015内部沟通与会议制度

1、、总则 内部沟通与会议制度 拟制: 审核: 批 准: 实施日期：年 月 日 1宗旨：为规范公司的会议管理，提供会议质量与工作效 率，加强内部沟通，充分发挥会议的工作统筹和民主议事作用， 特制订本会议组织和管理制度。 2、适用范围：本制度适用于神鹰公司所有行政性会议和管 理体系相关会议的管理。 3、管理权限 会务负责人或主办部门负责会议的组织工作， 总经办负责公 司级别会议的统筹协调及本制度的执行监督， 并有权对违反本制 度的行为提出处罚。 二、会议分类 本制度所涉及会务包含公司及各部门例会、公司专项会议、 行政年会及其他行政性会议 三、例会制度 例会包含司级例会与部门级别例会， 公司总经理办公

2、例会由 公司总经理主持，各部门例会由该部门负责人主持。 工作例会是 工作安排、工作协调、工作小结的会议。应当按以下要求召开： 1、通报上一期主要工作实施情况； 2、对上一期出现的问题进行总结，对上期工作中的经验 进行借鉴 3、要求公司及各部门协助解决的问题与困难； 4、本期的工作目标。 公司要求参加会议的人员在会议前提交该部门本月工作总 结和下月工作目标计划、月度例会会议纪要，财务部下月初需提 供上月度的公司当月财务分析报表及当月公司财务预算方案。并 要求参会人员认真做好会议记录。公司例会按照规定在固定时 间、以固定汇报的程序、固定的人员进行汇报，尽量解决即席 提出的问题；参加会议的人员应在会

3、后形成部门及个人本期工作 清单，工作清单含上期工作总结和本期工作计划，并将工作清单 向直接领导及部门负责人同时汇报，总经办、财务部、供应部工 作人员的工作清单汇报给直接领导并统一用电子版本发到交到 总经办秘书室备案。 （一）、公司例会 1、董事会 时间:每月初，由公司董事长决定召开会议时间 地点：总经理会议室 参会人：公司董事长、副董事长、总经理。 会议主持人：董事长或董事长授权委托人 会议记录：董事长秘书 相关要求； 行政部门在会议召开前一天下午对会议室进行清扫，如有相 关讨论议题，根据董事长的要求，由董事长秘书提前将议题告知 参会人员，参会人员参会时应做好相关会议记录， 2、总经理办公例会

4、 时间:每月28日至30日，由公司总经理决定会议召开时间 地点：总经理会议室 参会人：公司总经理、公司副总经理、各部门经理及相关部门负 责人。 会议主持人：总经理或总经理授权委托人 会议组织：总经办 相关要求； 行政部门在27日下午对会议室进行清扫，如有相关讨论议 题，根据总经理的要求总经办提前将议题告知参会人员，参会人 员参会时应做好相关会议记录，部门资料于当月25日前上报总 经理。 3、供应协调会议 每月20日公司总经理及授权委托人召开下月供应、生产、 营销、财务等有关计划调度会，各部门应准备以下有关资料：一 是营销中心向总经理申报下月产品订货计划、采购面料计划、库 存面料计划；二是由定制

5、中心向总经理申报下月已签合同的产品 订货计划、即将签定合同的订货计划、 已锁定目标客户预计的订 货计划及需要公司备用的采购面料库存计划；三是由供应部出具 原、辅料库存报表。由总经理主持召开计划协调会，协调关于下 月公司资金收支安排、生产安排、采购安排、下单计划安排等各 个环节上问题，有关部门的下月计划方案在当月23日前经总经 理批复，当月24日开始实施下月的工作目标计划，供应部在当 月25日之前与客户签定下月供应合同后交财务部。 （二）、各部门例会 根据总经理办公会议的要求， 各部门在每月总经理办公例会 后第一个工作日召开部门月度例会，贯彻落实总经理办公会议的 精神及经总经理审批后的各部门下月

6、工作目标任务计划，每周召 开周会，每天召开早会（不需记录），早会时间控制在15分钟内， 各部门应做好本部门工作部署， 开展好本部门例会工作， 各部门 周例会的安排如下: 周会时间： 总经办 每周六 财务部 每周六 信息中心 每周六 生产厂 每周六 营销中心 次周一 物流中心 每周六 地点：财务部、总经办例会在一搂会议室召开，营销中心、 定制中心在三楼会议室召开， 生产厂会议地点由生产厂确定。 各 部门如有特殊情况可以向总经办申请公司会议室，由总经办统一 协调安排。 参会人:初级职员及以上人员，其他人员由部门负责人确 定是否参会 周会时间一小时左右，月度办公会议时间 2小时左右 会议负责人：部门

7、负责人 相关要求： 各部门认真做好周会、月度例会会议记录，部门会议记录应 明确参会主题、参会时间及地点、参会人员，会议记录应留档保 存。部门例会内容应包括上期的工作总结，本期工作计划。会议 结束后第一个工作日之内部门负责人应将上期工作完成情况，本 期工作安排及对上期未完成工作的说明以 会议备忘录形式向 公司总经理呈报，同时将各部门间需要协调处理的事务及需要公 司处理的事务向公司总经理申请处理。 如果各部门负责人不在公司，可以授权委托一位工作人员 负责例会的主持，如因紧急情况不能按时召开例会， 各部门会议 组织者应及时告知总经办， 并将修改后的例会时间一并告知。 总 经办对全司例会召开时间及会议

8、情况进行监督和评测。 如部门例会与公司例会召开时间出现冲突，当日召开公司例 会，部门例会顺延1个工作日。 四、临时会务 （一）专项会议 专项会议是为某一项目或课题而召开的会议，会后必须有结 论，属于公司临时性行政会议，主题由会议提议人提拟。专项会 议由公司总经理提议。相关部门认为有必要召开专项会议时， 应 向公司总经理请示，经总经理批准后方可召开。 总经理提议的专 项会议由总经办负责组织，各部门提议的专项会议由该部门负责 组织，召集部门应提前向参会人员告知参会的议题。 专项会议应当按以下要求召开： 1、有明确解决问题的目标，明确会议的主题 2、事先由召集部门通知应列席的相关人员 3、有相关会议

9、议程，相关人员的主要发言安排 （二八年度会议 年度会议分公司年度工作总结会、年度联欢会、客户答谢会。 公司的年度工作会议及年度联欢会议由总经理提议， 经公司 董事会批准后方可召开，总经办负责会议的组织， 公司全体员工 参加。司级工作年会在五楼公司会议室举行。 客户答谢会由营销 中心或者定制中心提议，经总经理批准后实施，其会议由提议部 门组织。 会议开始前组织部门做好物资准备、人员邀请、设备检查、 签到、会议期间的一切事项安排，做好会务管理。 年会一般提前一个月准备，会议日期前一个月成立会议团队 小组，团队小组经过讨论后在开会三周前形成策划案，并对会务 进行分工，制定会议相关费用预算，呈报公司总

10、经理审批。公司 总经理批准后团队小组便对年会工作进行准备。 （三八其他会务 其他会务包括协调会议、动员会、研讨会、评审会、调度会 及参加一些行业组织会议等。 协调会议：协调会议是由公司总经理或部门负责人为协调各部门 之间的工作与相关平行部门的工作而召开的联席会议。 动员会：公司开展某一活动或者需要全员动员时，向相关人员进 行的思想工作会议，发言固定、没有讨论程序，是公司临时组 织的行政会议。 研讨会：根据公司发展需要，邀请相关人员对某一课题或问题进 行切磋、探 讨，但不一定有结果，是公司临时组织的行政会议， 评审会：相关组织或机构对公司产品及某事物的价值、性能、质 量进行鉴别，要求必须有结论，

11、是公司临时性行政会议，由公司 总经理及其以上人员提议。 对于参加其它单位或者机构组织的会议，各部门应首先向总 经办申请，经总经理批准参会后方可申请费用预算及办理有关手 续。 五、会务管理 （一）会前管理 1、会议的核准与审批 公司要求除例会之外的其他会议必须提拟与审批。公司临 时行政会议、公司年度例会由总经理直接提拟或由议题涉及业务 的主办部门负责人提拟，由总经理批准。 各部门临时性会议由该部门自行安排，但会议时间、参加 人等，不得与公司会议冲突。其中，部门会议属非例会性质且需 另行核拨专项费用的，应向总经理报批同意；属例会性质的，由 本部门另行提拟方案呈报总经理批准后执行。 2、会议计划与统

12、筹 每月26日前，各部门将下月计划召开的临时性行政会议， 统一报总经办，总经办对使用公司会议室的会议时间进行统一协 调，汇同公司月例会编制月度会议计划，于月底前发放至各 部门负责人。凡总经办已列入计划的会议，如会议部门需要改期， 或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前 2天完成会议提拟和报批手续， 并报请总经办调整会议计划。 未 经总经办同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时 会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行 政会议、部门例会。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。 3、会议准备。 （1）会议通知

13、会议通知应遵照以下规定： A、已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行 通知，由各部门按计划表直接通知与会人； B、属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议 通知（总经理提议由总经办通知）：（1）未列入月度会议计划而 临时提拟的会议；（2）虽然已列入月度会议计划，但需对会议 议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；（3）其它 提拟人认为应另行通知的情况。 C、会议通知期一般应提前 2天以上，通知对象为与会人、会 务服务提供部门； D、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备 的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单 进行书面通知；涉及多个部门

14、和参加人数众多的大型会议，主 办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。 （2）其他准备 会议的其它准备工作遵照以下规定： A、会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提 案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交 资料等）准备的组织工作； B、 会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场， 布置会场，备好座位、检察会议器材、备好茶具茶水等会 议所需的各种设施、用品等； C、司级会议会务服务统一由总经办负责。其它部门召开的会 议服务由其自己负责。 D、各部门在公司召开的会议需用公共会场的，应向总经办书 面提出，由总经办统筹安排。 （3）会议组织 会议组织遵照“谁提拟，谁

15、组织”的原则。会议主持人须遵 守以下规定： A、主持人应不迟于会前15分钟到达会场，检查会务落实情 况，做好会前准备。 B、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解 决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等， 进行必要的说 明。 C、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议 程进行适时、必要的控制，以确保议程顺利推进及会议效率。 D属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。 对须集体决议的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意 见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意 见。 （二）会议管理 1、参会规定 与会人须遵守以下规定： A、应准时到会

16、， B 、遵循会议主持人对议程控制的要求。 C、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或静音，原则 上不允许接听电话，如重要电话须要接听，请向会议主持人示意 并离开会场。 D做好本人的会议纪录。 多个部门参加的临时行政会议原则上由总经理主持，总经理 另有授权的，由其授权人主持。 公司总经理月度例会应控制在 3小时以内，临时行政会议一 般应控制在2小时以内，根据会议进行情况确需延时的， 主持人 须征得与会人员同意。会议考勤由各部门负责， 主持人为会议考 勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。 2、会议记录。 公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。除日常例会 及部署性会议由参会人记录外， 公司

17、其他会议原则上应确定专人 负责记录。各部门应常设一名会议记录员，名单报总经办备案， 其负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。总经理 主持的公司例会、临时行政会议原则上由总经理秘书负责会议记 录工作，总经理另有指定的，由总经理指定。司级会议记录由总 经理签字确认后存档。 （三）会后工作 1、会议跟进。会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵 照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，由主持 人指定。总经理主持的会议其会后跟进工作原则上由总经办负责 落实，总经理另有指定的，由总经理指定。 2、奖惩。迟到、早退、缺席者按公司考勤管理制度规 定进行处理。凡因工作原因请假并获批准的一律不

18、作任何处罚， 仅在会议记录上注明即可， 会议当日已经请假的按照公司考勤制 度办理，不对其缺席会议再进行处罚，会议行为礼仪按公司行 为规范要求执行。 3、不按时上报资料或未组织召开部门周会、月度例会的部 门负责人给予罚款 六、附则：本制度修订版经公司董事会批准后，于2008年5月 1日起执行，解释权归总经办，以上制度违反者，罚款 当事人20100元。 出师表 两汉：诸葛亮 先帝创业未半而中道崩殂， 今天下三分，益州疲弊，此诚危急存亡之秋也。然侍卫之臣 不懈于内，忠志之士忘身于外者，盖追先帝之殊遇，欲报之于陛下也。诚宜开张圣听，以光 先帝遗德，恢弘志士之气，不宜妄自菲薄，引喻失义，以塞忠谏之路也。 宫中府中，俱为一体；陟罚臧否，不宜异同。若有作奸犯科及为忠善者，宜付有司论其 刑赏，以昭陛下平明