明源地产研究院

1、明源地产研究院：T公司聚焦合同全生命周期的成本管理之道 作为华南地区最具影响力的房地产开发企业之一，T公司无论是产品卖点，还是 管控思维，都秉承了粤商务实创新的传统和禀赋。在 T公司，IT与管理及业务 已融合得相当紧密，以至于“没有信息化系统，各级员工的日常工作将引发诸多 不便甚至无法开展”。在信息化的支撑下，T公司实现了管理从粗放到规范再到 精细的飞跃。目前，T公司卓越的IT管理模式不断吸引着包括万科在内的诸多 同行的观摩与考察，成为中国房地产信息化应用的模范代表之一。 T公司介绍 T公司是一家集团有限公司，1996年进入房地产，主要在珠三角的广州、佛山、 珠海等经济发达城市开展房地产业务。

2、2004年，T公司锐意拓展全国市场，在继 续发展以广州为核心的珠三角地位的同时， 将势力范围触及到了环渤海、长三角 等区域。目前，已成功开发三十几个房地产项目，总资产超过150亿，净资产超 过60亿。 2008年，T公司在其未来5年战略规划中明确提出“立足珠三角、多项目并进、 跨区域发展”的战略目标的同时，强调通过“坚定不移推进内部管理信息化建 设，全面实现业务标准化、管理精细化，以支撑战略的执行和高效落地。”为更 好管理项目并规避运营风险，其中，成本管理成为 T公司的一个管理核心。 T公司成本管理问题及诉求 T公司早期的成本控制缺乏整体的合约规划体系，主要表现出的问题为： 成本管理与合同管理

3、分离，合同订立和变更仅看合同自身，往往导致合同变 更金额在成本结算时大大超出目标成本； 单价合同无法对成本进行有效防范，只有在合同结算时才知道最终成本； 现场签证也经常是先签订后审批，流程上很难实现成本的事前控制； 由于没有高效集成的信息化平台，无论是请款发起还是审批，都存在较大的 随意性，很难控制审批结果。 针对上诉问题，T公司需要重构成本管理体系，高度聚焦合同管理，实现由核算 型成本、弱控型成本向强控型成本的转变。 解决方案思路 T公司认为成本控制的核心在于对所有合同的管理。为此，T公司建立了聚焦合 同全生命周期的管理体系，实现“合同规划一合同签订一合同执行一合同付款一 合同结算”的全程管

4、理（如下图）。 1 :】炖苗;“拧辄 會詡和代 严否SJj牌* -专！*意啟工 冃曹吗鱼：林序 aHttWiNS （一）合同规划 合同规划阶段，T公司将目标成本按照“自上而下，逐级分解”的方式，在成本 控制科目上（T公司将成本科目分为核算科目和控制科目两大类）分解为未来预 计要执行的合同大类，也即实现目标成本的合约规划。合约规划与后期的合同执 行形成直接映射关系，通过合约规划，控制和指导合同的签订、变更及付款。 合约规划不仅完成了合同的规划，更对合约的付款金额进行了预测，并通过设定 “规划余量”，将一部分不明确的费项进行特殊处理。在后续的合同执行过程中， 规划合约逐渐“兑现”，而规划余量就可根

5、据付款预测与实际付款的差值不断调 整。规划余量的总额让T公司轻松了解成本执行过程中的松紧度。 （二）合同签订 顶目目标疫本 1 合缄划 工倾 4项目计SiSS制 1 1 1 4 1 1 琨目动态咸本 1 * 已签舍同1-亠工作项1时徇变化- 填目计赶渭螯 忖款计划 合约规划2 工件项2时闷变化 忖獻计划 1 项料动态现金潦 在合同签订环节，T公司主要采取了两大管理手段，一是通过合同标准化规范合 同管理，规避合同条款被随意修改的风险；二是通过合约规划指导合同签订。 1. 合同标准化一一规范合同管理，规避合同修改风险 在以往合同签订过程中，T公司发现合同条款经常被任意修改，又因湮没在诸多 合同条款

6、中，审批时很难发现。于是，T公司将所有错综复杂的合同条款分解为 “通用条款”和“专用条款”两大部分， 规定在合同签订过程中，只能对专用条 款部分进行编制，通用条款部分通过标准化的合同模板来控制。 到目前为止，T公司已整理出十五类标准化的合同模板，规范了合同签订时的条 款，既提高了合同审批效率，又避免了合同被任意修改的风险。 2. 合同签订一一从源头上规范合同风险 合约规划指导和控制合同的签订 一个合同该不该签，有没有超标，T公司领导审批时查看合约规划即可判定，从 而通过合约规划直接控制项目的合同成本。 整个流程如下：项目部合同预算部登 记预计合同一填写“是否超出预算”、“合同金额与预算金额差值

7、”信息一发起 合同审批一领导层根据以上信息对合同进行审批一对比动态成本和目标成本来 了解合同签约金额是否合理。 同时，为更好规范合同的签订过程，T公司在成本系统中规定了合同签订必须依 托审批流进行审核。考虑到单价合同的总价难以控制，T公司就从合同结构上取 消了单价合同类的签订。通过成本管理系统， T公司将合同管理和成本管理统一 起来，合同在签订前就要对成本进行拆分， 并且在合同审批时，明确显示该合同 的目标金额、合同金额是否超出目标金额等信息，以方便领导层进行合同审批。 合同签订在发起审批前，业务部门需要对合同成本设置拆分规则， 领导层在进行 合同审批时，可以查看成本影响评估。 合同自动化输出

8、 合同可从T公司ERP系统中直接打印，在合同登记界面，合同经办人选择了合同 模板后，系统会自动将合同登记界面的信息保存到合同模板中，然后自动生成一 份完成的合同。合同的付款条件也由合同模板自动生成。 整个流程如下：合同预 算部登记预计合同一如果是标准合同则选择合同模板一生成合同一发起审批一 审批完成后机要秘书直接打印系统生成的合同并盖章， 整个合同签订规范性大大 提升。 （三）合同变更 在T公司看来，对设计变更的管理更多是集中于该设计变更会不会导致成本预计 变更，所以，T公司将设计变更单独进行管理，并在成本管理系统中单独走审批 程序。具体管理时，T公司将设计变更与合同进行关联，先行了解该设计变

9、更是 否会影响到销售，更重要的是该设计变更是否预计引起变更金额等， 这些关键信 息将直接作为设计变更审批的依据。 项目操作过程中，预计变更金额将通过现场 签证来体现。整个执行流程如下：设计部门发起录入设计变更一填写“预计变更 金额”、“是否影响销售承诺”信息，关联合同一发起审批一审批通过后项目工 程师与施工方签订现场签证一施工方执行变更。 （四）合同付款 为更好规范付款审批流程，也为预防合同超付，T公司对合同付款设置了很多约 束条件，如与进度绑定，以月度资金计划为依据，与计划执行联动等。 1. 进度关一一唯有进度完成才能触发合同付款申请 T公司要求重要合同的付款需与进度绑定，并尽量签订标准合同

10、（即有合同模板 的合同），规避了提前付款和多付的风险。 在签订合同时，合同中的付款条件一般都与项目的进度节点有关， 以前的付款流 程是由项目部工程师对完工工程量进行审订， 审订通过后走请款审批流程，往往 付款周期较长。T公司提出简化付款流程，将工程量的审订与进度节点挂钩，在 制订进度计划时，对绑定合同付款条件的进度节点提前计算工程量， 当进度节点 完成后，即视为达到付款条件，从而提高付款审批效率。在实践中，T公司发现 提前审定工程量的难度较大，于是合同审批还是由造价工程师对工程量进行审 核，但付款与进度绑定保留了下来。 在进行付款时，就多了一层项目进度是否完 成的系统判断，如果进度节点没有完成

11、，将无法发起付款审批，此举有效避免了 提前付款的情况。 在具体操作上，T公司首先在合同登记环节就确认是否绑定进度，这其中绑定进 度节点的合同必须在付款条件中指定具体的进度节点，而此类合同发起款项的审 批时必须在T公司的进度系统中完成当初约定的计划节点， 否则付款申请就无法 发起。另外，在T公司成本系统中，绑定进度的合同自身不能增加付款计划申请， 只能引入付款条件。由此规范和约束了其他非正常合规流程的合同付款，从源头 上把控了合同的付款。 合同付款绑定进度节点的操作关键就在于进度节点的设置，T公司认为绝对不能 过多增加进度节点，否则增加操作和管理成本。考虑到在200多份合同中，有 20%勺合同的

12、金额占到项目总成本的 80%于是T公司抓大放小，对这20%勺合同 付款与进度节点绑定，以此来控制 80%勺金额支付。 2. 月度资金计划关一一控制合同付款该不该付 合同付款该不该审批，T公司主要通过项目的月度资金计划来控制。 具体实践中， T公司月度资金计划是按项目进行汇总和审批的， 因为T公司的资金是以项目为 单位进行分配。 T公司各部门需要在每个月25日之前上报下个月的部门月度资金计划，然后财 务部按各部门付款计划汇总。除此之外，财务部还会将本月收入、管理费用、财 务费用、税金等进行统计，将这些信息与资金计划一起进行审批， 资金计划的编 制虽然是从业务部门上报部门付款计划开始， 但资金计划

13、的最终确定更多是由集 团领导根据当前的资金运作情况来确定的。 领导审批完成后由财务部将资金计划 总额下发给相关部门，相关部门根据审批结果自行调整付款计划，满足审批结果 后再次上报，财务部等各项资金计划调整完成后， 锁定该项目的资金计划。项目 的资金计划锁定后，相关部门的部门月度资金计划也自动锁定， 并作为该付款计 划的上限。 对于资金计划内的付款，审批流程相对简单清晰，有助于提高审批效率，而对计 划外的付款，审批流程比较复杂。T公司通过规范月度资金计划编制流程，加强 月度资金计划对付款的管控，既有效地控制了付款，也提高了资金使用效率。 3. 合同付款与计划执行联动 在具体付款执行中，T公司先将

14、合同执行与项目计划一个或多个工作项关联起 来，在合同签订时就100%分解为付款条件，每一个付款条件关联对应一个进度 节点，进度节点则具体关联到相关主项或专项计划的工作项。当工作项执行达到 付款条件时，就可按规定快速进行款项支付；当工作项任务完成推迟时，如果合 同款项支付时间受到影响，此时需要特别提醒合同经办人关注此合同对应的工作 项的实际情况，然后再决定是否调整相应的付款计划。 此种联动机制实现了资金与业务“两条腿”协调前进的效果，最终实现资金的最 大化利用和现金流规范管控。 （五）合同结算管理 琰冃冃标成車 4B 忖款计划 合釣规I4 柞项 项鬥计姗媲 T公司成本管理水平的提高主要是加强了对

15、合同执行过程的管理。对合同执行过 程管理的效果势必会体现在合同结算上，即合同的最终结算金额控制在可接受范 围内。由于难以控制合同变更和现场签证，而这些变更和签证与合同一起结算， 常常出现结算金额大大超出合同签订金额的情况。 目前T公司对合同结算的调整 主要是对结算审批流的调整，合同结算要求通过工作流进行，同时要求业务部门 将合同结算所需的所有资料都上传到系统中，以便于进行结算审批。 管理与信息化价值 T公司成本管理首先实现了对项目众多合同的有效管控，构建了基于合同签 订、合同执行、合同变更、合同付款和合同结算的合同全生命周期管理体系； 在合同管理中，通过设计变更单独审核，有效解决了设计变更导致

16、成本失控 的问题，并且对合同付款三大关卡的设置，有效解决了成本审批风险； 合同标准化管理实现了合同执行的效率，并提高了合同审批质量，降低了合 同审批风险； 基于月度资金计划管控合同付款的机制，有效提升了资金使用率，一定程度 上节约了资金的财务费用； 实现了 T公司从成本核算向成本控制的转变。 Whe n you are old and grey and full of sleep, And no ddi ng by the fire, take dow n this book, And slowly read, and dream of the soft look Your eyes had

17、once, and of their shadows deep; How many loved your mome nts of glad grace, And loved your beauty with love false or true, But one man loved the pilgrim soul in you, And loved the sorrows of your cha nging face; And bending dow n beside the glow ing bars, Murmur, a little sadly, how love fled And p

18、aced upon the mountains overhead And hid his face amid a crowd of stars. The furthest dista nee in the world Is not betwee n life and death But whe n I sta nd in front of you Yet you dont know that I love you. The furthest dista nee in the world Is not whe n I sta nd in front of you Yet you cant see

19、 my love But whe n un doubtedly knowing the love from both Yet cannot be together. The furthest dista nee in the world Is not being apart while being in love But whe n I pla inly cannot resist the year ning Yet prete nding you have n ever bee n in my heart. Is not struggli ng aga inst the tides But

20、using on es in differe nt heart To dig an un crossable river For the one who loves you. Whe n you are old and grey and full of sleep, And no ddi ng by the fire, take dow n this book, And slowly read, and dream of the soft look Your eyes had once, and of their shadows deep; How many loved your mome nts of glad grace, And loved your beauty with love false or true, But one man loved the pilgrim soul in you, And loved the sorrows of your cha nging face; And bending dow n beside the glow ing bars, Murmur, a little sadly, how love fled And paced upon the mountains ove