CYX-QEHP-01文件资料与记录控制程序B0工厂体系文件模板

1、阶文件文件资料与记录控制程序文件编号 : CYX-QEHP-01版次 :B/0页数:共 13 页制订部门 :制 订 人 :制订日期 : 2015-3-1核准/ 日期审核/ 日期 文件发行章文件编号CYX-QEHP-01页次1/13文件资料与记录控制程序版 / 次B/0文件修改记录序 号修改 版次修改 页数修改内容描述修改人核准人生效日期1B/0ALL增加 OHSAS1800管1 理体系内容2015-3-1文件编号CYX-QEHP-01页次2/13文件资料与记录控制程序版 / 次B/01、目的：1.1 通过对本企业所有的文件和资料进行控制和管理，确保在各有关的场所使用有效版本 的文件和资料，且能

2、及时撤消及回收作废文件，避免其误用。1.2 对表单记录的生成、发放、标识、流转、贮存、检索、保护、保存期限和处置进行控 制，以提供产品、过程符合要求及质量 /HSF/环境/ 职业健康安全管理体系有效运行的 证据，同时也为产品的可追溯性及制订纠正、 预防措施以及保持和改进质量 /HSF/ 环境 /职业健康安全管理体系提供有效信息。2、范围： 适用于本公司制定的所有文件资料和记录，包括策划和运作管理体系所必须的外来文 件。记录为任何形式之媒体，包括硬拷贝和电子媒体。3、定义：3.1 DCC：Documentation control centre 文控。3.2 文件：指信息（有意义的数据或文字）及

3、其承载媒体。3.3 受控文件：指更改、发布均受到控制的文件，受控文件一般具有制修订与分发记录， 修订后须重新分发，失效时应及时收回作销毁处理，并应随时保持最新版本，文件每 页盖有受控识别印章。3.4 非受控文件：指文件的更改、作废不通知文件持有人的文件。3.5 X 版文件：产品未通过正式验证合格的图面及技术资料的文件（如：产品没有经过客 户承认和量产前的图面及技术资料或模具、 治具首套的制作和测试阶段的图面及技术资 料）。3.6 临时文件：临时受控文件采用“暂行文件”受控，此文件为现行临时使用文件，有效 期限一个月，超出有效期限为无效之文件。3.7 参考文件：在公司内 X 版文件及外部组织需要

4、时仅供参考使用文件，并加盖红色“仅 供参考”印章。3.8 作废文件：仅用于原版作废文件，回收回来的复印受控文件无需加盖“作废文件”章， 直接报废销毁处理，而原版文件则盖上红色“作废文件”印章，并登录于文件废止 / 销毁总览表内。3.9 正本文件：保存于文控之原件，并加盖红色“文件正本”印章。3.10 管理手册：规定质量 /HSF/环境/ 职业健康安全管理体系的文件。3.11 程序文件：规定进行某项活动运作过程的文件。3.12 工作指导：规定进行某项活动的具体操作方法的文件。3.13 表单/ 记录：表单是各类记录的标准统一格式，记录是阐明所取得的结果或提供所完文件编号CYX-QEHP-01页次3

5、/13文件资料与记录控制程序版 / 次B/0成的活动的证据的文件。3.14 外来文件：外来文件指公司向外获取的有关国际、国家、区域和行业标准和相关的法律、法规、安全规则、环保要求以及客户或供应商提供的有关产品标准、规范、品质 保证书等文件。3.15 ISO9001 ：2008：质量管理体系 -要求，于 2008年12月 30日发布。3.16 ISO14001:2004 ：环境管理体系 -要求，于 2004年11月 15日发布。3.17 QC080000:2012：有害物质过程管理体系要求，于 2012年 7月1日发布。3.18 ISO/TS16949:2009：汽车生产件及相关维修零件组织应用

6、 ISO 9001:2008的特别要求， 于2009年6月15日发布。3.19 OHSAS18001:2007：职业健康安全管理体系，于 2007年7月1日发布。4、职责：4.1 文件制定、审核、核准权责表：阶层文件类别制订/ 修订/ 废止审核核准一阶文件管理手册ISO专员管理者代表总经理二阶文件程序文件部门主管 / 经理、 ISO专员管理者代表总经理三阶文件管理类部门主管部门经理管理者代表技术类工程师部门主管部门经理四阶文件记录记录表格必须在第二、第三阶文件内体现出来，随二、三阶文 件制定、审核、核准权限。 记录签署权限依文件签署权限表 。4.2 文控：4.2.1 各类文件之印制、受控、发放

7、、回收、销毁及原版文件的保管。4.2.2 对需要印刷和领用的表单进行确认，并指导正确的装订、管理方法。4.2.2 监控企业各部门文件资料和记录按规范要求进行管理。4.3 各部门按规定保存及管理所分发的受控或参考文件，按文控通知退回作废文件。并负 责本部门记录的填写、整理、编目、归档、保存及借阅管理。5、内容及要求：5.1 文件的编制：5.1.1 文件的编制格式与内容架构：5.1.1.1 ISO管理体系文件的编制 : 所有 ISO 体系文件编制应统一格式，详见程序文件编制格式 、管理 类三阶文件编制格式 、机器设备操作说明书编制格式 、表单编制格文件编号CYX-QEHP-01页次4/13文件资料

8、与记录控制程序版 / 次B/0式。 大标题字体加粗 （ 如 1,2,3 标题等 ） ，各小标题分层次以 1 1.1 1.1.1 1.1.1.1（ 到第四级止 ） ； a.b. c. 使用 顺序。 文件内容统一设置字体宋体， 字体大小小四号， 段落行距固定值 20 磅。5.1.2 技术类三阶文件的编制： 所有技术类三阶文件编制应统一格式， 详见BOM表、标准工时分析表 、QC 工程图、成型条件指示书、冲压条件设定表、作业指导书、检验指导 书、工程蓝图、成品承认书。5.1.3 ISO 管理体系文件内容架构：5.1.3.1 管理手册架构：按质量 /HSF/环境/ 职业健康安全管理的循环过程顺序排列编

9、制各章节内 容，并明确体现各章节内容所对应的程序文件、工作指引。5.1.3.2 二阶文件与管理类三阶文件架构：1. 目的2. 范围3. 定义4. 职责5. 内容及要求6. 相关文件7. 相关记录表格8. 流程图依序撰写，若无相关项时，内容以“无”代替。5.1.3.3 流程图的编制要求 流程图包含流程步骤、执行部门、使用表单三个部分；其中流程图过程用 长方形表示，审批、检查用菱形表示，开始、结束用圆角矩形表示，表 示过程路径。5.1.4 文件编号统一由文控负责， 文件编号原则： 各项文件制订、 修订均由文控以编码原 则编号。文件编号CYX-QEHP-01页次5/13文件资料与记录控制程序版 /

10、次B/05.1.4.1 一阶文件编号规定：CYX-文件序号（顺序号从 01 开始）文件性质代号（ QEHM代表质量/环境/职业健康安全 /有害物质手册）企业代号例如：编号 CYX-QEHM-0代1 表管理手册。5.1.4.2 二阶文件编号规定： CYX- *-*文件序号 （顺序号从 01 开始）文件性质（ QEHP代表质量/环境/职业健康安全 /有害物 质程序文件） 企业代号例如:编号 CYX-QEHP-01代表文件资料与记录控制程序5.1.4.3 三阶文件编号规定 :部门代码:文件序号（顺序号从 001 开始） 文件代码 部门代码部门部门代码部门部门代码部门部门代码总经办GM计划部PL模具课

11、DM市场课MA采购课PU装配课AD业务课SA生管课PM生技课MT客服课CS仓储课WH品管部QA研发部RD押出部CB实验室LA自动化课AM冲压课SD行政部HR电子部EL注塑课PD财务部FN文件代码：文件类别文件代码文件类别文件代码文件类别文件代码管理办法MAG作业指导SOP检验标准SIPQC工程图PCP标准工时IE例如:编号 QA-MAG-001代表品管部的第一份管理办法。文件编号CYX-QEHP-01页次6/13文件资料与记录控制程序版 / 次B/0从 001 开始）部门使用部门代码部门使用部门代码部门使用部门代码进料段A冲压课B注塑课C押出部D装配课E例如:编号 QA-SIP-E001代表品

12、管部在装配课使用的第一份检验标准。5.1.4.5 四阶文件编号规定 :版本号 表单流水号（顺序号从 01 开始） 文件编号例如:编号 CYX-QEHP-01.01A代表文件资料与记录控制程序中第一份 A版表单。5.1.5 文件、表单版本号：一、二、三阶文件第一次制订之初次版次为 A/0 版，当页修订五次或大幅 度修改即换版，表单每修订一次即换版。版本以 A、B代表第 1版、第 2版；当页修订次数以 0、1、2 代表未修订、第 1 次修订、第 2 次修订。一、二、三阶文件当页版次： A/0 A/5、B/0B/5依此类推。 表单版本： A B C依此类推。审核、核准：ISO9001：2008、IE

13、CQQ C080000:2012、ISO14001：2004、OHSAS18001:20075.1.5.15.1.5.25.1.5.35.2 文件的制定、 各部门根据 条款要求和实际运作需要编制所需文件，记录表格必须在第二、第三阶文件内体现出 来，由承办人提出文件制订 / 修改/废止与申请表，经上级审核认可后，制订承办人 参照相关文件架构拟定文件内容，文件制订完成后（二阶文件和管理类三阶文件含其 相关表单需交关联部门会审） ，制订承办人依 4.1 规定经相关权责人员审核、 核准后交 给文控发行文件。5.3 文件的修订：5.3.1 原制订部门发现或各部门在执行过程中，若发现文件规定与实际情况不符

14、时，向 原制订部门提出，经协商同意后，由原制订部门提出文件制订/ 修改 / 废止与申文件编号CYX-QEHP-01页次7/13文件资料与记录控制程序版 / 次B/0请表，经上级审核认可后，承办人参照相关文件架构拟定文件修订内容，一、二阶及管理类三阶文件修订时，须在变更或增加的内容处用单下划线 标示，并将修改内容概要记录于文件“修改记录”页内，文件修订完成后（二阶文件和管 理类三阶文件含其相关表单需交关联部门会审） ，制订承办人再交原审批部门负责 人审批后交给文控发行文件。5.3.2 若是文字错误，而不影响实质文义，则直接由文控在文件上更改并签名后，一并纳入下次新版本修订内容之一，其他人员不得在

15、受控文件上做任何修改。5.4 文件的废止、销毁：文件需要废止时，应由申请人填写文件制订 /修改/废止与申请表，依4.1 规定经相 关权责人员审核、核准后统一由文控作废。文控在文件废止 / 销毁总览表上做好相 应记录，文件废止后原编号不得重复使用。5.5 文件的发行、接收、回收：5.5.1 经核准发行的纸档受控文件， 文控应在文件 /资料正本上盖上 “文件正本”印章， 依文件制订 / 修改/废止与申请表中需分发部门复印相应份数，加盖“受控 文件”印章。5.5.2 接收到经核准发行的 X 版文件时，文控依分发范围复印相应份数，加盖“仅供 参考”印章。5.5.3 各部门接收到外来文件需分发给其他部门

16、时 , 由该部门填写外来文件接收转交 联络单经部门主管 / 经理审批后，和文件于第一时间送至文控发行。文控将外 来文件信息登录于外来文件登记表后，依据外来文件接收转交联络单 中需分发部门复印相应份数，加盖“外来文件”印章发行。如无需发行，则由 该部门将文件信息登录外来文件登记表 ，并按文件类型建立文件夹存放 （包 括电子文档）。5.5.4 营销部收到客户提供产品图纸、规范、标准等，转交给对应责任部门（研发部、 品管部等）确认资料之完整性、正确性，及是否在本公司技术能力范围之内， 若发现顾客原始资料存在问题时，应与顾客沟通，寻求解决方案，若经确认顾 客资料无误且本公司有能力完成，则由研发部、品管

17、部相关人员完成内部工程 资料转换工作。内部工程资料制作完成，经部门负责人审批后，交给文控依本 程序 5.5.1 发至相关部门。5.5.5 临时版模治具和自动化设备图面及相关的技术资料由编制部门提供纸档文件给 文控盖“暂行文件”章发行生效（必须填写发行日期和有效日期） 。5.5.6 一般文件必须于接收后四个工作小时内发行，特急文件要优先加急处理，收文文件编号CYX-QEHP-01页次8/13文件资料与记录控制程序版 / 次B/0部门应在文件分发 / 回收记录表上签收，各编制部门应同时提供原始电子档 给文控备案。5.5.7 所发行文件在使用过程中因保管不善，损坏、遗失、缺页、字迹模糊，或各部 门因

18、工作需要，需增加文件发放份数或发放部门时，可填写文件制订 / 修改/ 废止与申请表，经相关审批权限核准后，向文控申请。5.5.8 文件失效或修订后分发新版文件时，文控须收回所有旧版文件，各部门在接到 文控收回旧版失效文件通知八个工作小时内，必须将旧版失效文件交给文控并 在文件分发 / 回收记录表上签名确认回收，对收回的旧版失效文件，文控应 检查数量与内容的完整性，各部门不得保存旧版文件。5.5.9 废止的受控文件副本应予以回收销毁，或为了节约纸张，可以二次利用作废文 件的纸张，盖“作废文件”章区分作废页面后使用。其它非受控文件资料二次 利用时划“”区分使用。5.5.10 作废正本加盖“作废文件

19、”章隔离标识，并登录于文件废止 / 销毁总览表 内作日后参考之用。“作废文件”正本保存年限一般为一年。5.6 文件控制和管理：5.6.1 文件控制5.6.1.1 所有受控文件由文控统一发布，文件编号由文控统一管理。5.6.1.2 对质量/HSF/环境/ 职业健康安全系统有效运作的各工作场所 ,应具有适切 版本的适当文件 , 任何人均不得在文件上加标记或书写任何文字、 符号等， 以确保文件之正确性。5.6.1.3 现场使用的文件须置于作业现场，使用完后及时回收保管；非现场使用文 件由使用部门文件管理员集中保管。5.6.1.4 用于指导现场作业的彩色文件，作业现场必须要获得清晰的受控彩色文件。5.

20、6.1.5 公司所有员工应对文件保密，不得私自将其透露与公司无关人员。5.6.1.6 任何人不得私自将盖有受控识别印章的文件进行复印， 各部门如有需要可按 5.5.7 条款执行。5.6.1.7 受控印章、作废印章由文控申请刻章，统一保管与使用，印章如有更新，文 控应销毁旧的印章，如印章遗失文控应对其负相关责任。文件编号CYX-QEHP-01页次9/13文件资料与记录控制程序版 / 次B/0印章使用明细表印章名称印章图样印章用途文件正本章识别正本文件受控文件章识别所有受控文件暂行文件章识别临时版模治具和自动化零件图面仅供参考章1. 识别 X 版文件2. 外部组织需要文 件时外来文件章识别外来受控

21、文件作废文件章识别所有作废文件5.7 文件的管理：5.7.1 外来文件管理5.7.1.1 外来文件原则上正本（原稿）由文控存档，但也可以根据实际需要由接收 部门存档，并做好标识。5.7.1.2 文控每半年到相关部门核查外来文件完整性。5.7.1.3 接收部门应不定期向外来文件来源处查询文件更新状况，并尽可能得到最 新有效版本。5.7.1.4 外来文件变更版本时 ,应及时向文控登记 , 并由文控回收旧版副本 ,并予以 报废销毁 , 同时在旧版原版文件加盖“作废文件”印章，原版须保存，以作文件编号CYX-QEHP-01页次10/13文件资料与记录控制程序版 / 次B/05.7.2 临时文件的管理：

22、5.7.2.1 X 版临时文件有效期最长一年， 超期由文控收回作废处理。当产品量产或经过客户确认后，均要在一个月内转正版文件。5.7.2.2 临时版模治具和自动化设备图面及相关的技术资料有效期最长 1 个月，超期 后的文件自动作废。5.7.3 外部组织需要文件时由文控发放并加盖红色 “仅供参考” 印章,发生更改时 , 旧版本 不用收回。5.7.4 文件存档5.7.4.1 受控原版文件均由文控保管，并建立文件资料管制总目录 ，各文件使用部门应建立本部门文件资料管制总目录 ，以方便管理和查阅。5.7.4.2 一、二、三阶（管理类） 、四阶文件应附有电子文档贮存于文控。5.7.5 文件保管5.7.5

23、.1 所有文件与记录需保存完整，注意好三防：防火、防水、防盗。5.7.5.2 每年均应对存档的电子文件的读取、处理、设备的更新情况进行一次检查 登记，如网络系统扩充或系统开放等，应确认库存载体与新系统新设备的 兼容性。5.7.5.3 当各部门文件管理员离职或异动时 , 由此文件管理员与文件接收人做好文件 交接工作。5.7.6 文件借阅 原则上所有受控文件不允许借阅，如因特殊原因需要借阅受控文件的，由文件管 理员在文件借阅登记表中做好相应记录，申请人在规定时间内需归还于文件 管理员。文控正本文件一律不允许借阅。5.8 监督5.8.1 监督：依日常稽核管理办法执行。5.8.2 不定期检讨：管理者代

24、表或相关部门，如发现文件的有效性、适合性有缺陷时， 可建议召集会议，进行文件检讨。5.9 记录表格的使用5.9.1 记录表格被确定后，由表格编制部门负责对记录的填写方法进行指导，以确保记 录的正确使用，记录要求真实、准确、及时和规范地填写， 文字要清晰整齐易辨， 不可用铅笔、红笔填写，涂改液涂改，不能填写的栏目应写上 “无”或划上“/”， 记录、审批者应签名并写上日期。5.9.2 记录表格格式编制人负责对相关使用记录表格人员进行培训，以确保表格使用的 最新版本。文件编号CYX-QEHP-01页次11/13文件资料与记录控制程序版 / 次B/05.9.3 使用记录表格的人员必须按要求如实填写，且

25、须经过审批，确认记录内容的正确 性。5.9.4 不得随便更改记录，需更改时，将原文用双横线（ = ）划去，在旁边填写正确内 容，更改人必须在更改内容旁签名或盖章确认。5.10 空白表单的管理5.10.1 印刷表单的管理：5.10.1.1 需要印刷表单时，请购部门将请购单连同该表单给文控进行确认， 文控确认为最新有效表单后在该表单背后盖上 “受控文件章” 并签名和 日期，经核准后，采购课方可印刷。5.10.1.2 使用部门需要对已修订的表单进行印刷时，必须对全厂（包括仓库）进 行清点旧版表单并注明在文件制订 / 修改 / 废止与申请表上，才能向 文控提出印刷要求。5.10.1.3 使用部门提交更

26、改新表单给文控时需征求上级意见对旧版表单进行清除 处理。处理方式可分为：先使用完旧版表单后，才可使用更改后的新表单；立即停止使用旧版表单，改用更改后新表单；选择处理方式 : 由使用部门跟进旧版表单使用数量及完成情况，在清 点全部门 / 工序、仓库已没有此旧版表单的库存时， 即时通知文控确认， 并申请印刷。选择处理方式： 由使用部门即时清点全厂旧版表单， 并统一收集交给 文控，确保现场不再存在有该旧版表单， 并将清点签名清单由部门文件 管理员交给文控， 文控员接收该清单后， 才可在印刷表单背后并盖章签 名，方可印刷。5.10.1.4 印刷多联单时， 统一规范第一联为白联，第二联为红联，第三联为黄

27、 联，第四联为蓝联。5.10.2 复印表单的管理：5.10.2.1 表单一般以印刷为主，但在使用量少的情况下，也可复印使用；5.10.2.2 表单复印时只能以受控发行的盖有“受控文件章”的表单为底稿进行复印。5.10.3 打印表单的管理：5.10.3.1 表单受控后，文控将受控表单的电子档以只读方式共享于内部网络上 供各部门打印受控表单，各部门不得私自打印未受控之表单，文控不文件编号CYX-QEHP-01页次12/13文件资料与记录控制程序版 / 次B/0定时对打印表单状况进行稽查。5.10.4 文控不定时稽查各部门表单的使用情况，凡发现新旧表单同时使用时，即时 回收旧空白表单。另外，该部已用

28、旧表单作了数据记录的，该部门必须重新用 新表单抄回相关记录数据。5.10.5 记录表格由文控统一编号管理，并汇总于文件签署权限一览表 。5.10.6 禁止新、旧版本的记录同时使用，新版生效起应同时作废旧版。5.11 记录的管理5.11.1 记录保存期限遵循的原则：5.11.1.1 符合相关法律法规以及强制性规定；5.11.1.2 满足外部要求，如合同、客户的要求；5.11.1.3 满足公司的需要，如财务管理的要求；5.11.1.4 对于同时符合几种限制性要求的记录，保存期限以最长为准；5.11.1.5 对存在相互调用的记录，以其中的最长保存期限作为调用方记录的保存期限；5.11.1.6 汽车产品涉及产品安全或法律法规要求的记录，保存期至少为产品在用期加三个日历年。 PPAP资料的保存时间必须为产品在用期再加 一个日历年；5.11.1.7 HSF 管理之有害