(完整版)SAP主数据维护管理办法

1、备件主数据维护管理办法第一章 总 则第一条 备件主数据是 ERP 系统中备件管理、备件供应的集 成信息，是进行备件物料管理的基本条件， 为了保证及时、 准确 地收集和维护备件主数据，满足 ERP 系统正常运行和备件业务 运转对数据的需求，特制定本办法。第二条 本办法中主数据是指 ERP 系统 (SAP/R3) 中支持系 统有效运行的备件静态数据， 主要包括： 物料主数据、 供应商主 数据、货源清单、采购信息记录。第三条 备件主数据维护原则：一、 唯一性 ：相同的主数据在系统中要求有唯一编码，唯一 的描述，避免存在数据冗余；二、 完整性 ：主数据信息保持完整， 要能够满足相关部门的业务运作需求；

2、三、准确性：主数据要符合相应的编码规则和技术规范，能够清楚准确地表达主数据的含义；四、 时效性： 主数据申请维护过程中，要充分体现时效性原 则，提高工作效率，及时满足申请部门的需求。第四条 本办法适用于 xxERP 项目上线的总公司、 xx 公司、xx 公司有关部门和生产厂。第二章 应用主数据内容和信息收集维护职责分工第五条 备件应用主数据内容：一、模块内主数据（ MMBJ 模块）：货源清单、采购信息记 录、二、跨模块主数据 （MM ；MMBJ ；SD 模块）：物料主数据、 供应商主数据。第六条 备件模块内和跨模块主数据由 XX 总公司设备部备 件处负责组织收集相关信息，并进行系统维护。第七条

3、 模块内主数据信息收集维护职责分工：一、货源清单由设备部备件处计划科负责组织收集相关信 息，并进行系统维护；二、采购信息记录由设备部备件处价格科负责组织收集相关 信息，并进行系统维护。第八条 跨模块主数据信息收集维护职责分工：一、物料主数据由设备部备件处计划科负责组织收集基本视 图、分类视图、销售视图、采购视图、库存视图、财务成本视图 中的相关信息。二、供应商主数据由设备部备件处质量管理科负责组织收集 采购视图中供应商的相关信息；第三章 备件物料主数据维护管理第九条 备件物料主数据维护工作流程：一、各单位备件员根据生产现场备件变化情况， 做以下主数 据维护工作：（一）对新投产设备、更新改造设备

4、增加的新的备件项目； 对在用设备发生的备件项目， 按标准机械备件、 非标准机械备件 （其中：天车备件、皮带机备件、 偶合器要与其它非标专用件分 开）、小型机械备件、电气备件、计控备件、机车备件、汽车备 件、生产工具专业（以下简称各专业） 分别提出新增备件物料主 数据项目明细；（二）对新投产设备、更新改造设备增加的新的备件项目， 在收集物料主数据时， 要避免同一物料， 多个图纸编号造成的物 料不唯一性；（三）新维护的物料项目， 必须保证属于备件专业管理范畴 且专业划分清晰，同时要做初步询价；（四）新收集的备件物料主数据， 物料要严格按照专业要求 描述， 并要通过 ERP 系统中 MM03 事物代

5、码的查询， 保证物料 的唯一性，避免重复编码；（五）物料类别码是“ 61 ”、“80 ”、“81 ”的备件，按照各 单位非标准机械备件、生产工具编码规则进行编码；（六）各单位备件员按照专业组织物料主数据收集工作， 并 按专业输入“备件物料主数据收集维护模板”（附表 1-1 ）同时 按专业填写“备件物料主数据维护申请表” （附表 2 ），经设备科 长审批盖设备科章后，报设备厂长审批签字， 加盖厂公章， 于每 月 10 日至 18 日，报总公司设备部备件处；二、总公司设备部备件处接到“备件物料主数据维护申请” 和“备件物料主数据收集维护模板”后，做以下工作：（一）各专业计划员要对新物料是否属于备件

6、专业管理范畴 进行严格审核，同时要对新物料的专业分类、描述、物料组、采 购组、装用量、备件属性、修复属性、使用寿命；非标准机械备 件、生产工具的重量、 材质等各字段的填写内容是否完整、 准确 进行审查；（二）各专业计划员要通过 ERP 系统中 MM03 事物代码逐 项进行查询， 保证新收集的物料的唯一性， 避免同一物料多种描 述，多个编码；（三）物料类别码是 “ 60 ”、“ 62 ”、“ 63 ”、“ 64 ”、“ 65 ”、“66 的备件， 专业计划员按照物料编码规则进行统一编码；物料类别码是“ 61 ”、“ 80 ”、“81 ”的备件，专业计划员依据各单位非标 备件编码规则对新物料的编码

7、进行审核；（四）数据维护员依据专业计划员审查后的 “备件物料主数 据收集维护模板”（附表 1-1 ），在 ERP 系统中进行检测，确 认物料主数据是否符合要求， 如果物料主数据存在问题， 数据维 护员在 “备件物料主数据维护申请表” 上填写意见返给相关专业 计划员， 专业计划员及时与需用单位备件员核实， 并将最终确认 需要维护的 “备件物料主数据收集维护模板” 及“备件物料主数 据收集维护申请表”转数据维护员；（五）数据维护员对最终核实确认后的 “备件物料主数据收 集维护模板”，在 ERP 系统中重新检测，直至符合要求；（六）数据维护员将检测合格的 “备件物料主数据收集维护 模板”内容，进行系

8、统主数据维护；第十条 对 ERP 系统中已有的物料主数据，当发现物料描述 不准确、同一物料多个编码、 专业分类不准确等问题时，各单位 备件员要即时与设备部备件处沟通， 由备件处计划员、 数据维护 员查询物料在 ERP 系统中状态，共同确定处理方案。由各单位 备件员及时提出物料主数据修改维护申请， 备件处计划员签字确 认后，数据维护员对系统数据进行修正。第十一条 对于在用的设备，装用量发生变化时，要及时提出物料主数据修改维护申请，对系统数据进行修正第十二条 各采购科，在开展备件订货工作中，对发现的同 一物料，多个编码、重量、材质与图纸不符等情况时，要即时提 出物料主数据修改维护申请转计划科数据维

9、护员， 数据维护员转 各相关专业员核实确认后， 对 ERP 系统内物料主数据进行修正。第十三条 ERP 系统内已经存在的备件物料， 第一次发生修 复计划时，需方单位备件员要通过 ERP 系统查询，确认该物料 是否有在途采购申请、 在途采购订单和库存， 只有在其库存为零 和对已收货物料进行发票校验后， 方可提出“备件物料分割评估” 维护申请。第十四条 各单位在提出新增备件物料主数据维护申请时， 如果能够确定该备件可以进行修复， 要同时填写 “分割评估备件 物料维护模板” （附表 1-2 ）。第十五条 设备部备件处数据维护员查询 ERP 系统状态后， 对备件物料进行分割评估系统维护。第四章 货源清

10、单维护第十六条 在 ERP 系统中，甲类备件 （含生产工具） 列入“货 源控制清单”。第十七条 总公司设备部备件处根据新增、设备拆除、设备 改造等情况，组织各单位提出新增和需要修改的“货源控制清单”：一、每年 8 月份各单位根据新投产设备、 更新改造设备、 拆 除设备、甲类备件使用等情况， 按专业提出需要增加和修改的 “货 源控制清单” （甲类备件项目） ；二、各单位设备科按专业组织“货源控制清单”收集工作， 并按专业输入“货源控制清单维护收集模板”（附表 3 ），经设 备科长、生产科长审批盖科章后， 报主管厂长审批签字、 加盖厂 公章；三、每年 8 月 25 日，各单位备件员将批准后的“货源

11、控制 清单维护收集模板”报总公司设备部备件处。第十八条 总公司设备部备件处接到 “货源控制清单维护收 集模板”（附表 3 ）后，要做以下工作：一、组织技术处、动力处、生产厂共同对货源清单进行审核 确认， 同时制定验收方式和相应的供应商， 并报设备部主管部长 批准后，编制成正式文件；二、质量管理科将审核通过的货源控制方案内容输入“货源控制清单维护收集模板”中的相关字段，于 12 月 31 日前转回 计划科；三、每年 3 月 31 日前，数据维护员完成系统内货源控制清 单主数据维护工作。四、数据维护员完成系统主数据维护后， 将“货源控制清单” 信息反馈给主数据申请维护单位。第十九条 “货源控制清单

12、” 是对新制作的甲类备件的供应商进行控制，当发生修复件时，采购科要填写甲类备件的旧件 修复供应商申请维护表 （附表 4 ），经采购科长、 质量管理科长、 计划科计划员审签盖部门公章后，转数据维护员进行 ERP 系统 维护。第五章 备件供应商主数据维护管理第二十条 备件供应商主数据管理职责分工一、 xx 集团内备件供应商主数据由设备部备件处供应商管 理员向计财部提供信息资料，由计财部在 ERP 系统中进行数据 维护。二、设备部备件处负责 XX 集团外备件供应商在 ERP 系统 中的主数据维护。三、备件供应商主数据维护员，负责将需创建的供应商在ERP 系统中进行核对，以确保供应商的唯一性。 第二十

13、一条 xx 集团外备件供应商主数据维护工作程序： 一、一般性审查的供应商，由设备部备件处采购科按照准 入条件收集相关资料， 并由供应商填写 备件供应商主数据收集 模板（附表 5 ），交质量管理科供应商管理员审核并报主管处长 批准后，填写备件供应商主数据创建维护申请表 （附表 6 ）， 转备件供应商主数据维护员进行 ERP 系统维护，同时向有关科 室下发准入通知。二、重点考察的供应商， 由设备部备件处采购科提出供应商 考察申请，经主管处长审批后，由质量管理科组成考察小组， 进 行实地考察，收集备件供应商主数据收集模板 （附表 5 ）拟 写考察报告，提交备件购销管理委员会审议， 批准后， 由质量管

14、 理科供应商管理员填写 备件供应商主数据创建维护申请表 （附 表 6），转备件供应商主数据维护员进行 ERP 系统维护，同时向 有关科室下发准入通知。三、供应商由于改制等原因需要变更名称或其他内容， 需按 要求出具证明， 经采购科长同意报质量管理科供应商管理员进行 审核并报主管处长审批， 同意后填写 备件供应商主数据变更维 护申请表（附表 7 ），转备件供应商主数据维护员在 ERP 系统 内进行数据变更， 同时向有关科室下发供应商管理内容变更通知 书。四、供应商的删除，由备件处相关科室提出删除理由。 备件 供应商的删除由备件处购销管理委员会批准后， 备件供应商管理 员填写备件供应商主数据删除维护申请表 （附表 8 ），报备件 供应商主数据维护员在 ERP 系统内进行删除；第二十二条 xx 集团内备件供应商主数据维护工作程序：一、 XX 集团内新增备件供应商，由设备部备件处供应商管理员按计财部要求填写 备件供应商主数据创建维护申请表 ( 附 表 6 )，以电子邮件的形式发给计财部供应商数据维护员。 二、设备部备件处供应商管理员接到计财部维护完成的通知 后，向有关科室下发准入通知。第六章 采购信息记录维护第二十三条 备件价格信息记录是对在一定时期内、能够固 定价格的备件项目，在 ERP 系统中维护其阶段性的价格。第二十四条 备件价格信息记录的维护管理 一、每年初对审批通过