会计档案整理方法.ppt

1、会计档案管理 重庆市南岸区档案局 易利红 62988524 会计档案整理依据、概念1 会计档案的分类、归档范围2 会计档案的保管期限3 会计档案整理方法（重点） 1.会计凭证的整理 2.会计账簿、财务报告及其它类 会计档案的整理（排列、编号、 造目、装盒等） 4 会计档案的销毁5 会计档案的保管和利用6 一 、会计档案管理的依据及概念 l（一）会计档案管理（整理）依据 1.会计档案管理办法财政部、国家 档案局（财会字199832号文发布） l 2.重庆市档案局 重庆市财政局关于进 一步规范会计档案整理工作的通知（渝 档发201026号) （二）会计档案概念 形式多样。 形成形成 主体主体 原始

2、原始 属性属性 价值价值 属性属性 专业专业 领域领域 归档归档 范围范围 二 、会计档案的分类及归档范围 l （一）会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总 凭证，其他会计凭证 （99年后的工资册）年后的工资册） l （二）会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固 定资产卡片、辅助帐薄、其他会计帐薄 l （三）财务报告类：月报、季报、年度财务报告， 包括会计报表、附表、附注及文字说明 ，其他财 务报告 l （四）其他类： 注意： （一）在财务会计各项管理活动中形成的其他文件 材料，如：政策法规、计划总结、请示批复等均 属文书档案归档范畴;本单位的经费预算、财务收 支计划以及各种财务制度，财务管理文件

3、材料， 纳入文书档案立卷。 （二）会计档案移交清册，会计档案销毁清册归入 全宗卷全宗卷 (企业归其他类)。 （三）工资年报，职工工资、奖金及各种福利审批 名册，养老保险缴纳名册，调整、新增审批表， 职工聘用、转正等审批表、协议书，事业统计报 表，清产核资材料，干部职工调动的工资介绍信、 属于文书档案，不能纳入会计档案。 三 、会计档案的保管期限 （一）会计凭证类： 各种会计凭证 （包括工资表册） 15年 （二）会计帐薄类： 现金日记帐、银行存款帐 25年 会计总帐、明细帐 15年 （三）财务报告类： 年度决算报告 及财务分析、说明 永久 下属单位报送的年度决算 10年 旬、月、季报 5年 （四

4、）其他类： 银行余额调节表、银行对帐单 5年 四、会计档案的整理 l总体要求： 各单位每年形成的会计档案，由会计机 构按归档要求整理，会计年度终了后，可 暂由会计机构保管一年，（隔年归档）。 期满后，移交本单位综合档案室统一保管， 未设立综合档案室的，由会计机构内部指 定专人保管。 出纳人员不得出纳人员不得 兼管会计档案兼管会计档案 （一）会计凭证的整理 步骤一：装订 按月分开，月内按凭证号顺序排列，折叠整 齐、规范。 拆除金属物，加具凭证封面，用线绳或塑钉 装订成卷，厚度一般2-3厘米。 装订后密封，加盖经手人章或财务专用章。 填写会计凭证封面项目（全宗名称、凭证名 称、凭证起止号、时间、期

5、限、案卷号等） （一）会计凭证的整理 步骤二：排列排列 会计凭证同一年度按记账分类，逐月按 凭证号顺序排列。 （一）会计凭证的整理 步骤三：编号 在每册会计凭证封面上编制案卷号， 一般跨年度拉通编制，数量大的单位可分 年度编制，一年一个通号。案卷号一般不 超过999。 编号时，凭证封面有案卷号栏目则填入 该栏，无案卷号栏目，则统一填写在凭证 的右上角。 （一）会计凭证的整理 步骤四：装盒 按会计凭证的排列顺序，依次将凭证装 入凭证盒内。一盒 可装一卷或数卷。并填 写凭证盒封面、盒脊（见下页）项目。 企业、事业单位可在凭证盒盒脊上端填 写档号。 会计档案凭证盒会计档案凭证盒 全宗 名称 凭 证

6、名 称 凭证 起止号 号至号 起止 日期 自 年月 日至年月日 全宗号目录号案卷号 全宗号 目录号 年 度 月 份 案卷号 保管期限 （一）会计凭证的整理 步骤五：编目编目 会计凭证应逐卷编制案卷目录（式样如下）。 会计凭证案卷目录 案卷号 题 名时间凭证起止号保管期限备注 会计档案案卷目录封面封面： 会计档案案卷目录 全宗名称： 类别： 保管期限： 年度： （二）会计账簿、财务报告及其他类会计档案的整理 步骤一：装订 会计账簿、财务报告及其他类会计档案同一 年度内区分类别和保管期限立卷。用线或不锈钢 钉装订，订本账保持原装订方式。 封面要求会计账簿、财务报告及其他类 会计档案，装订时应加封面

7、，封面封面格式如下页： （全宗名称） （类 别） （案卷题名） 全宗号 目录号 年 度 保管期 限 案卷号 n全宗名称：立全宗名称：立 档单位的全称档单位的全称 或规范化的简或规范化的简 称。称。 n保管期限：根保管期限：根 据立卷时划分据立卷时划分 的保管期限填的保管期限填 写。写。 n全宗号：档案全宗号：档案 馆指定立档单馆指定立档单 位的编号。位的编号。如如 企业没有全宗企业没有全宗 号的，可不填。号的，可不填。 n案卷号：案卷案卷号：案卷 排列的顺序号，排列的顺序号， 在同一案卷目在同一案卷目 录内不允许出录内不允许出 现重复的案卷现重复的案卷 号。号。 l 注：不需加封面的情况 订本

8、账簿和已有封面且封面内容能揭示会计档案内容 的，无需再加封面。可在封面右上角空白位置加盖会计档 案归档章。 （已有封面且封面内容能揭示会计档案内容是指封面 上至少有三个项目：单位名称、年度、会计材料名称。） （归档章格式如下） 全宗号目录号年 度保管期限案卷号 65mm18mm(长宽） （二）会计账簿、财务报告及其他类会计档案的整理 步骤二：排列排列 l 永久保管的财务报告按年度顺序依次排列。 l 定期保管的会计账簿、财务报告及其他类会 计档案，按年度顺序依次排列，同一年内按保管 期限从高至低排列；也可区分保管期限按年度顺 序排列。（个别单位工资册未入凭证的，排入定 期内）。 l 企业、事业单

9、位分年度、分类别排列。（即 一个类别一条线，同类别一年一通号） （二）会计账簿、财务报告及其他类会计档案的整理 步骤三：编号 l l 编卷内页号 除订本账簿外均需编页码；凡是有文字或图 表的页面均应编页号。 位置：每页正面右上角、背面左上角。 编案卷号 按排列顺序编案卷号，跨年度编制。案卷号 一般不超过999。企业、事业单位分年度、分 类别编制案卷号。 （二）会计账簿、财务报告及其他类会计 档案的整理 步骤四：装盒 l 按会计档案排列编号顺序，依次装入会计档 案盒，一盒一卷或数卷，盒内末放置一张备考表。 并填写相关项目。（档案盒封面盒脊封面盒脊、备考表式 样见下页） l 企业、事业单位档案盒封

10、面只填全宗名称一 栏，盒脊上端填写档号。（i.12011-1） l 档号编制格式，如：9.120111(即为2011 年会计凭证第一卷)； 9.220111（2011年会 计账簿第一卷） （全宗名称） 会计档案 全 宗 号 目 录 号 年 度 保管期限 案 卷 号 会计档案 全宗号 目录号 年度 保管期限 案卷号 备 考 表 盒内情况说明 整理人 检查人 年 月 日 （二）会计账簿、财务报告及其他类会计档案的整理 步骤五：编目 l 会计档案应按照编号结果逐卷编制案卷目录（格式如 下）。案卷目录应加封面，格式如凭证目录封面格式。 案 卷 目 录 案卷号 题 名年度页数保管期限备注 会计档案案卷目

11、录封面： 会计档案案卷目录 全宗名称： 类别： 保管期限： 年度： 企业会计档案的排列、编号 l 企业会计档案的分类排列仍按工业企业档案分 类试行规则（国档发199120号）执行。 l 分年度、分类别（四大类:会计凭证类、会计账簿 类、财务报告类、其他类）排列、编号，每年一 条线各自一个通号，不跨年编号。 l 在编制目录时“案卷号”改为“档号” 档号编制格式：全宗号分类号（类目代码-年 度）案卷号，如：135-9.1-2011-1。(即为全宗 号是135的单位2011年会计凭证第一卷)； 135- 9.2-2011-1。（即为全宗号是135的单位2011年会 计账簿第一卷） （三）会计电算化条

12、件下会计档案的归档 l 采用电子计算机进行会计核算的单位， 应当保存打印出的纸质会计档案。 l 会计电算化软件和每年的备份数据刻光 盘保存。 五、会计档案的销毁 （一）成立鉴定小组 成立以单位档案工作分管领导为组长、 本单位档案机构和会计机构有关人员为成 员的鉴定工作领导小组。 （二）对于保管期满的会计档案逐卷进 行鉴定。对债权债务尚未结清的原始凭证 和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销 毁，应单独抽出组卷，继续保存，保管到 未了事项完结为止。对于抽出组卷的会计 档案应在销毁清册和保管清册中注明。 五、会计档案的销毁 l （三）编制销毁清册，提出鉴定报告 列明会计档案的名称、案卷号、卷数、起止年度、 档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等。 （四）报单位主要领导审批。 （五）送指定的保密纸厂销毁，派2人监销，并在销 毁清册上签字。并将情况报告单位负责人。(“高龄原则高龄原则” 总之，不轻易销毁总之，不轻易销毁) 六、会计档案的保管和利用 l 保存会计档案的最终目的，是为了利用， 会计档案的整理、保管等工作