供方责任索赔管理办法

1、捷克国际集团事业部企业标准 供方责任索赔管理办法 编制/修订原因说明： 由于事业部组织架构调整，为规范各产品公司对供方责任索赔的流程，修订体系文 件 早节号 修订（内容）说明 修订人/时间 组织架构调整，修订体系文件 刘德华 2011-11-18 单位外会签: 批准: 注: 1流程清单内所有文件审批发布必须按照清单规定的审批流程组织审批，并在此处 写明审批流程。 编制部门（事业部供应链管理部）一部门审核一会审（事业部品质管理部、各产 品公司品质部）一会签（各产品公司分厂、财务部）一批准（管理者代表） 1目的和范围 本标准明确了各产品公司对供方责任索赔的流程，各部门的管理职责。 本规范适用于 事

2、业部。 2定义 2. 1供方质量索赔：由供方原因造成的进货检验、型式试验、生产过程、市场任一过程 的品质异常 索赔。 2. 2供方非质量索赔：指供方非质量原因导致的索赔，包括未满足订单/送货通知要求而造成的 停产，未满足财务对账/发票要求，未满足送样要求、基础管理要求及其他各种 类型的未满足要 求的索赔。 2. 3索赔金额限度：衡量供方违约责任严重性的指标。在索赔金额限度以下的索赔由低职级人员审 批，在索赔金额限度以上的索赔由高职级的人员审批。规定：产品公司索赔 金额限度为20000 元，电子分厂索赔金额限度为5000元。 3管理职责 3. 1供应链：供应链为供方索赔流程的主管部门。负责对供方

3、未满足财务对账/发票要求，未 满足送样要求、基础管理要求及其他各种类型的未满足要求的违约行为与供方之间进行责任确认 及违约索赔，负责未满足订单/送货通知要求而造成的生产异常、停产的责 任索赔流程的审核、 审批；负责对金额超限度及争议较大的供方质量索赔进行会签，核实是否遵守本文件规定的各项要 求，对质量索赔造成的影响进行供应布局调整；对各种索赔进行汇总并提交审批流程。 3.2品质：负责对供方因质量原因造成的品质损失进行违约索赔。涉及品质争议事项时由事业部品 质仲裁。 3.3采购：负责对供方未满足订单/送货通知要求而造成的生产异常、停产进行责任确认，并 提交供方违约索赔审批流程。 3.4基础管理：

4、负责填写供方异常问题处理通知单，向供应链提出供方违反基础管理要求的 证据。 4管理内容 4. 1流程图 4. 1. 1供方索赔流程总图 4. 1. 2供方质量单次索赔流程： a）索赔金额限度以下的索赔：品质填写供方违约索赔单启动审批流程一模块 经理审批一发供应链配套、体系及供应商。供应商对事实认定及违约程度存在较大争议时，增加供 应链经理会签，必要时由事业部品质仲裁。 b）索赔金额限度以上（含）的索赔：品质填写供方违约索赔单启动审批流 程一供应链 配套模块经理会签一品质部门长审批（存在较大争议时由事业部品质仲裁） T发供应链配套、体系及供应商。 4. 1.3供方非质量（未满足订单/送货通知要求

5、而造成的生产异常、停产）单次索赔流程： a）索赔金额限度以下的索赔：采购填写供方违约索赔单启动审批流程一采购模块经理 审核-供应链配套经理审批一发供应链配套及供应商。 b）索赔金额限度以上（含）的索赔：采购填写供方违约索赔单启动审批流 程-采购模块经理、配套模块经理审核-供应链部门长审批-发供应链配套、体系及供应商。 4. 1.4供方非质量（未满足财务对账/发票要求，未满足送样要求、基础管理要求及其他各种类 型的未满足要求的违约行为）单次索赔流程： a）索赔金额限度以下的索赔：配套填写供方违约索赔单启动审批流程-配套经理审批- 发供应链配套、体系及供应商。 b）索赔金额限度以上（含）的索赔：配

6、套填写供方违约索赔单启动审批流 程-配套模 块经理审核-供应链部门长审批-发供应链配套、体系及供应商 4. 1.5月度索赔流程：供应链体系提交一供应链体系、配套经理审核一产品公司品质部门 长会签一供应链部门长审批一财务、品质、配套、釆购、研发、基础管理相关人员备案一财务执行 索赔。 4. 2供方责任索赔的基本原则 a）促进改进原则：对供方违约行为进行的索赔，其根本目的不是以此获得经济收入，而是 促使供方认识到问题的严重性并进行系统改进。 b）逻辑严谨原则：严格遵循先进行违约事实认定，再进行违约责任索赔的逻辑关系。 严禁事实认定不清的情况下随意向供应商开出供方违约索赔单。 c）依法量刑原则：严格

7、按照合作协议或相关供货协议中规定的标准对供方进行索赔。 做到违约事实认定清晰，违约责任量刑适当。 d）两单与公文关系原则：只有供方违约索赔单（将供方异常问题处理通知单作 为事实认定及沟通到位的证据）作为法定的索赔扣款凭据。供应商可以此作为 财务入账的凭据。如 供应商有需要可以向财务申请盖章确认。公文不作为向供方索赔扣款的凭据，仅起到信息公示的作 用。注：两单指供方违约索赔单及供方异常问题处理通知单。 e）信息归口原则：索赔属敏感业务，需对公司内部对口供应商索赔业务的部门予 以明确。根据这一原则，确定公司内部可向供应商发布供方异常问题处理通知单的部门为：供 应链、品质、采购三个部门，可向供应商发

8、布供方违约索赔单的部门为： 供应链、品质两个部门 4. 3供方责任索赔管理要求 4. 3. 1质量索赔由品质启动审批流程，非质量索赔由采购或供应链配套启动审批流程 4.3.2违约事实认定部门以邮件的形式向供方发出供方异常问题处理通知单，供应商 在3 个工作日内进行反馈。双方的沟通过程都同时抄送给对应的配套。如供应商有异议需及时与相关 人员沟通确认，索赔部门需及时给予回复。 4.3.3供方在3个工作日内未确认供方异常问题处理通知单，索赔部门需与供应商进 行电 话沟通确认，在供方确认查收到邮件的前提下，索赔部门将以发出的邮件截图及供方异常问 题处理通知单为依据开出供方违约索赔单，由索赔部门启动索赔

9、审批流程并将经审批的索 赔单发给供应商。供方异常问题处理通知单确认盖章扫描件或发出的邮件截图需作为对象插 入供方违约索赔单中作为供需双方己充分沟通的证据。 4. 3.4供应链每月8日前对上月各产品公司供方索赔数据进行汇总。其中质量索赔由各单位品 质汇总发至供应链体系，非质量索赔由供应链体系自行组织汇总。由供应链体系启动月度索赔流 程，抄送至各产品公司财务执行。 4. 3. 5为避免对供应商重复扣款，即使有单项索赔流程抄送到财务，财务也不作为索赔依 据。 财务对供应商的索赔完全以供应链汇总审批流程所提供的数据为唯一依据。 4. 4供方异常问题处理通知单及供方违约索赔单编号规定 4. 4. 1供方

10、异常问题处理通知单编号组成规定：供方异常问题处理通知单识别码 六位数 年月码-三位数流水码。 4. 4. 2供方违约索赔单编号组成规定：供方索赔单识别码六位数年月码-三位数流水码 确保 443索赔部门应安排专人进行供方异常问题处理通知单及供方违约索赔单的编号, 有序、可追溯。 4. 4. 4供方异常问题通知单及供方索赔单识别码规定如下表: 索赔单位 索赔部 门 供方异常问题处理通知单 识别码 供方违约索赔单 识别码 供应链 配套 MX*GT MX*GP 一分厂 品质 MXGYPT MXGYPP 釆购 MXGYCT MXGYCP 基础管 理 MXGYJT MXGYJP 二分厂 品质 MXGEPT

11、 MXGEPP 釆购 MXGECT MXGECP 基础管 MXGEJT MXGEJP 索赔单位 索赔部 门 供方异常问题处理通知单 识别码 供方违约索赔单 识别码 理 无锡工厂 品质 MXBWPT MXBWPP 釆购 MXBWCT MXBWCP 基础管 理 MXBWJT MXBWJP 合肥工厂 品质 MXBHPT MXBHPP 釆购 MXBHCT MXBHCP 基础管 理 MXBHJT MXBHJP 荆州分厂 品质 MXBJPT MXBJPP 索赔单位 索赔部 门 供方异常问题处理通知单 识别码 供方违约索赔单 识别码 釆购 MXBJCT MXBJCP 基础管 理 MXBJJT MXBJJP

12、无锡经营体 品质 MXDWPT MXDWPP 釆购 MXDWCT MXDWCP 基础管 理 MXDWJT MXDWJP 合肥经营体 品质 MXDHPT MXDHPP 釆购 MXDHCT MXDHCP 基础管 理 MXDHJT MXDHJP 说明: a) 供应链编号中的*代表数字(1-7)。其中：1代表滚一分厂，2代表滚二分厂，3代 表无锡工厂，4代表合肥工厂，5代表荆州分厂，6代表无锡经营体，7代表合肥经营体。 b) 示例：MX1GT201108-001表示供应链2011年8月份针对滚一分厂供应商开出的 第一 单供方异常问题处理通知单，MX1GP201108-001表示供应链2011年8月份针对滚一分厂供应 商开出的第一单索赔单。 c) 索赔单编号必须与通知单编号保持一致，通知单编号必须连续，而索赔单编号允 许不连续。例如通知单MX1GT201108-001执行了索赔，则索赔单为MX1GP201108-001如通知 单MX1GT201108-002没有执行索赔，则不存在对应的索赔单MX1GP201108-002该编号被跳 过。 4. 5供方索赔取消 需要对已审批生效的索赔申请取消