恒大地产集团费用核算管理制度

1、恒大地产集团内部文件- 费用核算管理操作流程二0一一年三月八日费用核算管理操作流程目录第一章 总则3第二章 借支备用金的操作流程3第三章 费用的归集和报销原则5第四章 会议费、差旅费的审核报销7第五章 业务接待费的审核报销8第六章 行政用车费和车杂费的审核报销8第七章 广告费和业务宣传费的审核报销9第八章 办公租金费用的审核报销9第九章 中介费用佣金的审核报销10第十章 职工福利费、教育经费、工会经费的审核报销10第十一章 公务卡管理10第十二章 工资薪酬的管理11第十三章 附则11第一章 总则第一条 为了进一步加强公司的财务管理，规范会计行为，使公司的各项费用核算管理规范化、程序化，根据企业

2、会计准则和公司财务管理制度，特制定本操作流程。第二条 本操作流程主要包括借支备用金管理、公务卡管理、工资薪酬管理以及营业费用、管理费用和财务费用等各项费用支出的审核、报销和归集等。第二章 借支备用金的操作流程第三条 根据公司管理制度规定，只有部门经理助理以上级别员工（除采购人员、司机外），因工作需要才可借支备用金，其他人员原则上不得借支。一般员工因工作需要确需借款的，必须是已转正员工并且总部由集团董事局分管领导审批，地区公司和下属公司由公司负责人审批。第四条 借款金额原则上不能超过借款人月工资总额，对集团主管领导和地区公司、下属公司负责人、三线城市项目总经理已经审批尚未报销的借款总额公司相关管

3、理制度有明确规定的，必须严格按照规定执行。第五条 申领借款时，经办人须填写借款审批单，列明预计还款日期（除差旅费等特殊情况外，借款期限不得超过1个月），经所在部门经理签署意见，报财务部门审核后，依据公司制度规定权限报公司领导审批，然后到财务部门办理领款手续。费用会计于借款人前来领取借款时，先填制会计记账凭证，后交予出纳人员付款。第六条 借款人必须是在本公司计发薪酬的员工，若发生人员调动，应及时清理或转挂至其所在公司并通过转账通知单通知对方单位财务。第七条 财务人员审核借款时，应依据借款人月工资总额及主管领导签批限额，对借款审批单进行审核，对不符合借款条件的，应向借款人说明情况并退回其借款申请，

4、如遇特殊情况，财务人员应注明审核结果，再报集团主管领导或公司负责人审批。第八条 对金额超过5000元的现金借支，借款人须提前一个工作日通知财务备款。第九条 所有借款必须在预计还款期限内及时核销报账（差旅费的借款必须在出差回来后的15天内到财务报账，饭堂备用金或司机备用金等根据实际情况在借款人调离该岗位或离职以及年终结账时清账），结清借款，填写费用报销单时，在“原借款”一栏注明原借款金额，并将节余款项交出纳员，由费用会计开具实冲借款金额的收据（在收据上注明实收回现金及冲抵费用金额，涉及现金业务的收据必须由出纳员签名）冲抵借款。第十条 前次借款未清，不得二次借款。财务部门对逾期未报账清还借款的，从

5、借款人的当月工资中扣还其借款，直至还清为止。具体操作程序：费用会计每月3日前提供一份截止上月末应在工资中扣回个人借款余额表给工资人员，工资会计在税后工资中将此款扣回，由费用会计开具实冲借款收据。如因特殊情况，确实无法于规定限期内核销报账的，借款人需出具书面情况说明并经借款审批人审批，申请继续使用借款。第十一条 员工办理离职清理个人借款的手续：费用会计在员工离职申请表中签字时，应通过个人往来明细账按照个人姓名查询（包含未记账凭证），确保其个人借款、个人扣款、对外保证金、公务卡等应收个人往来项目的所有款项已经结清，查询公务卡消费情况并收回公务卡退还给发卡银行。申请离职的员工，如果与公司签订了相关培

6、训协议等，应按照公司有关制度执行。第十二条 对外保证金管理：因公司业务需要，支付给外单位资产租赁保证金等保证金时，支付保证金的经办人员，需凭相关领导审批资料、合法有效票据、注明预计收回保证金的时间和收回保证金应具备的条件，按照申请使用资金审批程序审批完备后，到财务部门办理付款手续。在保证金未清还前，支付保证金的经办人员发生变更时，应在办理工作移交手续的同时，办理保证金经手人转移手续，财务人员及时进行账务资料处理，变更财务系统辅助核算项目。在业务结束时，费用会计负责通知经办人员及时收回保证金，并进行相应冲销处理。第三章 费用的归集和报销原则第十三条 费用的归集原则：以权责发生制为原则。第十四条

7、费用报销应当依据真实、完整、合法、合规的有效票据，根据公司制度审批后执行，并保存真实完整的付款单据。当年的费用必须在当年报销，不得跨年报销。第十五条公司的记账本位币为人民币，如费用发生时使用的是人民币以外的货币，应按照费用报销当天的人民银行公布的人民币汇率中间价折算为人民币后给予报销并记账。第十六条费用报销、领取现金时，必须先由费用会计制作付款凭证，领款人签名，然后再到出纳处领款。第十七条报销款及借款原则上必须由本人领取，特殊情况需委托他人代领的，必须提供授权委托书原件，说明缘由并附上委托人和受托人的身份证复印件，并且委托代领金额不得超过2000元。第十八条每月结账时，其他应收款-个人社保费、

8、其他应付款-住房公积金、代扣员工宿舍水电管理费、党委、应付职工薪酬等会计科目的余额应结平，无余额；每月结账后，检查核对其他应收款-个人借款、个人扣款、对外保证金的会计科目余额并进行相应处理；做好应收、应付款项的账龄分析并定期清理。第十九条借款费用是公司为经营活动的需要承担的、与借入资金相关的利息费用，主要包括：与债券相关的折价或溢价的摊销；安排借款时发生的辅助费用的摊销；与借入资金有关，作为利息费用调整额的外币借款产生的差额；长期、短期借款的利息等。其中：利息支出主要包括公司向金融企业借款的利息支出、企业经批准发行债券的利息支出；公司向非金融企业借款的利息支出。借款费用的处理： 1、房地产项目

9、开发贷款发生的利息支出，在项目竣工交楼前发生的在“开发成本项目利息支出500206”科目核算，项目竣工交楼后发生的贷款利息支出在“财务费用利息支出银行贷款利息支出66030101”科目核算。2、房地产项目开发贷款发生的财务顾问费、贷款承诺费、财务咨询费等费用，在项目竣工交楼前发生的在 “开发间接费间接费用其他间接费用中介费 51020901”科目核算，项目竣工交楼后发生的贷款费用在“管理费用9-其他管理费类中介费用咨询费6602090201”科目核算。3、流动资金贷款发生的利息支出在“财务费用利息支出银行贷款利息支出66030101”科目核算。4、因流动资金贷款或不能明确指定房地产项目开发贷款

10、融资发生的财务顾问费、贷款承诺费、财务咨询费等费用，在“管理费用9-其他管理费类中介费用咨询费6602090201”科目核算。5、费用会计每月应根据银行借款合同计提应付利息。6、收到银行划付利息的单据及根据公司相关部门提交的资金审批单后，冲预提利息，并调整预提利息与实际利息差额。 7、公司在外币交易中，以及一个会计年度终了时将人民币以外的货币性资产、负债按照期末即期人民银行公布的人民币汇率中间价折算为人民币时产生的汇兑损益，除已经计入有关资产成本以及与向所有者进行利润分配相关的部分外，计入财务费用。 第二十一条费用报销单的审核流程、费用报销时，经办人必须填写费用报销单，用报销单据粘贴单将原始凭

11、证粘贴好，用黑色签字笔（或钢笔）工整、清晰填写报销部门、日期、单据及附件张数、内容摘要、金额（大小写）、经办人等。经部门经理、主管领导签字确认后，交财务部门审核。财务人员根据财会法规和相关文件制度审核，汇总后按审批权限报相关领导审批，批准后方可报销。、报销人所提供的原始凭证必须是合法有效票据，发票必须正确填写公司全称、日期、内容、数量、金额大小写等，并加盖开票单位发票专用章，发票一律不得涂改。、财务部门对审批手续不全，票据不符合要求或报销单填写不清楚的报销单据应退回给报销人。不符合报销规定标准的，财务部门在审核时必须一次性明确注明。、财务人员依据费用报销单及时登记费用报销单呈报一览表，并跟踪单

12、据流向，该表详细填写接收日期、呈报日期、报销部门、报销经办人、报销金额、领导审批情况及需要统计收集的其他信息。 、经领导审批后的费用报销单，财务人员应及时通知报销人员，前来财务部门领取款项。第四章会议费、差旅费的审核报销第二十二条员工因公出差，发生的与其经营业务活动有关的合理的差旅费，根据公司差旅费用管理规定执行。第二十三条差旅费报销时，出差人员必须提供出差期间的有效发票，并附上人事部门签批的出差单原件，列明出差人员姓名、地点、时间、工作任务等。若出差参加会议，需提供会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准等。第二十四条员工因公出差报销伙食费，必须凭合法有效票据在标准内据实报销，如果不能

13、提供合法有效票据，在费用报销单用途栏中按规定标准填“误餐费”与其他差旅费一起报销，报销伙食费和领取误餐费两种方式，每次只能选择其中一种方式实行。第五章业务接待费的审核报销第二十五条公司系统所有单位和个人因公对外接待消费（指就餐、娱乐），原则上在公司内部的饮食娱乐场所（包括各小区会所）签单消费。第二十六条在公司内部的饮食娱乐场所（包括各小区会所）消费的单位领导，只有经董事局主席授权的领导才可直接签单，具体签单人员名单由总裁办提供，其他人员必须凭有签单权的相关领导审批的业务接待申请单的签单授权才能签单消费。第二十七条业务接待费用报销必须由部门经理级（含主持工作副经理）及以上人员办理，在费用报销单的

14、用途栏填写 “业务费”。第二十八条业务接待费实行年度总额控制，财务部应按照公司对考核单位的业务接待费指标进行统计与分析，定期向公司领导呈报考核单位的业务接待费明细表。第六章行政用车费和车杂费的审核报销第二十九条集团公司车辆配置、车辆使用费开支及车辆维护维修等费用报销标准及报批流程参照公司车辆管理制度执行。第三十条财务人员接到车辆费用开支的申请报告后，应及时在车辆费用开支台账中登记车辆使用部门、姓名、车牌号、使用起始日等信息。第三十一条报销人须于每月15日之前将上月车辆费用开支发票粘贴好，报销单用途栏写上“月车杂费”后报财务部门，财务人员依据车辆费用开支台账审核，并登记车辆费用开支明细账。第三十

15、二条车杂费的发票必须为相关车辆发生的油费、路桥费、停车费等合法有效发票，发票抬头为公司名称。第三十三条公司车辆统一定期检修发生的费用，应由个人承担的部分，在其他应收款个人扣款中反映。第三十四条车辆维修费涉及保险公司赔款的，在车辆维修费发生时，先由个人全额垫付。收到保险公司赔款时，根据公司车辆管理制度规定，计算个人、公司承担金额。同时，依据审批手续齐全的申领车辆保险赔款审批表，将应由公司承担而个人已先行垫付的金额退还给个人。第七章广告费和业务宣传费的审核报销第三十五条费用会计每月末根据广告策划部门提供的广告发布的载体、经双方签章确认的金额等资料，确认广告费。第三十六条 广告费支出应与赞助支出严格

16、区分。广告费支出必须符合下列条件：广告是通过工商部门批准的专门机构制作的；已实际支付费用，并已取得相应发票；通过一定的媒体传播。第三十七条 费用会计应每月与营销部核对广告合同台账及广告费支付情况。第八章办公租金费用的审核报销第三十八条公司根据生产经营需要租入办公场所支付租金，依据合法有效凭证据实报销。编制租金费用支出台账、做好租赁承诺性支出的管理。随时跟踪租赁期限与支付租金动态，保证在租赁期满时，及时收回租赁押金，并相应冲销其他应收款-对外单位保证金科目。第九章中介费用佣金的审核报销第三十九条公司发生的佣金支出，必须符合下列条件：1、 有合法真实凭证；2、 支付的对象必须是具有合法经营资格的中

17、介服务机构或个人(支付对象不含本企业雇员)； 3、 支付给个人的佣金，除另有规定者外，不得超过服务金额的5% ，并按照劳务报酬所得代扣代缴个人所得税。4、企业应与具有合法经营资格的中介服务机构或个人签订代办协议或合同，并按国家有关规定支付手续费及佣金，除委托个人代理外，不得以现金等非转账方式支付手续费和佣金。第十章职工福利费、教育经费、工会经费的审核报销第四十条公司发生的真实、合理的职工福利费、职工教育经费，于实际发生时直接在期间费用中列支。 第四十一条 凡依法建立工会组织的公司，每月按照全部职工工资总额的2%向工会拨缴工会经费，并应取得工会组织开具的工会经费拨缴款专用收据。第十一章 公务卡管

18、理第四十二条 根据公司制度规定，经董事局主席审批同意后，方可办理公务卡，公司为职工办理的公务卡严禁用于个人消费。第四十三条 公务卡结算的基本程序：公司职工因公办理业务时,根据银行卡受理条件，先用公务卡支付,后依据相关凭证，交财务部门按规定进行报销。第四十四条 公务卡日常管理1、公务卡由经董事局主席审批同意办理公务卡的员工个人持有、保管和使用，实行“一人一卡”实名制管理。密码由员工自行设定，个人妥善保管。遗失后应及时到发卡机构办理挂失，如未及时挂失造成的经济损失由员工个人承担。2、借款管理：实行公务卡结算后，原则上不再办理现金借款。若出现预计因公支出超过信用额度或结算天数超过透支免息期等特殊情况

19、，应经公司领导批准同意后，办理借款手续，出纳人员将借款资金划转到公务卡上。如果在报销时，公务卡上预借款项未能全部使用，由报销人直接归还现金。禁止公务卡提现。 第四十五条 公务卡结算管理1、公务卡结算原则 （1）公务卡结算按照费用报销审批流程。 （2）持卡人所发生的公务性支出，必须在透支免息期内及时到财务中心报销。因报销不及时而产生的透支利息和罚息，由持卡人个人承担。2、公务卡结算流程 （1）持卡人凭发票、pos（刷卡）消费凭条等原始单据，按照真实合理的正常费用支出填报费用报销单，并在报销单用途栏相关费用后注明“公务卡”字样。 （2）财务人员经审核无误后，按每笔消费金额及时入账，会计处理如下：

20、借：相关费用 贷：其他货币资金信用卡卡号a （按每笔消费金额列明） 其他货币资金信用卡卡号a （按每笔消费金额列明） 其他货币资金信用卡卡号b （按每笔消费金额列明） 其他货币资金信用卡卡号b （按每笔消费金额列明）检查持卡人的每笔消费金额是否有漏报、错报账的情况；凭证摘要上应写明每笔消费的具体时间及地点，以便日后与“银行卡还款通知单（对账单）”核对。 （3）财务人员必须定期（每月）核对已由持卡人签名确认的“银行卡还款通知单（对账单）”和“其他货币资金信用卡卡号”明细账，审核持卡人的消费及报账状况，填制资金申请审批单经相关领导审批后，及时办理付款还款手续。确保及时还款避免银行罚息，同时亦要保证

21、持卡人的备用金维持在规定的额度范围内，会计处理如下： 借：其他货币资金信用卡卡号a 其他货币资金信用卡卡号b 贷:银行存款 第十二章 工资薪酬的管理第四十六条 工资薪酬包括工资薪金支出、劳务报酬支出、依照国务院有关主管部门或者省级人民政府规定的范围和标准为职工缴纳的基本养老保险费、基本医疗保险费、失业保险费、工伤保险费、生育保险费等基本社会保险费和住房公积金等。工资薪金支出包括基本工资、奖金、津贴、补贴、年终加薪、加班工资，以及与员工任职或者受雇有关的其他支出。财务人员根据公司人事劳资管理制度的规定，于每月计算核发上月工资薪金和月度奖金及其他劳务报酬。一、计算核发工资薪酬的具体操作方法：1.根据公司人事劳资文件（含各种假期计发工资薪酬的规定），核实录入员工的工资级别、标准工资和奖金以及人员变动情况等；2.在工资薪酬发放日的3天前取得以下资料：（1）对本月工资薪酬发放中新增加的员工，出纳及时取得该员工身份证复印件代其办理银行工资卡，并通知员工领取工资卡，工资卡应由员工本人领取并做好登记手续。（2）人事部门提供经公司领导审批的上月应发工资薪酬的员工名单及其身份证号码和考勤资料（含正常出勤天数，加班换算后的出勤天数，缺勤天数）以及关于培训期工资、婚假工资、产假工资、看护假工