢 通程 新江天 其他 酒 水：白酒 红酒 饮料 等级：高档 中档 一般 住房入住时间： 月 日至 月 日 共 天 类 型：单间 间 标间 间 其他住房等级：五星级 四星级 三星级 公司客房 其他礼品主访礼品：A B C 数量： 份 陪访礼品：A B C 数量： 份预计总费用： 元，其中房费: 餐费: 活动费: 礼品费： 其他： 申请部门： 申请人： 日期： 审批： 日期：附件二:商务接待参考文本热烈欢迎*公司*一行来访日程安排表1月21日 10:0011:30 * 航班* 入住：*酒店12:0014:00 举行接风宴会14:3015:00 参观公司15