采购业务单据管理办法

1、采购部“采购申请” 、“采购入库”、“采购申付款”业务单据管理办法本办法仅就“采购申请”、“采购入库”、“采购申付款”业务所需单据进行规范，相关 管理流程详见其他制度或管理办法。一、“采购申请”：含常规申请与订制申请两个部分。 常规申请是仓库依据物料需求计划 并结合自身库存， 在保证吻合相关安全库存的情况下报送的； 订制申请是科技部新品订 制或市场部特殊客户的订制品所需材料及配件的采购申请。1、常规申请：1 ）仓管员依据 PMC 中心推送的“生产计划”与“物料需求计划” ，结合自身实际 库存报送“采购申请单” （使用金蝶 K3 时，使用“供应链”领域中“采购管理”下的 “采购申请单”模块进入录

2、入并审核） ，2 ）采购部员工依据“采购申请单”生成“采购订单” （常规申请下所有的采购行为 不得手工录入，只能依据“采购申请单”生成）并打印，采购订单由经营及应付会计负 责审核。如果拟采购材料及配件价格高于初始价格，采购部应同时打印“调价单” （“供 应链”领域里“存货核算”下的“计划价维护”模块新增并打印“调价单” ）。2、订制申请：1）科技部新品试制时，依据新品图号、新品名称编制“试制件材料及配件采购申 请单”（样式由计划财务中心统一制定） 。2 ）市场部特定额度要求定制产品时，由 PMC 中心依据科技（研发）中心制定的订 制 BOM 编制物料需求计划，然后再走常规申请流程。二、“采购入

3、库”分为常规入库与试制件入库两个部分，其中试制件直接由试制及模具 班组开具“试制件入库单” （样式由计划财务中心统一制定） ，试制件不入仓库1、常规入库：包括但不限于以下自制及外来单据：1 ）采购订单（金蝶 K3 打印、非手工录入） 。2）质检部联合检验单3）供应商提供的送货清单4）合法合规的增值税发票5）仓库开具并审核的“外购入库”单6）采购合同（如必需）2、试制件入库：按国家相关法规规定，结合公司税务管理的需求，样品试制的材 料费归属“研发支出”核算，因此试制件不入仓库，而由试制及模具班组开具“试制件 材料及配件入库单”。试制件原则上采购的材料及配件数量为 1 台套。相关单据为：1）科技（

4、研发）中心开具的“试制品（材料及配件）采购申请单”2）质检中心材料检测室出具的材料联合检验单3）供应商送货单（如为物料到货，应注明物料单号）4 ）试制及模具班组开具的“材料及配件（试制件）入库单” 。5）增值税发票（材料总价高于开票标准时）3、订制品入库：1 ）仓管员依据生产部下达的物料需求计划 （定制 BOM ）填制“采购申请单”2）材料检测室出具的联合检验单，3）供应商送货单（含物流单号） 4）增值税发票。三、“采购申付款”：包括现购材料、预付款及历史往来款的申付。采购部除报销差旅费 及其他费用外一律不得使用“费用报销单” ，应统一使用相关付款单据（由计划财务中 心统一规定）。1、现购材料：如为垫付款采购， 报账时经办人应填写 “现金支出证明单”（后付“采 购入库”类所必需的单据） ，2 、预付款时：应提供“采购申请单” 、“材料及配件（试制品）采购申请单” 、采购 合同（双方盖章签字， 大额合同范本应事前走公司合同审批流程， 小额合同经公司税务 会计审定），同时填写“用款申请单”3 、历史往来款：填制“用款申请单” ，由经营及应