工程部报销实施细则

1、上上海海巨巨一一科科技技发发展展有有限限公公司司 工程部管理制度 文件名称文件名称工程部报销实施细则工程部报销实施细则 文件编号文件版本a1 生效日期2009 年 3 月 2 日 序 号 版 本 修订 状态 章节内容摘要编制审核批准生效日期 备 注 (1)a0初稿初稿全部全部初次修订初次修订周哲峰周哲峰2009-2-25 (2)a1定稿定稿全部全部 讨论后定讨论后定 稿稿 周哲峰周哲峰2009-2-25 目目 录录 1报销单填写通用规则报销单填写通用规则 .1 2专项规则专项规则.4 2.1项目专用车报销细则.4 2.2交通费报销细则.5 2.3通讯费报销细则.6 2.4餐费报销细则.6 2.

2、5业务招待费报销细则.6 2.6设备工具报销细则.6 2.7出差津贴申请细则.7 2.8项目现场一般费用报销细则.7 2.9误餐补贴申请细则.8 2.10无发票报销细则.8 根据公司 2008 年发布的相关规章制度和工程部 2008 年发布的有关工程部报销 的实施细则 ，为进一步规范工程部报销相关的流程，特制定本实施细则。 1 报销单填写通用规则报销单填写通用规则 1.1. 单张报销单可填一个项目多个报销类别； 1.2. 部门栏填“工程部”； 1.3. 摘要栏按下表要求填写，名称后可加括号进行简单标注。 填写摘要名称填写摘要名称包含内容包含内容 汽油费汽油费 过境费过境费 停车费停车费、洗车费

3、 维护修理费保养、小修、大修 车辆规费养路费、保险费 外出车费出租车费、公交车费、摆渡费等 通讯费手机费、电话费 出差费飞机票、航空保险、外地住宿费 餐费加班餐费、外出餐费、活动餐费 业务招待费香烟、招待餐费、礼品费、协调费 购食品方便面、副食品、包子、馄饨等 饮用水饮料、矿泉水等各类饮品 日用品毛巾、蚊香、肥皂、驱蚊水等 药品人丹、万金油等防暑降温物品等 办公用品笔、尺、复印纸、绳子等 购工具卷尺、万用表、工具等 1.4. 科目栏按下表项目编码填写（以下所列仅为工程部主管的项目）： 项目编码项目编码项目名称项目名称项目状态项目状态项目负责人项目负责人 0501东海大桥交通监控系统有偿维护期徐

4、刚 0505上海长江隧桥网络及布线供货安装有偿维护期徐刚 0506上海长江隧桥系统软硬件供货安装有偿维护期徐刚 0603上海长江隧桥施工阶段监控系统有偿维护期徐刚 0604长江隧桥工程项目管理信息系统维保期周哲峰 0701 东海大桥结构健康监测系统离线评 估子系统 维保期周哲峰 0702 东海大桥结构健康监测系统运营服 务 结束严辉 0707 颗珠山爆破期间颗珠山斜拉桥结构 安全监测 合同期罗艳利 0708 东海大桥交通工程外场机柜工作环 境监测施工合同 有偿维护期严辉 0710 上海东海大桥管理有限公司计算机 技术服务 合同期严辉 0711 上海长江隧桥工程隧道施工监控系 统 维保期徐刚 0

5、712 上海崇明越江通道长江隧桥工程结 构健康监测系统 合同期 周哲峰 现场：徐刚 0713 上海市市政规划设计研究院 a 楼专 网施工 维保期杨俊 0802 大连港集团建设项目管理信息系统 软件需求说明书 结束周哲峰 0807 上海市市政规划设计研究院计算机、 网络及电话系统技术服务 合同期杨俊 0812 上海公路投资有限公司建设及运营 管理信息系统 合同期周哲峰 0813 青岛海湾大桥运营期结构监测巡检 养护管理系统 合同期张汉明 0816 东海大桥桥梁结构健康监测系统疲 劳分析软件 合同期罗艳利 0821/0824 上海市市政规划设计研究院 b 楼网 络工程（二期） （三期） 无合同实施

6、 中 杨俊 0822东海大桥结构健康监测系统维护 无合同，已 完 严辉 0828 东海大桥结构健康监测系统运营维 护服务（0910 年） 合同期严辉 0901 上海长江隧桥建设发展有限公司网 络及计算机设备维护 无合同实施 中 杨俊 0903上海闵浦大桥结构健康监测系统售前周哲峰 由于工程部每张报销单仅允许填一个项目的费用，需报销人同时在“报销日期” 上方填写项目编码。对于尚未明确的售前项目，且在公司发布的项目编码中无编 码的，可在相应位置填写“售前意向项目名称”。 项目编码表由行政部汇总编码后定期在公司公用文件夹中公布。 1.5. 金额栏剩余的空行要用波浪线或折线填充，合计金额前要加人民币符

7、号； 1.6. 合计人民币（大写）处使用以下大写文字：壹仟零叁拾肆万伍仟陆佰柒拾捌元玖 角贰分整。 1.7. 项目有预支管理经费的，报销人填写报销单先在管理经费管理人处报销，再由管 理经费管理人统一向公司报销，实际报销人在收到管理经费管理人的报销费用后， 在报销单背面签名，实际报销人填写的报销单的报销人一栏随后由管理经费管理 人签名，当前有管理经费的项目和管理人列表如下。 项目编码项目编码项目名称项目名称项目负责人项目负责人管理经费管理人管理经费管理人 0828 东海大桥结构健康监测系统运营维护 服务（0910 年） 严辉严辉 0712 上海崇明越江通道长江隧桥工程结构 健康监测系统 周哲峰

8、现场：徐刚 徐刚 0813 青岛海湾大桥运营期结构监测巡检养 护管理系统 张汉明张汉明 1.8. 无预支管理经费的普通项目，报销人直接在报销人栏中签名。 1.9. 报销人签名后，报销单交项目负责人审核签名，无管理经费项目负责人可在报销 单背面签名。 1.10.项目负责人审核签名后，报销人将报销单交工程部部门经理助理复核，复核的主 要内容包括： 报销单填写是否规范： 项目负责人是否审核通过； 报销凭证是否齐全、是否符合要求； 报销凭证粘贴是否符合要求； 报销金额与报销凭证是否相符； 报销金额计算是否正确。 工程部部门经理助理复核完毕后，按项目、个人进行登记，并在每周四下午 13:00 前交部门经

9、理，同时将报销登记台帐 email 给部门经理。工程部部门经理助 理由张海帆担任。 1.11.部门经理每周四下午审核经工程部部门经理助理复核登记后的报销单，下班前交 公司行政部李佳处。 1.12.公司领导每周仅处理一次报销事宜，整个报销时间在一到三周间。 1.13.报销单需附报销金额的发票，发票应按报销摘要填写顺序和时间顺序粘帖，发 票正面方向同报销单正面方向，所有发票和报销单左上角对齐，并沿报销单左侧 边粘帖。 2 专项规则专项规则 2.1 项目专用车报销细则项目专用车报销细则 工程部当前有三辆项目专用车，如下表所示。 车辆编号车辆编号项目名称项目名称项目负责人项目负责人车辆负责人车辆负责人

10、 沪 g26613 0828 东海大桥结构健康监测系统 运营服务 严辉施青 沪 br2399 0712 上海崇明越江通道长江隧桥 工程结构健康监测系统 周哲峰 现场：徐刚 张欢 沪 dp3092 0813 青岛海湾大桥运营期结构监 测巡检养护管理系统 张汉明张汉明 项目专用车在项目现场由项目负责人指挥调度，由车辆负责人驾驶并做好相关记 录，车辆负责人同时负责保证车辆具备良好车况，定期保养、车辆大修及年检、税费 等原则上由公司行政部负责。按公司规定，凡用于公事并经项目负责人认可的汽油费、 过境费、停车费、洗车费及维修保养费均可报销。 项目专用车在使用时，由驾驶人填写行车记录表（见下表） ，行车记

11、录表原件应 存放在车中，以方便不同驾驶人在每次驾驶后填写。项目专用车车辆负责人每周三需 将车辆行驶记录汇总登记，并在每周四上午 9 点半之前发 email 给项目负责人、部门 经理助理、部门经理和行政部刘主任。行车记录表样表如下。 行车记录表行车记录表 车号：沪 g26613 时间时间去向去向里程数里程数使用人使用人驾驶人驾驶人 加油数加油数 量量 金额金额车辆情况车辆情况备注备注 月日 起点终 点 填行驶后里 程表数值或 起始数值 升 仅填写故 障或异常 情况 其他费用情况 9 月 8 日 商务广场 食堂 商务广场 298687km 东海员 工 苏华盾40 升 240 元 油箱盖被 盗 9

12、月 14 日15 日 商务广场 修车厂 商务广 场 298687km 298820km 朱斌朱斌20 升 120 元 油箱盖补 配 过境费：50 元； 停车费：10 元 洗车费：10 元 修理费：200 元 项目专用车报销按 1.7 的要求由管理经费管理人统一报销。每周报销时，报销单 “报销日期”上方填写项目编码和车牌号，如 0712 沪 br2399，摘要栏按“汽油费”、 “过 境费”、 “停车费”、 “维护修理费”分列，停车费中含洗车费。报销单后附项目专用车报销 费用清单，清单格式及填写样式如下。 0712 沪 br2399 报销费用清单报销费用清单 一汽油费 时间时间加油地点加油地点金额

13、金额备注备注 9.2陈家镇加油站200 9.9长兴岛加油站200 合计400 二过境费 时间时间外出起止地点外出起止地点金额金额备注备注 9.2五号沟a2东海大桥监控中心 来回252=50 9.4五号沟 a2 a30金山 来回402=80 合计130 三停车费 时间时间停车地点停车地点金额金额备注备注 9 月 份 项目部小区停车150 9.6长兴岛宾馆10 9.9洗车10 合计170 四维护修理费 时间时间维护修理内容维护修理内容金额金额备注备注 9.10修理厂大保养350 9.12换后刹车灯泡20 合计370 总计1070 报销人：徐刚 报销费用清单需和日常行车记录表相应记录一一对应，不能对

14、应的不予报销。 2.2 交通费报销细则交通费报销细则 交通费报销用于本地及外地因公外出交通费报销，包括公交、轨道交通、出租、 轮渡、长途汽车、火车（以上为外出车费） 、飞机（为出差费）等票据费用，偏远地区 搭乘黑车无发票的，使用等值的交通费发票报销。 按公司相关的规章制度，原则上，公共交通通达的地方以公交、地铁、轮渡这三 种交通方式为主，时间急、时间晚、公交不通的路段等特殊情况在获得项目负责人许 可的情况下可乘坐出租，往来外地和上海的交通方式由项目负责人根据公司规章制度 和项目实际情况确定。 外出车费报销时，需附外出交通费用清单，按项目、按时间列示外出往来地点、 交通方式和费用，乘坐出租车还需

15、列明同乘人员姓名。清单填写样例如下。 0712 外出交通费用清单外出交通费用清单 时间时间外出往来地点外出往来地点交通方式交通方式费用费用备注备注 9.2公司市政院地铁+公交（4+2）3=18周、张、罗 9.12虹桥机场家出租35深夜 9.15公司崇明项目部地铁+出租+轮渡+黑车7+11+13+30=6 1 9.18公司东海大桥来回地铁+龙港快线来回（5+17）2=44 合计184 报销人：周哲峰 清单中所述外出情况需与工程部专用外出登记表一致，外出登记表无相应记录的 不予报销。为提高报销效率和质量，上一次报销外出车费之前日期的外出车费发票原 则上不予报销。 出租车发票需与清单所列时间一致，并

16、在出租车背面写明起止地点并签名。 2.3 通讯费报销细则通讯费报销细则 个人通讯费额度申请使用通讯费报销申请表 ，原则上申请一次即可，用于补 贴员工因公通讯费。 个人通讯费按各自额度在每月月底填报销单，报销上个月的通讯费，报销时附通 讯费账单或充值卡发票，申请人在摘要中需注明报销通讯费的月份（填费用发生月） ， 并在报销人栏签名后直接报部门经理助理。 项目工地专用的固定电话和移动电话费用可由项目经理或常务副经理按实报销， 报销时需附电信或移动、联通公司的发票账单。 2.4 餐费报销细则餐费报销细则 餐费中误餐部分请参照误餐补贴申报；短期出差个人餐费超过出差餐费补贴标准 的，经项目经理或部门经理

17、同意，可酌情报销餐费，相应的出差餐费补贴不再享受； 加班餐费原则上申请误餐补贴，时间较长的集体加班可由项目经理或部门经理报销实 际餐费；工程部内部活动餐费由项目经理、组长或部门经理申请报销餐费，活动餐费 的标准参照公司相关文件。 2.5 业务招待费报销细则业务招待费报销细则 业务招待费均需说明业务招待的时间、事项、对象和金额。 0712 业务招待费用清单业务招待费用清单 时间时间事事 项项对对 象象金金 额额备备 注注 9.2红双喜香烟一条业主、监理、兄弟单位80 9.2招待餐费徐、伍请业主吉、殷，300 9.10节日礼品费春节礼品卡业主 10 人200 9.12登高车协调费a6 标、业主、监

18、理200 合计780 报销人：徐刚 2.6 设备工具报销细则设备工具报销细则 项目用设备、材料采购费用，由申请人先填写设备购置申请单（项目） ， 设 备购置申请单（项目） 需项目经理、部门经理、公司行政副总审核签名，然后由行政 副总委派经办人负责采购工作，经办人采购可选择相应的付款方式，如由经办人垫付 款的，经办人拿到发票并办理完入库手续后填写报销单报销，如由公司转账的，按财 务要求填写付款凭单或暂支单，同时均需附上经批准后的设备购置申请单报项目 经理、部门经理。每周均可填报。 公司内部用设备、材料的采购，由使用部门申请人填写设备购置申请单（内部） ，经批准后交部门经理、行政副总，行政副总指定

19、采购经办人，经办人报销过程同项 目用设备购置报销。 2.7 出差津贴申请细则出差津贴申请细则 出差津贴仅限常驻项目现场人员申请。 每月由项目经理委派专人填项目考勤表 ，考勤表填写所有在这个项目工地过夜 的人员，公司当天来回人员不算，但包括工程部以外其它部门驻工地人员。本考 勤表适用于外地项目和本地特殊项目。 每月初由考勤人员汇总上月考勤表，统计并填写出勤天数，并在编制处签名报现 场常驻项目副经理； 现场常驻项目副经理统计并填写各人出差津贴天数和膳食补贴天数，并在审核处 签名报项目经理；如现场采用统一就餐，请勾选统一就餐的人员，并注明是统一 就餐方式； 项目经理审核确认各统计天数，在批准处签名报

20、公司财务。 上个月的出差津贴在本月发工资时直接发放给个人； 工地现场采用统一就餐的，上个月的膳食补贴在本月发工资时统一发放给现场常 驻项目副经理，由项目副经理另行统计分发。 工地现场采用各自独立就餐的，上个月的膳食补贴在本月发工资时直接发放给个 人。 2.8 项目现场一般费用报销细则项目现场一般费用报销细则 项目现场一般费用报销使用以下方法。 项目所需其它费用由项目经理或现场常驻项目副经理统一报销，经办人填写报销 单后，在报销单背面（或清单上）签名，先向现场常驻项目副经理申请报销，项 目副经理审核通过后直接使用项目暂支款给予报销，并在报销单报销人栏签名， 报项目经理或部门经理；项目所需其它费用包括：现场必须的日用品、办公用品、 饮料、招待费（烟、餐费、其它） 、统一的通讯费（外地项目） 、水电煤费用、统 一的交通费、项目用小型零星设备、工具及耗材、项目用特种车辆租用费、偶尔 的宾馆住宿费、项目专用车费用（油费、小修费、洗车费、停车费，不包括大修 和保养费用）等等。项目所需其它费用每周均可填报。 2.9 误餐补贴申请