办公室必备文件格式

1、办公室必备文件格式 一、红头文件的制作及标准 1、进行页面设置 选择 文件”页面设置”选择 页边距”附签，上：3.7厘米 下：3.5 厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。选择“版式”附签，将页眉和页 脚”设置成奇偶页不同”，在该选项前打选择文档网格”附签，字 体设置”，中文字体”设置为 仿宋”；字号”设置成 三号”，单击确定” 按钮，选中指定行网格和字符网格”；将每行”设置成28”个字符；每 页”设置成22”行。然后单击确定”按钮，这样就将版心设置成了以三 号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。 2、插入页号 选择 插入”页码”，位置”设置为 页面底端（页脚）”，对齐方式” 设置

2、为“外侧”。然后单击“格式”按钮，数字格式”设置为全角的显示 格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页 码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四 号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码 设置成左空一个汉字。 3、发文机关标识制作 选择 插入”一文本框”横排”菜单项，鼠标将会变成“+”，在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发 文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键一 一设置文 本框格式”，在这里来设置红头的属性。 选择 颜色和线条”附签，颜色”设置成 无填充颜色”。选择 大小”附签

3、， 髙度”设置成“2cn”；宽度设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况 调节尺寸。选择 版式”附签，单击 高级”按钮，水平对齐：对齐方式” 设置成 居中”，度量依据”设置成 页面”；垂直对齐：绝对位置”设 置成 页边距”，下侧”设置成2.5cm”一 行文标准，“ 8.0cm”上 行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。 选择文本框”附签，左、右、上、下都设置成“ 0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置 完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“ 红色”，字体设置成“小标 宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号， 但要尽量充满该文本框

4、，这样，宽为155mm 高为20mm距上25mm的红头制作完成。 4、红线制作 首先将视图”工具栏”绘图”选中，单击绘图”工具条的直线工 具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠 标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“ 设置 自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择 颜色和线条”附签， 颜色”设置为红色”；虚实”设置为实线”；粗线”设置为2.25磅”。 选择 大小”附签，宽度”设置为15.5cm”。选择 版式”附签，单击“高 级”按钮，水平对齐：对齐方式”设置成 居中”，度量依据”设置成 页 面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成 页边距”，下侧”

5、设置成7cm” 平行文标准，13.5cm”一 行文标准，注：用户可根据实际情况进行 调节。单击确定。 5、文号制作 平行文文号：文号号仿宋、居中显示。 上行文文号：文号号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人一一 三号仿宋字体；签发人姓名 号楷体、右空一个字的距离。 注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择 插入”一一符 号”一一符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方， 单击插入”按钮即可。 6、主题词制作 选择 表格” 插入”表格”，选中表格，单击鼠标右键一 一表格属 性一一表格”附签，对齐方式”设置为 居中”；然后单击“边框和底纹” 按钮，在预览”窗口中将每行的下线选中

6、，其它线取消，在表格中填 写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、 抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。 7、保存成模板文件 单击文件”保存”，保存类型”：选择文档模板（*dot ） ”；文 件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即 可）。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调 用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以 调出相应模板，方法是：选择 文件”一一打开”，找到相应的模板路径， 若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可 进行修改。 二、公文正文排版 1依据模板建立新公文：选择“文件”一一新建”一一常用”附签，选中所 需模板，单击确定，调出模板。 2制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录 入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来， 但必须遵循以下国家 标准： 标 题 号小标宋字体，居中显示；主送机关 号仿宋字体， 顶格，冒号使用全角方式； 正文一-号仿宋字体； 成文日期一一号仿宋字体，右空四个字的距离，