如何做好企业档案信息化管理工作

1、如何做好企业档案信息化管理工作众所周知，档案管理作为一门系统、 严谨的管理科学， 是人类历 经千载的智慧结晶。特别是近些年来，信息化时代的到来，加快了数 字化、网络化系统发展， 而档案工作信息化是促进企业信息资源全面 收集、整合、开发的重要基础，只有通过档案信息化建设，才能够实 现对企业信息资源的集中管理，提高利用效率，更好地服务于企业。 如何创建一个具有本企业特色的档案信息化系统呢， 我认为应做好以 下工作：一、因企制宜，制定标准的档案管理规范体系， 切实推动企业档 案向标准化、规范化、信息化的管理发展。信息化的今天，企业办公自动化后， 出现了无纸办公， 每个岗位 都能形成电子文档， 这就要

2、求各个管理岗位， 明确对各类文件材料形 成、积累、归档应负的责任，通过培训让大家懂得文书处理和归档的 一整套程序， 了解纸质文件和电子文件归档的关系， 以实现档案信息 资源的制度化、规范化管理。1、区别处理。新归存的的公文档案和技术文件图档都为电子文档， 只有少部分 为实物档案。 旧的文档绝大部分为实物档案， 应采用将常用的纸质档 案资料进行电子化，以适应网络化的服务。2、并存互补。从信息源头抓起， 建立统一的数据格式标准， 在现阶段的环境条 件下，纸质档案还有一定实用性和优点，有一定的不可替代性，所以 可以采用两种介质并存以互补。实施纸质档案和数字档案“双套制”工 作模式，避免重复劳动，不但

3、能节约人力和财力，而且也会大大加快 了档案信息数字化的进程。3、有主有次。在档案利用上以电子文档为主， 纸质档案为辅方式， 向无纸化模 式靠拢。备份必须以纸质、 电子两种方式同时进行， 以确保万无一失。 数据质量是计算机管理系统成败的关键， 要严把数据关， 保证所输入 的数据是全面和准确的， 否则难以保证系统的正常运行。 可考虑建立 数据审核制度， 在数据输入之前对数据进行审核， 在数据输入之后进 行认真校对，严把电子档案的正确性和完整性。 由于电子介质的更新、 硬件设备的更新， 对重要档案信息进行存储方式的转换， 以免造成信 息的丢失，如一些磁带、软盘存储方式已很少应用，就需要把重要信 息转

4、换为现常用的存储方式，以提供利用。二、提高档案信息化技术水平，促进档案信息化发展显而易见， 技术是档案信息化建设的生命， 没有过硬的技术支 撑，档案信息建设与应用势必形同空话。首先， 企业应该为档案信息化系统， 配备质量可靠、性能优良的 硬件设备并添置相应的配套设备， 以防止日常工作中的电磁干扰、 辐 射等影响，从系统的设备源头上减少信息化系统的自然毁损概率；其次，企业应该根据实际工作需求， 探索实践出适合本公司使用 的档案信息管理软件，该软件应集功能全面、智能、便捷、高效等优 点于一身， 使企业档案信息化建设与办公自动化管理融汇贯通， 从而 提高信息服务质量和效率； 档案利用的广泛性则表现在

5、企业内部联网 后，各部门间对档案信息资源实现了共享， 而且在现行文件阅览服务 的同时又增加了在线服务。再次、以网络技术为主的档案数字化已引入到档案管理工作中， 档案的形成、鉴定、整理、利用都受到了深刻的影响，电子档案管理 流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，则是 电子档案管理重要性的体现；网络化以内部局域网为主，隔绝外网。 电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工 作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。 与传统纸质档案收集有很 大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此， 档案部门可以改变传统工作模式， 在网页上建立电子文件自动上传的 工作

6、窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归 档。三、建立完善的安全管理制度，保障档案信息安全 企业应该提高自身网络技术水平， 采取有效的安全保护措施， 以保证 档案信息化系统的运行安全。 而档案管理部门则要发挥信息中心的作 用，对信息的利用和保密等问题， 通过新的管理制度和管理方法来解 决。防泄密措施宜采用技术上的物理隔离和行政上的保密制度双管齐 下。首先，档案信息化的良好建设与最终落实都需要靠档案管理人员 来执行，所以可以说档案管理人员是档案信息化安全保障的第一道屏 障。因此，建立完善的安全管理制度，规范员工操作行为，提高档案 人员的警惕性， 可以从根本上降低人为失误所造成的信

7、息丢失， 减少 商业黑客对档案信息系统的威胁。其次，必须采用技术上的物理隔离。企业的经营、财务、技术等 等的档案资料是企业的无形资产， 被严格划分为不同的保密等级， 只 能在指定的有限的范围内利用，不容许外泄。进行密级界定。一是制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行 界定，并以优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户 安全级别、密码设置等安全技术检验过滤，成为电子文件管理、利用 的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全；二是对档案信息使用者进行网上身份验证， 对不同身份的使用者 提供不同的信息查询权限， 以保障软件系统的安全； 对已经有了的防 范措施 ,如防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认 证系统、数据加密技术等 ,要开展综合利用 ;当然，这还不够， 企业还必须建立一套严格的保密制度， 奖惩明 确，建立从上到下的