论Excel在会计方面的作用

1、软件学院专 科 生 毕 业 综 合 设 计题 目： 论Excel在会计方面的作用 专 业： 会计电算化 年(班)级： 学 号： 姓 名： 指导教师： 完成日期： 年3月5日 目录摘要II引言1第一章相关概念21.1.WPS Office Excel的发展21.2.Excel 2013电子表格软件的概念2第二章Excel在会计工作应用中的优缺点32.1.Excel的优点32.2.Excel的缺点33.1.使用Excel进行会计核算的流程43.2.会计账簿在Excel中的登记83.3.Excel对会计相关表格的处理83.4.Excel对会计资料数据的保护8结论10参考文献11论Excel在会计方面

2、的作用专业：会计电算化 学号：8002211194学生姓名：罗凯莉 指导教师：魏俊涛摘要近年来，随着计算机信息技术的发展和普及，会计行业也由最早的算盘计数发展成了计算机操作。笔者正是想通过这篇文章记录如何将计算机中的Excel电子表格软件处理会计方面的各种问题，其中所研究的Excel电子表格处理软件是最近使用较多的WPS Office2013版。在日常财务管理工作中,财务人员经常被要求提供各种财务数据及其分析。实际应用中,会计人员经常应用电子表软件格解决各种问题,它既可编程对数据进行简单处理,也可调用函数或引用第三方开发的控件来进行各种复杂的业务处理。Excel是一种常用的电子表格处理软件，它

3、除了具备一般电子表格的功能以外还有自动生成数据图表的功能。文章为此主要讨论电子表格软件Excel在会计工作的应用。关键字：会计报表；Excel电子表格；财务管理；会计工作II引言随着社会经济和计算机技术的不断发展,企业会计信息化成为必然趋势。但是许多中小企业目前仍然拒绝使用财务软件,没有实现会计信息化。究其原因,主要是财务软件的“高级化”很难应付形形色色的中小企业的业务需要。另外,软件购置和维护开支较高,也是不可忽视的问题。是否能够利用一种通俗易懂的计算机软件工具来处理中小企业的会计业务成为了必须。Excel电子表格软件是Office软件组的核心应用程序之一,它功能强大,操作简单,适用范围广,

4、普遍应用于报表处理、数学运算、工程计算、财务处理、统计分析、图表制作等各个方面。因此,可以利用该软件实现对会计数据的分析。第一章相关概念1.1.WPS Office Excel的发展WPS，1988年诞生自一个叫求伯君的24岁年轻人之手，市场占有率一度超过90%。在中国大陆，金山软件公司在政府采购中多次击败微软公司，中国大陆很多政府机关部门、企业都装有WPS Office办公软件。WPS Office是一款办公软件套装，可以实现办公软件最常用的文字、表格、演示等多种功能。内存占用低，运行速度快，体积小巧。WPS Excel便是其中的表格处理软件。在2013年5月17日发布了WPS2013版本，

5、更快更稳定的V9引擎，启动速度提升25%；更方便更省心的全新交互设计，大大增强用户易用性；随意换肤的WPS，四套主题随心切换；协同工作更简单，PC、Android设备无缝对接。1.2.Excel 2013电子表格软件的概念WPS Excel是金山软件公司的办公软件WPS office的组件之一。Excel 是金山软件办公套装软件的一个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。Excel中大量的公式函数可以应用选择，使用WPS Excel可以执行计算，分析信息并管理电子表格或网页中的数据信息列表，可以实现许多方便的功能，带给使用

6、者方便。第二章Excel在会计工作应用中的优缺点2.1.Excel的优点（1） 使用方便,用户参与程度高。Excel账务处理系统不需要使用复杂的程序代码,除了Excel自带函数的使用有些难度外,其他地方都是普通电子表格录入,由于制作界面简单易懂,使用者可以很容易的进行操作，即使是初学计算机的人也能很快掌握。（2） 自带多种函数。Excel提供了大部分经常使用的函数,正确使用函数,不仅可以保证数字的准确,而且可以提高工作效率。（3） 方便进行报表整理。表格模板在设置过程中,或报表在编制过程中,可能会发生错误，这就需要进行更改,最终会导致报表的文件显得很大。在Excel中,可以在报表格式或模板设计

7、好后,把单张的报表另存到一个地方。这样就使文件变小,运行起来也快多了。（4） 成本低廉。Excel账务处理系统的功能基本能满足中小企业日常会计业务处理的需要,而且WPS Office针对小企业和个人推出的个人版是完全免费的。这大大的减少了企业购买软件的费用。2.2.Excel的缺点功能较少。由于Excel仅仅是一款电子表格处理软件无法专门的针对财务方面进行处理，所以Excel账务处理系统的功能较少,只能处理一些常见业务，对于大型企业复杂的业务处理显得力不从心。因此，它仅适合中小企业使用。第三章Excel在会计工作中的应用措施3.1.使用Excel进行会计核算的流程使用Excel进行会计核算的过

8、程如图所示。资产负债表会计分录表经济业务利润表调整分录表科目汇总表现金流量表从图可知，使用Excel进行会计核算包括以下几个过程：1. 编制会计分录表。根据实际发生的经济业务编制生成会计分录表（即记账凭证表），并对此进行审核。该工作表用来输入记账凭证,其格式应该与记账凭证的项目内容相似,主要的项目应该完整,尤其是数据项目的完整和正确。这样,有利于会计科目汇总表的数据调用。我们首先应该把业务录入按照发生的时间先后顺序排列,将与业务相对应的摘要、会计科目、会计科目代码、借方发生额、贷方发生额登记在工作表的相应单元格内。如表1所示:表的最底行“合计”设有求和公式：E47=SUM（E4：E46）；F4

9、7=SUM(F4：F46)。公式的生成可以采用的方法主要有两种：一是在单元格中直接输入公式；二是用开始栏上的自动求和按钮。除此之外,该工作表中没有其他任何公式,所有数字及文字均是根据经济业务编制的会计分录手工输入的。表1记账凭证汇总表ABCDEF1记账汇总表2业务会计科目代码金额3序号摘要借方贷方41国家投资银行存款1002250000.0051国家投资实收资本4001250000.0062周转借款银行存款1002300000.0072周转借款短期借款2001300000.00.4517结转损益类科目主营业务收入600134000.004617结转损益类科目本年利润410334000.0047

10、合计658940.00658940.002. 生成科目汇总表。编制科目汇总表工作表该工作表用来汇总各会计科目的期初余额、本期借方发生额、贷方发生额并计算期末余额。其计算公式为:期末余额=期初余额+借方发生额-贷方发生额。如表2所示。为计算的需要,表中的期初余额,借方余额设置为正数,贷方余额设置为负数。表中设置的公式有:对1001现金的计算公式为:D4=SUMIF(记账凭证汇总表!D4:D46,A4,记账凭证汇总表!E4:E46) （1）E4=SUMIF(记账凭证汇总表!D4:D46,A4,记账凭证汇总表!E4:E46) （2）F4=C4+D4-E4 （3）对1002银行存款的计算公式为:D5=

11、SUMIF(记账凭证汇总表!D4:D46,A5,记账凭证汇总表!F4:F46)E5=SUMIF(记账凭证汇总表!D4:D46,A5,记账凭证汇总表!F4:F46)F5=C5+D5-E5其他会计科目的计算公式以此类推。对于1001库存现金的3个计算公式中,公式(3)表示:期末余额=期初余额+借方发生额-贷方发生额；公式(1)是一个条件求和公式，SUMIF函数有3个参数：搜索区域、搜索条件及求和区域，其功能是在搜区域查找满足搜索条件的行，将查到的那些行的求和区域内的数相加。这里的搜索区域是“记账凭证汇总表!D4：D46”,由表2可知，它是记账凭证汇总表工作表的“科目代码”栏，搜索条件是科目汇总表工

12、作表中的A4，表示搜索条件是科目代码“1001”，求和区域是“记账凭证汇总表!E4：E46”，在“记账凭证汇总表”中该栏记录的是本期借方发生额。所以公式(1)表示将“记账凭证汇总表”中会计科目代码为“1001”的那些行的E栏的数据相加，结果保存在科目汇总表工作表的D4单元格中。与此类似，公式(2)的涵义是将“记账凭证汇总表”中会计科目代码为“1001”的那些行的F栏的数据相加，结果保存在科目汇总表工作表的E4单元格中。这样就实现了将“记账凭证汇总表”上的现金的发生业务汇总到“科目汇总表”上的功能。其他会计科目的数据计算原理与此相同。表2 科目汇总表ABCDEF1科目汇总表10月1日-10月31

13、日 汇字第1号23科目代码会计科目期初余额借方合计贷方合计期末余额41001库存现金800.009420.009500.00720.0051002银行存款19000.00146890.00103000.0062890.0061131应收账款16200.000.0015000.001200.00.226602管理费用0.002480.002480.000.00236603财务费用0.001200.001200.000.0024合计0.00658940.00658940.000.00科目汇总表的最底行，第24行写入了四个数据栏的求和公式，可用来检查借贷双方的的平衡关系。其中期初余额合计数、期末余额

14、合计数为零，本期借方发生额和贷方发生额的合计数相等的时候，可以说明借贷平衡。其他会计科目的计算可以按照1001库存现金会计科目的计算公式一一输入，但这样比较麻烦。我们可以用Excel当中的拖动复制功能来完成,这样就需要对以上公式作一些简单改动，基本原理不变。只需要将SUMIF函数搜索区域和求和区域的单元格引用变成绝对引用，条件区域仍为相对引用。这样方便公式复制，保证计算结果正确。3.编制调整分录表。在编制现金流量表时需要按现金产生的原因调整会计分录表中有关科目，即将现金区分为经营活动现金、投资活动现金和筹资活动现金，调整后生成一张“调整分录表”。4.生成会计报表。根据调整分录表和科目汇总表生成

15、资产负债表、利润表和现金流量表。以资产负债表为例：其格式应该与手工工作中的资产负债表的项目内容相似,主要的项目应该按照账户式资产负债表的编制要求设置。我们首先应该设置表头，项目包括：报表名称、填制日期、报表编号、金额单位等，都登记在工作表的相应单元格内。如表3(A)所示。表3（A）资产负债表ABCDEF1资产负债表 2009年10月31日 会工01表 单位：元23资产期初数期末数负债和所有者权益期初数期末数4流动资产：流动负债：5货币资金19800.0063610.00短期借款100000.00350000.006应收账款16200.001200.00应付账款24300.0018000.007

16、存货521900.00683200.00应交税金28500.001980.00.15资产总计1932500.020086480.0负债和所有者权益1932500.020086480.0资产负债表采用账户式，报表分为左右两个部分，左边为资产类各账户的本月期初数和期末数，右边为负债和所有者权益类各账户的本月期初数和期末数，报表最后一行为双方的合计数，两方的合计数应该相等，这就反映会计恒等式的要求，即资产=负债+所有者权益。根据实例数据，编制资产负债表的工作表如表3(A)所示，其中数据是通过设置的公式自动生成的。资产负债表工作表中的所有数据均来自科目汇总表工作表。一般说来，资产负债表是总账的某种重新

17、组合，我们用会计科目汇总表替代总账，资产负债表的数据均来源于前面我们制作的科目汇总表工作表。3.2.会计账簿在Excel中的登记设置账簿是为了把企业多而分散的会计凭证加以归类整理，以便管理。企业的账簿主要有现金日记账、银行存款日记账、总分类账及明细分类账，企业账簿的填制方法都很相似，下面就以笔者所录入过的银行存款日记账来进行研究，银行日记账是根据收、付款凭证按经济业务发生的先后顺序逐日逐笔进行登记的，用Excel来登记银行存款日记账时，只要按日期的先后顺序从收、付款凭证中把相关内容复制到银行存款日记账中就可以了，由于Excel不能复制形状不同的区域,所以我们要把收、付款凭证中的单元格个数设置得

18、和银行存款日记账中的单元格个数一样。启动Excel后，自动生成一个名为book1的工作簿，在工作簿中默认有三个工作表sheet1、sheet2、sheet3，我们可以根据我们的需求对工作表进行增减，我们可以把book1重命名为“XX账簿”，把工作表重命名为“付款凭证”、“收款凭证”、“转账凭证”、“银行存款日记账”、“试算平衡表”、“损益表”等。这样，一个工作簿就相当于一个账簿,各工作表就是该账簿的相关内容。这样方便的对账簿的管理，查找起来也及其方便。3.3.Excel对会计相关表格的处理现在不仅仅是小型企业在使用WPS Excel 表格处理软件处理相关的会计事务，部分大型企业除了使用财务软件之外，也会使用WPS Excel 进行一些财务杂项表格的处理。像笔者所实习工作的公司就把员工的工资表，货物价格数量明细表等一些需要详细罗列又不需要复杂计算分析的表格在WPS Excel中进行操作和处理。3.4.Excel对会计资料数据的保护在财务工作中，除了财务工作人员外，其他人是不能修改财务数据的，怎样才能避免非财务人员对数据的修改呢？Excel提供了多级数据保护功能，通过这些功能，我们就可以设置工作簿的打开权限、工作表中的数据或工