时间管理技巧专题讲座PPT

1、时间管理技巧 a a、判断一个人是否成功：、判断一个人是否成功： 1 1、钱花在什么上？、钱花在什么上？ 2 2、时间如何用？、时间如何用？ 3 3、他和谁在一起？、他和谁在一起？ b b、案例研讨：、案例研讨： 你善于管理时间吗？最 困难在哪里？ 1、会议 2、电话 3、书信 c c、人生最宝贵的资产是什么？、人生最宝贵的资产是什么？ 时间 头脑（智慧） 请您用直线一笔将九个点 连起来，转折点越少越好。 d.每个人的一周 每周总共168小时（7天*24小时） 睡眠56小时（33%）； 吃饭21小时（13%）； 剩下91小时（54%）由自已支配 做什么？做什么？ e.时间管理概念 生活步调太快

2、 时间太紧迫 期限的压力 太多干扰和打断 沟通不良 结果：忙-茫-盲- 您的时间够用吗？您的时间够用吗？ 您善于利用时间吗？您善于利用时间吗？ 因为我们不知道 究竟什么对我们最重要， 所以每件事好像都很重要。 因为每件事好像都很重要 所以我们不得不每件事都做。 有些人看到我们每件事都做， 所以，他们期望我们什么都做。 每件事都做让我们非常忙碌， 所以我们没有时间去考虑， 究竟什么对我们最重要。 茫、盲、 忙 1、关于时间的名言 v孔子 逝者如斯夫，不舍昼夜 v沙士比亚 时间的无声的脚步，是不会因为我们有许多 事情要处理而稍停片刻 v杰明富兰克林 记住，时间就是金钱 v彼德.杜拉克 时间是最高贵

3、而有限的资源，若不善加管理， 一切失之于惘然，评估一个人日行的成效，最容易 且系统的做法就是考核其对时间管理及应用 时间管理才是金钱 哲人伏尔泰和查帝格有一段关于时间最 透彻而全面的问答。 伏尔泰问：“世界上，什么东西是最长 而又是最短的，最快的而又是最慢的， 最能分割的又是最大的，最不受重视的 又是最受惋惜的，没有它什么事情都做 不成，它使一世渺小的东西都消灭，使 一切伟大的东西生命不绝。” 查帝格回答：“世界上最长的东西莫过于 时间，因为它永无穷尽；最短的东西也莫 过于时间，因为人们所有的计划都来不及 完成；在等待着的人来看，时间最慢的， 在作乐的人看来，时间是最快的；时间可 以扩展至无穷

4、大，也可以分割到无穷小， 当时谁都不重视，过后谁都会惋惜；没有 时间，什么事都做不成。不值得后世纪念 的，时间会把它冲走，而凡属伟大的，时 间会把它们凝固起来，永垂不朽。” 时间是一切，时间是生命，是财富，是资 源，是机会。时间是人生最大资本。 2、时间的特性 不可再生性（无法失而复得）； 刚性(无法增加与减少，毫无弹性)； 不可替代、不可贮存； 时间管理是如何面对时间的流动而进行 自我的管理 “时间管理”探索的是如何减少“时间浪费” 不可缺少（没有时间就没有了生命）。 3、时间管理的重要性 v时间是资本和无法更新的收入 v管理好你的时间就能管理好你的生活 v时间有限，而工作无限 v努力工作却

5、并不快乐 v能主导自己的生命 v能实现自己的理想 v能兼顾自己和别人 的要求 v做到忙而不盲 案例研究 李林的问题 出在哪儿 （见附件） 问题分析图 延误延误主观原因主观原因 1、任何事都可以干扰他写报告、任何事都可以干扰他写报告缺少明确目标缺少明确目标 2、一个月时间，而他到最后、一个月时间，而他到最后3小时才动笔小时才动笔拖延拖延 3、不分轻重缓急，事事亲力亲为、不分轻重缓急，事事亲力亲为缺乏优先顺序缺乏优先顺序 4、收集资料用了他的大部分时间，写报告只用、收集资料用了他的大部分时间，写报告只用3 个小时个小时 重过程，不重结果重过程，不重结果 5、几次坐下来，都没能开展工作、几次坐下来，

6、都没能开展工作做事有头无尾做事有头无尾 6、资料乱扔，忘了带回家、资料乱扔，忘了带回家缺乏条理与整洁缺乏条理与整洁 7、收集资料完全可以叫部属代劳、收集资料完全可以叫部属代劳不懂授权不懂授权 8、部下急件，上司没有必要非得承担、部下急件，上司没有必要非得承担不会拒绝别人的请求不会拒绝别人的请求 9、有必要收集那么多资料吗、有必要收集那么多资料吗盲目行动盲目行动 10、调查投诉，用了四个小时、调查投诉，用了四个小时简单事情复杂化简单事情复杂化 11、赖床、赖床懒惰懒惰 12、一定要等到更好的时间才动笔、一定要等到更好的时间才动笔心态消极心态消极 v重要性秩序无所调整重要性秩序无所调整 v没有目标

7、、秩序和计划没有目标、秩序和计划 v对问题缺乏理解就匆忙行动对问题缺乏理解就匆忙行动 v害怕犯错或完美主义而犹豫不决害怕犯错或完美主义而犹豫不决 v缺乏组织能力或资料不全面缺乏组织能力或资料不全面 v缺乏自律（情绪化、懒惰）缺乏自律（情绪化、懒惰） v分不清责任和权力，一个人包打天下分不清责任和权力，一个人包打天下 v文书工作及繁文缛节文书工作及繁文缛节 v找东西找东西 v打扰（电话、不速之客、会议、上司的干扰）打扰（电话、不速之客、会议、上司的干扰） 4 4、时间的十大窃贼、时间的十大窃贼 5、时间管理四个主要的障碍、时间管理四个主要的障碍 人们并不尊重时间，他们不了解其重要性人们并不尊重时

8、间，他们不了解其重要性 人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解 其自然规律其自然规律 人们不善于检查自己提高时间管理的办法，人们不善于检查自己提高时间管理的办法， 不知道不知道“重要重要”与与“紧要紧要”之区别之区别 有时间观念的人不善于控制时间，他们不有时间观念的人不善于控制时间，他们不 知怎样制定一个时间管理系统知怎样制定一个时间管理系统 v时间管理训练时间管理训练 6、如何进行有效的时间管理、如何进行有效的时间管理 v创造有效的时间创造有效的时间 使用更好的工具使用更好的工具 提升工作的熟练度提升工作的熟练度 运用既有的经验、运用既有的经验、 情报情报

9、7、时间管理相关法则、时间管理相关法则 parkinsonparkinsons law s law ( (帕金森原则帕金森原则) ) 工作会自动地膨胀占满所有工作会自动地膨胀占满所有 可用的时间：设立期限可用的时间：设立期限 paretoparetos principles principle ( (帕雷托原则帕雷托原则) ) 80%80%的结果来源的结果来源20%20%努力努力 concentration enigmasconcentration enigmas ( (注意力之谜注意力之谜) ) 注意力需要及时恢复注意力需要及时恢复 internal energy levelsinterna

10、l energy levels ( (内在能量水平内在能量水平) ) 有效地利用你的生物钟有效地利用你的生物钟 effective & efficienteffective & efficient ( (效能与效率效能与效率) ) 做正确之事，做好它做正确之事，做好它 v 生命倒计时法生命倒计时法 请写出你签写前面表格的直接感受请写出你签写前面表格的直接感受 （青蛙效应）（青蛙效应） “假如明天是你生命中的最后一天假如明天是你生命中的最后一天”你打算你打算 如何去度过？请列出你最想做的三件事如何去度过？请列出你最想做的三件事 以原则为重心，配合个人对使命的认知，以原则为重心，配合个人对使命的认

11、知， 兼顾重要性与急迫性；兼顾重要性与急迫性； 有效个人管理的六个标准有效个人管理的六个标准 v柯维时间管理法柯维时间管理法 一致：使命与价值观、角色与目标、重点一致：使命与价值观、角色与目标、重点 与计划、欲望与自制等应合谐一致；与计划、欲望与自制等应合谐一致； 平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等 方面平行发展；方面平行发展； 有重心：以一周为单位订计划，每天应各有 不同的优先目标，但要相互呼应；最有价值 的事先做； 重人性：个人管理的目的在人而不在事； 有弹性：可因个人作用和需求的变化而调整； 携带方便：管理工具应便于携带，随时记录 与调整； 我们真的

12、花了时间去做这些对 我们一生都很重要的事情了吗? 要事第一要事第一 v abc分类法 c 重要而不紧迫重要而不紧迫a 重要又紧迫重要又紧迫 d 既不重要既不重要 也不紧迫也不紧迫 b紧迫而不重要紧迫而不重要 价价 值值 （重要）（重要） 紧迫紧迫 紧 急 不紧急 重 要 危机 急迫的问题 （防患未然） 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划 不 重 要 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的问题 （受欢迎的活动） 繁琐的文书工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 （有趣的活动） do it nowdo it nowdo it laterdo it later delegatede

13、legate dondont do itt do it 稍后做稍后做 授权授权不做不做 立即做立即做 普通人的时间安排 2-3%2-3% 25-30%25-30% 15%15% 50-60%50-60% 成功人士的时间安排 20-25%20-25%65-80%65-80% 15%15% 1%1% v 生理节奏法 注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时 段，在此时段做最有价值的事； 注意研究你注意力集中的时间有多长，在 此时间内解决问题； 该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦 之前就休息，你每天清醒的时间，就多增 加了1小时； 各时段工作状态表 注意力 时间 8 10 12 13 15 16 18

14、 写下你明天要做的6件最重要的事； 用数字标明每件事的重要性次序； 明天早上第一件事是做第一项，直至完成 或达到要求； 然后再开始完成第二项、第三项； 每天都要这样做，养成习惯； v艾维利时间管理法 用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售 额的20%的优质客户； 用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的 20%的最基本的理论和方法（成功者已证明的）； 用20/80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的 事优先做； v20/80时间管理法 “我要得到什么样的结果？” “这件事是否可以不干？” “这件事是否可以交给别人去 干？” “是否还有更好的方法？” v日程表时间管理法 每每日

15、日活活动动记记录录表表 姓名年月日 活动 时间 起止 时间 使用 计划/ 中 途插进 重要及 紧急性 评 语 时间清单时间清单 紧急及 重要性 主要 活动 使用的 时间 占总时间 的百分比 1 2 3 4 8、时间管理的改进方法 v消除电话干扰和不速之客 v消除无效会议 v事先作计划，克服条理不清 v克服经常救火 v有效授权 v克服想干的事情太多，学会说“不” v有效沟通 v明确职责 v克服工作搁置和拖延 v克服办公桌杂乱和个人混乱 v自律 v每天“quiet an hour” v今日事今日毕 时间价值表 年收入 （万元） 年工作时间 （天） 日工作时间 （小时） 每天价值 （元） 每小时价值

16、 （元） 每分钟价值 （元） 2 254 8 78.74 9.84 0.16 4 254 8 157.48 19.68 0.33 6 254 8 236.22 29.52 0.48 8 254 8 314.96 39.36 0.66 10 254 8 393.70 49.20 0.80 电话的发明贝尔与格雷的故事 9、有效时间管理小贴士 v准备一个待办事项清单、时间记录本或效率 手册，以备分析检查或查阅待办事项。 v做正确的事，第一次就把事情做好。 “零缺陷”phihp b crosby 第一件事100%的做好，会赢得第二件事100%的时间 v知道如何停止。有时思维不清了，就要停止工作 v12

17、0原则。制定计划时要留出弹性时间 v在办公场所的挂历、台历或记事本上，标注当天 或预定工作计划或约会，以备遗忘，可在电脑系 统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒 v设身处地考虑自己是否浪费别人时间，或对别人 有无帮助，如情况消极应及时纠正 v如一项工作别人或部下做得更好或更合适去 做，则应及时转交他人（授权） v重点克服“办事拖延”的鄙习，推行一种“限时 办事 制”，规定在限定时间内报告处理结果 v处理任何工作时必须自问：能不能取消它？能不能 与别的工作合并？能不能用简便的东西代替它？ v要为下属形成一些习惯和程序 v对重复出现的异常，制作并运用标准作业程序 v善于利用零星时间（一生的时间支

18、配） 1、如何应用上下班中途时间 2、如何利用等待的时间 v不要使自己成为下属任务的执行者，不要陷入部 属布置的陷阱中 管理者背上的猴子 一生的时间支配 社会学家曾统计过，一个活到72岁的美 国人一生的时间支配： 睡觉 21年 工作 14年 个人卫生 7年 吃饭 6年 旅行 6年 排队 5年 学习 4年 开会 3年 打电话 2年 找东西 1年 其他 3年 会议的目的： v “讨论会议”是最常举行的会议。利用每一位与会者 的经验与智慧，以获得最好的结论。 v为了达成共识而召开的会议。让参加会议的人对组 织的目标或经营环境的看法经由沟通、宣导后使大 家屏弃成见，达成共识，称为“共识型的会议”。 v

19、提供信息给需要的人。“传达性会议”。 10、会议时间管理 会议成功的要素 v议题要和参与开会的人有关； v规定适当的出席人员，解决问题的会议其参与者必 须是有权力与义务的人； v主持人：会议主持人要能引导发言、控制会场秩序、 管理时间、管制发言人不偏离主题、归纳出席会议人 员的发言要点、作出会议结论； v会议要有充分的准备； v与会者的态度：准时参加会议、会前对要讨论的议 题有充分的准备、尊重别人的发言权、注意倾听别人 的意见、期望会议能得到最好的结论； 会议四步骤 v导入议题； v充分发言； v获得一致性结论； v对每个结论确定负责实施的对象和实施的期限； 在内容上有连续性的会议或例会等，通常在开 始本次会议的正式议题前，应对上次会议决议事项 的实施状况进行追踪、检讨 如何让许多不同的意见趋于一致 v去掉一些大家没有能力做到的一些想法； v删除一些离题的意见； v对剩下的一些可行性高的意见，让大家评估