第08讲 有效的会议

1、第八讲 有效的会议 会议是商务活动的一个会议是商务活动的一个 重要部分，是进行工重要部分，是进行工作作的一个的一个 重要工具重要工具。 为什么开会为什么开会 全球每天要举行数百万次会议全球每天要举行数百万次会议 一份美国的调查统计一份美国的调查统计 经理级干部和专业人员每周经理级干部和专业人员每周 约花约花1/41/4的时间在开会上；的时间在开会上； 中上级的经理约中上级的经理约1 1周周2 2天；天； 资深行政人员则多达资深行政人员则多达1 1周周4 4 天。天。 研究显示，除了一对一的会研究显示，除了一对一的会 议，三人以上的会议平均所议，三人以上的会议平均所 占的时间最多。占的时间最多。

2、 你会开会吗？你会开会吗？只有你重视了开会，只有你重视了开会， 你才能开一个高效的会议你才能开一个高效的会议 你开会会迟到吗？你开会会迟到吗？ 1 1、 邀请与会者邀请与会者 选择出席者选择出席者 哪些人必须来开会？哪些人必须来开会？ 会议主持者的技巧会议主持者的技巧 提供信息提供信息者者 提供意见提供意见者者 提供特殊的专长提供特殊的专长的人的人 能够能够授权授权的人的人 通知与会者通知与会者 通常需要就会议的时间和通常需要就会议的时间和 地点给与会者书面的通知地点给与会者书面的通知 在上一个会议上宣布；在上一个会议上宣布； 电子邮件；电子邮件； 电话；电话； 书面通知；书面通知； 等等等等

3、 2. 准备议程准备议程 会议议程是需要提出并讨论的问题或项目会议议程是需要提出并讨论的问题或项目 的清单。它应当简洁、一目了然的清单。它应当简洁、一目了然 编写议程时要注意几点：编写议程时要注意几点： 议程开头为会议的日期、时间与地点；议程开头为会议的日期、时间与地点； 每一项均有一个编号；每一项均有一个编号； 每一项均有一个起始时间；每一项均有一个起始时间； 下次会议细节写在议程的末尾。下次会议细节写在议程的末尾。 委员会议议程委员会议议程 7月月6日上午日上午11点点 格林饭店格林饭店 1、（、（11：00）任命一位会议主席）任命一位会议主席 2、（、（11：10）为缺席致谦）为缺席致谦

4、 3、（、（11：15）批准上次会议备忘录）批准上次会议备忘录 4、（、（11：30）上次会议提出的事项）上次会议提出的事项 5、（、（11：45）讨论联络事宜）讨论联络事宜 （12：00）会间休息）会间休息 6、（、（12：15）其他事宜）其他事宜 7、（、（12：45）下次会议细节）下次会议细节 3. 确定地点确定地点 选择会议地点对于会议的成功是极为重要的，选择会议地点对于会议的成功是极为重要的， 这不仅是一个舒适的问题而且要使与会者感觉到这这不仅是一个舒适的问题而且要使与会者感觉到这 个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会议目个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会议目 的相适合。若

5、会议的目的之一是让两部分人进一步的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一步 相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的。同样的相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的。同样的 道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正式道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正式 会议。会议。 你的办公室你的办公室 优点：你的全部参考资料在手边；你的权威性可能优点：你的全部参考资料在手边；你的权威性可能 得到加强。得到加强。 缺点：可能会有电话干扰，或者有人打扰。缺点：可能会有电话干扰，或者有人打扰。 下级的办公室下级的办公室 优点：可能提高一位下级的地位和士气。优点：可能提高一位下级的地位和士气。 缺点：如果工作处

6、狭小，可能会使双方感到不适缺点：如果工作处狭小，可能会使双方感到不适 单位会议室单位会议室 优点：避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题。优点：避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题。 缺点：外人可能同与会者接触而打扰会议。缺点：外人可能同与会者接触而打扰会议。 外面的会议室外面的会议室 优点：保证没有任何一方占地主优势；如果保密是重要的，优点：保证没有任何一方占地主优势；如果保密是重要的， 这类会议室很有用。这类会议室很有用。 缺点：可能昂贵，并且每个人都不熟悉。缺点：可能昂贵，并且每个人都不熟悉。 会议中心会议中心 优点：具有开大会的设备；需要时能够提供技术优点：具有开大会的设备；

7、需要时能够提供技术 支持和安全保卫。支持和安全保卫。 缺点：可能缺少非正式的小规模聚会的机会。缺点：可能缺少非正式的小规模聚会的机会。 4. 安排座位安排座位 一对一会议一对一会议 在一个一对一的会上，两人的座位安排可决在一个一对一的会上，两人的座位安排可决 定会议的格调，并影响讨论的进程。如果你正在定会议的格调，并影响讨论的进程。如果你正在 主持会议，可通过适当安排座位来影响会议的正主持会议，可通过适当安排座位来影响会议的正 式程度。式程度。 一对一的会议有三种座位安排：一对一的会议有三种座位安排： 支持性的支持性的 如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角两边如果你希望是支持性的，可与另一

8、个人在桌角两边 就坐，这有助于消除障碍且可进行目光接触。就坐，这有助于消除障碍且可进行目光接触。 合作性的合作性的 坐在另一个人旁边表示合作，这种安排提坐在另一个人旁边表示合作，这种安排提 示观点的相似性。示观点的相似性。 面对面的面对面的 坐在桌子的对面，使自己与另一个人保持距坐在桌子的对面，使自己与另一个人保持距 离，这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。离，这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。 多人会议多人会议 多人会议有四种就坐方式，多人会议有四种就坐方式， 如下图：如下图： 5. 掌握会议节奏掌握会议节奏 1) 准时开会准时开会 2) 履行议程履行议程 3)3) 有效的利用

9、时有效的利用时 间间 4)4) 规定休息时间规定休息时间 6. 控制会议控制会议 1) 读出消极信号读出消极信号 与会者内省的样子清楚地表明对会议缺与会者内省的样子清楚地表明对会议缺 少兴趣，注意力不集中少兴趣，注意力不集中 。 一种不愉快的表情表示出这个人对会议进行一种不愉快的表情表示出这个人对会议进行 的方式感到不高兴。他握紧拳头，低下了头，挑衅的方式感到不高兴。他握紧拳头，低下了头，挑衅 地瞪着眼。地瞪着眼。 这位男士举起他的手吸引主席的注意。他的这位男士举起他的手吸引主席的注意。他的 身体语言表明一种对抗态度。身体语言表明一种对抗态度。 2) 辨别积极的信号辨别积极的信号 这个与会者扬

10、起眉毛并微笑，头侧向发言这个与会者扬起眉毛并微笑，头侧向发言 者，是一种感兴趣的表示。者，是一种感兴趣的表示。 这个与会者是一种密切注意的姿势，意味这个与会者是一种密切注意的姿势，意味 着她对发言者所讲的内容感兴趣。着她对发言者所讲的内容感兴趣。 3) 评估气氛评估气氛 4)4) 维持秩序维持秩序 5)5) 达成决议达成决议 7. 维持秩序维持秩序 若双方的讨论边的过分激烈，就站起来重新控制局面若双方的讨论边的过分激烈，就站起来重新控制局面 并使他们镇静下来。你站着，高高在上的位置会使你显出更并使他们镇静下来。你站着，高高在上的位置会使你显出更 大的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。

11、大的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。 借借 口口 会议中还会遇到一些特殊问题会议中还会遇到一些特殊问题 当谈及一项为完成的工作时，与会者当谈及一项为完成的工作时，与会者 会找借口，如会找借口，如“我忘了我忘了”、“这不是这不是 我的责任我的责任”。 作为主席你可以在这位与会者的同事作为主席你可以在这位与会者的同事 们面前提醒他，希望他以后完成此项们面前提醒他，希望他以后完成此项 工作。或者将任务转给其他人做。工作。或者将任务转给其他人做。 设设 伏伏 有的与会者会试图暗中破有的与会者会试图暗中破 坏会议，所以会议未能达到规坏会议，所以会议未能达到规 定的目标。身为主席，你可以定的目

12、标。身为主席，你可以 通过揭露她的策略来鼓励她。通过揭露她的策略来鼓励她。 如果与会者继续试图阻挠会议，如果与会者继续试图阻挠会议， 就休会。在极端的情况下，你就休会。在极端的情况下，你 还可以将发难者逐出会议。还可以将发难者逐出会议。 对对 抗抗 有的与会者对会议中有的与会者对会议中 所提出的观点会采取一种不所提出的观点会采取一种不 必要的消极态度和敌对态度，必要的消极态度和敌对态度， 并挑起争论。作为主席，你并挑起争论。作为主席，你 可以以会议目的和达成一致可以以会议目的和达成一致 的需要来提醒反对者。也可的需要来提醒反对者。也可 以紧扣事实，鼓励与会者以以紧扣事实，鼓励与会者以 平静的态度进行讨论。或者平静的态度进行讨论。或者 在不损害反对者的情况下引在不损害反对者的情况下引 入幽默，以缓和局面。入幽默，以缓和局面。 严重混乱严重混乱 与会者开始骂人，不与会者开始骂人，不 守规则，甚至进行人身攻击，守规则，甚至进行人身攻击， 将会议搞得混乱不堪。你可将会议搞得混乱不堪。你可 以要求大家遵守秩序，或者以要求大家遵守秩序，或者 要求该与会者离开。你也可要求该与会者离开。你也可 以休会，而且不确定重新集以休会，而且不确定重新集 合的时间。合的时间。 8. 结束会议结束会议 1) 1) 处理其他事宜处理其他事宜 2)2