工程采购部管理制度及流程

1、公司采购部流程管理制度 采购制度严格按照公司得质量体系要求。采购过程简化，程 序可循，做到有据可查，防范风险，降低成本。 一，采购计划 负责公司采购计划，接到采购计划报公司总经理批准后，确保各 项采购任务完成，其中包括工程采购，物质采购与工具采购等。 1, 采购申请单下达： 工程项目采购申请单由项目经理签字确认，交于公司采 购部，采购部核实仓库库存，递交公司总经理审查批复 后统一下达采购部。采购计划单中应标明：工程名称、 产品名称、数量、型号、及相关技术参数、备（推）选厂 家等。 2, 采购计划单变更： 非该项目项目经理下达得采购计划概不采购。采购计 划变更（其中包括数量增减、型号更改、增减项

2、目等） 需由项目经理签字确认，采购部接到变更通知，需要与 工程合同进行校核，内容与工程合同一致报总经理批复, 不一致及时登记备案汇报总经理，以便日后追加工程 康欠O 3, 采购时效管理： 所有采购计划根据工程具体情况，确定哪些材料先到位, 哪些材料订货周期长，力争做到材料不耽误工程进度得 前提下，材料及时到位，不挤占、积压公司采购货款。所 有下达得采购计划在供应商供货期没有变更得情况下 按采购计划规定得时间完成任务，做到及时采购、及时 跟踪、及时发货、及时反馈现场收货情况以及材料使用 情况。 4, 建立工程采购档案： 将采购相关资料由电子文档与书面文档分项管理，每一 年得工程采购合同与工程清单

3、统一管理：工程询价单、 直接采购清单设备报价单统一管理。供应商合同根据 具体工程统一管理，直接采购部分根据具体采购人直接 管理。 二，采购 平时多熟悉与掌握公司所需得各类物质得名称、型号、规格、 单价、用途、产地等。浏览相关网站，按时按量按质完成采购 供应计划指标，积极开拓货源市场，做到货比三家，控制降低 采购成本。对于特殊产品采购，按合同约定要求厂方提供相关 证件或检测报告。采购活动具体实施分为询价、比价、议价、 供应商管理等四个方面： 1, 询价： 询价可以通过多种方式，包括网络查询，直接寻找供应 商，供应商自我推销，展会等形式。确定部分适合长期合 作得合作伙伴同时，也要不断开拓新得供应商

4、，寻找新 得产品。对于物资采购产品根据市场行情合理报价，对 于所报价产品进行及时沟通，说明价格涨落得原因以及 供货周期，对于用户指定而市场面临淘汰得产品，因推 荐新产品（若对方坚持，应说明存在得质量问题以及保 修问题，尽量有文字依据），产品询价，报价时应注明产 品名称、规格型号、单价、金额、稅金、运费、质保、 售后、付款方式等情况，以及供应商厂家，联系人，联系 电话等信息。 2, 比价： 对供应商所报得产品价格进行有效得核对（对具有可比 性得得厂家产品进行比价）。对于单项产品做到货比三 家，以正规比价格式存于计算机或手工记录文字资料， 在比价时做出价格分析。 3, 议价 在确定厂家后进行产品价

5、格商务谈判，尽量降低采购成 本，争取有利得付款方式。 4, 供应商管理： 通过寻找新得货源拓展供应商范围，加强老供应商管 理。每年对供应商一次评定（以质量、售前售后服务、 生产力、交货期、付款、价格等方面考核），对不合格供 应商及时调整。对于合格得年度复审。 三，合同管理 与供应商签订采购合同，敦促合同得正常履行，并催讨所 欠、退或索赔款项。 合同签订：统一制定标准合同样本，主要体现在产品明细、 价格、质保，主要技术参数、运输、到货期限、质保期, 付款方式，税金等几方面。最好尽可能留有质保金，附上 采购清单。 2, 合同管理按具体工程项目细分，每一个项目采购合同归 类到每个工程项目名下，直接采

6、购得按采购人分。 3, 合同交于公司财务部统一管理，采购部留备份，采购部 与供应商签订购买合同后，第一时间提交给财务管理。 四，验货 采购部与仓库一起负责物质到场验收，所有物质到场后必 须详细查瞧，清点做到送货单，发票与实物得数量规格，单 价一致，并及时入库。 五，仓库管理 入库管理：供应商送交物料时，仓管员根据公司得采购清 单仔细核对货物得数量、规格、质量、价格，判定合格 后详细填写入库单保存第二联，第一联交于财务，财务 人员凭入库单与客户送货单（必须有工程名称、供应商 公司名称、联系方式）做应付货款，缺少一样，财务不予 做应付款（仓库每月月底前必须将入库单递交给财务）。 如发现不合格，有权

7、拒收，退，换不合格产品。 物料保管：物料得储存保管，应根据物料得特征与用途规 划仓库区域，定置存放管理。物料得堆放应尽量做到过 目点数，检点方便，成行成列，整齐易取。物料如有损失, 报废等，仓管员要及时向公司汇报，审批后方可处理，未 经批准一律不能擅自处理。仓库物料也不准擅自借出， 拆件零发，私自挪用，损坏等 物料出库：如需从仓库借或领用物料时，需要填写领料单， 就是领用还就是借用要注明清楚，由项目经理签字，领 用人签字，方可领取物料，仓管员要及时填写出库单并 让项目经理签字，及时登记账目并保存好出库单，做好 库账，做到物账相符。物料出库后，如未完全使用完，必 须退回仓库，退回仓库也就是用入库单。如有突发情况 需要领用物料得仓管人员可以视情况采取先发料后补 单得程序，并做好记录，领料人要在第一时间内补办手 续，交给仓库。 4, 仓库盘点：根据工期可以进行周、月、季、年得期限做 好入库，出库，剩余库存汇总工作。 六，采购部责任 1, 负责与财务协调做好出入库，发票清理与结款，合同管 理工作 2, 及时与技术部、工程部了解项目进行情况与紧急变动情 况 物质售后服务，负责返修与调换产品明细。由具体采购负 责人与厂家协商、跟踪，保证产品在最短时间返还到施 工现场。 七，采购岗位责任 1, 采购应严格遵守采购程序，有效地进行采购 不断得开辟建立新得物资供应渠道，寻找物