11采购控制程序

1、深圳市 GM 实业有限公司版 本 ：A/02014 年 12 月 25 日发布2015年 1 月 24 日实施编号: GM/QP -011采购控制程序编制 :日期:审核:日期:批准:日期:文件修订记录版序修订日期页次修订内容修订审查核准深圳市GM实业有限公司文件编号：GM/QP-011版本号/修改状态：A/0采购控制程序第3页共9页1. 目的确保与本公司合作的供应商可以满足公司要求，具备提供适时、适量、适价、 适质的供应能力，从而控制来料质量，满足客户最终对本公司产品的质量要求2. 适用范围适用于本公司与产品有关的采购及外发加工供应商及外包厂商的选择、定期评 估管理。3. 参考文件3.1产品检

2、验过程控制程序3.2不合格品控制程序3.3仓库管理控制程序4. 定义A类物料:直接影响最终产品质量的关键原材料。B类物料:对最终产品质量有重要影响的原材料。C类物料:对最终产品质量无直接影响的原材料。5. 职责5.1采购部5.1.1负责组织对供应商的选择评审及定期评价;5.1.2负责对不合格供应商删除其供货资格的提出;5.1.3供应商索样及样品承认跟进;5.1.4供应商报价确认;5.1.5负责物料的采购及外发加工联络;5.1.6不良物料与供应商的联络及处理跟进。5.2品质部参与对外发加工供应商及外包厂商的现场评审及供应商来料检验。5.3工程部5.3.1参与对外发加工供应商及外包厂商的现场评审。

3、5.3.2负责新规格物料的样品承认。5.4生产部:5.4.1负责生产过程中来料不良的反馈;5.5总经理:合格供应商的批准及不合格供应商供货资格删除的批准。6. 程序内容6.1供应商的选择与评审6.1.1采购部应确保同类型供应商的数量为 2-3个，以保证物料供应的稳定性;6.1.2当本公司有供应商需求时，按如下流程处理:a. 供应商的初步联络:采购部与供应商初步联络，获取供应商资料或由供应商回传供应商需要，外发加工商及外包厂商须同时提供加工流程、品管检验流程等）b. 供应商资料审查:采购部对供应商提供的资料进行审查，确定是否符合公司的初选条件；初选合格供应商必须满足:1b:有营业执照、税务证明等

4、;2b:代理商的产品代理证明;3b:加工能力符合本公司要求;4b:本公司认为必须提供的其他资料。c. 供应商送样:初审合格的供应商，由采购部通知供应商送样，同时提交相关检测报告;d .样品确认：供应商样品交由工程部确认，并将确认结果通知供应商;e. 价格确认：样品确认合格后，由采购部联络供应商报价，采购部须保留供应商的原报价单，作为以后采购物料的价格依据;f. 比价、议价及确认:采购部视需联络相类似供应商报价或与现有同类型供应商报价进行比较,最终确认的报价单经总经理或其授权人员签字生效。g. 价格生效后，对非外发加工商，由采购部将供应商资料、报价单等供应商资料交由总经理或其授权人员审核后，作为

5、新增合格供应商纳入合格供应商一览 表。深圳市GM实业有限公司文件编号：GM/Q P-011版本号/修改状态：A/0采购控制程序第#页共9页h. 对外发加工商及外包厂商，由采购部组织工程部、品质部、生产部一起进行供应商现场考核，交将考核结果由采购部整理后做成 供应商现场考核结果记录表，根据对供应商的现场考核结果,分类处理:1h:对考核结果为合格的供应商,由采购部负责将供应商资料、供应商报价单供应商现场考核结果记录表等交由总经理或其授权人员审核，批准后采购部将其纳入合格供应商一览表2h:对考核结果为不合格，但经供应商按本公司要求改善后可以达到公司要求的供应商，由采购部在供应商整改后重新按本条对供应

6、商进行现场考核;3h:对考核结果为不合格，供应商在短期内无法达到本公司要求的，则不纳入本公司之合作供应商。6.1.3对客户指定的供应商或离本公司较远的供应商，经总经理批准可以不进行现场考察直接纳入本公司之合格供应商。6.2采购需求的提出: 6.2.1成功完成合同评审后，生产部生产计划人员根据客户订单数量核算所需求用料的种类、规格及用量后，填写请购单（一式两份），交由采购人员采购。6.2.2对通用性使用物料，由仓库负责核查库存后填写请购单（一式两份），交由采购部进行采购。6.2.3 生产性欠料，由欠料部门填写欠料通知单，通知采购人员进行采购。631采购部收到请购单（一式两份）后，负责根据已选定的

7、合格供应商,开出采购订单，经总经理审核无误后传真供应商，并分发财务部、仓库、品 质部各一份;6.3.2采购人员为采购订单进行唯一性编号标识，标识方法为：GM订单日期（年月）+ 流水号（三位数），如2010年10的第一份采购订单，其编号方式为GM201010001来料的标签上须注明采购订单编号仓库方可进行来料入库。当同一个订单含多个物料时，则在采购订单编号后加 +物料的序号，如订单号为GM20101000的采购订单，包含彩盒与吸塑两种物料，彩盒的序号为1,则其来料批号GM20101000101为当供应商来料非同一批进厂时，则在采购订单编号后+ 来料顺序号，如2010年10的第一份采购订单的第一批

8、来料，标识为:GM201010001-01.633 发出的采购订单由采购部采购员与供应商进行订单确认，并由供应 商签字回传;6.3.4 已发出的采购订单若由于其它原因需要修改，则由采购员与供应商 联络，确认供应商的供货情况，若供应商尚未送货，则采购员联络供应商后，对 原采购订单进行修改，并注明修改人，修改日期等内容后重传供应商，由供 应商按新的采购规格送货，修改的采购订单须由修改人员在采购订单上 签字后方可生效；若供应商已有生产，则采购人员须即时联络相关负责人处理。6.4采购物料的回厂跟进深圳市GM实业有限公司文件编号：GM/QP-011版本号/修改状态：A/0采购控制程序第7页共9页6.4.

9、1 采购部采购人员负责对已发出的采购订单进度进行跟进，并记录供 应商的交期记录，作为对供应商进行定期监督的依据;642对供应商的交期跟进结果由采购人员将其记录在采购订单跟进表上,作为对其交货表现的评比依据之一。6.5外发加工 6.5.1有外发加工需求时，由采购部人员提出申请，开出外发加工单，经由总经理批准后传真外发加工厂商，并联络送料或由供应商取货。外发加工若为整 个订单外发，则由仓库备好料后通知得跟单人员联络外发加工商。6.5.2跟单人员负责外发加工的进度跟进，并将交货情况记录在供应商交期跟进表上，作为对外发加工厂商交货表现的评比依据之一;6.5.3 外发回厂的产品由品质部人员负责按本厂检验

10、标准要求进行检验。6.6外包过程6.6.1产品模具加工、注塑加工、冲压、包装材料等为外包过程，由采购人员提出申请，开出外包加工单，经由总经理批准后传真外包厂商。6.6.2跟单人员负责外包过程的进度跟进，并将交货情况记录在供应商交期跟 进表上，作为对外包厂商交货表现的评比依据之一;6.6.3外包的产品返厂后由品质部人员负责按本厂检验标准要求进行检验。6.7采购过程控制要求6.7.1有新规格采购物料要求时，由采购部首先联络供应商送样及报价;深圳市GM实业有限公司文件编号：GM/QP-011版本号/修改状态：A/0采购控制程序第9页共9页6.7.2 采购部负责对采购成本进行核算，并与供应商进行议价、

11、定价;6.7.3 供应商报价单经总经理批准后，采购价格正式生效;6.7.4采购符合ROH萨品的物料时，采购部下达的采购订单上必须注明“此产品符合ROHS的字样，同时将采订购单分发仓库及品质部，来货必须有“ROHS标签方可收货;6.7.5采购部负责保存批准后的供应商报价单，作为采购资料。6.7.6采购回厂的物料经品质部检验合格后，按物料对最终产品质量的影响情 况分为A B、C三类，并入库。6.8采购资料管理6.8.1本厂的主要采购资料为供应商认可资料、采购图纸，料单及物料规格书 等技术资料，产品及包装类资料及采购样品，采购资料由采购部负责保存;6.8.2 采购部负责建立采购资料一览表，以对采购资

12、料进行登录管理。6.9采购货款结算及扣款:6.9.1对付款方式为月结的供应商，财务部联络供应商回传当月的月结对账单，根据供应商的送货单、采购部的采订购单及仓库的入库单据进行核 对，无误后，将相关资料交由总经理审核批准后，由财务进行月底货款结算事谊;6.9.2若供应商来料不良，由采购部根据来料不良的性质及不良比率，请示总经理是否须扣款，并书面通知供应商，同时将扣款通知分发财务，以作为对供应 商进行扣款的依据。6.10供应商交货的日常监督6.10.1 采购部负责对供应商的日常交货记录记录在供应商交期跟进表，作 为对供应商进行交货表现的依据;6.10.2 品质部负责将来料检验结果按月整理成供应商来料质量统计表上, 作为对供应商进行来料质量监督的依据;6.10.3 采购部负责将仓库来料检验的月度汇总结果及本部门结果进行汇总成供应商月度表现报告上;6.10.4 对供应商的评估标准如下:品管：40 分;交期：40分;价格及服务：20分6.10.5 供应商综合评分计算公式为:综合评分=40X品管合格率+40 X来料及时率+(1-20)6.11对供应商的定期监督6.11.1采购部负责对供应商进行定期监督，一般每年进行一次;6.11.2 采购部负责按定期监督的规定更新合格供应商一览表6.12记录管