国际建设工程项目中的交流和沟通

1、国际建设工程项目中的交流和沟通沟通是项目管理工作的核心， 是项目管理成败的关键， 它贯穿于项目管理的 始终，并对项目的成功与否有着不可估量的影响。 在海外承包工程中， 由于彼此 工作方式、思维方式、文化习俗、价值标准等方面的差异，使得承包商与外界的 沟通显得更为重要，甚至在很大程度上直接决定了项目的成败。承包商与外界的良好沟通， 不仅是海外承包工程成功的前提和保障， 更是保 证海外承包工程顺利进行的润滑剂和催化剂。1 沟通对象海外承包工程中，承包商与外界的沟通主要是指以下四个方面： 承包商与业主代表 （或其项目经理） 及咨询工程师之间的沟通。 由于业主代 表（或其项目经理） 及咨询工程师直接决

2、定着工程的具体内容， 对整个项目几乎 拥有着绝对的控制权和话语权， 并在整个项目组织体系中处于承包商之上， 因此， 承包商与业主代表 （或其项目经理） 及咨询工程师之间能否拥有良好的沟通， 对 项目的成败有着至关重要的影响。承包商与分包及材料供应商之间的沟通。 承包商需对分包商 （即非指定分包 商）的资质、工程质量、完工时间，以及材料供应商的材料质量、到货时间等承 担责任和风险， 因此， 在项目实施过程中， 承包商往往与分包商及材料供应商有 着很多的联系，需要大量的沟通和协调， 以确保其进展与整个工程的进度相匹配， 其质量与整个工程的要求相一致。承包商与指定分包之间的沟通。 尽管承包商与指定分

3、包签有正式合同， 且合 同额往往大于非指定分包合同，但承包商却无需对其工程质量和完工时间负责， 而仅需要尽配合其工作之责。 尽管指定分包的所有工程指令均来自承包商， 但实 际上，承包商仅仅是一个中转站， 将结构师签发的指令经由承包商转交给指定分 包商，因此， 从沟通对承包商的重要性而言， 承包商与指定分包之间的沟通应次 于和非指定分包之间的沟通。承包商与政府职能部门、 工会及其他组织之间的沟通。 在海外承包工程施工 过程中，承包商有时也会因为施工现场设施、 施工环境等问题需要与政府相应职 能部门进行沟通，或者因为劳资纠纷而请求工会或当地劳动部门协助调解等等。 此类沟通更多的是工程施工过程中为解

4、决突发事件而进行， 虽然很少发生， 但一1旦发生却往往比较棘手， 并要求在短期内尽快解决， 否则将可能对工程进度造成 严重的干扰。2 沟通渠道图 1 为海外承包工程中工程各方的沟通渠道示意图。 由该图可清楚的看出承 包商在项目组织中所具有的信息优势， 任何业主代表或咨询工程师的决策都汇集 于承包商处，或由其实施于项目中，或由其转交、分发给分包商、材料供应商和 指定分包商。 可见，承包商在沟通渠道中居于上层组织和下层组织之间， 起着承 上启下的作用。 因此，他可以与项目的所有参与方直接进行沟通， 有更多的机会 与工程各方进行交流。图 1 海外承包工程沟通渠道示意图承包商应充分利用这一优势， 建立

5、与外界良好的沟通关系， 体现自身在项目 组织中的价值。如在图 1所示的沟通渠道图中， 由于承包商与指定分包商之间存 在的直接沟通和频繁接触， 使得承包商与指定分包商间往往有着比业主和咨询工 程师更好的沟通和交流。 当业主或咨询工程师和指定分包发生冲突时， 有时反而 需借助承包商的介入来解决问题。在纳米比亚著名旅游城市沃尔维斯湾的一四星级宾馆项目中担任翻译， 由于 该项目业主在纳米比亚国内政界和商界具有较大影响力， 因而对工程的强势干预 较多。在项目施工后期， 为加快工程进度， 业主避开承包商和咨询工程师与该项 目的电器分包签订协议， 让其购买灯具，最终导致两者在灯具款项结算上的矛盾， 并一度激

6、化到电器分包以罢工相威胁，极大的影响了工程进度。而此前纳米比亚总统已答应将亲自为宾馆开业剪彩， 并敲定开业日期， 为推 动项目进度， 承包商在业主和电分包之间进行斡旋， 通过促进业主和电分包之间 的沟通帮助其解决矛盾，确保了该项目的按时竣工。3 沟通方法 海外承包工程中，拥有良好的外界沟通对整个项目的运作和开展是非常重要 的。承包商在海外承包工程中如何做好沟通工作， 有许多值得总结和借鉴的经验。 笔者根据几年来在海外承包工程中参与沟通的实践， 归纳出三个行之有效的沟通 办法。充分发挥翻译的作用在海外承包工程中，承包商与外界的所有沟通几乎都由翻译完成（如图 2 所示）。翻译承担着项目中承包商与工

7、程各方的绝大部分交往活动， 是承包商和 外界之间沟通的纽带， 在一定程度上， 翻译是整个项目部形象， 乃至承包商企业 形象的代表。 如果翻译能够了解或熟悉当地的文化和习俗， 则整个项目就可以避 免运作过程中很多不必要的麻烦，从而能够更顺利的进行。因此，翻译的素质和能力对海外承包工程的项目进展具有重要影响， 它直接 决定了承包商与外界沟通的质量。优秀的翻译应具有如图 3 所示的三位一体的综合素质， 即语言能力、专业知 识和个人魅力，三者缺一不可。其中，语言能力是整个能力体系的基础，也是整 个能力体系的根本， 它包括听力、 口头表达能力和书面表达能力； 专业知识是指 有关工程技术、 建设流程、 当

8、地的项目运作规范以及相关法律法规、 当地的通用 合同文本内容等方面的知识， 它是整个能力体系中不可或缺的重要保障； 个人魅 力主要指适应环境、与人交往、解决问题、独立决策、引导会议气氛等方面的能 力，它是整个能力体系的重要支撑。图 3 翻译能力体系示意图现场会议是海外承包工程中承包商与业主代表 （或其项目经理） 、咨询工程 师沟通的重要场合之一， 也是考验翻译能力的重要场合之一。 会上， 不仅要求翻 译具有娴熟的语言能力和一定的专业知识， 以保证与业主和咨询工程师之间顺畅 的交流和会议进程的流畅， 还要求翻译具有活跃现场气氛、 引导会议主题的能力， 从而最大限度的将问题向利于承包商的方向解决。

9、在上述四星级宾馆项目中， 由于业主的过于强势和对项目的过多干预， 导致 现场会议往往存在两位主持人：业主代表（或其项目经理）和建筑师，且两者之 间相互推诿责任。此时翻译只有通过灵活运用沟通技巧，寻求两者之间的平衡， 终使承包商获得了与项目各方的良好关系和交往， 从而能在关键时刻推进工程的 进展，在项目组织中扮演关键性的重要角色。承包商在与外界的交往中， 应充分发挥翻译的核心作用， 给予其较大的自由 性和自主性，提高其积极性， 让其在自身的能力范围之内充分展示自己， 实现与 外界的良好沟通，甚至建立长久的沟通关系。充分利用非正式渠道沟通 非正式渠道沟通是承包商与外界沟通的重要方式之一。 由于在非

10、正式场合下 双方更容易敞开心扉， 更容易真诚的进行交流， 因而双方更有机会产生友谊， 建 立长久的沟通、合作关系。在项目初始承包商与外界进行沟通时， 由于彼此不熟悉， 双方都表现得比较 谨慎、小心翼翼， 而如果双方有过非正式场合的沟通， 则可以很快拉近彼此的距 离，有效地缩短双方在交往初期因为对彼此的不熟悉而产生距离感和沟通障碍的 时间。承包商如果在此基础上适时的展开正式沟通， 则比较容易增进对彼此的了4 解，建立起双方之间的信任，更顺利地开展工作。在联合国的纳米比亚办公大楼项目中担任翻译。 由于该项目是政府工程， 因 此受到了纳米比亚政界的普遍关注。 为充分利用政府资源， 融洽项目各方的关系

11、， 承包商决定为该项目举行开工仪式（注：在纳米比亚项目开工很少举行开工典 礼），并成功地邀请到了该国外交部长、 工程部部长以及中国驻纳米比亚大使和 联合国驻当地官员等人参加。 开工典礼的成功举办， 提高了承包商在当地的知名 度和影响度， 促进了项目各方的交流和沟通， 为该项目今后的顺利开展奠定了良 好的沟通基础。灵活运用沟通技巧著名管理学家布莱克和摩登先生将处理冲突的沟通技能归为五种模式： 即面 对、妥协、圆滑、强制和撤退。承包商应根据态势的发展和自身的情况选用合适 的方法与外界进行沟通，该强制时则强制，该妥协时则妥协，该撤退时就撤退。 如果采用的方法不妥，或可能会造成彼此关系的紧张，不利于今后工作的开展； 或给外界留下软弱、 妥协的印象， 为今后的工作和沟通留下隐患。 承包商应在沟 通中根据实际情况灵活运用沟通技巧、策略性的组合使用沟通技能，如先强制， 后圆滑，再妥协等等，以谋取自身的最大利益或问题的最佳解决办法。总之，在海外承包工