办公用品采购及发放规定范文

1、办公用品采购及发放规定 第一条 为使公司办公用品采购及发放工作规范化，依据公司预算计划制 度和仓储管理制度特制订本规定。 第二条 办公用品的采购及发放须遵从“保证供应、方便工作、节省开支” 的原则。采购要从实际需要出发，严格按预算执行。员工使用办公用品和设备 时要珍惜爱护，杜绝破坏和浪费。 第三条 本规定所指办公用品是指文具、纸张等文案用品，办公桌椅、档案 柜等家俱器具，电话机、传真机、计算机、打印机等办公机具设备，电扇、空 调等家电设备。 第四条 各部门所需的办公用品要统筹计划，纳入年度预算计划当中，经批 准后，按月制订具体计划。 第五条 办公用品的采购及发放实行集中管理，由总务部负责，具体

2、细则如 下： （一） 办公用品的月度采购。 各部门负责人根据批准的月度费用预算，结合本部门的实际需要，填写“月 度采购申请单”，将本部门下月需用的办公用品分类填写清楚，并于每月 30 日 报至管理会计部，管理会计部审查是否在预算之内。如在预算外，管理会计部 要求各部门重新填单，如在预算内，管理会计部签署意见后转总务部后勤组， 后勤组根据库存情况和各部门的缓急需要编制“月度采购计划” ，报总务部经理 审核和行政总监审批后，由采购员实施采购，同时“月度采购计划”报财务会 计部一份，由财务会计部负责采购资金的准备。 二）办公用品的临时采购 本单一 各部门因临时或预算外需要而申请采购时，应填写“采购申

3、请单” 式四联，一联本部门留存，一联报财务会计部，一联交采购员，一联交物资管 理员。），经本部门负责人签准，然后视采购所需金额报相应批准人批准。财务 会计部负责采购资金的准备及对某些物品的比价工作。 （三） 申请采购的审批权限。 1、预算内单项资金使用审批权限： 1000 元（含）以内由部门经理批准； 1000元以上 2000元（含）以内由系统总监批准； 2000 元以上由总经理 批准。 2、预算外单项资金使用审批权限： 2000 元（含）以内由总经理批准； 2000 元以上由董事长批准。 3、动用 1000 元（含）以下资金由财务会计部经理核准； 1000 元以上 由财务总监核准。 第六条

4、采购工作细则。 （一） 采购物资单价在 100 元（含）以下的，由采购员直接采买。采购 物资单价超过 100 元的，采购员须事先进行市场寻价， 填写“寻价单”。 单价在 200 元以下的寻价结果由后勤组组长确认； 单价在 200 元（含） 以上寻价结果由总务部经理确认。采购员根据确认的寻价结果，办理 具体的采购业务。 （二） 采购员在实施采购业务时，应充分了解所购物资的品名、规格、质 量要求及其他特别要求，要做到货比三家，保证物美价廉。采购后要 及时办理入库手续并登记采购台帐。 第七条 物资管理员负责办理采购物资的验收入库手续，并搞好库房管理。 （一） 采购员在办理入库手续时，物资管理员应根据

5、“采购申请单”进 行认真核对，仔细检查品名、规格、数量和质量是否符合要求，如不 符合要求，有权拒绝入库并督办采购员办理退货。如果符合要求，应 填写“入库单”（本单一式两联，一联物资管理员留存，一联交采购员 办理请款或报销手续并留存于会计室。 ），办理入库手续，并登记库存 数量帐。 二） 物资管理员应确保库房及库存物资的安全完整和库容整洁，要做到 “八防四检”： 1、八防：防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。 2、四检： 上班必须检查仓库门锁有无异常，物品有无丢失。 下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其它不安全隐 患。 经常检查库内温度、湿度，保持通风。 检查易燃、易爆物品是

6、否单独存储、妥善保管。 三）物资管理员应合理有效地使用库容，分门别类码放物品，保证出 入方便、整齐有序。 四）物资管理员应严格遵守仓库保管工作纪律。仓库保管工作纪律内容 如下： 1、严禁在仓库内吸烟、动用明火。 2、严禁无关人员进入仓库。 3、严禁在仓库堆放杂物。 4、严禁在仓库内存放私人物品。 5、严禁私领、私分仓库物品。 6、严禁在仓库内谈笑、打骂。 7、严禁随意挪动仓库的消防器材。 8、严禁在仓库内私拉乱接电源电线。 （五） 物资管理员对库存物资要经常盘点，做到日清月结。发现盈余、 短少、残损必须查明原因，分清责任，写出书面报告，呈报总务部经 理和财会部门。 第八条 办公用品的发放采用集

7、中时间办理：定于每周二、四下午 2 时至 5 时。 第九条 各部门要指定专人负责办公用品的领用、内部发放及统计工作，需 要时负责同管理会计部核对。 领用时由指定专人填写 “物品领用单”（本单一式三联，一联领用部门存根， 一联物资管理员留存，一联报会计室。 ）如系以旧换新或属预算内或经申购采买 的物品，由部门经理签准。如系预算外则视具体领用物品金额报相应批准人批 准，领用批准权限同申请采购时的规定。 第十条 物资管理员要认真核对“物品领用单”所列项目和审批手续，准确 无误办理发放，并登记库存数量帐。 每月最末一日填写“月度库存报表” （本表一式三份，一份自存，一份报后 勤组组长，一份报总务部经理。 ），同时按部门别汇总统计各部门本月办公用品 的领用情况，编制“月度办公用品领用汇总表” （本表一式两份，一份自存，一 份报管理会计部）。 管理会计部根据物资管理员上报的 “月度办公用品领用汇总表” 审核各部门 的办公用品领用是否超出了预算，视情况采取相应的措施。 第十一条 对家俱器具、办公设备和家电设备的登记与管理，按公司财产 管理制度的有关规定执行 第十二条 凡纯属人为原因致使办公用具、设备损坏的，如责任人清楚，视 情况由责任人赔偿修理费的 70%-100%，造成报废或丢失的视情况由责任人赔偿 原值的 70%-100%。如责任人不清，由该部门负责人承担赔偿额的 50%，保管人 承担另