基建档案整理方法讲义

1、基建档案整理方法讲义基建档案是指建设项目从酝酿、 决策到建成投产 （使用） 的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。一、归档范围及保管期限 （一）基建档案：基建项目类；房屋产权类 1、一个单项工程大致可分为五个阶段（前期准备、设 计阶段、施工阶段、竣工验收阶段及使用维护阶段）形成的 文件材料。在收集基建项目时，前期阶段的材料是收集的重点。基建项目类的保管期限参照广州市基本建设项目文件 材料立卷方法和保管期限 （附件一）目前，在项目建设过程中还出现了监理单位，建设监理 项目的监督过程中也全形成相应的文件材料， 主要有： 规划、 大纲、专业实施细则、简报、日志、来往文件等。2、房屋产权类归档范围及

2、保管期限（1）购买公有住房申请表；（ 2）家属住房情况调查表；（3）公有住房售价评估表；（ 4）公有住房买卖协议书；（ 5）收款凭证、印花税发票（复印件） ；（6）公证书（7）出售公有住房审定书；（ 8）房地产证、平面图（复印件） ；（9）补差价的材料。注意：第 9 点的材料，如果单位有房屋产权档案的， 放在房屋产权类的房改产权，独立组卷。没有的放在文书档 案永久保存。房屋产权类的档案全部归永久保存。二、归档时间（一）基建项目办理完许可证后，首先将前期材料向本 单位综合档案室移交保存，并编制目录。（二）基建项目类在工程竣工验收后两个月内，收集好 材料，按要求分类整理归档，如果项目施工时间跨度长

3、的， 可以采取分阶段整理归档。房屋产权类在每户办理完手续后 一个月内，按要求整理归档。三、整理要求（一）分类及代号1、基建档案分为两大类：即：基建项目类和房屋产权类；机关代号：“ B ”B1 基建项目类B1.1 基建项目类第一单工程B2 房屋产权类 B2.1 单位产权B2.2 房改产权B2.2.1 房改产权类第一幢房屋企业代号：“2”2.1厂区、综合性文件； 2.2生产性建筑（包括各车间厂 房）； 2.3辅助生产建筑（锅炉、仓库、水塔、变电站等） ； 2.4办公、生活建筑（办公楼、 宿舍、食堂、托儿所、礼堂）； 2.5房屋产权（企业向职工售房、房改）（二）组卷方法1、基建项目类的整理、编号 每

4、一项工程一般都是在五个阶段的基础上分内容 保管期限进行组卷。 如果一项工程文件材料形成数量比较少 可以一个阶段组一卷或五个阶段组成一卷。每一个案卷均由 案卷封面、科技卷内目录及卷内文件材料组成。每一个案卷 均由案卷封面、科技卷内目录及卷内文件材料组成。（1）卷内文件材料、图样的排列 按文件材料的重要程度和时间先后排列：批复在前、 报告请示地后；正文在前、底稿在后。 有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列，没有图 纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图（即地质图、初 步设计图、 建筑施工图、 水工图、 电气图、 气管图、 更改图）， 排完一个专业项目再排另一个专业项目。 文字和图样交错材料的排列

5、：文字在前，图样排后。 如果文字只是对图样材料的补充或说明的，图纸应排在前， 文字材料在后。(2) 编目案卷的编目，是以案卷为对象，按照一定的要求和通过 一定的形式，固定案卷系统整理成果，揭示案卷内容和成分 的工作。 编写案卷页号：用打号机打黑色字体打在卷内文件的右下角，背面(有字)的左下角，一个案卷内所有材料编一 个流水页码，每卷的页号均从“1”开始。图样页号编写在标题栏外。卷内科技文件材料各自编有页码的要重新编号；页号更改时 划改”或盖改”，不要用涂改液。 科技卷内文件目录编制卷内文件目录档号：B1.1-1序号科技文件材料题名责任者文件日期文件编号页次备注123卷内文件目录必须用森蓝文档管

6、理软件进行著录管理，打印一式二份，一份随档案装订，一份装订成检索目录。 案卷排列及档号的编制基建项目类案卷按前期准备、设计、施工、监理、竣工、使用维护等阶段排列。立卷后的案卷档号由分类号、项目序号、案卷号三部分 组成，在其基础上编一个大流水号。示例：第一个工程项目B1.1110第二个工程项目B1.218 封面、卷内备考表的编制 案卷封面的编制（案卷封面必须用电脑打印） 案卷题名是卷内科技文件材料的综合名称，概括反映案卷的主要内容与成份，指引和帮助利用者查找利用科技档案。 要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。 结构：案卷题名 = 项目名称 + 内容特征 + 文件名称 立卷单位填写负责科技文

7、件材料组卷的部门或项目负责部门。起止日期可只填写起止年月如： 2000年3月至 2000年8月或 2000.32000.8 保管期限、密级卷内备考表编制（3）装订入盒 基建项目类部分需要装订的档案，按要求采用“三孔一线”的办法装订，装订前要拆除文件上的金属物，破损和不符合A4规格的文件要补齐和折叠，粘贴文件和封面要用乳胶。 图纸可以装订，也可以不装订。对不装订的图纸，需 要在每图纸右下角盖上档号章。模式：档号件号对不用装订的图纸案卷，附加一个案卷封面和科技卷 内目录。 图纸的折叠，对于大于 A4的图纸，以手风琴式折叠 成A4图纸的规格，先竖后横。标题栏、竣工图章应露在右 下角外面， 底图不装订

8、，采用平放或卷放的两种方式保管，每袋 要有标签。 将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒面不需要填 写。只填写脊背的内容。（4）科技档案分类目录及目录号编制 科技分类目录：按目录格式照实抄录，用森蓝文档管 理软件进行著录，打印一份与相应的卷内目录一起装订成检 索目录。科技档案分类目录类别:档号总登记号案卷题名张 数份数立卷单位日 期保管期限密级变更情况 目录号编制：将已打印好的案卷、卷内目录用检索目录夹装订成册，每册目录编一个目录号：B1 1n，每满册断号。 目录夹封面和脊背编制模式：目录夹圭寸面全宗名称荔湾区政府办公室全宗号1目录号B1 1案卷起止号1年度2002类另y基建项目类目录夹脊背2、

9、房屋产权类的整理、编号房屋产权类形成的档案材料，按户立卷，一户一卷。（1）卷内文件材料排列按房屋产权类归档范围的顺序排列（2）编目 编写案卷页号：用打号机打黑色字体打在卷内文件的右下角，背面（有字）的左下角，一个案卷内所有材料编一 个流水页码，每卷的页号均从“1”开始。图样页号编写在标题栏外。卷内科技文件材料各自编有页码的要重新编号；页号更改时 划改”或盖改”，不要用涂改液。 科技卷内文件目录编制卷内文件目录档号：B1.1-1序号科技文件材料题名责任者文件日期文件编号页次备注123卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进行著录，打印式二份，一份随档案装订，一份装订成检索目录 编制档号：以户为单位编

10、一个大流水号。示例：B2.2110 封面、卷内备考表的编制 案卷封面的编制（案卷封面必须用电脑打印） 案卷题名结构：案卷题名 = 房屋地址 +户名 +文件名称 如：中山七路 30 号住宅楼 202 房张三购房的评估表、 公证、协议书、产权证立卷单位 填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。起止日期 可只填写起止年月如： 2000 年 3 月至 2000 年 8 月或 2000.32000.8 保管期限、密级卷内备考表编制（3）装订入盒 房屋产权类需要装订的档案， 按要求采用 “三孔一线” 的办法装订，装订前要拆除文件上的金属物，破损和不符合A4 规格的文件要补齐和折叠，粘贴文件和封面要用乳胶。 将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒面不需要填 写。只填写脊背的内容。（4）科技档案分类目录及目录号编制科技分类目录：按目录格式照实抄录，用森蓝文档管理软件进行著录，打印一份与相应的卷内目录一起装订成检 索目录。科技档