办公室5S管理手册

1、办公室5S管理手册 一、目的 为配合公司质量管理体系的有效实施，创造良好的工作环境，和谐融洽的管理气氛，提升员 工真、善、美的品质，不断规范日常工作，促使5S活动向”形式化-行事化-习惯化”演变，塑 造公司良好的形象，特编写了办公室5S管理手册。 二、范围 5S管理手册详实地介绍了 5S的定义、目的、效用，推行要求。 三、定义与目的 5S 就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON、清扫（SEISO、清洁（SETKETSU、素养（SHITSUKE 五个项目，因日语的罗马拼音均以S开头，简称为5S。 1S-整理 定义：区分要与不要的东西，工作现场除了要用的东西以外，其他一切都不放置。 目的：将”

2、空间”腾出来活用 2S-整顿 定义：要的东西依规定定位、定方法摆放整齐，明确数量，明确标示。 目的：不浪费”时间找东西，提高工作效率。 3S-清扫 定义：清除工作现场内的脏污，并防止污染的发生。 目的：消除”脏污”，保持职场干干净净、明明亮亮 4S-清洁 定义：将上面3S实施的做法制度化，规范化，维持其成果。 目的：通过制度化来维持成果 5S-素养 定义：培养文明礼貌习惯，按规定行事，养成良好的工作习惯。目的：提升”人的品质”， 成为对任何工作都讲究认真的人 四、5S实施要求 办公室要求办公桌 图1入座后左边办公桌 电话 台式文件柜 纸篓 过道 图2入座后右边办公桌 台式文件柜 纸篓 :便笺

3、Il ! 活动办公柜 过道 II 桌面文件柜物品摆放标准 各部门可按本部门特点制定规范，内部统一。建议按照如下标准存放文件: 第一层待办文件 第二层待办文件 第三层已办文件 文件夹使用标准 （1）均统一选用蓝色系文件夹 （2 ）目录标准 1、尺寸：5.5X30cm 2、字体标准：华文中宋小初 3、对齐方式：上对齐 4、颜色：白底黑字 序号 内容 时间 负责人 1 无污点，无灰尘 每日 使用者 2 桌面不得放置私人物品 每日 使用者 3 每日使用的物品整齐有序固定位置摆放（包括电话、文件柜、 电脑、个人使用的打印机、文件夹、日历、笔筒、便笺）， 不得摆放闲置不用的物品（每日均不使用）（图一、二）

4、 每日 使用者 4 文件柜应整齐，将待办文件和已办文件由上到下有序排列， 可参见桌面文件柜物品摆放标准。 每日 使用者 5 文件夹整齐竖立，不影响正常工作，（每月不使用的资料不 得放置在桌面的文件夹） 每日 使用者 5 文件分类区分和整理。每季度、每半年或者每年使用一次的 个人资料应区分，设置独立的文件夹，标识后进行区域存放， 并将使用频繁的资料文件夹放置在其他材料的外部。 一月使用一次的物品、每天都使用的物品和每小时都要使用 的物品应保存在办公桌或随身携带。 按需要 使用者 6 文件夹应粘贴标识，标识应醒目区分所存材料，区分是否进 行处理（严禁将保密材料放置在桌面上）参见文件夹使用标 准 使

5、用文件盒，参见文件盒使用标准 使用前 使用者 7 电脑以及打印机等电器连接线不应过长，固定连接线应有序 打结和捆绑 每日 使用者 8 办公抽屉应摆放整齐，并按照使用频次依次由里至外、下至 上的循序摆放，零散物品应装盒或袋，个人物品应放在抽屉 的最下层。参见办公柜物品摆放标准。 立式文件柜物品符合摆放标准 每日 使用者 9 衣服柜应整齐挂在个人衣柜中 每日 使用者 10 电脑显示器置写字台左前角或中间，竖式主机置桌面下。 每日 使用者 11 卡座屏风：除规定张贴的使用者信息外，内外侧不允许有任 何张贴。 每日 使用者 12 垃圾篓置写字台下，罩塑料袋，桌洞下不得堆积杂物。 每日 :使用者 13

6、每日整理桌面，关闭电源，整理物品，保持固定的位置 离开前 使用者 文件盒使用标准 （1）均统一选用蓝色系文件夹与牛皮纸文件盒 （2）侧面目录标准 1、尺寸：4X18.3cm 2、字体标准：宋体初号加黑 3、对齐方式：上对齐 4、颜色：白底黑字 （3）首页目录标准 1、目录格式标准分为序号、编号、文件名称、备注（见附表） 2、编号标准要求QHDMC嗪皇岛移动）-ZHB（部门开头字母）-X001（X 文件编号） 3、目录纸张标准：B5 4、字体标准（范例） 宋体五号加厦 缩号心 备注4 eMBHCC-ZHE-m*-1 河北省通信管理局文件Q x#x月审批4 3P （4）圭寸面目录标准（横幅） 1

7、尺寸：8.0X5.0cm 2、字体标准：宋体加黑二号 3、对齐方式：居中 3、颜色：底色为白色 （5）、文件索引要求 1、同类型文件需加装封面，封面可采用粘贴、铁夹或装订形式，按顺序 自下而上错开索引标志 2、索引标志只需要手写编号即可 3、首个文件索引从文件底部开始 办公柜物品摆放标准 （1活动办公柜物品分层标准如下图所示： 第一层 办公用品 第二层 笔记本、学习记录、培训笔 记 第三层 个人用品（包、茶叶） （2）第一层抽屉摆放规范 立式文件柜物品摆放标准 （1）顶部无杂物（少量绿色植物除外） （2）柜体整齐、净，玻璃清洁无手印 （3） 上柜第一层放置各种业务书籍、学习书籍，第二层放置各种

8、档案 文件夹 （4） 下柜放置各种物品或需保存资料,并贴明标签区隔物品种类型号 （5）标签按照公司统一标准制作，粘贴 办公室要求办公椅 序号 内容 时间 负责人 1 无污点，无灰尘 每日 使用者 2 办公椅上不得放置或者搭挂衣服或背包等物品 每日 使用者 3 办公椅应整齐放置在固定位置上，方向应对应办公桌，不得歪斜 每日 使用者 4 人离开时椅子调正，离开半个小时以上，椅子应放回桌洞内 每日 使用者 办公室要求公用设施 序号 内容 时间 负责人 1 无污点，无灰尘 每日 使用者: 2 公用设施应放置在指定专用位置上，便于共冋使用 每日 使用者 3 办公室设施应进行标识， 并明确责任者和监督者以

9、及设备状 态（红色代表故障，绿色代表正常） 每日 使用者 4 报刊、图书等摆放架应整齐， 看后及时放在报架上， 每半月 及时更新报纸。每年不使用的图书或资料及时撤柜， 并要时 存档。图书资料摆放应统一方向， 便于识别。使用后应原位 放好。 每日 使用者 5 暂时存放文件的存储柜应整齐，文件应分类分区标识后摆 放，便于查阅。机密文件应专人上锁保管。 每日 使用者 6 下班前及时关闭电源 每日 责任人 办公室要求一一地面和墙壁 序号 内容 时间 负责人 1 无污点，无灰尘，蜘蛛网等，污秽应即擦拭除去 每日 使用者 2 垃圾分类，并送往指定地点 每日 使用者 3 地面无纸屑、烟头（办公室内禁止吸咽）

10、 每日 使用者 4 地面不得长期（5天以上）堆放物品（包括资料），临时堆 放物品应放在制定的区域（不得影响正常进出），整齐摆放 每日 使用者 5 墙壁上悬挂的壁画、宣传材料等不得歪斜 每日 责任人 6 窗台上除放置的花草外， 不得放置其他物品，每个墙台放置 的花草数量应小于 3，并均匀放置，花草大小应适宜，不得 影响正常工作。枯萎的花草应及时撤离 每日 责任人 7 门窗玻璃上除粘贴责任人标签和部门标识外，不允许粘贴其 它物品 每日 责任人 会议室要求 序号 内容 时间 负责人 1 无污点，无灰尘，垃圾及时清理 每日 责任者 2 公用设施应放置在指定专用位置上， 便于共冋使用，并保持 整洁，配套

11、设施应齐全和完整（如饮水机桶装水、 纸杯、茶 叶等），核查食物品不超过保质期 每日 责任者 3 公用设施应进行标识，并明确责任者和监督者以及设备状态 （红色代表故障，绿色代表正常） 每日 责任者 4 桌椅应完好，离开会议室前，应将椅子推放到桌子下。 每日 使用者 5 会议室门外应对会议室的使用状态进行标识，如会议室正在 使用，空闲 每日 使用者 6 会议室墙台上禁止防止任何物品，保持清洁 每日 责任人 7 长期使用会议室（超过一天）应按照办公室要求实施 每日 使用者 8 临时使用的电源线应安全整齐 每日 使用者 9 桌面堆放的材料应有序，不得平铺在整个会议室中 每日 使用者: 10 离开前应关

12、闭所有电源设施 每日 使用者 吸烟间要求 序号 内容 时间 负责人 1 地面无污点，无灰尘 每日 责任者 2 公用设施应放置在指定专用位置上， 整洁 便于共冋使用，并保持 每日 责任者 3 烟灰缸应整洁放在桌面上 每日 责任者 4 烟灰缸中的烟蒂不应超过烟灰缸的 1/2 每日 责任者 5 吸烟时应关门，即使排气 每日 使用者 6 离开后关闭电源 每日 使用者 走廊要求 序号 内容 时间 负责人 1 地面无污点，无灰尘 每日 责任者 2 公用设施应放置在指定专用位置上，便于共冋使用，并保持 整洁 每日 责任者 3 消防设施应整齐放置在消防柜中 每日 责任者 4 消防水带应整齐盘整放入消防柜中 每

13、日 责任者 5 消防设备应标示，红色表示故障，绿色标志止常可用 每日 责任者 6 消防柜正常打开，不得锁闭 每日 责任者 7 消防指示灯正常，悬挂整齐，不得出现歪斜 每日 责任者 8 走廊内不得放置杂物 每日 责任者 9 廊灯完好，无故障 每日 责任者 10 墙壁上除统一悬挂壁画或者文件宣传等内容外，不得悬挂其 他物品 每日 责任者 11 壁画或者文件宣传材料应统一样式，在相冋高度上悬挂，不 得歪斜 每日 责任者 12 下班后关闭电源 每日 使用者 五、5S现场管理检查与奖惩办法 （一）检查组成员组成及职责 省公司组成以内审检查室为首的 5S 项目检查小组，分公司成立以党群工作部为首的检查小

14、组，组成小组成员，履行如下职责： 1 、制定并下发阶段性检查标准； 2、记录检查内容，向被检查者解释 5S 内部审核中出现的不合格项和需改进的方面； 3、对纠正和预防措施的反馈进行跟踪管理。 （二）检查的形式、周期及内容 5S 检查分为个人自查、部门检查、分公司检查和省公司检查。 1、个人自查 （1）个人整理流程为先整理文件办公用品清理桌面。 （2）清理各自责任设备，流程为先清理外部杂物外表卫生内部卫生关闭电源。 （ 3）清扫完毕，进行自我检查合格后。 5S自查标准 部门： 检查结果: A:优秀E:合格C:不合格 5S自我诊断表 5S小组评价 序号 检杳区域 检杳内容 YN 检杳标准 非必需品

15、是 1 办公区域 否弃除 具体标准见表格下方 显示屏 放在标准位置；面、缝隙无灰尘 键盘 放在标准位置；面、缝隙无灰尘 鼠标 放在标准位置；缆线、面、底无灰尘 笔筒 放在标准位置；不超过2支笔/无杂物 文件 无隔日文件 办公桌面 文件架（夹） 分类、分页 2 水杯 放在标准位置； 1、纸张大小一致；2、纸面无涂改；3、 贴士板 无翘角 私人物品 无 1、无灰尘；2、无杂物； 电脑主机 办公桌下 3、摆放位置统一 电缆 1、集束捆绑；2、目视隐藏； 1、周表无灰尘； 2、上部无杂物； 移动办公柜 3、抽屉有标示； 4、内部无杂物、 私物；5、物品分类存放 杂物 无 地面 无纸屑、灰尘 纸篓 1、

16、放在标准位置 ；2、废弃物不超过1/2 ； 立式文件 杂物 无 柜顶部 卫生状况 无灰尘 玻璃面卫生 1、无手印； 2、无灰尘； 状况 1、无倾斜； 2、有打印版标示；3、 立式文件 文件夹 柜上部 无过期文件； 3 零散文件 无隔日文件 杂物 无 私人物品 无 特殊物品标 签 标签齐全 立式文件 柜下部 散落文件 无散落、全部入夹 私人物品 无 监督员： 2、部门检查 （1）各部门办公室人员依次作为5S监督员，行使监督职能，每人一 周。 （2）5S监督员每日早晨上班时按照标准（见表：5S自查标准）对各 区域人员的清理状况进行检查，检查不合格地方则放上“红色”目视牌， 并认真做记录，以备5S项

17、目小组检查。 （3）每周部门主任抽查一次： 各部门领导对整个办公区域进行综合检查，检查内容包含（见下表： 部门主任检查表） ；对检查出的问题应当即责令责任人立即整改并跟进整 改状况；检查表格请留存，以备5S项目组旬查与月查，并记入绩效考核。 部门主任检查表 日期20 年 月 日 检查时间段 办公室照明系统 办公室地面卫生情况 -天花板上灯泡是否有损坏丫 口N 口 -地面是否有纸屑 YDN 口 -天花板四角是否有蛛网 -地面是否有灰尘、污渍丫 “ -空调风口是否有灰尘 Y C/N 口 办公室物品摆放规范 检查所有设备 -所有台面物品是否统一定位摆放丫口N （参见摆放规范） -复印机外部是否整洁

18、Y C/N 口 -绿色植物是否干净、底托无灰尘Y口N口 -复印机内部部是否整洁 Y C/N 口 -抽查 姓名 办公桌面卫生，是否合格Y 口N 口 -打印机外部是否整洁 Y C/N 口 -抽查姓名桌面文件柜，物品摆放是否合格 Y C/N -打印机内部是否整洁 Y C/N 口 -抽查姓名活动办公柜，物品摆放是否合格 Y C/N 办公现场检查表 总评 优口良口一般口差口 天气状况 阴口 晴口雨口 办公室文件存放 -传真机内、外部是否整洁 温度 -抽查姓名文本文件是否目录、索引俱全 -温度 度，是否适中 Y C/N 口 -抽查姓名 电脑桌面是否符合要求丫 口N 口 （冬季：20度夏季: 26 度） -

19、抽查姓名 硬盘文件是否分类、分时间存放 丫 口 办公室宣传信息 -抽查姓名是否存在游戏程序 丫 MN 口 主要问题 -报刊杂志是否摆放整齐 -报刊杂志是否有过期 （报纸3天之内、杂志当月（季） 整改反馈 检查人： 3、分公司检查 (1) 每旬检查一次。 (2) 5S项目组、各部门副主任以上人员参与组成检查组。 (3) 周一公布检查结果，并执行奖惩。 (4) 近期检查表附后供参考： (部门 中心)办公现场检查表 日期20 年 月 日 检查时间段 办公区域 -办公用品摆放是否一致Y “ 口 -办公区域有无非必需品Y “ 口 -文件柜内物品摆放是否合格丫“ 问题项说明： 办公室地面卫生情况 -地面是

20、否有纸屑 丫 口“ 口 -地面是否有灰尘、污渍 丫 “ 绿色植物是否干净、底托无灰尘丫口N口 问题项说明： 检查所有设备 -责任人是否明确 Y MN 口 -复印机外部是否整洁 丫 DN 口 -复印机内部部是否整洁 丫 口“ 口 -打印机外部是否整洁 丫 DN 口 -打印机内部是否整洁 Y DN 口 -传真机内、外部是否整洁丫 口“ 口 问题项说明： 抽查项 -抽查办公桌面，是否合格 丫口N 口 -抽查桌面文件柜，物品摆放是否合格丫 C/N -抽查活动文件柜，物品摆放是否合格丫MN -抽查衣柜，物品摆放是否合格丫 MN 问题项说明： 办公室宣传信息 -报刊杂志是否摆放整齐 丫 “ -报刊杂志是否

21、有过期 丫 DN 口 （报纸10天之内、杂志当季） 办公室文件存放 -文本文件是否目录、索引俱全丫 口N 口 -电脑桌面是否符合要求 丫 MN 口 -硬盘文件是否分类、分时间存放 丫口N口 -是否存在QQ或游戏程序 丫 口 问题项说明: 问题项说明: 自检记录是否完备Y口“ 口 问题项说明: 检查人： 3、省公司检查 (1) 每年检查一次。 (2) 5S项目组以及相关人员组成检查组。 (3) 周一公布检查结果，并执行奖惩。 (4) 近期检查表附后供参考： 分公司(部门 中心)办公现场检查表 日期20 年 月 日 检查时间段 办公区域 -办公用品摆放是否一致Y “ 口 -办公区域有无非必需品Y “ 口 -文件柜内物品摆放是否合格丫“ 问题项说明： 办公室地面卫生情况 -地面是否有纸屑 丫 口“ 口 -地面是否有灰尘、