流程化合同信息管理系统的研究与应用.

1、流程化合同信息管理系统的研究与应用徐媛 林杨 牛明珠 柳广宇 王婧婧（ 大连供电公司 ）摘要 随着信息时代和知识经济时代的到来，以及电力事业的蓬勃发展，用户涉及的电力业务不断增加，这对 于各级供电企业的工作效率和服务质量都提出了越来越高的要求。面临这样的巨大压力，流程化合同信息管理 系统成为供电企业提高工作效率和服务质量强有力工具，为公司带来了社会与经济双重的效益。本文简要介绍了大连供电公司流程化合同信息管理系统的研究与应用， 希望大连供电公司的经验能为其他 行业的合同管理工作提供一定的借鉴 .关键词 供电企业 合同管理 办公自动化 应用系统1. 引言随着电力系统体制改革的深入推进，涉及到与用

2、户签订的电力合同、协议等内容的管理 工作，理所当然成为广大用户评价电力企业服务质量的焦点问题。同时，对公司签订的电力合 同的管理工作也是直接关系到电力企业自身的正常良好运行的重要因素。流程化合同信息管理系统的开发应用，不但提高了工作效率，也大大节约了办公成本， 进一步提高公司了服务管理质量，规范了合同管理工作，防范了经营风险，减少了因合同管理 不当造成的损失，为公司带来了社会与经济双重的效益。2. 系统的设计本系统是基于 Lotus Domino/Notes R5 开发应用平台所开发的流程事务类管理系统，采用 LotusScript为开发语言，那ntf数据库为模板数据库，nsf数据库为应用数据

3、库。系统运行的服 务器端环境为 Domino R5 、Windows 2000 Server（SP2 以上）服务器，客户端环境是 Notes R5 客 户端 Windows 2000 Professional（SP2 以上 ） 。数据库的连接方式流程化合同信息管理系统数据库基于公司内部的 Lotus Notes 平台，无缝嵌入此平台做为单 独的功能模块，独立于其他的模块，只在系统原有的n ame .nsf数据库中寻找唯一标识，并与邮件系统相集成，通过邮件达到合同办理过程中发生的消息传递，在网上实现了进行合同办理流 转、归档，各单位、各部门快速、高效的收发合同办理信息邮件等多种功能，并和办公自动

4、化 系统进行统一的管理维护。3. 流程化合同管理系统的结构合同管理是实现本公司合同的信息化管理，通过工作流完成合同起草、办理与管理，有效地提高工作效率、节省办公时间。其数据库系统的体系结构如下：4. 系统工作流程的实现完成需要审批流程的合同的办理，实现从起草、拟办、核稿、审定、批示、归档等办理 过程，办理完成的合同自动归档到相应档案查询系统中。在系统中特别注重数字化数据的一次 性录入，减少重复劳动，提高办公效率。系统工作流灵活机动，文件办理过程的安全机制十分完善，每个办公人员能编辑文档中 的某个授权编辑的栏目，而不能编辑其他栏目。系统中流程允许用户自设置，使系统可以适应 各种公文流程需求。系统

5、支持 Word、Excel、WP等文件附件，更加方便办公。系统采用了完善 的流程跟踪和控制。系统对文件办理的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、办理的 过程和批示意见以及办理结果。4.1流程的设置承办人员可以提前设置流程简要表，填写流程的每一步骤及相关办理人员；并且当业务流 向有变动时可以修改流程简要表。4.2流程的监控承办人由始至终可以监控到合同的办理状态，可以查阅合同办理情况。承办单位领导及归口部门相关人员在合同经手后可以查阅该合同的办理情况以及合同正 文。4.3 流程的审批相关办理人员在审批时可以在意见填写对话框中填写办理意见。所有办理意见在合同批阅 意见栏中记录，相关人员可以查阅

6、。承办人员如发现某一办理步骤迟缓或要求紧急办理时，可以发送催办邮件或者可以重新修 改审批流程。相关办理人员可以填加 WORD档、EXCEED格等附件。4.4 流程办理记录流程的办理步骤自动记录到“流程记录”栏中，包括流程办理时间、办理（操作）人员， 办理（操作）内容以及送往人员。相关办理人员可以查阅或监控该合同的办理过程。4.5 流程结束4.5.1 履历记录合同审批通过后，由承办人完成合同后续处理的记录工作。4.5.2 合同归档合同盖章生效， 承办人对合同的后续处理工作结束后， 由数据库的管理者 （具有 AdminGrp 角色）可以对该合同进行归档处理。如有特殊原因，用户可以选择合同进行合同销

7、毁处理。5. 系统的管理功能5.1 分类浏览功能系统为相关部门的领导和工作人员提供了分类浏览的功能，办理人员可以按各种方式对所 有合同进行所需排列方式的浏览。5.2 人员的管理功能合同管理系统将管理功能和使用界面集成在一起，在管理端赋予各不同级别的人员不同的 权限，在普通使用人员界面上只有合同办理功能，而在管理人员界面上才会出现系统配置管理 的导航栏。6. 系统特点6.1 通用性系统采用模块化方法设计，将合同的办理、流转、数据处理、业务处理功能模块化、参数化，嵌入到 Lotus Notes 系统中，各自功能相对独立，组建新系统方便快捷，用户登录到办公自 动化系统就可以使用合同管理系统，系统通用

8、性强。6.2 易维护性合同管理系统模块的功能清晰、简洁、全面，由于集成到了Lotus Notes 系统中，可以实现与 Lotus Notes 系统的统一管理、统一备份等工作，从而大大减少了维护的工作量。6.3 功能完备性系统功能完整， 包括了供电公司所有合同类型的签订流转需求业务， 还增加了系统管理模 块用于 Lotus Notes 平台本身的维护，查询及统计等功能。6.4 先进性采用C/B瘦客户端结构层次：服务模块、通讯前置模块及数据库服务层。扩充能力强，可 维护性高，透明性好。有利于系统的安全和管理，对突发故障，可以通过服务器转移迅速解决。7. 应用前景随着公司的业务范围不断扩大，必将有越

9、来越多的工作摆脱原有的管理运行模式，而改 为在以中心主机系统为核心、以宽带网络为基础的信息系统上运行，以满足工作实时、高效的 要求。8. 使用效益在法律法规日臻完善的今天，防范经营风险，加强和规范合同的管理意义十分重大，不 但可以提高合同办事效益，提高合同经办人、审批人员的契约意识，维护我局的合法权益，间 接体现在公司内的经济效益也尤为明显。8.1 大大提高了工作效率据相关资料统计，该系统的投入使用大大提高了公司的工作效率，利用办公自动化网络， 提高合同的会签效率，加强协议的管理。通过网络即可完成合同的办理、查询过程，减轻了合 同办理部门员工的工作压力，最主要是能够节省大量的时间，用计算机管理合同可以极大的提 高查找速度，每年可节约劳动人工劳动成本 20万元左右。8.2 节约了办公成本由于实施了电子办公，以往办理时需要传阅的的纸质文件已经可以节约下来